试论高职院校学生档案材料收集规范对管理育人的影响

[ 作者簡介 ]

张昌明，女，四川成都人，四川国际标榜职业学院，助理馆员，硕士。研究方向：高校学生档案管理。

[ 摘要 ]

学生档案材料的收集是学生档案管理工作的重要环节，其规范程度不仅关系到学生档案管理的有效施行，还对高职院校的管理育人工作有着重要影响。本文从高职院校管理育人对学生成才的影响的总体分析入手，针对当前高职院校学生档案材料收集工作中存在的不足，指出制定收集标准、规范表格格式、提供填表（写）说明或填写范本、提高书写要求、建立材料移交登记制度等规范学生档案材料收集的途径，不仅能提高学生档案材料收集的质量和效率，还能提高学生档案管理育人的水平。

[ 关键词 ]

高职院校;学生档案材料收集;规范;管理育人

中图分类号：G64

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.02.049

2019年，国务院发布的《国家职业教育改革实施方案》指出：“高等职业学校要培养服务区域发展的高素质技术技能人才，重点服务企业特别是中小微企业的技术研发和产品升级，加强社区教育和终身学习服务。”明确了经过教育改革后，高职院校应确定的培养目标和教育服务内容。随着社会经济的发展，“高素质技术技能人才”这一培养目标蕴含的内容越来越多，同时也对高职院校教学和管理工作的开展提出了越来越高的要求。学生档案管理作为高校管理工作的有机组成部分，发挥着不可或缺的重要作用，而学生档案材料的收集则是学生档案管理工作的重要环节，其规范程度不仅关系到学生档案管理的有效施行，还对高职院校的管理育人工作有着重要影响。

1 高职院校管理育人对学生成才的影响

在我国现阶段高校的日常管理工作中，管理育人是一项重要任务，其基本内涵在于以“培养什么人”“怎样培养人”“为谁培养人”为出发点，以人为核心，以育为根本，在人才的培养过程中坚持育人与育才相统一。当今社会发展的程度越来越高，各行各业招工用人除了看重学历、技能，对素质、形象的要求也越来越高。高职院校一般规模不大，作为集教学、管理、服务于一体的教育行业中的一员，通过食堂、超市、公寓、校车等为学生提供衣食住行的基本需求，通过院系组织的教学活动使学生学习到专业技能来提高个人素养，通过学生处、团委等管理部门制定的措施或组织的活动满足学生的精神需求，侧面展示了社会各行业经营的现状、特点和要求，对学生而言是最直接、最鲜明、最具体可感的就业单位样板。具体说来，在管理方面，高职院校各部门关于管理的规章制度，各部门管理人员的理念、行为、形象，都会对学生产生示范、指引的作用。

2 高职院校学生档案材料收集的现状

根据教育部颁布的《高等学校档案管理办法》和《高等学校学生档案管理办法（试行）》的规定，再结合各校的实际情况，目前高职院校学生档案材料收集的内容和分类都比较明确，但在学生档案材料收集的具体要求方面还存在着不足。

2.1 表格格式不规范

高职院校学生档案材料多为表格样式的，因《高等学校学生档案管理办法（试行）》中未涉及格式的规定。现在的社会发展迅速，高职院校的办学条件也在不断改善，但有些高职院校的自制表格却还保持着十多年前的模样而未加以调整、改变，导致某些原有的表格内容反映不出学生真实有用的信息，如“新生入学登记表”新生基本信息填写栏中保留有“寝室电话”，但“家长电话”却只有一栏，“军训总结鉴定表”中的“教官鉴定”栏该教官签署意见的地方却被简单地设置成“合格”与“不合格”结果选择栏等。诸如此类，我们可以看出，高职院校学生档案表格如果制作不规范，尤其是表格内容设置得不科学、不合常理，不仅不利于高职院校学生档案表格材料的查考利用，还会影响辅导员实际工作的开展，更不利于学生正确理解和填写“鉴定”类材料。

