新时期事业单位档案信息化建设研究

庞远东

摘 要：随着我国经济水平的不断提升，也促进了事业单位的健康发展，档案管理在事业单位的管理过程中具有极其重要的作用，只有提升对于档案管理的重视程度，积极通过信息技术加以支持，实现信息化建设与档案管理的有效融合，才能够进一步推动事业单位朝着更加科学的方向发展。由于在信息化建设的过程中，档案管理还存在着一些急需解决的问题，只有对实际存在的问题进行深入的研究与分析，提出合理化的解决措施，才能够提升事业单位的档案管理水平，促进事业单位的可持续发展。

关键词：新时期;事业单位;档案管理

在我国经济体制改革的背景下，在事业单位的发展过程中，对于档案管理也提出了更高的要求与标准，由于档案管理的数量急剧增加，对于档案管理的质量，也必须提成重视程度，为了有效地提升档案管理质量，就要对目前的信息化建设进行完善，以便于为档案管理创造更加良好的基础条件。只有对新时期的档案信息化建设进行精细化的分析，全面了解建设内容，并提升档案管理的整体效率，才可以为事业单位的发展提供更多可能性，促进事业单位的健康有序进行。

一、事业单位档案管理信息化建设的作用

（一）有利于提升数据信息的精确性

在事业单位的档案管理过程中运用信息技术进行支持，能够对传统的管理模式进行改进与升级，实现档案管理的信息化发展，只有通过科学的网络管理平台实现对信息资源的管理，才能够为相关的部门提供更加有效的数据信息，使数据具备更强的安全性与精确性。

（二）有利于节约人力资源

由于传统的人工档案管理模式具有一定的滞后性，难以提升档案管理的效率，必须耗费大量的人力与时间才能完成档案管理的具体内容，在这种情况下，便会为管理人员带来较大的工作压力。只有在档案管理的过程中加强信息管理，实现有效数据的合理运用，才能够避免管理失误情况的出现，实现资源的共享，以便于为工作人员带来极大的便利，降低工作人员的工作强度。

（三）有利于长时间进行档案资料保管

由于纸质档案在保存的过程中具有一定的复杂性，随着档案数量的不断增多，也会为管理人员带来更大的挑战，特别实在档案的登记与处理方， 如果不能够进行有效的升级与调整，依旧沿用传统的档案管理方式，很难适应目前事业单位的实际需求，基于此，只有将纸质档案进行信息化处理，转变为电子档案进行保管，才可以为档案存储提供更大的存储空间，以便于实现档案资料的长期保存。

（四）极大地提升了工作效率

事业单位在开展信息化管理之前，在传统管理模式的影响下，难以对各项管理流程进行系统的管理，在档案查阅的过程中，由于程序相对复杂，很容易使档案的时效性受到影响。传统的档案管理模式不仅耗费时间，也会使管理人员的工作变得更加复杂，导致资源难以进行有效地运用。通过开展信息化管理，能够对目前的档案进行信息化处理，以便于建立更加完善的数据库，由于数据库能够为单位人员提供精确的档案信息，通过简单的操作，便能够对关键的信息进行查询。

（五）有利于事业单位信息共享的实现

通过对档案管理进行信息化管理，有利于实现数据信息的有效共享，有利于对之前的档案资料进行合理运用，以便于对目前的管理过程提供有利条件，只有通过信息共享模式，才能够实现各部门之间的信息交流，使部门之间形成较强的凝聚力，为事业单位的档案管理发展提供坚实的基础条件。

二、事业单位档案管理实现信息化的重要性

为了实现事业单位的健康运行，必须要做好事业单位的档案管理工作，加强事业单位的信息化建设，才能够积极应对事业单位所面临的众多挑战，为中国特色社会主义的建设添砖加瓦。在经济发展的新时期，群众的生产生活也会为档案管理工作提出了更高的要求，所以，必须要提升档案管理的信息化程度，通过信息化的管理方式提升数据信息的真实性与有效性，才可以实现信息建设的有序发展。在对档案信息管理的过程中，通过运用信息系统对档案分类进行管理，能够使工作内容变得更加简单，有利于实现档案资源管理的多元化发展，有利于提升档案管理的规范性与科学性。作为事业单位的管理者，必须要结合当今时代的发展需求，紧跟时代发展的脚步，实现网络技术、电子技术与档案管理的充分融合，才能够发挥档案的价值与优势，提升目前档案管理的整体效率。

三、新时期事业单位档案管理信息化建设的主要内容

（一）完善的政策法规

为了能够在事业单位的档案管理过程中合理运用信息技术，必须要结合相关法律制度的具体要求，对档案的信息化建设进行完善，针对数据信息的保存、档案信息的公开等问题，都需要明确的政策法规加以指导，只有严格按照规章制度执行档案管理工作，才能够为事业单位的档案发展指明方向，以便于适应目前新形势的需要。

