乡镇数字化档案管理存在的问题及对策研究

蒋淑敏

(福建省安溪县城厢镇人民政府，福建 安溪 362400)

0 引 言

近年来信息技术与网络通信技术的不断发展，对档案管理工作模式也带来了很大的影响，数字化管理成为了档案管理工作未来的发展方向[1]。乡镇档案建设是发展乡村经济的需求，从性质上来讲它是乡镇内部的机构职能，服务于乡镇机关内部的需求，乡镇档案的建设旨在便于对档案进行集中管理，将不同时期形成的档案文件统一收集管理，以此来提高管理效率。推行档案的数字化管理工作，能够有效地提高工作效率并提高档案的利用效率。

1 乡镇档案管理现状及数字化研究

1.1 乡镇档案管理现状

1.1.1 档案管理队伍不稳定

管理人员是做好档案管理工作的前提，起着决定性的作用，但由于乡镇工作的特点以及工作人员的缺乏，导致档案管理人员变化频繁，缺乏稳定性。档案管理工作枯燥、烦琐且具有很强的专业性，而基层档案管理人员多为新上岗人员，且岗位不固定缺乏长效性，人员变更频繁，导致档案管理人员永远是“新手”。此外，乡镇机关人手紧缺且工作繁忙，档案管理通常是兼职岗位，相关管理人员还有着繁重的本职工作需要完成，通常对档案管理工作无暇顾及，也导致档案管理工作的重要性通常只存在口头上，并未严格落实。

1.1.2 档案内容不齐全

基层档案管理工作中对档案的集中收集归档通常仅限于红头文件以及上级文件等，对涉及经济发展、乡村建设以及科技推广等方面的档案资料则涉及不多，通常只留存在各相关管理部门的工作人员手中，一旦发生人员调动，很容易导致档案的遗失。另外，档案的收集工作通常只针对文书档案，对影像资料以及实物则很少收集。

1.1.3 基础设施不完善

由于受到资金与工作条件的限制，加之对档案管理工作上的重视程度不足，乡镇档案管理基础设施很多都不完善，硬件设施不足，保管条件差，甚至没有专门的档案管理库房，档案管理场所仅放置一组档案柜[2]，无任何保管设备与防护措施，存在诸多安全隐患，一旦出现工作纰漏，可能会带来严重的后果。

1.1.4 信息化建设滞后

随着信息化建设的推进，乡镇基层单位也开始逐渐使用档案规范化管理软件，但是由于技术力量薄弱，对软件的使用多数还处于初级阶段。而且，由于相应的硬件设备如扫描仪、刻录机等配备不足，导致档案信息化建设滞后，工作推进速度慢。

1.2 档案数字化的内涵

作为重要历史文化记忆的承载体，档案能够对社会的发展提供最基础的视域[3]。档案数字化是基于一些如高速扫描、数据压缩等数字化技术，将传统的纸质档案、影像文件等组织成为规范有序的系统性信息库。与传统的档案管理模式相比，档案数字化提高了档案开发的规范性与安全性。首先，通过数字化的档案目录可实现快捷搜索档案的功能，而且还可通过目录快速地知晓档案的整体内容。其次，将纸质档案经数字化处理之后全部转为电子文件存储，能够很方便地进行存放、管理以及利用。

1.3 档案数字化的意义

传统的纸质档案保存受环境的影响很大，随着保存时间的推移还可能会逐渐地灭失，而且管理难度差、查阅不便。加之乡镇基层单位保存条件有限，一旦发生诸如火灾等突发事故，甚至会导致档案的永久性损毁。与纸质档案相比，数字化档案在存储、检索与查阅方面均有显著的优势，在降低档案的存储成本与查阅者的时间成本的同时还可进行同步备份，降低了档案永久性损毁的概率。因此，推动档案的数字化管理是一项具有重要意义的工作。

1.3.1 发掘经济效益

传统的档案主要以纸质文件与实物为主，数量众多且体积庞大，而且随着时间的推移会越来越多。由于纸质档案对储存环境有很大的依赖性，需要专用的档案库房，导致在档案库房上的投入很大，引起了管理成本的上涨。而且需要配备专业的技术人员从事档案管理工作，导致了人力成本的增加，这对于乡镇基层单位而言，在原本就紧张的人手中抽调专人进行档案管理难度更大。采用数字化档案在有效节省人力、物力以及空间方面都有着显著的成效，能够有效地避免资源的浪费，显著提高档案管理的经济效益。

1.3.2 提高管理效率

在传统的档案管理工作中，归档、分类以及查找均需要由管理人员来执行，需要耗费大量的人力与精力，而且达到的效果通常也不尽人意。采用数字化档案最大的优势就是归档、分类及查找工作均可高效快捷地进行，还可对详细的数据信息即时生成，给后续的档案管理工作带来很大的便利，尤其是对档案进行查阅时只需进行检索就可快速地对目标档案进行查阅，省去了查找纸质档案的麻烦。数字化档案是建立在对纸质档案进行分类扫描与存储的基础之上的，因此能够实现对数目庞大的档案进行行之有效的管理，对档案管理效率有着大幅度的提高。

