农科院文书档案管理及信息化路径研究

徐晓莹

摘 要：随着信息时代的来临，计算机网络技术在社会各行业中得到广泛应用，并且取得了十分理想的效果。对于农科院的文书档案管理工作来说，也应加强对计算机信息技术的应用，不断提升文书档案管理工作水平和效率，使其管理工作更加规范，并充分利用计算机信息技术深入挖掘文书档案资源价值，为农业科学研究提供支持。本文对农科院文书档案管理的重要性展开分析，提出文书档案在实际应用中的价值，指出目前档案管理过程中存在的不足之处，针对农科院文书档案信息化管理路径展开研究。

关键词：农科院;文书档案管理;信息化建设;路径研究

农业科研院所作为开展农业技术研究工作的重要机构，在社会发展过程中发挥着十分关键的作用，在具体研究工作中会产生大量的档案信息，如何做好管理工作是当前农科院需要重点关注的问题，只有做好档案信息的管理才能确保数据资料的有效应用，使其重要作用充分发挥出来，进一步提升农业技术科研水平。通过对当前农科院文书档案管理工作的分析，可以发现仍存在一些问题，需要不断改进和优化管理模式，应用新型管理方法，充分借助信息技术实现文书档案的信息化管理。

一、农科院文书档案管理的重要性

农科院文书档案管理水平与文书档案应用价值的体现之间有着十分密切的联系，只有确保文书档案管理工作能够正常实施，才能让文书档案资料得到良好保存。首先，农科院在不同时期的发展情况在文书档案中可以体现出来，具有十分重要的历史凭证作用，同时也可以作为农科院发展过程中不可或缺的内容。

其次，文书档案中记录着大量的资料信息，利用这些资料信息可以制定科学的发展目标，在农科院的科研工作中发挥出重要作用。再次，农科院在发展过程中形成的大量文书档案资料，能够为科研工作的开展提供经验支持，在具体的科研工作中积极吸取以往的工作经验教训，全面总结历史工作经验，并做好反思工作，科学合理的应用文书档案资料信息，进一步促进科研工作水平的提升。最后，文书档案资料在农科院今后的发展过程中发挥着十分重要的作用，有利于促进农科院的健康稳定发展。因此，需要加强对农科院文书档案管理的重视，做好农科院文书档案管理工作，确保其重要作用能够充分发挥出来。

二、农科院文书档案的重要价值

在农科院漫长的发展历程和日常管理工作中形成的文书档案具有十分重要的保存价值，不仅可以在科研工作中发挥重要作用，还可以为农科院平时的行政管理工作提供可靠参考依据，有利于提升农科院行政管理工作水平和质量。

1.执行依据

文书档案中的资料信息十分丰富，其中规章制度的占比较大，尤其政策性公文内容可以发挥出更加重要的作用，农科院在平时的管理工作中可以将其作为依据支持，能够有效促进农科院的健康、稳定发展。这些规章制度也充分体现出了农科院的发展要求，每个部门的工作人员都需要严格遵循相关政策制度，能够对科研行为起到有效制约作用，确保科研工作和管理工作的科学开展。

2.决策参考

在农科院文书档案中，对行政职权有明确规定，不仅对相关职权进行了明确，还会全面记录重要工作流程，管理工作取得的成果也有所体现，可以为农科院各项工作的开展提供经验支持，有利于促进文书档案管理工作水平的提升。结合文书档案中的资料信息能够为相关决策的制定提供参考依据，如通过对职称评审档案内容的全面分析，根据分析结果可以合理确定单位职称评审条件，明确职称评审范围，有利于制定合理的职称评审工作流程。

3.查考凭证

农科院平时比较重要的行政管理活动在文书档案中也有所记录，德州市农业科学研究院自创建以来，在与农业相关的多个方面积极开展研究工作，为广大农业人员提供力所能及的帮助。在不断发展过程中，农业科技人员的科技水平得到很大程度的提升，创造出了许多优秀的科研成果，完全可以将这些历史记录到德州市的农业发展史中。

4.活动素材

随着社会经济的快速发展，农科院在自身职能的宣传方面也加大了力度，注重培养优秀的科研队伍，组织广大职工参加党建活动，并积极开展专题报告活动。文书档案中的数据信息可以作为农科院宣传活动的素材，还能利用其中的人物事迹来激发工作人员的积极性，从而使农科院内部形成良好的科研氛围。

