智能+时代档案管理方法创新探讨

焦海勤

（驻马店市卫生计生监督局）

一、我国档案智能化管理的现状

（一）档案数字化成果的智能检测

在当前档案部门的管理工作朝着智能化转变，对档案管理智能成果进行验收是极其关键的问题。档案智能化成果包含档案目录和全文数据等。档案管理工作还是以人工检测为主，不仅效率低还非常容易出错，势必会影响到档案管理智能化的转变，影响到成果的利用。智能技术质检软件可以智能检查档案智能化成果，看其质量是否合格。并自动生成检测报告，为质检人员提供依据，来保证档案管理智能化成果是否完整、准确，是否适用。例如，宁波市档案局在国家档案局的协助下，对检测软件不断研究，终于研发了一套档案管理的智能检测软件，这对档案管理的智能化检测铺平了道路，大大提高了智能化检测质量，也对档案检测的效率有极大的帮助。还比如张家港市的档案局借助云计算，对电子档案检校系统进行研发，这种检校系统可以对数字化目录直接扫描，并能对影像偏正进行及时准确的矫正，还能查阅页面的漏缺等等，打开了我国人工智能效验的新篇章，在一定程度上弥补了人工抽检的弊端及不足。

（二）档案信息内容的智能转换

档案资料的数字化非常具有优势，它能有效把传统载体的档案，通过扫描仪，把数据存储在光盘或者，磁盘等载体上。在档案管理工作中，要想实现对档案信息的内容实现进一步的挖掘与利用，把数字图像、音频、视频文件里相关的内容进行有效转化，使之成为能编辑、能处理的一种文字副本。传统的转换依赖的是人工识别，并采取的是人工录入，这样势必会消耗大量物力与财力，成本较高。因此，有相当长的一段时间，我国档案资源数字化的转换是很慢的。这几年，转换技术智能化水平进步神速，神经网络端基础上的文字识别系统有了很大的进步，可以自动识别图像中的文字，并转化成文字，让这些档案信息变得可以编辑。通过先进的技术来分析文字结构和特征，提升了文字识别水平可以识别手写的文字。例如，第一历史档案馆在2016年研发了一个识别系统可以识别满文图像档料，能够把图像中手写满文转换成能够编辑的拉丁字母，实现了批量化处理。

（三）智能归档电子文件

数字技术水平一直在攀升，电子文件的增长速度非常快，在很长一段时间都是由人工来归档整理这些电子文档的，人工归档法很不适合当前时代电子文档的归档需要。越来越多新兴智能技术出现了，比如网络爬虫，专家系统，文件挖掘等，这些智能技术的应用将电子文档归纳效率提升了许多。例如，威海市的环翠区档案馆，采用了智能采集模型，这种的人工智能技术水平基本上达到了专业档案技术人员的水平，使得该档案馆电子文件的归档实现了智能化，可以资源共享。自然语言处理系统以及专家系统的智能化水平在不断进步，通过分类档案和鉴定价值的实训工作的深入，基本实现了对电子档案文件的智能化鉴定与分类，提升了这部分内容的智能化水平。

二、智能+时代档案管理的作用

（一）目标

现如今已经全面进入网络时代，对于档案管理来说进行信息化建设是极其必要的，建设数字平台是档案管理工作发展必然趋势。新时期档案工作信息化建设能够快速整合归档档案资源，实现档案资料共享，满足个性化档案管理，不仅能保证档案资料能够得到有效利用，还极大提升了档案管理工作效率。档案管理信息化建设的目标一方面是能够采取行而有效的办法来保护纸质文献资料，延长档案资源的寿命。另一方面，信息技术能够建设一个网络平台，在平台上将档案资源在网络上共享，让更多档案资源的需求者能够快速查阅，提升档案资源的有效性，切实为人民群众提供更优质的服务。