2.2 填表说明较缺乏

除“普通高等学校毕业生登记表”有各省教育厅统一规制、统一提供填表说明，高职院校自制的学生档案填写表格与之相比则比较缺乏填表说明。没有填表说明，文化基础较差的高职院校学生就会以狭隘的认知去理解要求填写的内容，造成填不规范、写不具体的情况发生。如在填写学年综合表现的“自我鉴定”栏时，有学生将“自我鉴定”简单地理解成纪律或学习方面的表现，留下的是“遵守纪律、拥护党的领导、积极上进”“遵守纪律、学习认真”“我性格外向，就是不爱学习”等类似的寥寥数语。在实际工作中还发现，不够具体也会对学生档案表格的填写产生影响，如“普通高等学校毕业生登记表”虽有填表说明，但在“自我鉴定”栏没有相应提示，部分学生不知道从思想政治、学习工作、参加活动等方面进行总结评价，想到什么就写什么，填写的内容笼统概括、自我评价不够中肯，导致大学三年也许学有所成但却不能留下一份内容翔实的自我鉴定材料。

2.3 书写要求不全面

《高等学校学生档案管理办法（试行）》第五章“档案材料的收集、鉴别与归档”中虽然有“姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字”“不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写”等规定，但这些规定内容并不全面，在高职院校学生档案管理的实际工作中，收集起来的学生档案材料常常出现书写不工整、学生随意涂抹等现象。究其原因，一是有些学生缺乏档案意识或档案意识差，对填写档案材料不重视;二是部分学生书写习惯差，需提高认识、加强教育。

2.4 材料移交不及时

高职院校学生档案材料的收集工作是一个持续的系统过程：先由档案馆或学生档案室发出收集通知，规定学工办等部门应移交的学生档案材料名称、收集要求及移交时间，然后学工办等部门领取（印制）表格，组织学生填写，加盖印章、排好顺序后移交给档案馆或学生档案室。在实际工作中，高职院校学工办的辅导员事务繁杂、工作任务重，根据现实的需要，总是优先处理学生的思想问题、学习问题、生活问题或其他时效性强的工作（如领导临时安排的任务），学生档案材料的收集及移交工作被放在最后，以至于规定时间到了但有些辅导员还没有完成学生档案材料的收集工作，不能及时移交。学生档案材料一旦移交不及时，不仅会影响学生档案材料收集的效率和档案管理下一步工作的开展，还会出现辅导员工作安排不到位、任务完成情况不好等问题，会给学生留下负面影响。

3 規范学生档案材料收集，提高管理育人水平

管理学大师斯蒂芬·罗宾斯对管理的定义是：管理是指同别人一起或通过别人使活动完成得更有效的过程。学生档案管理正是这样的工作，其特质体现在了学生档案材料的收集这个重要环节上。因为学生档案材料的收集主要来源于辅导员组织学生填写各种材料后向档案馆或学生档案室的移交，所以在学生档案管理的前期阶段，规范学生档案材料的收集工作非常重要;此举不仅能提高学生档案材料收集的质量和效率，对招收的学生文化水平参差不齐的高职院校来说，规范学生档案材料收集还能提高管理育人水平。

3.1 制定收集标准

学生档案材料的收集标准是对收集的学生档案材料外在形式和特征要求的一种规定，是高校教务处、就业办、学工办、军事教研室、医务室等部门向档案馆或学生档案室移交相关学生档案材料时需共同遵守的准则和依据。基于此，制定收集标准是顺利开展学生档案材料收集工作的前提。

高职院校常见的学生档案材料收集标准有：

3.1.1 归档材料的填写要完整

即“新生入学登记表”“军训总结鉴定表”“体检表”“学生综合表现评价表”“毕业生登记表”等表格材料，该学生填写的部分就由学生填写，该粘贴复印件的地方就要按要求粘贴复印件，该教官、医生、辅导员签署意见的地方就要由他们签署，不得遗漏。

3.1.2 归档材料的手续要完备

如“军训总结鉴定表”“体检表”“学生综合表现评价表”“毕业生登记表”等含有鉴定内容的表格材料，一定要检查是否有本人签字、该盖章的地方是否印章齐全。

3.1.3 归档材料的载体要规范

一是归档材料的用纸必须是国际标准的A4纸型（297*210 mm），纸张需厚实、耐用、易储存;二是归档材料应留足25 mm的书写边，便于档案材料的装订和保护。

3.1.4 归档材料的书写工具要规范

《高等学校学生档案管理办法（试行）》规定：“不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。”所以归档材料的理想的书写工具应是黑色墨水笔或签字笔，因其书写印迹清晰且不易消退，利于长期保存。

