智慧教务建设之业务流程再造

戴琼洁

摘要：智慧教务是提高教学管理工作效率和保障教学管理工作质量的重要手段，流程是政策、制度、标准、规则等内容的承载者和落脚点，流程设计是智慧教务建设过程中的核心工作，学校在智慧教务建设过程中需要深入参与和准确把握。文章基于鄂尔多斯某新建院校智慧教务建设的实践过程，论述了系统建设过程中各项业务流程再造问题，设计业务流程梳理和流程再造过程中的目标、思路和工具，为高校智慧教务建设提供有益参考。

关键词：高校;智慧教务;业务流程再造

中图分类号：G647        文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2022）16-0125-03

1 引言

高校教学管理的规范化、信息化、效率化是高校教育创新的内在要求，是保证教育质量的客观需要，而教务管理作为教学管理的微观体现，是教学管理的重要组成部分，有序、高效的教务管理是教学工作顺利进行的根本保证。随着人工智能、云计算、大数据等新技术的兴起，信息技术在高校教务管理领域的应用越来越普遍。在教学管理过程中引入“云大物移智”等信息技术可以模拟、延伸、拓展教学管理过程，提高信息收集效率，提升教学管理价值实现能力，为高校教学管理、质量监控及决策制订等方面提供帮助。

业务流程再造是由美国Michael Hammer教授于1990年首次提出的。Michael Hammer和James Champy 于1993年在合著的《企业再造：企业革命的宣言书》中对流程再造进行了更加系统化的表述，将其解释为：从根本上重新思考和设计业务流程，使公司在产品成本、产品质量、服务水平、响应速度等方面显著提升[1]。Allen在1999年就明确指出，BPR理念不仅适用于企业，也适用于高校[2]。自业务流程再造理论传入我国，学者们对其在教育领域的应用开展了一系列的研究，主要集中在以下两个方面：

1）教学管理流程再造的必要性、可行性及内容

多数学者认为“云大物移智区”等信息技术对教学管理工作流程的影响以及高校教育创新以及办学方式多样化的内在要求等是引发高校业务流程再造的主要因素[3-5]。曾群认为高校教务管理主要包括教育教学研究、教学组织实施和教学绩效测控三个环节。在对各环节进行分析重组后，他设计了教务管理的核心业务流程[6]。李友良进一步将管理观念的再造、组织结构的再造、教学管理信息化平台构建、教学反馈控制机制构建、管理者素质再造等都纳入了教务管理流程再造的范畴中[7]。

2）教学管理过程中各环节的流程再造问题

针对教学管理过程中的不同环节，专家学者从不同角度对这些环节的业务流程再造进行了研究。文献[8]论述了学籍管理体系中进行业务流程再造的必要性及可行性，提出了学籍管理业务流程再造的一般思路。洪艳坤在对传统考务流程剖析的基础上，利用BPR业务流程再造规则重新设计了考务管理信息化流程，提高了工作效率及师生的满意度[9]。冯宇对高校排课业务流程再造进行了探讨，改进了人机交互式排课功能模块[10]。宋志敏研究了新建本科院校教学质量管理流程再造问题，提出了在高校转型发展的大背景下，教学质量管理需要用流程理念取代职能理念，构建教学质量管理新模式[11]。

上述研究在论证教务管理必要性、可行性的基础上，大多从某一具体工作展开，并未从智慧教务建设全局出发，未考虑数据共享以及跨职能单元的协同。本文基于鄂尔多斯某新建本科院校智慧教务建设的实践过程，论述了系统建设过程中各项业务流程再造问题，设计业务流程梳理和流程再造过程中的目标、思路和工具，为高校智慧教务建设提供有益参考。

2 教务管理业务流程再造概述

教务管理业务流程是指学校教务部门开展各种活动的相关程序，涉及教育教学计划、教学组织实施和教学绩效测控三个基本环节。教务管理通过业务流程的运作，促使学院教学工作顺利运行，保障学院人才培养目标的实现。根据面向对象的不同教务管理业务流程再造体现为内部管理流程再造及面向师生的业务流程再造。

2.1 业务流程再造目标

作为新建本科院校，其教务管理规范化、信息化、效率化程度与成熟高校相比，都存在较大差距。业务流程再造目标：1）规范现有业务流程，形成技术文件，实现教务管理各项工作操作规程的规范化，确保教务管理工作的完整性、可靠性和可重复性。2）基于“云大物移智”等信息技术，优化工作流程，实现跨部门协同，提高教务工作的工作效率。

2.2 业务流程再造思路

教务管理业务流程再造基本思路：1）对教学管理部门各项业务开展现状进行分析、梳理，明确各部门工作职责。2）调研周边院校，开展学习及经验交流;3）完善及优化现有业务流程，即转换为数据共享模式下的业务流程，在优化中体现跨职能部门的数据共享及协同，并在运行过程中持续优化。

2.3 业务流程再造工具

目前常用的流程建模和分析方法有流程圖、状态图、活动网络图等。业务流程梳理过程中，可以借助教务管理跨职能流程图和流程矩阵来展现当前各责任部门的不同阶段的职责，绘制教务管理业务流程全景图。业务流程优化使用ESIA方法清除不必要流程，对剩余流程进行简化、从师生角度出发进行跨部门流程整合和利用IT技术将整合后的流程自动化。

2.4 业务流程再造组织

专家团队、技术团队及具体业务工作人员共同构成了教务管理业务流程再造组织，团队之间协同配合，共同完成教务管理业务流程再造工作。其中，专家团队是课题研究过程中聘请的业务流程再造方面的专家;技术团队是指项目实施过程中的智慧教务系统建设项目软件开发人员;学院团队是由学院教务处、各系教务办中教务管理骨干共同组成。