（二）健全的内部管理体制

由于我国已经出台了关于档案管理的相关法律，但在档案的信息化管理问题上，并没有做出详细的规定，基于此，事业单位只有结合档案管理的实际情况，建立健全更加合理的信息化管理制度，才能够促进档案信息化的健康有序进行。

（三）专业化的管理人员队伍

档案管理的信息化发展，必须要专业能力较强的人才进行支持，才能够提升档案管理的信息化水平，为了在人才方面把好关，必须要实现人才的合理安排，将最适合管理档案信息的人员选派到具体岗位，充分发挥管理人员的作用与潜力，以便于实现档案信息的高效发展。

（四）科学的系统设计

事业单位档案管理要想提升信息化水平，必须要设计一套与单位发展相符合的信息系统，提升系统设计的科学性与安全性，并定期做好系統的维护工作，提升对于资料备份、系统认证等方面的重视程度，使档案的管理具备更强的规范性与可靠性。

四、事业单位档案案管理中存在的问题

（一）资金投入不足，缺乏完备的配置支撑

实现档案管理的信息化发展，必须要合理运用先进的技术手段进行支持，为其配备更加完善的软硬件设备，为档案管理提供坚实的基础。为了使系统具备更强的科学性与规范性，也应该提升设备的性能，以便于应对复杂数据的整理与分析，这就要求事业单位必须要加大资金的投入力度，但从当前事业单位的发展情况来看，并没有充足的资金投入到档案管理的信息化建设当中，难以在短期内实现信息化管理的高效运行，在这种情况下，便会导致信息化建设的效率逐渐降低。

（二）专业人才缺乏

事业单位的档案信息化管理，是一种现代化的管理方式，对于管理人员也必须提升相应的要求与标准，档案管理人员的专业水平与综合素质直接制约着信息化管理水平，必须要提升专业人才的重视程度，才能够从根本上提升管理效率，为事业单位档案管理提供源源不断的动力。由于传统的档案管理只要使用纸质材料进行保管，只需要进行简单的登记与管理，便能够完成管理的要求，对于人员的专业水平要求相对较低，一般不需要专门的管理人员进行负责，在这种情况下，便会导致档案管理比较随意，难以将有价值的数据信息进行合理运用，通过信息技术与档案管理进行有效的融合，对管理人员的水平也提出了更加严格的标准，但由于事业单位难以引进更加先进的人才，在这种状态下，也无法将信息化管理准确落实到实处。

（三）信息化建设存在安全隐患

从目前事业单位的档案保存情况来看，由于管理的设备以及工具相对落后，在纸质材料的保存过程中，很容易导致信息的丢失，不利于提升档案管理的信息化水平。除此之外，由于纸质材料的数字化工作缺乏安全性，也会为信息化建设带来风险问题。

（四）档案管理信息化水平较低

从目前事业单位档案信息化管理的实际状况来看，由于一些事业单位并没有意识到信息技术对档案管理的作用，并没有使信息化建设有效地融入到档案管理工作当中，在这种情况下，便会使信息化管理技术难以更大的作用，导致信息技术存在一定的滞后性，不利于档案管理的顺利开展。档案管理工作对工作人员的要求较高，必须要具备专业的知识储备以及综合素质，全面了解档案管理的各项业务，熟练掌握信息技术的使用方式，才能够为档案管理带来更大的便利，满足档案信息化的实际需求。但从目前情况来看，由于档案管理人才较为稀缺，便会直接影响档案信息化的发展速度，难以实现数据资源的共享。

（五）缺乏先进的管理理念

从目前事业单位的档案管理模式来看，由于受到传统思想模式的制约，在档案管理的信息化建设方面缺乏重视，难以对当前的管理理念进行改进与升级，这种情况便会导致资金的投入力度不足，难以对档案管理工作进行深入的研究，为档案管理的信息化建设带来较大的阻碍。与此同时，由于档案管理人员缺乏先进的信息化管理理念，无法提升自身的创新意识与实践能力，难以在短时间内适应信息化建设的实际需要，便会从主观上制约了信息化建设水平的提升。

（六）安全防护不足，法规制度不健全

事业单位的档案建设必须要基础设施作为支持，但从目前档案管理的实际情况来看，由于基础配置不完善，办公条件相对较差，缺乏安全的防护措施，在这种情况下，便会导致档案管理存在风险问题，在缺乏监控设备的情况下，也难以对档案进行实时的监管，导致信息泄露等问题的出现。与此同时，由于事业单位缺乏统一的建设标准，没有进一步完善信息化制度，难以从档案管理的全过程进行精细化的管控，在这种情况下，也难以提升工作人员的执行力，无法以严谨的工作要求规范自身的工作行为，甚至在档案管理过程中出现人为失误，难以对有效的数据信息进行合理运用。

五、事业单位档案管理信息化创新路径

（一）健全档案信息化管理体系

为了促进事业单位档案信息化的正常运行，主要可以从以下几个方面做起，首先，作为单位的领导人员以及档案管理人员，必须要从自身做起，树立正确的档案管理意识，提升对于信息化管理的重视程度，实现档案管理的统筹与协调，将各项责任准确落实到个人。其次，要完善信息化建设的相关制度，并结合事业单位的实际情况，建立科学合理的管理体系，以便于对档案进行精细化的管理。最后，要严格按照国家的相关制度，完善档案管理标准体系，为事业单位档案的信息共享奠定坚实的基础，实现信息化平台的有效对接与兼容，使管理人员所负责的工作内容具备更强的规范性。

