优化档案整理减负基层归档

雷励 刘平

档案整理是档案管理工作中的重要内容。一卷档案的整理完成，通常需要经过分卷、编码、著录、装订等多个环节。其中的每一个环节又包含很多细节。近年来西安交通大学档案馆通过积极探索和实践，对这些档案整理过程中的细节不断进行优化，实现了从一次只能打一个装订孔，到一次同时打三孔;从每次量距离定孔位，到孔位自动固定;从人工制作案卷封皮，到机器批量打印卷皮;从传统的逐字逐条录入文件信息，到批量导入关键词信息后的完善式录入文件信息;从归档纸质文件，到直接归档电子文件等，大大提高了档案整理的工作效率，极大地减轻了基层归档部门档案整理的工作量，实现了为基层归档部门减负的初衷。这些举措得到了校内基层归档部门的高度认可。

一、档案装订减负篇

在档案装订中，遵循规范的三孔一线装订法时，三孔之间的距离，以及孔和实体边界的距离，都要按照明确的要求定位。然后是缝线，装订线的长短、缝法、绳结的打法，都有明确的要求和操作。传统的孔的定位方法是手工测量法。打孔的方法也是多样化的，有手工用针扎孔、有手动打孔器、打孔钳、手持电钻打孔等。这一孔一线，穿起一卷卷档案。整理完成的档案既工整规范，又美观朴素。而这整个整理过程是琐碎繁冗的，尤其是面对大量的档案材料时。如何既遵循严格的档案管理规范，又能提高档案装订的工作效率，降低劳动力损耗，是档案工作者要改善的一个目标。我校档案馆工作人员在不断探索和实践中，在有限的经济条件下，实现了从完全手工量孔距、手工打孔、手工制作卷皮，到不用量孔距、电动机器打孔、机器批量打印卷皮的跨越。从而大大提高了案卷装订效率，节省了装订时间，也节约了劳动力。

（一）在装订工具上进行革新

我校一开始用的是针孔机，一次只能打一个孔。由于针的力度有限，不能扎太厚的案卷。一般装订一个案卷，需要扎三次，才能打好三个孔。由于打孔速度慢，效率低，也由于针不结实容易损坏，后来更新成手动电钻打孔，比针孔机效率有明显提高。电钻的优势是力度大，案卷的厚度可以增大一些，一次可以叠加几个案卷同时打孔，提高了打孔效率。电钻的缺点，一是一次也是只能打一个孔，二是电钻工作时间稍微长一点，就会发热，冒火星，出于安全考虑需要停下来。三是电钻的噪音大。因此满足不了一次性的大批量、稍微长时间的打孔工作需要。目前引进的是一次可以完成三孔的电动打孔机。而且一次可以叠加多个案卷，一次按压，三孔即成。打孔效率大大提高，而且安全系数提高了、噪音也有所降低。

（二）在装订材料上进行革新

以综合文件档案为例。传统的档案案卷封皮（简称：卷皮），是使用有背脊的牛皮纸，在每次打孔前，需要手工折叠卷皮，以适合案卷的不同厚度，然后量孔距、打孔。在这个过程中，折叠卷皮是最费时的，工作效率难以提高。此外，这种传统卷皮上的内容需要全部手工完成，书写字迹要求正确、清楚、工整，也是无法追求快速。然而随着案卷数量的增多，这种传统卷皮的使用，已经不适应快速的工作节奏。于是我们对案卷的封皮进行了改革，采用没有背脊的牛皮纸作为卷皮。其优势在于，一是省去了手工折叠卷皮背脊的过程，二是卷皮上的全部内容可以在电脑上编辑好，然后批量打印出来。打印出来的卷皮，字体工整统一，清楚美观，大大提高了卷皮制作效率。

（三）在装订环节上减少重复操作

1.减少了量距环节，装订孔位自动固定。以我校研究生学位档案为例。研究生学位档案归档时，学位评审材料需要用三孔一线法装订好。在打孔环节，长期以来的做法是，每一次归档时，基层学院的归档人员需要先用尺子量距离，用来在评审材料封面上定孔位，然后打孔，缝线之后移交档案馆。每一次通过量孔距定孔位的方法，虽然精确，却效率低。面对每一年几千卷的学位档案，在这个简单重复的操作中，基层学院归档人员耗费的重复劳动太多。如何能把学院的老师们从这样大量的重复劳动中解放出来？是档案馆工作人员思考和致力于解决的问题。经过不断思考，档案馆工作人员想到了，把规范的三孔直接设计在学位评审材料的封面上，也就是说，当学院老师从教学管理系统中打印出评审材料时，规范的孔位已经标识出来，不用再手工定孔位。此举实现后，得到了学院老师们的强烈赞扬，大大提高了装订效率，也极大舒缓了学院老师们的工作压力。

