企业预付款管理

文/刘彤（南京磁谷科技股份有限公司）

预付款主要是指买方在确定好商品或服务后，与卖方签订了正式的合同或协议，但是目前还没有收到商品或服务，就要向卖方支付一部分款项的结算方式。

预付款作为一种常见的贸易往来结算方式，备受各大供货商的青睐，与货到付款相比，预付款的方式减少了供货商的坏账风险，同时也为供货商企业减少了大量资金被占用的风险，对于合同签署双方而言，支付款项的一方承担了较大的风险。但是在实际生产运营过程中，不可避免地会遇到某些特殊货物，必须采用预付款方式进行交易，所以为了保障企业资金不受侵害，利益不受损坏，就要增强对预付款的管理，尽可能减少企业经营风险。

一、企业预付款管理概述

（一）预付款与货到付款之间的差别

企业选择预付款和货到付款两种经营方式的主要区别如表1 所示。

表1 预付款与货到付款的主要区别

（二）企业预付款管理对其自身发展的重要作用

（1）减少库存积压，减少呆滞料，避免盲目采购，有效提高库存管理效率；（2）减轻企业资金支付压力，预付款占整个付款计划的比例降低，可以提高企业资金使用的效率；（3）规避企业资金流出的风险，有利于企业资金的安全；（4）进一步健全企业内控管理制度，完善内控管理体系，有利于企业的稳定运行。

二、企业预付款存在的问题

（一）企业预付账款制度体系不完善

（1）对实际预付款相关合同、协议签订内容审查不严谨，负责人对合同、协议的审批也较粗放，存在很多监管漏洞，所以给企业内部中高层管理人员创造了舞弊、贪污、受贿等机会。个别内部人员会利用职务之便，提前拟定虚假的货物采购合同，相关人员的审核不严格，导致不法人员长期利用职务之便私自转移、挪用企业公款，给企业埋藏了极大的资金隐患，也可能给企业带来严重的经济危机。

（2）货物验收条件灵活性差

企业并没有制定货物验收相关的制度体系，也缺乏规范的流程操作。大型设备、生产线，根据合同进度支付货款，等调试安装验收合同后统一开票。合同周期长，施工情况复杂，若合同暂停、终止、出现一些不可抗力因素，企业无法验收[1]。

（3）预付账款会计科目使用不规范

对于预付账款的核算范围是有一定界限的，并不是所有的预付账款经济事项都要列入“预付账款”科目中进行核算。预付账款核算范围中有明确规定，只是代表在购货合同规定下，取得货物之前提前支付给供货方的部分定金和货款。一些企业并没有完全理解预付账款科目含义，会把其他款项都纳入预收账款科目中。比如把销售材料货款的“应收账款”也纳入了“预付账款”科目中；把各种应收账款的保证金也纳入了“预付账款”科目中；还有些会把销售过程中的主营业务活动收入也纳入“预付账款”科目账户中等。这些不规范的核算现象会造成企业账户关系混乱，无法通过科目分类准确反映各项经济内容，会存在部分截留收入、延迟纳税、偷税漏税等不良行为。

（二）供货商信用度差

（1）进口、代理商收到合同预付款后发货，且现款较多，不接受承兑，供货周期长，企业资金压力较大。预付款合同签订生效后，从支付预付款开始到最后清算、结算完成流程如下所述：合同生效→支付预付款项→供应商供货→到货验收→双方对账→票据传递→结算→清账。这个流程涉及周期较长，而且在实际执行过程中，任一环节进行不顺利，都要格外注意，涉及的工作人员都要与供应商进行详细沟通交流，弄清楚出现问题的原因，这就会浪费很多时间成本，使得最后结算时间无限延长，也相当于更多的占用了企业资金成本。

（2）对供应商行业信用度调查有失偏颇，供应商存在商业诈骗行为，预付款后，货物无法在规定时间内提供，甚至偶遇供应商破产、倒闭等情况，导致企业无法获得货物，同时预付款也无法全部收回，会加剧企业资金周转难度，形成严重的货币短缺现象，迫使企业再次向银行或者采用其他途径融资得以维持日常经营活动。

