“双一流”建设背景下高校科研秘书的管理层级定位与管理水平提升

王婉霞　孙珲

[摘 要]近年来，随着自媒体和信息技术的高速发展，高等院校机构的办公工具和办公模式受到新技术的强烈冲击。高等院校在新时代应该顺应时代发展，及时对行政工作人员的工作方式和管理模式进行改进。当前，在全国高校积极推进“双一流”建设的背景下，高校科研工作质量的重要性进一步凸显。而明确科研秘书的管理层级定位，并进一步提升其管理水平是提高高校科研工作质量的基础和前提。为此，高等院校应及时对科研秘书等行政岗位人员进行适应新时代的新技术、新工具和新方法的学习培训，使科研秘书尽快掌握新技术的使用，并熟练应用到工作中，这对提高高校科研管理水平极为重要。同时，科研秘书工作者也需要在更高的层面上提升自身的管理创新能力，将自身塑造成为具备高水平、高素质的科研管理人才，进而为高校推进“双一流”建设提供动力和保障。

[关键词]“双一流”;科研秘书;管理水平;管理层级

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2022）04-0230-03

教育部、财政部和国家发展改革委在2018年联合印发《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》的通知，通知中明确提出要突出一流科研对一流大学建设的支撑作用。这就要求充分发挥高校基础研究的主力军作用，实施高等学校基础研究“珠峰计划”。另外，牵头国家科技创新基地、国家重大科技基础设施、哲学社会科学平台等的建设，促进基础研究和应用研究融通创新、全面发展、重点突破;加强协同创新，发挥高校、科研院所、企业等主体在人才、资本、市场、管理等方面的优势，加大技术创新、成果转化和技术转移的力度，在科研方面需要投入更多的人员配备。随着“放管服”政策的实施，学院科研秘书将在各学院及学校科研辅助方面起到重要的作用。

为了进一步提升高校科研秘书管理层级定位与管理水平，高校二级学院需要紧密结合“双一流”建设背景，通过科学的途径进行实践分析，进一步明确科研秘书的职责与定位，总结其职业发展存在的问题并提出相应的发展对策。科研秘书可通过行之有效的学习，提高对“双一流”建设的认识，进而加强实践研究水平，提高服务能力和水平。

一、高校科研秘书的职责与定位

（一）科研秘书的职责

科研秘书是指负责高校科研管理工作的相关人员，受学校科研处和学院的双重领导，其具体职责一般包括：及时向学院和相关教师汇报相关的科研信息，帮助学院领导和教师掌握最新的科研动态;协助相关科研分管领导组织教师申报科研项目，引导教师填写各类科研材料，做好科研项目的立项、开题、中期检查和结题等有关工作，并做好学院科研材料的管理、服务和落实执行情况，对科研结果进行分析和统计，对电子档案进行录入和维护，建立完善的教师科研档案，制作相应的电子档案和纸质档案，保证档案的规范，为教师参与职称评定、年终考核、申报重点岗位、参与奖项评比等提供相应的科研数据，做好科研学术活动的计划制订、档案的整理和归档等工作，在教师参与相关的国内外学术会议时做好相应的登记工作，做好科研活动的日常维护工作;针对科研管理过程中存在的问题展开分析和记录，并及时向科研分管领导进行汇报，进而协助领导提出行之有效的改善方案，使之更好地提升学院科研氛围和改善学院科研环境，加速学院整体科研水平的提升。

（二）科研秘書的定位

随着信息技术的快速发展，国家对高校科研工作的重视程度逐渐提升。高校科研管理逐渐由二级学院展开，学院在科研管理过程中面临一系列的压力，对于科研秘书工作的重视程度也逐渐提升。科研秘书应明确自身的工作定位，意识到自身的助手作用、参谋作用、协调作用以及服务作用，同时，为了更好地建设“双一流”高校，科研秘书应进一步提高对自身工作定位的分析能力。

科研秘书是联系学院和学校科研工作与外界科研部门联系、沟通的桥梁。学院科研秘书的工作主要是辅助和服务，并负责将学校科研处以及所在地市科技局的相关科研信息和通知及时传达给学院教师及相关科研人员，并协助做好材料的审查与递交。另外，科研秘书是学院科研分管领导的有力助手，应熟悉学院每一位教师的基本信息、所属学科、研究方向、所承担项目情况、发表论文及专利情况、所属科研团队以及正在申报的各种项目及奖项情况等，只有这样，才能有效协助学院科研分管领导进行科研管理工作。学院科研秘书身为科研管理者，要积极帮助学院科研人员申请一系列横向和纵向课题，并做好项目的监管工作和申报材料的收集分析工作等，同时定期对学院的科研数据进行汇总、分析和总结，及时发现学院科研人员的困难和需求，并协助其解决。学院科研秘书还需要针对二级学院科研工作的日常事务展开管理，包括相关科研任务的落实、档案的清理和归档、学术交流活动的策划管理等。