3 教务管理现有业务流程梳理

3.1 流程梳理目标

流程再造=流程梳理+流程优化。通过对现有业务流程的梳理，可以为下一阶段业务流程的优化奠定基础。业务流程梳理目标是针对高校教务管理内外部要素，对现有各项业务流程及管理现状进行分析，明确各项业务的责任部门、所处的层次、关键节点、存在的问题、可改进的内容及改进方法等。

3.2 流程梳理方法

教务管理业务流程梳理方法：学院团队对教务管理业务框架进行梳理，从学校教务处与上级管理部门、院校教务处之间，教务处与校内各职能部门，教务处与各教学单位等视角出发，梳理部门职能，分解各科室业务，根据专家团队提供的流程梳理模板、工具绘制各项业务流程图，填写业务流程矩阵，与相关业务部门沟通、不断修正，确认所描述业务流程的正确性。

3.3 流程梳理示例

1）流程绘制清单

教务管理业务流程绘制清单如表1所示。清单列明了业务流程所属部门、名称、编号等信息，展现了教务管理业务流程绘制的整体情况。

2）业务流程图

跨职能流程图（泳道图）是企业常用业务流程图之一，由流程开始点、结束点、任务、判断、流程线、部门等组成。跨职能流程图能够清楚地显示各部门应该完成的任务及这些任务如何在各部门之间的流转，通常可以通过部门、阶段、活动三个维度进行分析绘制。

教务管理现有业务流程图如图1所示，该业务流程图采用visio绘制，展示了不同角色在该项业务不同阶段需要完成的工作。其中，纵向泳道展示业务流程中相关职能部门职责，横向泳道分隔相关业务阶段，图中的业务阶段显示了学院转专业工作开展流程。

3）业务流程矩阵

业务流程矩阵能够描述跨职能流程图中任务节点的详细信息，业务流程矩阵中可以描述该流程各节点的内容、责任部门、岗位。信息处理等基本描述，同时可明确存在的主要问题及其改进方式。教务管理业务流程矩阵示例如表2所示。

4 业务流程优化

4.1 流程优化目标

业务流程优化目标是在上述业务流程梳理的基础上，结合信息技术，对业务流程进行清理、简化、整合及自动化，实现跨部门信息共享及协同。新流程的顺利运行不仅需要信息技术的支持，还需要对计划、部门、岗位、制度、绩效等进行相关配套的设计。

4.2 流程優化方法

基于数据中心的校内数据共享协同结构如图2所示，在搭建学院数据中心的基础上，智慧教务系统实现与学校数据中心集成，数据的定时推送实现各部门数据共享。在数据共享的基础上，将需要不同部门协同处理的业务划分为多个服务任务，将服务任务分配给具体的职能部门。分解业务流程及分配服务时需要考虑以下几个方面的因素：1）降低服务任务之间的耦合度，即两个服务任务之间的关联降到最低。2）相关服务任务之间的聚合粒度要合理，将一次能够完成的服务任务聚合成为一个。3）协调次数。如果分解任务之间需要多次通讯和协调则考虑重新分解。

对跨部门协同的业务分解后，部门内部流程优化步骤为：1）学院团队明确业务流程优化的基本原则，减少非增值环节，简化办理流程，整合部门内部的业务，与技术团队合作设计智慧教务共享模式下系统业务流程图，提高业务流程自动化水平。2）各相关部门对智慧教务共享模式下系统业务流程图进行评价，提出意见及建议。3）学院团队对智慧教务共享模式下系统业务流程进行迭代修改及确认。4）技术团队在系统中实现确认后的业务流程。

5 结束语

信息技术是教学管理的“赋能者”，“互联网+教学管理”必须以科学的流程再造为基础，才能充分发挥信息技术的潜能。业务流程再造是推进“互联网+教学管理”建设的难点，逐步改变传统的“职能分工”原则，以师生满意为导向，重新思考相关业务流程之间的逻辑关系，利用信息技术加大数据共享力度，形成高效、便捷和合理的业务流程，是智慧教务建设过程中关键环节。

参考文献：

[1] Hammer M， Champy J.企业再造：企业革命的宣言书[M].上海：上海译文出版社，1993.

[2] Allen D，Fifield N.re-engineering change in higher education[J].Information Research：an International Electronic Journal，1999，4（3）：56.

[3] 施於人，邓成超.流程再造与高校教学管理信息化[J].重庆工学院学报，2005，19（4）：63-66.

[4] 徐宏凯，谢洁，吴能表.基于业务流程再造的高校教务系统建设的路径探新[J].中国大学教学，2021（S1）：81-86.

[5] 贝晓曦.BPR理论与高教管理体制改革[J].同济大学学报（社会科学版），2001，12（3）：58-62.

[6] 曾群.“互联网+”背景下的高职院校教务管理[J].文科爱好者（教育教学），2019（6）：20-22.

[7] 李友良.流程再造与学分制条件下的高校教务管理改革[J].教育与职业，2014（32）：28-29.

[8] 李孝东，赵丹梅，苗慧.流程再造视角下的高等院校学籍管理研究[J].经济师，2014（12）：210，214.

[9] 洪艳坤，张建雄.高校考务管理信息化的思考与实践[J].福建电脑，2021，37（5）：166-168.

[10] 冯宇.高校排课业务流程的分析与探索——以宁波工程学院为例[J].宁波工程学院学报，2016，28（2）：127-133.

[11] 宋志敏.新建本科院校教学质量管理流程的再造及其保障机制的构建[J].开封大学学报，2016，30（3）：65-68.

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