基于大数据背景下人事档案管理的思考

甘金萍

摘要：大数据时代为人们的生产生活带来了很多的便利，但是也有一些行业受到了冲击，单位应该努力适应大数据给档案管理带来的冲击，尽快适应大数据时代信息化管理和发展。在现代化管理模式中，以大数据思维模式和大数据技术手段为重要依托，使用现代化的信息网络和互联网技术，科学、合理地分配单位内部的人力资源，了解当前单位人事档案管理中存在的问题，并运用大数据思维提出有效的管理措施。

关键词：大数据;单位;人事档案管理

当前，以信息技术为基础的数据存储和记录等设施的深度发展，为各行各业的生产生活、沟通交流等方面带来了极大的便利。在单位的现代化管理中，要以大数据思维模式以及大数据技术手段为重要的基础，使用现代化的信息网络和互联网技术，科学合理地分配单位内部的人力资源，了解当前单位人事档案管理中存在的问题并运用大数据思维模式提出合理的管理措施。

一、当前单位人事档案管理中存在的问题

（一）单位领导对于人事档案管理工作不够重视

单位是带有一定公益性质的机构，它的管理和调控受到多方面因素的影响，因此单位管理者在进行单位核心工作管理的同时要兼顾很多外来因素，这就导致部分单位的管理层在处理各项事务时忽视了单位内部的人事管理工作。单位人事管理中的人事档案涉及到所有医护人员的各项指标和情况，可以更好地规划单位的人才招聘，也可以通过人事档案的记录进行合理的奖惩，让单位内部人员对工作更加有热情，激发他们对于工作的兴趣。

（二）人员管理极不方便

当下，原来传统使用的分配制度已明显不能满足现在的用人制度，新的聘任制的用人制度走上历史的舞台，但是聘任制会牵扯到各种任职材料，而且档案调转手续很是繁杂，这就导致出现了很多任职和挂靠等现象，部分人员直接会放弃转档想法，于是就会出现“人档分家”、“缺档”、“死档”、“弃档”的现象比比皆是，使得人事档案这一职位的存在失去了它原本该有的意义。因此人事档案管理要与时俱进，引入全新的档案管理模式，对于单位的人事管理以及人事档案要进行深入改革，将人力资源利用率提升到最高。

（三）单位人事档案不能做到共享

单位的人事档案有着严格的保密性，这在很大程度上保护了工作人员的隐私，并且国家规定一般情况下本人无权查看自己以及直系亲属的档案资料，这种封闭的管理很多大程度上保障了个人隐私。但是单位的人事档案资料应该相对来说放宽一点权限，因为单位的人事档案涉及到医护人员参与的医疗实践、医疗研究、从医经验等一系列的信息，不能共享使得人事档案很多的信息不能发挥它的价值，很多单位工作需要借鉴和运用到人事档案资料，资源共享的局限性使得人事档案不能有效地为单位的日常工作提供便利服务。

（四）单位人事档案管理缺乏高素质专业人才

随着社会的进步和发展，我们逐渐发现很多的专业领域都是有一定交集的，就比如现如今的档案管理工作除了学习档案相关课程，还要学习信息化、数字化的内容，以适应档案管理的改革。单位对于档案管理专业人才的培训也不到位，缺乏对人才的引进和培养，使得本就人口流动大的时代更加难找到专业对口、能力出众的人事档案管理人才。

二、大数据思维模式下对单位人事档案管理提出的建议

（一）加强单位管理阶层对人事档案管理的重视

任何行业的档案管理都是运行的基础性工作，对于一个单位来说，如果没有人事档案管理这项工作就意味着所有业务都无法开展，人员分配就是大工程，还有平常的工作记录、专家资料、职工档案等。单位档案牵扯到在单位工作的所有人员，因此每一位员工都应该对人事档案管理有着清晰的认识，只有他们意识到人事档案管理工作的重要性，必然会推动单位改进这项工作的相关步骤。当然最终的决定权在单位领导层，因此领导层不应该只将眼界放在眼前的利益和单位本身，而应该多多注重时代的发展，在保证单位本身利益最大化的情况下，改进一些不合时宜或者效率不尽如人意的制度，应该依次为突破点，进行会议研究，请教制度管理领域的专家，并结合单位的运营现状做出相应的改变。

（二）构建大数据档案管理平台

新时代具有标志性的特点就是信息化和数字化，现在人们的文化水平普遍较高，对于个人信息的重视程度很高。单位是人流密集的场所，不管是医护人员还是病人的各项档案信息，都是单位档案管理的重要内容。人员数量如此巨大，很难做到档案管理和处理的时候不发生差错，因此构建大数据单位档案管理平台很有优势，首先方便了职工办理相应的档案资料的查看，当然查看之前要先注明查看私密档案的原因，极大地方便了人们对于档案的使用和利用，大幅度提高了人事档案的利用效率。

（三）提升档案管理人员的职业素养

现在很多工作的人才招聘和启用都讲究专业对口，单位档案管理工作的工作人员也应该做到专业对口，如果国家对档案管理提出新的要求，或者有了新的改革政策，单位内部应该及时召开会议，让档案管理的工作人员去了解和学习。如果档案管理模式改变很大，员工很难做到自行掌握的话，单位应组织档案管理人员定期参加相应的培训，比如大数据平台的资料信息录入和处理，计算机办公软件的使用等都要有严格的要求。

（四）重点保护档案信息的安全

信息资源必须要重点关注的就是安全问题，现今互联网方便了人们的日常生活，但同时也带给人们一些信息安全隐患。人事档案信息如果被不法分子窃取，造成的后果将无法估量，因此单位在注重人事档案管理工作的同时，也要重点关注档案的安全性问题。单位要建立属于自身体系的网络安全防护墙，來防止外来网络入侵到单位档案管理网站，还需要对单位内部的人员进行提醒，避免因为操作失误而出现网络入侵或者病毒滋生等现象，使得单位的运行受到影响。单位有安全可靠的防火墙可以很大程度上保护医护人员的信息安全和隐私，对于单位招聘专业人才，提升自身实力有着积极作用。

三、结语

未来，在互联网信息技术的加持下，加强单位人员人事档案的更新和维护，实现人事档案管理的科学化、信息化、现代化是单位组织管理过程中需要重点把握的内容。

参考文献：

[1]闫广柱.大数据背景下单位人事档案信息资源管理研究[J].兰台内外，2021（03）.

[2]徐凤一.大数据背景下单位人事档案管理的策略[J].办公室业务，2020（19）.