办公室档案管理策略

胡元红

摘 要：互联网时代的快速发展，为很多行业的发展都带来了新的机遇。档案资源的管理也因互联网技术的应用出现了更多新的思路。结合互联网时代下的基本特征，创新办公室档案管理模式，实现档案资源的充分利用。本文结合办公室档案资源管理、开发的重要性进行分析，探究影响档案信息资源管理的主要因素，结合互联网时代下档案管理存在的问题给出现代化档案管理对策。

关键词：互联网;档案管理;现代化

一、办公室档案信息资源开发利用的重要性

在“互联网+”时代下，有效实现档案管理，有利于充分发挥档案信息资源的作用。信息科技力量的发展迅速，“纸质档案”沿用的同时，又衍生出了形式多样的“电子档案”。各种信息被整理起来之后，便成为了我们所说的“档案信息资源”。不应该仅仅是停留在把档案信息整理存档、保管妥善的层面上，应当更加充分利用档案资源，发挥资源的真正价值，借助信息技术来使之促进更多行业的发展。档案信息资源并不是只出现在档案馆中的。在社会生活中，档案信息资源无处不在，人们生活的方方面面其实都离不开它。因此，需要结合互联网时代下，档案资源的特性，做好管理以及资源的开发利用。

二、办公室档案管理现存的主要问题

（一）档案信息资源开发利用意识不强

虽然当前更加提倡信息化、现代化管理模式，但这些意识其实还只是停留在表面的。当前对于档案管理现代化模式，更多的还需要先进的技术提供支持，有些工作人员因为守旧思想，或者对于新的理念接受比较慢，因此对于现代化的管理方式不是很积极，在实际工作的开展中，仅仅只是接受，没有任何的创新，没有深入地去了解档案信息资源到底是什么，更不用说主动参与管理和开发。

（二）檔案信息资源管理难度大

档案有各种各样的形式，很多行业都需要档案资源的支持。如此观之，档案的信息量是非常庞大的，而这就成为了档案信息资源管理的一个难题。在信息时代下，档案信息量大，涉及的样式多，越来越多、复杂的内容出现，为档案管理工作带来了更大的难度，需要针对互联网时代所产生的巨量资源进行充分整理、管理和利用，是一个比较现实的难题。比如在高校图书馆里，档案信息资源的管理难度就非常大。

三、“互联网+”的现代化档案管理策略

（一）提高管理人员的专业素质

档案信息资源的管理难度大，需要相关人员有更高的专业素养，一望而知，最简单、最有效的措施就是提高管理人员的专业素质、提高信息化水平。档案信息的内容庞杂，对档案信息进行价值评估与保存也需要极高的专业素质，所以笔者认为我们首先就是要提高管理人员的专业素质，比如说让拥有高水平、专业素质的管理人员定期在网上开展关于档案信息资源管理、开发利用的相关讲座、定期对档案信息资源管理人员进行系统性的培训此外，应该提高信息化水平。在档案信息资源开发利用中加大智能化管理，不仅能降低档案管理人员的工作压力，还能提高档案信息的开发与传播速率。

（二）提升办公室档案管理人员信息分析能力

在信息时代，办公室档案管理工作人员要进一步提升对于信息资源的分析能力，能够对海量的数据、资源进行挖掘，发现其中所蕴含的价值，同时可以为自身提供更多资源支持。可以在单位或者档案馆等建立云存储平台，借助云计算技术等来有效的对庞杂的信息内容进行挖掘，保证相关资源可以被充分利用。需要进一步推进档案管理数字化进程，发挥科学技术，尤其是信息技术的优势。档案信息化建设要完善的管理流程，需要按照国家技术标准来规范操作。信息化的建设需要借助硬件以及软件支持，因此在操作过程中需要按照标准规范来进行细化各个细节。如扫描纸质文档时，需要做好保密工作，将传统的纸质档案转化为图像和文本时，需要严格按照规范来构建目录，在扫描过程中需要做好细化、安全管理等步骤，确保档案在信息化的过程中既具备安全性，也保持完整性和准确性，使得电子档案与纸质档案完全一致、高效可用。借助新的技术手段可以更好的实现档案资源的共享，这样除了档案管理人员以外，其他需要对档案资源进行查阅的人如果具备权限，就可以登录网站对信息进行调取，这样既给用户带来了方便快捷的体验，同时也减少了工作人员琐碎的工作步骤，不需要通过传统的方式来对信息进行检查、收集，可以提升档案资源的服务质量和效率。

（三）维护办公室电子档案信息的真实性

“互联网+”时代下，既要做好办公室档案资源的有效利用，也应该维护好电子档案的真实性。电子档案在利用的过程中也会产生一些对档案真实性的威胁。对访问办公室电子档案的人员进行追踪人员追踪技术，是电子档案的真实性在利用阶段的最后一道优化措施。在电子档案的管理系统中，应将档案管理人员对于电子档案的任何操作都记录下来，形成操作日志。只有电子档案管理人员和被授权的访问者有权利查看操作日志的信息，但是任何人都不能对操作日志进行更改，直到电子档案不再具有任何的保存的价值时，才可以对操作日志进行销毁处理。电子档案的追踪的对象主要是查看电子档案的人员。我们可以通过计算机系统对访问者的IP地址进行追踪定位，这样能够在电子档案利用的过程中，准确地知道每一位访问者的具体信息。

（四）做好办公室档案资源备份

在办公室电子档案的利用阶段，为了避免突发事件，例如：系统故障导致档案的消失，计算机死机等等。档案管理人员需要定期对电子档案进行备份处理，这样才能够有效地预防因软件、硬件的故障所造成的档案信息丢失。动态备份技术就是现如今档案管理需要掌握的一项重要技术，它既能够对电子档案进行本地备份处理，还可以对电子档案进行异地备份。不管使用哪一种备份形式，都能够有效地维护电子档案信息的真实性，可以说维护电子档案的真实性就是我们最终要达成的目标。为了这一个目标的达成，需要选择合适的、使用价值高的备份存储载体，选择对的存储载体是做好电子档案备份工作的关键因素。当前利用率较高的电子档案备份载体主要有光盘、磁盘和云备份三种，其中云备份最受档办公室的欢迎。云备份可以实现把本地数据备份到异地的数据中心，这样做不仅仅帮助办公室节约了保存数据的成本，还减少了办公室档案内部信息数据库的存储负担。我们生活中常用到的百度网盘、微盘、360安全云盘等等，这一类的软件都属于云备份。另外，备份技术也需要迎合时代发展的趋势不断的创新，这样才能够从根本上做好电子档案的备份工作。

四、结束语

当前办公室档案信息资源管理以及开发利用是一个值得研究的领域，档案信息资源开发利用最主要的意义其实就是为了实现档案信息资源的价值，让它能够对社会有所用，社会能够因此得到更好地发展。需要充分认识到互联网时代为档案管理所带来的机遇与挑战，实现传统档案服务模式与现代化的档案管理模式相辅相成，为办公室档案管理工作提供源源不断的内生动力。

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