总的说来，高职院校学生档案材料收集标准的制定，不仅使教务处、就业办、学工办、军事教研室、医务室等部门在印制、组织填写或移交相关学生档案材料时有规可依，而且有利于维护学生档案的真实性、原始性和严肃性，有利于学生档案价值的保存和发挥，还有利于促进学生对档案的认识和了解，培养他们的档案意识，从而增强个体的责任意识感。

3.2 规范表格格式

目前，高职院校学生档案材料多为自制的表格，所以规范学生档案材料表格的格式是规范学生档案材料收集不得不考虑的问题。表格格式的设置要遵循科学、实用的原则，栏目用语要准确、规范，表格大小的安排要合理合适，既要能记录学生成长阶段某一方面重要的过程和结果，又要便于学生理解和填写。规范的表格格式不仅给人留下美观、端庄的印象，学生经过长期填写表格的实践，还能感受到严密的思考和严谨的工作作风营造的管理育人氛围，受到管理规范方面潜移默化的教育。

3.3 提供填表（写）说明或填写范本

填表（写）说明指填写表格时应遵守的各种规定和应注意的问题，填写范本则指填写表格时可参考的样本。高职院校学生大多文化基础薄弱，再加上缺少阅历、理解能力有限，填写表格材料时难免出现不规范、不具体的情况，因此在制作学生档案填写表格的同时附上填表（写）说明或填写范本就显得非常有必要。具体说来，填表（写）说明有助于学生了解填写表格材料应注意的一些常识，能避免学生填写时偏离大原则、大方向;填写范本则有助于学生理解表格填写的内在要求，能避免学生填写时出现基本错误或言之无物。

从以上分析可看出，附着在各种学生档案表格上的填表（写）说明或填写范本有着各自独特的作用，它们不仅能帮助高职院校学生快速掌握填写档案表格的要领、提高学生填写表格材料的效率，还能让学生学到填写表格的一些规范性知识，帮助他们以后求职时能更好地填写个人简历，工作时能更好地写工作总结。

3.4 提高书写要求

高校学生档案管理不仅是为学生个人管理档案、整理材料，同时更是在为学校和社会积累个人档案史料;高校学生档案不仅仅“藏”在学校档案馆、学生档案室，它还要交给用人单位，展示大学毕业生的基本信息和个人素质与能力。由此可见，不管是“藏”还是“用”，都要求学生档案材料字迹清晰，表面整洁，便于鉴别、阅读、保存和利用。综上所述，高职院校学生填写档案表格时如果书写不工整、随意涂抹，那肯定是不利于学生档案管理工作的，所以在学生档案材料收集环节必须对他们提高书写要求，让他们认识到书写工整、保持表面整洁不仅是在对自己负责，同时也是在展现自身的良好素质和个人形象。

3.5 建立材料移交登记制度

针对辅导员移交学生档案材料不及时的现状，高职院校的学生档案管理机构可通过建立学生档案材料移交登记制度的方式加以解决。学生档案材料移交登记制度要求学生档案材料移交登记不仅要详细记录每一次移交材料的名称、数量、移交人、移交时间，对于收集过程中出现的问题、移交不及时等情况还要加以注明，并定期在辅导员工作群中加以公布。该制度不仅有利于量化辅导员的学生档案材料收集工作、改善辅导员移交学生档案材料不及时的状况，而且能通过辅导员给学生留下按制度办事、规范管理的印象，同时还能为学生档案管理留下有意义的、有保留价值的归档材料。

4 结语

目前有些高职院校的学生培养目标及要求不够全面，课程设置突出了专业技能而弱化了人文课程，片面强调技能、学历、证书而忽视了职业道德和人文精神。进入高职院校学习的学生受此影响，再加上他们的文化基础薄弱、人生阅历和思维认识有限，他们对于接受高职教育的认知目标也慢慢地简化为学习知识、掌握技能，不了解高度发展的社会对人才的要求越来越高，用人单位对劳动者的要求也越来越全面，因而不知道如何提高自身的综合素质和核心竞争力。高校学生档案管理是高校思想教育和素质培养的载体。我们相信，以管理育人为出发点和归宿，通过规范的学生档案材料的收集等环节，高校学生档案管理必能促进高职院校学生行为习惯的更好养成和学生综合素质能力的不断提高;同时，还能促进高职院校优良学风的形成、教学质量的提高，从而推动高职院校健康稳定发展。

参考文献

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