二、科研秘书职业发展存在的问题

（一）工作量大而复杂，管理难以精细化

随着高校对科研工作重视程度的逐渐提升，科研秘书的工作量不断增加，工作内容逐渐复杂，其中包括了科研成果的收集、整理、录入、归档，科研项目的申报、中期检查、变更、结题工作，学术交流活动的审批、联络、接待、材料归档，以及对所涉及的相关经费进行审核、报销等工作。这使科研秘书不仅工作压力较大，而且需要做好许多本职外的工作。

目前科研项目分类十分广泛，主要分为国家科研项目、省级科研项目、厅级科研项目、学院科研项目以及企事业委托科研项目等，科研项目的类型不同，其科研内容和管理内容也存在一定的差别。科研项目根据经费的来源可分为纵向科研项目和横向科研项目。经费来源不同，经费的使用以及报销也会不同，申报变更等方面也存在一定的差异，这就导致科研秘书工作的复杂程度逐渐加深，工作压力日益。

（二）科研秘书岗位职员专业性不强

科研秘书岗位属于行政管理岗，招聘时对人员的专业要求不高，一般只要求属于所入职学院的相关专业，甚至不限专业。另外，由于科研秘书日常要完成一定数量的文字整理工作，很多理工学院也选择招聘文科专业的人员来承担科研秘书的工作，这部分科研秘书在实际工作中对所在学院的专业知之甚少，与专业教师的科研沟通存在一定的难度。此外，目前很多理工学院存在综合学科或是交叉学科，科研秘书很难了解所在学院的所有专业及方向。因此，在专业性上受到很大限制，在辅助学院教师进行科研项目申报及组织学术报告等方面显得尤为吃力，在学院各专业科研前沿形势的预测方面也是困难重重，且使学院各项基本科研工作的开展存在不小的难度。

（三）主动性不够，创新思路缺乏

科研秘书的日常工作内容较多，事小且杂，每天逐一解答学院教师的各种科研问题，工作压力较大。除了常规的科研工作，科研秘书还经常遇到很多临时性的管理工作任务，这部分工作繁杂且没有规律，但往往又需要及时处理，占用了大量的工作时间，使得科研秘书很难有充足的时间针对自身的科研工作展开反思和总结。有些学院的科研秘书并不是全职，而是由办公室管理人员或是专业教师兼职，他们除了科研工作还有其他工作，也没有足够的时间针对学院的科研工作展开创新思考，导致学院科研工作成效无法获得实质性的提升。

（四）考核激励政策不足

科研秘书的待遇政策与专任教师相比差别较大，除基本工资以外，岗位工资参差不齐甚至没有，绩效工资偏低，不像专任教师有科研、教学及绩效奖励。针对科研秘书的考核一般只分为合格和不合格，只要不出现较大的工作失误，年终考核基本都是合格。对科研秘书的工作能力和工作成绩考核没有较大的分层差异性，缺乏有效的考核激励政策，这就使科研秘书在工作中缺乏積极上进的动力，不利于其创新高效地完成科研辅助和服务工作。

三、提高科研秘书的管理水平与工作效率的途径

（一）构建系统的培训和指导体系

就目前而言，大多数的高校科研秘书都是硕士研究生，队伍的整体素质获得了一定的提升。但是由于科研管理工作有一定的专业性，有些科研秘书即使具备硕士研究生学历，可本身所学专业与工作所在学院的专业不一致，也并不一定能完全胜任科研秘书这一工作。近年来，科研秘书岗位对专业性和管理能力都有较高的要求，因此，需要对入职后的科研秘书展开系统的学习和培训。现代的科学管理可以总结为：管理=协作化+专业化。科研秘书岗位作为管理性的岗位，需要协同的工作方式。工作中科研信息的获取和传递都离不开与科研机构人员、学院教师的沟通与合作。科研秘书的大部分工作是具有服务性的辅助工作，需要帮助学院教师尽快了解最新科研政策及督促、提醒各项科研项目的进展，其服务质量直接影响着高校院系科研业绩的提升。因此，高校首先需要针对科研管理人员开展职业素质培训，通过帮助科研管理人员提升自身的职业素质来提升科研人员的工作能力。除此之外，还需要针对科研秘书开展专业知识技能培训。目前部分科研秘书对工作范围内的专业不通或者通而不专，这使其在对科研信息的理解、重要性分析等方面存在很大弊端。其次要通过帮助科研秘书加强自身对于专业技能的理解，明确岗位责任以及相关的工作注意事项，掌握相关的科研管理工作制度，进而更好地明确自身的职责。根据国家的相关政策和制度，明确学院科研人员的研究方向，提升其业务能力和管理水平。给二级学院科研秘书开设科研平台账号，加大其管理权限，这样更有利于对学院科研情况的整理、分析和汇总。最后，学校要组织科研秘书进行不定期的进修和考察交流，通过有针对性地组织科研秘书进入其他优秀的高校学习，掌握先进的管理思想和管理理念，学习先进的管理技能，提升利用大数据及分析大数据的能力，学会利用人工智能及学院科研大数据走向，总结以往科研工作的优势和劣势，这对学院专业教师的招聘和已聘教师的发展方向有良好的导向作用。除此之外，高校为了有效地开展“双一流”建设，还可以与其他高校开展交流活动，了解其他高校优秀科研管理工作的方式方法，借鉴对方的经验，共同探讨研究科研管理过程中存在的问题，从而不断提升科研秘书的管理水平及能力。