三、农科院文书档案管理工作中存在的问题

1.缺乏对文书档案价值的正确认识

现阶段，农科院在对文书档案进行管理的过程中缺乏对文书档案资料的重视，没有全面分析文书档案的重要价值，没有深度挖掘文书档案中蕴藏的丰富内涵等，从而导致对文书档案管理工作的重视程度不足，文书档案管理工作无法顺利开展，同时其价值也无法发挥出来。文书档案中包含农科院各部门的工作内容，内容十分广泛，具有较高的复杂性。在文书档案的日常管理中，如果工作人员缺乏对文档价值的正确认识，那么就会对管理工作产生不利影响，导致重要的文书档案出现丢失或损坏等问题。

2.不合理的归档使用方式

正常情况下，农科院一般会使用立卷分工的管理方法对档案资料进行管理，文书档案的归档和应用是一项重要环节。对文书档案进行正确归档，有利于各种资料信息的划分，能够让文书档案资料得到更加高效的应用。但是，当前的文书档案管理工作中缺乏比较合理的文书资料管理措施，使文书档案资料的整体性受到破坏，还存在着诸多不足之处，不仅使文书档案资料的管理工作质量降低，还会对档案资料的利用造成不良影响。

3.文件材料之间的联系性不高

农科院在开展文书档案管理工作时，存在着按照文书档案件数整理资料的问题，没有对档案资料进行分类和整理，这种现象容易导致同一区域内的文件材料不具备良好的关联性，具体内容也缺乏连贯性，造成许多档案资料都是独立保管，缺少整体性。当科研人员借阅资料时，虽然能够使用检索工具查找需要的材料，但资料借阅过程的难度也会增加，需要浪费大量的时间和精力才能找齐所需要的材料，從而为资料信息的查阅过程带来很大困难，并且也无法根据找到的材料全面了解农科院的实际发展情况。

4.文件归档不具备较高的保密性

在平时的文书档案管理过程中，工作人员需要全面了解不同资料信息的重要程度，并以此为依据完成档案资料的整理和归档工作。对重要资料信息实行重点管理，尤其是保密级别较高的文件需要做好保密工作，有效保证档案资料信息的真实性和可靠性。但目前存在着文件归档保密性不足的问题，容易造成信息泄露情况的发生，从而导致文书档案丧失了重要价值，不利于档案资料的开发和利用。此外，管理人员在具体管理工作中缺乏责任心，使内部文件资料得不到安全保障，从而对农科院的文书档案管理工作造成严重影响。

5. 缺乏规范管理

目前，农科院档案管理的信息化建设仍处于初级阶段，在具体的工作过程中虽然能够形成电子文件，但电子文件的格式存在一定差异，信息转换工作难度较大，从而导致档案信息化管理工作效率较低。另外，缺少电子档案的有效载体，也会导致大量人力和物力的浪费，缺乏规范的管理。为了有效解决这一问题，农科院应积极建立行之有效的档案管理制度，让档案管理工作更加规范，进一步推动文书档案管理信息化建设进程。

四、农科院文书档案信息化建设原则

随着时代的快速发展，对农科院文书档案的信息化建设提出更高的要求，文书档案信息化建设过程比较复杂，对统一性有较高要求，因此应针对农科院文书档案信息化建设的特点展开分析，并以此为依据开展信息化建设工作。

1.规范性

为了进一步提升农业科学技术研究水平，取得比较理想的科研成果，并确保科研成果能够得到有效应用，需要不断加快农科院文书档案信息化建设。在以往的农科院档案管理工作中，使用的档案信息查阅方法比较落后，已经不符合当前档案管理工作的要求，所以应加强对现代化科学技术的应用，改进纸质和声像档案的保存方法，将这些内容转化成电子档案信息，利于计算机准确、快速分析和处理。在此过程中需要严格遵循相应的规范管理标准，确保农科院文书档案信息化过程中电子档案信息格式等符合统一规范，便于计算机信息技术读取。

2.安全性

当前阶段，计算机技术已经在社会各行业中得到普及，在文书档案信息化建设中应用该技术可以有效提升信息化建设水平，还能让农科院文书档案信息实现网络共享。需要注意的是，在文书档案信息化管理中应用互联网络技术容易使文书档案资料信息面临重大的安全风险，如受到黑客和病毒等不良因素的影响，文书档案信息可能会被盗取或篡改，所以在文书档案信息化建设工作中需要加强对安全性的重视，采取有效措施为档案信息提供安全保障，最大程度保证数据信息的安全。

3.效益性

在農科院漫长的发展过程中，会产生大量的文书档案资料，资料内容十分复杂，数量巨大，为管理工作带来很大难度。此外，农科院对于文书档案管理方面的资金投入有限，所以在具体管理过程中需要注重文书档案的利用效益，应把查阅率高、利用价值大的重要文书档案资源信息化，既要坚持文书档案信息化的普遍性，也要坚持重点突出原则，兼顾效益。