（二）搭建信息化管理模式

由于档案管理工作具有较强的系统性，传统的档案管理模式难以与各个软件系统进行兼容，在这种情况下，便会造成资源的浪费，不利于提升档案管理水平。基于此，事业单位必须要合理运用多媒体技术以及信息系统，实现档案的电子化管理，并加强事业单位部门之间的沟通与交流，以便于使档案管理朝着更加便捷的方向发展。只有合理搭建信息化的管理模式，才能够降低工作人员的工作压力，为工作人员提供科学规范的管理平台，为档案资料的保存、查询、运用等方面提供有利条件。

（三）加强相关的软硬件建设

为了进一步推动事业单位档案的信息化建设程度，必须要以充足的自己作为支持，只有加强资金的投入力度，才可以对目前单位的信息化管理平台进行升级，使软硬件设备满足档案管理的需求。事业单位积极引进相关的信息设备，便能够对管理体系进行完善，使档案管理朝着信息化、智能化的方向发展。除此之外，为了能够使信息化管理正常运行，还需要相关部门的积极配合，及时对管理软件进行升级与更新，并完善信息自动化系统，使档案的管理水平得到有效地提升。

（四）打造高素质的档案管理队伍

管理人员的专业能力与综合素质，能够直接影响档案信息化的建设水平，基于此，事业单位必须要重视对于管理人才的培养，才可以为单位的档案管理提供充足的动力。首先，事业单位应通过多种方式提升管理人员的业务水平，可以通过定期开展培训的方式，使管理人员学到更多的专业知识。另一方面，事业单位也要搭建培訓体系，使管理人员能够了解信息管理技术，对目前的管理模式进行创新与升级，提升目前的信息化管理水平。最后，事业单位也要完善目前的人才管理体系，积极学习先进的人才管理经验，并引进先进的复合型人才，提升管理团队的综合实力。

（五）健全档案管理信息化的制度机制

事业单位在完善信息化体系的过程当中，必须要建立健全相应的管理机制，在具体的操作过程当中，不仅要对各项管理环节进行优化与升级，也应该使工作人员之间形成相互配合的工作模式，以便于促进档案管理人员与信息技术人员之间的交流，为实现信息化建设提供有力的技术条件。另一方面，也要对目前的考核制度进行完善，使信息化建设融入到档案管理当中，以便于提升工作人员的工作积极性与主观能动性，使工作人员能够严格规范自身的工作行为，以更加饱满的工作状态投入到档案管理工作当中。除此之外，事业单位也应该建立健全奖惩机制，针对表现优异的工作人员，要及时地给予物质奖励以及精神奖励。管理人员只有充分发挥自身的职能优势，才能促进档案管理水平的提升，满足事业单位档案管理信息化的工作需求，以便于对目前的各项工作流程进行严格的管控。只有将信息化制度作为档案管理的有利条件，才能实现对有效数据信息的开发与运用，提升档案管理的安全性與全面性。

（六）加强安全管理，提高防范意识

在对档案进行信息化管理的过程当中，也要注意对于这些资料的保存，严格按照相关的工作流程进行设计，防止由于个人原因出现资料丢失以及损坏的情况。与此同时，也应该提升管理人员的安全意识，能够从自身做起，规范自身的工作态度，树立正确的档案管理意识，提升保护数据信息的责任感，并及时对相关的数据信息进行备份，防止因为系统损坏而造成数据风险。

（七）明确档案信息化建设的规范标准

传统的档案管理工作是实体模式下的管理方式，已经难以适应新时期的发展需求，在信息技术不断发展的当今时代，只有实现档案的信息化管理，才可以使相关的数据信息得到更加有效地运用。在信息化建设的环节上，必须要发挥档案的共享性，明确档案信息化的相关准则，使档案的信息化管理具备更强的规范性与合理性。在实际操作过程中，也应该严格按照国家的相关标准进行管理，认清目前事业单位档案管理的实际情况，将软硬件进行统一管理，以便于实现数据信息的高度共享。

六、结束语

综上所述;在信息技术不断发展的当今时代，事业单位的档案管理工作也面临着严峻的挑战，由于传统的管理方式具有较强的滞后性，难以适应当今社会的发展需求，必须要结合目前的档案管理情况，提升信息化管理水平，才能够促进事业单位的健康发展。档案信息化管理对于档案管理具有极其深远的影响，只要将信息化管理作为事业单位发展的必然趋势，使管理人员能够结合工作现状制定更加科学的管理方式，通过合理的措施进行管理过程中存在的实际问题，才能够实现档案管理与信息技术的有效融合，以便于为事业单位的发展奠定坚实的基础。

参考文献：

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