1.3.3 有利于原件保护

纸质档案的存储对环境的依赖性比较大，而且容易发生损坏，当遭遇到一些突发情况时甚至可能会导致纸质档案永久性地灭失，而且频繁地查阅纸质档案也会对其带来不可逆转的损坏。采用数字化档案则可有效地避免上述问题，通过在线上查阅电子档案，可对纸质原件进行有效的保护。此外，数字化档案还可利用数字化技术对年代久远的纸质档案进行恢复，最大可能地避免了档案原件的损坏及丢失。

1.3.4 提升利用效率

对纸质档案进行调阅是一个烦琐的过程，不仅查阅不便，而且申请手续相对复杂，尤其是进行异地调阅，需要出具单位介绍信方可去档案管理部门进行查阅，效率非常低下。与此同时，档案管理部门需要满足前来查阅档案人员的需求，工作强度也非常高，尤其是在乡镇基层单位，导致了本就烦琐的工作强度大幅度地增大。通过将档案进行数字化处理并集中在线上，借助互联网的优势，可非常便捷地满足查阅的需求，大幅度地缩短档案调阅时间。与此同时，数字化的档案分类存储与搜索均非常便捷，能够大幅度地降低档案管理人员的工作强度，对档案的利用效率有着明显的提高，从根本上解决档案只存不用的局面。

2 档案数字化管理存在的问题及对策

2.1 数字化管理存在的问题研究

2.1.1 数字化建设存在盲目性

档案的数字化建设是档案管理在未来的发展方向，在国家大力进行推广的背景下，各级数字档案馆的建立是势在必行的。为响应国家的号召，加快档案的数字化建设步伐，许多基层数字档案馆在资金的支持下开始逐步地建立，而且这股热潮还在不断地升温，但是这其中也存在一定的盲目性，有些乡镇对档案数字化建设流于表面，不注重后期的投入与维护，精细化管理意识不强，导致所建立的基层数字档案馆较为粗糙，实用性并不强，没有达到对档案资源有效地进行管理及利用的目的，并不具有真正的实效性。

2.1.2 数字化建设理论研究不足

由于现阶段档案数字化领域还处于探索与论证期，加之操之过急盲目扩张，目前的档案数字化工作对理论研究给予的重视程度不足，存在着先天性的不足。而且，对档案数字化的理论研究也存在偏颇，在实践方面的研究较为薄弱，主要存在以下几方面的问题：①对档案数字化的定义过于扩大；②对档案数字化的研究是对传统的理论进行改造而得到的，且两者之间过渡性的依据不足；③对档案数字化理论的研究只是为了得到结论而进行的，对实践工作的指导意义缺乏。

2.1.3 资金投入不足

数字档案馆的建设需要有大量的资金支持，由于在建设初期存在盲目性且资金投入不足，档案数字化建设的效果不尽如人意。而且数字档案馆维护所需要的资金投入相比于建设投入更大，对于乡镇基层单位而言这笔开支是无法承受的，而且对数字档案馆建立之后能发挥多大的功效也无法准确预估，这些因素都造成了档案数字化建设工作的滞后。

2.2 应对措施研究

2.2.1 转变理念

首先，要改变档案数字化的盲目建设，根据需求来开展工作。档案管理工作是一个长效的机制，并非一朝一夕就能完成的，最重要的是要以提高可使用性为目的，不能当作一个政绩工程来进行。其次，改变对档案数字化建设的看法，正确地认识档案数字化的重要性与先进性，实行精细化管理，重视后期的维护，力求档案数字化建设达到预期的目的。最后，要加大人力方面的投入，档案管理工作不仅烦琐且费时费力，最重要的是要确保管理人员的稳定性，一旦更换管理人员，许多工作就需要重头做起，对工作效率带来极大的影响。

2.2.2 加强理论研究

首先要给予理论研究高度的重视，尤其是理论研究要能够对实际工作带来指导，而并非单纯的“理论”研究。正确的认识档案数字化的定义，对其进行理论研究可以建立在传统的理论之上，但是要针对其自身的特点来进行理论体系的建立。

2.2.3 加大资金投入

档案数字化建设在很大程度上会受到资金不足的影响，尤其是对乡镇基层单位而言，经费本来就相对紧张，有限的资金首选落实在民生建设方面，在档案数字化建设上投入严重不足。应当建立相应的资金保障体系，划拨专项资金，做好后勤保障，确保档案数字化建设工作的顺利推进。

3 结束语

随着社会的发展，对乡镇发展的大力推进已成为一项重要的工作，而做好乡镇档案的管理工作是确保该项工作顺利推进的一项重要举措。而随着信息技术的不断发展更新，档案数字化建设已成为未来的发展方向。本文结合乡镇基层单位的实际情况，对其档案数字化管理中存在的问题进行研究，并提出了相应的措施，能够对乡镇数字化档案管理工作提供一些参考与建议。