（3）预付款后，缺乏对供应商的监管和运行能力跟进，到期才发现供应商无法依据合同进度履行商品或服务供应，就会给企业接下来的正常业务经营带来一定的阻碍，看似受到影响的只是一个环节，但由于蝴蝶效应，最终给企业带来的影响并不小[2]。

（三）市场波动引起的价格波动

为应对国际市场原材料涨价导致的下游供应商涨价，企业需签订保价合同。支付供应商的定金，占用了企业资金，而企业难以对未来原料价格波动进行有效的判断，为了避免因为价格变动引起的一系列诉讼事件，可以在合同签订中注明，如果出现市场变动引起的价格波动，一般波动范围在10%以内的，差价由合同方自行承担，波动在10%以上，需要双方处理，双方需要协商签订补充合同或者协调变更合同内容。

实际周期较长的项目，确实会受到各种因素影响，导致后期材料价格与前期签订合同时差异较大。如果遇到市场因素引起的价格波动，企业可以采用价格指数调整差额或造价信息调整差额，尽可能挽回损失。

（四）预付款挂账时间长

（1）企业对原料质量要求高，精益程度要求高，货到检验不合格，退供应商返修，二次到货验收合格办理入库手续，会造成发票结算难的情形，导致预付款挂账时间长。并且经过来回返修，也会增加一定的时间成本，影响企业正常生产计划，给企业造成一定的损失。

（2）预付款后，实际货物流和资金流就会不相匹配，多数情况下是货物先到，发票、单据等一系列重要凭证隔一段时间才会到，所以会造成预付款冲销不及时、长期以挂账形式出现的隐患，也会给企业会计核算工作人员带来一定的难度。

三、企业预付款解决方案

（一）完善预付款制度体系

（1）设立预付账款管理制度，首先，要对供应商进行评审，合格供应商才能进行预付款支付；其次，预付款合同必须经过合同评审，评审需经过采购部经理——采购部分管副总——财务部——法务——总经理——董事长审批后，合同才能正式成立生效；最后，采购部应在提交的付款申请单中注明预付款字样，同时提交预付款合同作为附件，财务部审核付款节点和合同执行情况一致，经过总经理、董事长同意后付款。

（2）建立定期对账制度。企业财务部门人员要每月对所有业务活动预付账款进行明细账核查；同时与每一个债权人确认，最好每年确认一次，确认过程中双方应该签署对账协议，保留对账认证记录，并且加盖企业财务章及经办人签字。

（3）完善预付款的内部控制制度

企业要建立完善的预付款内部控制制度，避免预付款风险，领导及基层员工都要自觉遵守预付款内部控制制度。另外，设置独立的内部审计机构，审计人员要认真履行审计职责，对预付款的所有环节加以监督、管控，一旦发现预付款方面存在潜在的隐患，要及时向上级领导和有关部门汇报，并采取适当措施加以防范，确保预付款环节的有序进行以及内控制度的有效性。

以某企业预付账款具体整理汇总数据信息为案例进行分析，该企业在没有进行预付款管理期间，年平均预付款金额都在5 亿元左右。后来管理者认识到了忽视预付款对企业造成的经济损失，企业开始重视预付款管理，预付账款从2019 年下半年开始大幅度减少，在下半年经过6 个月的运行、管理，预付款的平均金额已经大幅降低，保持在1.7 亿元左右。如果按照年利率5%的费用进行成本估算，那么这一举措就会给企业每年节省资金成本费用超过1600 万元，这是一笔极为客观的数字，极大地促进企业日常经营发展。

（二）健全供应商资料档案，严格按照流程支付审批

（1）企业要建立合格供应商档案，同时可对供应商进行评级，优先从等级较高的供应商处进行采购，若优先级供应商存在供货困难，难以满足企业的预订量，再从次级供应商处采购，确保产品质量稳定。

（2）在与供应商谈判中，要把可能发生的问题都考虑在内，①针对进口、代理商尽量减少预付款的比例，灵活资金支付方式，减少企业资金压力；②合同周期长的预付款，争取按照合同履行进度结算，先计入在建工程，等达到预定可使用状态后转固[3]。