（二）意义

信息技术在当今社会的广泛使用，促进了经济发展，加快了社会经济发展的速度。在实际的档案管理信息化建设的过程中不是那么顺利，当前档案管理工作不仅迎来了机遇，还面临着挑战，在信息化建设中存在一些问题，需要妥善解决。档案信息化建设符合当前时代需求，是推动档案管理工作，朝着数字化转型的重要渠道。科技是第一生产力，信息技术水平的高低可以体现出这个国家的实力，全国各个行业都在推进信息化建设，数字化生产。在档案管理方面，也要推进全面档案信息化建设，提升国家实力。信息化档案管理，可以节省大量人力，还会有效降低人为因素造成的失误，提升了效率与准确率。比起人工档案管理，信息化管理更加完善，更加系统，流程更全面细致，有效规范了操作流程，整理归档了各种档案信息资料，就算是面对庞大的流量也能应对，查阅非常方便，可以很多人同时在平台上调阅档案。纸质档案资料的成本高，占用空间大，信息化档案管理不必占用多大空间，节约了纸张，还不受空间时间的限制，共享档案资料，促进了各个部门之间的互动协同，工作效率增加了。当前档案工作内容更加丰富，形式更多样化，在收集整理资料方面更加便捷，更容易保管，调取更容易，这些优势推动了档案信息化的建设，对提升档案管理水平有着重要的意义。

三、智能+时代档案管理方法创新的思考与展望

在智能+时代，档案机构要能够了解自身所需，提升档案机构智能化管理意识，推动智能化演进过程，让更多人接受数字档案，扩大数字档案的占比，为档案机构数字技术在管理中的应用做好基础。深化与其他部门的合作，推进各个部门，各个科研机构，各个单位档案部门间的交流互助，加深与各大高校相关专业的合作，结合智能技术特点，根据档案管理规律，积极探索智能技术在档案管理当中的实践应用，丰富智能化档案管理应用场景，使其更加规范。

（一）提升档案机构智能化管理意识

当前我国各大档案机构的管理都应用了多项智能技术，优化琐碎的档案工作，把档案工作人员从中解放出来，让档案管理工作的效率更加快。可以通过对档案工作数据进行挖掘、分析等，将这些数据能发挥其作用，让用户获得具有价值的信息、知识，并能为用户带来一定的参考价值，作为信息的参考依据。档案部门需要转变思想，创新管理，提升重视程度，必须有扎实的专业技能，这是基础和根本，然后再通过不断地学习和研究，特别是对前沿技术进行研究，通过理论和实践经验相结合的模式，逐步发现在档案管理工作中存在的问题，如困难点及痛点等，并认真思考并分析业务环节，针对哪些重要环节可以使用数字技术，以此来提高工作效率，同时依附信息技术的基础上，还要多途径寻求相应的解放方案，实现档案工作的业务需要能有效对接。同时，档案学界对领域的研究也要不断进行拓展，加强思想上的重视程度，更加关注档案管理工作。智能化技术在整个档案管理过程中都发挥着非常重要的作用，针对每个环节，都需要设立智能化管理应用场景，制定相应的解决方案，在档案管理过程中，存在一定的风险，所以要特别注重风险的研究与预防。

（二）提升档案数据的储量与质量

在智能+时代，档案数据有着非常大的研究价值，对各国的发展都有着举足轻重的作用，各国纷纷对档案拟定战略部署，加快档案管理的数字化转型，比如，美国在近几年发布了5年战略部署，结合法律法规，并制定了一系列的档案管理的制度，这对文件从纸质到电子化的过渡有非常大的推动作用；英国在档案管理工作中也做出了很大的努力，试图将人工智能和机器学习系统结合在一起，实现档案管理的智能化。可见，各国都在积极行动，当然我国也不能落后，从我国的实际情况出发，要从以下几个方面进行转变：第一，数据的储存和质量需要提升，这是推动我国档案从传统纸质朝着数字化，精细化发展的关键。第二，电子档案的接收力度上需要加大，这对档案数据的转化非常关键，也是重中之重。第三，在各地积极推广并试点，重塑档案信息资源的组织形式、服务方式等，提高档案业务工作质量。