五、农科院文书档案信息化管理路径研究

1.加强文书档案管理的软硬件设施建设

由于农科院文书档案资料的种类繁多，并且数量较大，增加了档案管理工作的难度。在这种情况下，要想获得理想的档案管理效果，就应加强软件和硬件基础设施建设，提高现代化信息技术的应用水平。农科院应结合自身实际情况适当加大投资力度，整合现有资源并合理分配，采购各种先进的硬件设备，加快档案管理的信息基础建设步伐，从而为文书档案信息化管理工作的顺利实施提供可靠支持。随着文书档案使用需求的不断增强，越来越多的农业科研工作者会借阅档案资料，经常出现排队的情况，这不仅给档案管理工作人员增加了工作负担，还浪费了借阅人员大量的时间。因此，农科院可以采购自助终端设备供借阅人员使用，既能提高文书档案管理工作效率，又帮助借阅人员节省了时间。

2.建立完善的文书档案信息化管理制度

建立完善的文书档案信息化管理制度对农科院文书档案信息化管理水平的提高有很大帮助，所有管理工作的开展都离不开相关制度的支持，依靠完善的制度可以有效约束档案管理工作人员的行为。在建立完善的文书档案信息化管理制度之前，需要明确农科院的实际发展需求，为文书档案信息化管理工作提供可靠保障，为促进农科院的健康、稳定发展奠定坚实基础。比如，可以根据文书档案的机密程度，进行分级管理工作，农科院的全体工作人员可以查阅初级文书档案资料，对于保密程度较高的文书档案资料可以设置专门的密钥，只有拥有密钥的人员才能查阅。此外，还应做好文书档案的分类管理，提高文书档案资料的保密性，避免出现资料信息泄露的问题。

3. 树立正确的管理理念

档案管理人员应积极转变个人思想观念，树立起正确的管理理念，确保在先进管理理念的指导下开展档案管理工作，并且还能有效促进档案管理制度的建立。基于此，农科院领导应加强监督，做好文书档案管理工作重要性的普及工作，逐步促进档案管理机制的建立和健全。相关部门要在档案管理工作中引入现代化科学技术，通过科学应用互联网和计算机技术来提高管理工作的科学性，从而满足农业科研工作对档案数据信息的需求，使预期的管理目标能够顺利达成。此外，还应加强宣传力度，积极转变员工对档案管理工作的错误认识，可以通过开展会议、参观以及实例启示等活动，让员工对文书档案管理具有更加充分的了解，实现对文书档案管理工作的动态掌握目的。

4. 确保文书档案资料的安全性

对于农科院来说，加强对文书档案信息的数字化保护十分重要，具体的保护措施如下：（1）不断加强对档案管理人员的保密教育，档案管理人员与档案资料泄露问题有直接联系，所以需要向管理人员普及档案保密的重要性，只有这样才能确保文书档案的安全，还要定期为档案信息化工作人员进行专业技能培训，在教育和培训过程中可以结合实际案例，加强相关人员的保密意识。（2）加强档案信息化工作的监管。应慎重选择外包公司进行档案信息化工作，对涉及重要档案资料的工作必须由专人全程进行监督。（3）档案信息化工作中应做好手续交接，对文件资料进行清点，避免出现丢失情况。（4）在文书档案管理工作过程中，还应建立安全保密防护系统，利用身份验证、设置权限、密码或指纹加密等方式对文书档案资料信息进行保护，并严密监控电子档案文件的处理过程，从而提升文书档案信息的可靠性和安全性。

5. 注重培养专业的信息化人才

在农科院文书档案管理的信息化建设工作中，离不开专业人才的支持，因此应加强对专业信息化人才培养的重视，不断提升管理人员的信息化技术水平和能力，积极创建一支专业的信息化管理队伍。一方面，农科院需要为文书档案管理工作人员创造一个良好的工作环境，建立一套完善的考核机制和激励机制，并在之后的工作中不断改进和优化，以此来吸引更多的信息化技术人才加入管理团队中，从而促进农科院文书档案管理信息化建设进程的加快。另一方面，农科院需要加强对现有档案管理人员的培训，可以邀请相关专家开展培训讲座，使管理人员掌握先进的信息技术，还应提高他们的个人综合素养和职业道德水平，为文书档案管理的信息化建设奠定坚实基础。

六、结语

综上所述，农科院应充分认识到文书档案管理工作的重要性，不断改进和创新文书档案管理工作方式，提高文书档案管理工作的水平和质量，充分应用现代先进的信息技术加快文书档案管理的信息化建设。

参考文献：

[1]王丽娟.农业科学院文书档案管理及信息化研究[J].兰台内外，2020

[2]邱雨平.浅谈农业科研档案信息化管理与创新[J].中国民族博览，2020

（作者单位：德州市农业科学研究院）