2.减少了基层归档部门购置打孔器具的环节。为了提高打孔效率，档案馆专门购置了一台电动打孔器，一次按压可以打成三孔，而且一次可以打孔多个案卷，工作效率大大提高。基层归档部门归档时，可以直接到档案馆来打孔，从而节省了基层归档部门专门购置打孔器具的环节。此举深受全校基层归档部门老师们的赞许。

3.减少了缝线-拆线的重复环节。以我校研究生学位档案为例。随着我校档案数字化工作的推进，归档后的研究生学位档案都要进行数字化扫描，在扫描的过程中，需要先逐一拆掉学位评审材料的装订线，扫描完成后需要再次缝线。为了减少不必要的重复环节，自2019年起，减去了归档时学院给档案缝线的环节（同时也是减去了扫描时的再次拆线环节），每本档案只需要用小夹子夹好就行。此举大幅度减轻了学院装订时的缝线工作量，深受学院归档老师的好评。

二、档案著录减负篇

在电脑中著录档案信息，是档案整理中的一个重要过程。把档案信息著录明确、完整、规范，才能便于档案管理，便于档案的检索、查阅、编研等。一直以来传统的方法是逐字逐条录入文件信息，在档案整理的全过程中，著录档案信息，是用时最多的环节。随着各部门档案数量的增多，著录信息所需时长更加凸显，著录工作的进展，直接影响着档案整理过程的进展。如何能够优化著录方法，提高录入准确率和工作效率，一直是档案工作人员致力探讨的一个方向。

（一）完善式录入法

由于档案形成于基层归档部门，所归档案的相关电子信息，都散存于基层归档部门。如果能把这些散点的信息取来，加以利用，将有效减少相关信息的重复著录，从而提高著录的效率。因此档案馆工作人员和归档部门沟通，按照档案著录的要求，对其原文件信息进行筛选、完善和批量处理，然后批量导入关键词信息到档案管理系统中，从而生成基本的文件信息。之后在此基础上，进行文件信息的完善。此举把从给空白文件进行多个关键词的信息著录，转换成了在已生成的基本文件信息上进行“完善式录入”信息。以外事类综合文件档案为例，传统文件著录方法需要录入13-15个关键词，“完善式录入”法只需要录入2-3个关键词。此举极大地减轻了归档部门的录入工作量，从而录入效率大大提高，此法也得到归档部门的高度肯定。

（二）替代录入法

在档案整理实践中，笔者发现，常常会有这样的现象，在某个类别的档案中，关键词的相似度很高，比如文件题目中很多的字段是重复的，或者前半部分重复，或者后半部分重复，或者中间字段重复。在文号中文头的重复率也很高。尤其是当面对这种冗长繁琐的字段时，常常表现为录入效率低，而且出错率高。为此，笔者把不同的重复字段编号为aa1、bb1、cc1等简单的代号，替代了直接录入繁琐的字段;然后通过批量处理再次替代回去，从而有效减轻了直接录入原始文件字段的工作量，同时也提高了多字段文件信息的准确率。此举在实践中取得了很好的效果。

三、档案载体减负篇

档案载体是档案信息的承载物。根据档案载体的不同主要分为纸质档案和非纸质档案两大类。纸质档案就是以纸张为载体的档案，非纸质档案就是以纸张以外的物质为载体的档案。进入电子时代以后，出现了一大批新型载体档案，如照相底片档案、胶片档案、磁盘档案、光盘档案、电子档案等。其中电子档案载体，因其存储空间小、传递快捷、易于实现资源共享、复制时不容易丢失信息等优点，已经成为未来档案存储的必然选择。目前，我校部分类别的档案已经实现了直接归档电子文件，不再归档打印出来的纸质文件。此举减少了归档常规纸质档案的一系列人工环节，直接为归档部门减了负。同时也减轻了档案馆库房存档的压力。

这些减负措施带来的良好效果是全方位的，它在最大限度减轻基层归档人员归档负担的同时，也反推档案馆优化了归档细节，提高了归档整理的工作效率，也進一步提升了我校档案管理水平。未来的减负趋势是，档案馆将和基层归档部门及学校相关部门一起，探索更多类别档案的全部电子化流转，实现完全无纸化的电子文件档案归档。

作者单位：西安交通大学档案馆