（三）创新智能化档案应用场景

当前我国档案部门智能化的实际工作大多数的还是纸质的档案、声像档案等这样实体档案。随着档案管理工作的智能化建设的不断深入，更多档案资料慢慢地转换成数字形式，怎样智能化管理这些档案，这是摆在档案界面前的问题，亟须解决。这就需要档案界根据目前业务环节中存在的问题，思想上必须重视程度，并对档案智能化的应用场景进行不断的拓展。例如，在档案价值中的鉴定环节中，可以通过自然语言、专家系统等技术进行一定的依托，同时还要格外重视档案数字化全文中的题名关键词、责任人、文号等重要元素，研发智能化软件，完成文件的归档工作，同时对保管期限的划分等；在对档案的整理环节中，同样可以依靠智能化软件对全文中的关键词进行提取，作为档案的著录项目，对文件级著录实现自动完成的功能；在档案的提供利用环节中，对档案信息内容进行自动的管理与聚类，这也离不开大数据、自然语言的处理技术，同时还需要借助虚拟现实和三维可视化等技术对档案信息资源进行多维度的展示。智能机器人和人类相比，有更多的优势，比如没有情绪的波动，可以连续工作，还能及时迅速准确的解答用户问题等。所以人们可以利用其优势，为利用者提供一定的服务，如咨询、展览和解说等。

（四）深化开放合作，加快形成多元化合作模式

智能+时代，使得开放和多元合作成为社会发展的必然趋势。在2019年以中国移动、北京师范大学、华为等四十家教育、科技行业在我国杭州成立了5G智慧教育的合作联盟，并制定了在5G的环境下的智能教育标准。档案界可以借助这种多元合作模式。智能+时代的到来，使得智能化技术充分应用于档案管理的各环节及各应用场景，如果还是仅仅靠档案馆（室）或档案科研机构任一单方的行为，均难以实现档案馆的数字化管理。档案馆应多方面谋求发展，对合作渠道进行拓宽，对合作模式进行创新，还可以通过寻求与互联网企业协同协作，组建一支有技术有素质的专业团队，并对档案智能化管理不断的研发，解决档案管理中的难点，实现对档案的收集、鉴定、保管等各业务环节等进行优化，推动档案智能化管理的不断升级。

（五）提升档案信息系统的安全性

档案工作的信息化建设有一个重要的内容，就是信息安全，档案资料涉及的内容很广泛，很多都是很重要的资料，单位重要资料与员工个人信息都在其中，为了保证这些重要信息的案情。自从计算机技术开始应用，网络安全一直是困扰人们的常见问题，是会严重影响到个人与单位的重要问题。黑客的入侵、网络漏洞、木马病毒等严重危害着网络，会窃取个人档案，造成网络瘫痪，必将带给单位巨大的损失。因此，在建设信息化档案系统时，要能提高系统的安全性。单位要能采取各种手段，实时监控网络，及时修复漏洞，要选安全性能高的软件。涉及重要档案资料的要加密处理，并要备份这些资料，避免档案资料被人盗取或损坏，提升档案信息系统的安全性，要想解决根本问题，要引进优秀的计算机技术人才。

四、结语

综上所述，在智能+时代的发展下，这对我国档案管理工作的信息化进程有很大的推动作用，从以往的人工操作到现在的智能化操作，提高了档案管理的效率，也节约了大量的人力。最后档案资源从分散管理朝着共享资源发展是一个过程。当前社会环境变化多端，各项技术迅猛发展，档案工作要能抓住当前智能化发展的大好机会，提升自身智能化水平，提高自身档案管理的数据储量，加深合作推动我国智能化档案应用的发掘，不断创新管理方式，推动我国档案管理工作与人工智能以及大数据的不断融合，提升管理效率。