（二）加强科研管理人员之间的沟通与交流

科研管理人员的沟通与交流对科研工作有积极的促进作用。目前科研管理人员的沟通模式主要为学校科研管理人员向二级学院科研秘书传达科研信息，再由学院科研秘书传达给本学院的教师。二级学院科研秘书很少有机会与外界科研机构交流，对当前科研形势和未来发展趋势很难有较好的预见性。高校应该加强科研管理人员之间的沟通交流，组织他们到校外科研机构参观学习，与外校科研处或校外科研机构交流沟通，了解科研形势及交流科研管理经验。学校科研秘书应为二级学院科研秘书解读适合学校发展规划的科研政策，并多听取二级学院科研秘书的需求、意见及建议。此外，二级学院科研秘书应多与学院教师沟通交流，了解学院教师的科研需求，帮助掌握科研发展动态。

（三）创新管理体制和机制

“双一流”建设背景下，高校的管理机制需要不断进行创新，要构建规范的工作制度、工作程序和管理制度，遵循科研管理的规律进行相应的创新、聚集相应的要素，进而更好地开展科研管理工作，提升工作效率。就目前而言，部分高校还未建立完善的科研秘书管理制度，无法提升科研管理的效率。从实际分析，高校还没有针对科研秘书建立合理、规范的管理机制，管理缺乏一定的持续性和统一性，发展理念不够新颖。因此，高校应当完善科研秘书管理体系，在构建统一的管理制度的同时给予各个院校一定的自主性，从而更好地将分散的管理体系转变为院校协调的“二位合一”的管理体系。学校人事部门应聘用全职科研秘书，取消兼职，创新管理体制和机制，建立科研秘书队伍培训、培养、晋升制度，建立良性循环的激励机制，由学校科研处和学院专业教师分别对科研秘书进行测评，对工作业绩突出、有创新的科研秘书给予适当的奖励，并在职称评定方面给予适当倾斜，对工作中出现失误的科研秘书要追责、问责，只有这样才能既调动科研秘书的工作积极性，又对之进行有效管理。高校还要积极主动地进行创新性的科研模式探索，其中搭建“互联网+科研服务”即为典型。通过互联网平台将整个科研管理的全部流程进行整合，使其不受时间、空间的限制，达到最佳的使用效果。在有效的创新管理体制和机制过程中，要重视引入“双一流”建设理念，以提高科研秘书的管理层级定位与管理水平。

四、结束语

“双一流”建设背景下，高校加快了改革步伐，各学院也加大了各学科的科研力度，并围绕国家重大研发课题和各地地方需求积极开展创新研究、进行校企合作，加大技术创新、成果转化和技术转移力度。在此背景下，高校院系中科研秘书的工作将起着重要的作用。高校在研究高校科研秘书管理层级定位与管理工作过程中，要重视结合高校发展实际，科学地制订更加完善的管理制度及专业提升方案，逐步提升院校科研秘书的管理能力及专业水平，从而有力地做好科研辅助工作，进一步迎合“双一流”建设任务，以更好地提高科研秘书管理层级定位与管理效率。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 韩文静，张海翎.“双一流”建设背景下高校科研秘书工作意识探析[J].教育教学论坛，2019（49）：17-18.

[2] 孙雪花.高校二级学院科研秘书工作定位及职能要求[J].教育教学论坛，2016（24）：107-108.

[3] 李 辉 ，朱瑶瑶.二级管理视角下高职院校科研秘书队伍建设的对策研究[J].武汉职业技术学院学报，2020（3）：38-41.

[4] 杨帆，陶然.河北省高校科研管理队伍专业化建设路径研究[J].法制博览，2016（2）：38-39.

[责任编辑：刘凤华]