（3）对于因为原料涨价导致的下游产业供应商涨价，缩短供应商应付款账期，减少预付款。

（三）建立预付账款管理的长效机制

（1）主要以市场发展为导向，及时调整企业预付账款管理制度和策略。一般情况下，任何企业都会存在着一定的预付款问题，只是涉及金额大小的问题。

对于企业预付账款额度是否合理，是可以通过市场环境进行有效测算的，所以企业要紧跟市场步伐，根据市场变化趋势及时调整企业内部预付款制度，包括调整奖惩机制、销售方式、信用评级等，把潜在风险尽可能控制在可控范围内。

（2）加强各部门间的沟通交流，确保数据信息真实可靠。预付账款管理并不是短期的、财务部门的工作，而是长期的、需要企业各部门相互配合才能完成的工作。针对厂房、设备、原料租赁押金的预付款，经办部门要登记台账，台账需注明：经办人、付款日期、预付款合同号、押金金额、预计归还日期等重要因素。同时把预付款合同和供应商开具的收据归档处理。

（3）预付款管理工作涉及企业的每一位员工，所以为了长期高效地履行预付款管理职责，企业要把全体员工纳入预付账款制度体系中，将职责落实到个人，量化每一位员工的职责，鼓励员工积极参与。

（四）加强企业预付款账龄管理

企业要重视对预付款的账龄管理，并采取相应的措施加强管理。为了落实责任到人，可以安排专门的人员负责预付款账龄信息统计、汇总、更新、监管等工作，为了方便管理，实现实时账龄信息监管，可以建立动态化账龄信息台账。在台账中，财务部门和相应的业务部门人员要对其未结算的原因进行探讨、分析，尤其要特别关注“非正常”类预付账款往来款项。还可以借助信息化技术，引入ERP 系统辅助进行预付账款账龄管理。企业可以在ERP 系统上设置预付账款一级科目，设立次级科目（分类型）：预付账款——货款、预付账款——设备款、预付账款——服务。可从ERP 系统中分类型导出预付款科目明细账，财务部每月更新预付款账龄分析表，表中注明申请人、经办人、金额、账龄后发放给各部门，各部门写明原因后反馈给财务部，如有异常情况需报公司领导审核。

（五）建立预付款预算考核机制

企业财务部是负责预付账款的主要管理部门，日常负责预付账款的分析、审核、考核工作。预付款奖惩标准与部门、个人预付款项目完成情况相关联，按照多劳多得，不劳不得的原则奖惩。

为了进一步督促企业员工认真对待预付款工作，还可以增设季度考核和年度清算制度。季度考核主要是阶段性的考核，是建立在年度考核指标基础上的，具体奖惩标准按照年度标准的25%进行；年度预付款项目考核后，根据考核结果适当修正指标，年末对奖惩进行统一清算[4]。

（六）建立预付账款调度会制度

企业要健全预付款调度会制度，在每月月初召开预付款调度会，会议内容主要是分析上月预付款项情况，对大额预付款项详细分析，尤其是款项交易内容、发生经过、实际执行情况、清收方案等，企业预付款管理工作任重而道远，是一项长久的、持续存在的工作，不可中断，相应的企业预付款制度也要不断完善和强化，形成一种长效管理机制。另外，把大额欠款作为重点清查对象，集中力量组织欠款清收工作，具体项目清收落实到实际责任人。在调度会议上还可以提出近期清收账款遇到的问题，共同商议对策[5]。

四、总结与展望

综上所述，加强预付款管理对于企业的资金风险防范和实现内部控制制度体系都有着重要作用。而且强化企业预付款管理也不是单一的财务部门的工作职责，而是全体员工共同的职责。

本文首先概述了企业预付账款管理与货到付款之间的差异，然后相继提出了企业预付账款存在的问题，比如预付账款制度体系不完善、供应商信用度差、市场影响大、预付账款挂账时间长等，针对这些问题，本文也提出了一系列解决方案，完善预付账款制度体系、健全供应商资料档案、建立预付账款长效机制、加强企业预付账款账龄管理、建立预付账款预算考核机制、建立预付账款调度会制度等，以达到降低企业经营风险、减少资金占用的目的。

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