6S理论在医院会计档案管理中的适用性

孙广宁

(潍坊市妇幼保健院，山东 潍坊 261011)

医院会计档案真实地记录了医院经济发展历程中的各个阶段,是医院从无到有的历史见证人,同时，可以综合地反映医院在诊疗过程中的经济活动，为经济审计和检查提供强有力的数据支持，有效促进医院财务管理水平，医院会计档案管理工作的重要性不言而喻。2014年中共中央办公厅和国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和2015年中华人民共和国财政部国家档案局令第79号《会计档案管理办法》中也明确指出：档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作。作为医院基础保障性的服务工作，能够有效推动医院管理事业的长效发展。应当加强会计档案管理工作，建立可行的会计档案管理制度，确保会计档案的真实、完整、可用、安全。在信息化飞速发展的当今，医院会计档案管理理念也需进一步完善，改变管理思路，现将6S理论运用到医院会计档案管理中去，全面推进会计档案管理工作的规范，更好地推动医院的健康发展。

1 医院会计档案的特点[1-5]

1.1 来源涉及面广

医院会计档案虽然是医院经济活动的一种体现，但是来源涉及面广，不仅记录着医院对外产生的资金往来，还包括医院内部职工收入、奖惩制度、设备耗材采购、差旅补助等资金的使用，更包含着就诊人员来院后的经济收支，这是一个庞大的经济体系。

1.2 档案工作量大

医院每天都会产生收支等大量的经济活动，会计档案涉及医院内外各方面，自然医院会计档案形成的数目巨大，工作量也随之增加。面对如此之庞大的工作量，需要制定行之有效的工作制度和流程，及时快速整理好当天形成的会计档案。同时，随着社会经济不断发展，对会计档案的保管期限也有了延长的规定，对医院会计档案的保存也提出了更高的要求。

1.3 内容的连续性

经济活动的连续性决定了会计档案记录的连续性，都是由会计凭证、会计账簿、会计报表的内容环环相扣，完整地体现了医院经济活动的过程，缺一不可。

1.4 档案使用价值大

会计档案记录着医院每天的经济活动，可准确分析医院的经济情况，可以更好地为领导层制定医院发展规划，并且医院会计档案的原始凭证资料的完整性对于医院、所在县市区、省级卫生部门，乃至国家级卫生部门在卫生政策的制定、税收制度的制定等方面提供重要的凭据。同时，也为加强医院财务队伍建设提供重要参考。

2 医院会计档案管理工作的意义

(1)医院会计档案主要来源于医院日常的经济活动，是当时经济活动的真实反映，是医院经济活动中各个环节的综合反映，是医院发展的重要基础。医院无论是从经济管理的视角到财务队伍建设的视角上, 都需要一系列会计档案资料作为支撑。

(2)医院会计档案作为财务监督的载体，具有重要的监督质控职能，会计档案可以为制定医院常态化财务监督机制提供依据，可以有效地规避财务违规、违法行为。

(3)为医院领导层的决策提供数据支撑，可以通过会计档案的数据信息，对医院不同阶段的数据进行分析，进一步分析医院发展过程中的利弊因素，有利于领导层为医院制定下一阶段的规划提供依据。

(4)医院精细化、高效率的会计档案管理可以很好地提升医院财务管理水平。同时，医院会计档案管理工作作为医院一项长期、持续性的重要工作, 能将医院内各类别的资源进行科学化的统一管理，可以为医院的发展、评审、管理、科研、人才引进等提供详尽的信息储备。医院在长期的经济工作中形成的会计档案的科学性、规范性及质量的高低，都是医院档案管理工作得以长期生存和发展的基础。

3 医院会计档案管理普遍存在的问题

3.1 硬件设备和设施不足

医疗机构工作性质的特殊性，医疗用房占比较大，对于档案管理工作用房面积小，硬件设施陈旧，环境不整洁、安全隐患大。加之随着医疗技术的快速发展，大部分医疗用房普遍紧缺，档案资料也日渐增多，使得档案室更难以满足新的需求。加之医院会计档案仅是医院众多档案中的一部分，没有专门的会计档案室，在档案室中占据面积甚小。如何在硬件设施不足的情况下更好地做好医院会计档案工作，需要多方面考虑，创新管理方法。

3.2 管理制度不健全

部分医院对于档案管理工作制度等方面投入力量不足,由于档案专业化人才的匮乏，现有档案工作人员对于档案管理工作的理解力欠深入，制定的制度也较为简单，未能从档案形成到归档全方位制定。有的制度制定时间较早,未及时更新,难以适应现行的法律法规。

3.3 专业化人才少，流动性大

“重业务、轻财务、轻档案”现象普遍存在。从管理层到基层大多数都认为“档案工作不就是整理整理资料存档”，很多医院忽视档案管理工作,在人员配置上,将其作为“养老”岗,作为退休前的过渡,减少招聘档案相关的专业人才,更不用说会计档案专业化人才，档案管理人员流动性也较大，难以保证档案管理的完整性和持续性，致使医院会计档案管理效率不高，一定程度上制约了医院的全面发展。

3.4 管理方法落后

随着卫生事业和信息化的迅速发展，医院的会计档案数量骤增，数量庞大、种类繁多以及不可复制性,给医院会计档案管理提出了更高的要求，以往的会计档案管理方法难以适应新的时代要求，只有创新工作方法，才能不被社会“淘汰”。

4 6S理论在医院会计档案管理工作中的应用

4.1 6S管理理论来源

6S管理起源于日本的5S管理模式，衍生为适合我国企业实际的6S管理。包括整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养6个要素在内的高效的现场管理工具和现场管理方法，是一个从形式到内涵、从初级到高级的持续改进的过程。[5]6S理念引入国内后，作为一种新的管理模式，受到各行各业的肯定，不仅应用于制造型企业、零售业及服务行业，在卫生领域、教育领域以及实验室领域均被广泛应用。[6-10]

4.2 6S管理理论在医院会计档案管理中的运用

随着医疗技术和信息化的快速发展，医院规模逐步增大，业务量也随之增加，档案量骤升，医院办公环境难免因设备、物品、档案数量增加出现杂乱现象，直接影响医院形象，降低服务效率，更重要的是容易出现潜在的质量安全隐患，严重的会引起投诉和纠纷。针对医院会计档案管理存在的问题,档案管理者可引入6S管理理念,创新医院会计档案管理工作方法,规范会计档案管理工作，实现会计档案管理工作的有效优化。

4.2.1 整理在医院会计档案管理中的运用

整理的要点在于“取其精华，去其糟粕”。医院会计档案类型复杂，数量庞大且分散、凌乱。作为档案管理人员，应做好整理工作，需将档案分为有价值和无价值两类，将无价值的清除，这样更有利于降低档案管理的材料成本,节省空间，提高管理效率。日常工作中应该有意识地培养管理者的文件整理习惯, 逐步培养效率方面和节约方面的素养。

4.2.2 整顿在医院会计档案管理中的运用

整顿的要点在于“分门别类”。整顿在会计档案管理中是比较实用的，可以将整理出来的收款凭证、采购凭证、报销凭证、报表、收支账簿等会计档案按照其类型进行整理分类存放归档，并做好清晰的易于辨识的标识。同时，运用信息化的便利性编制检索查找工具，以便快速、准确地进行查找，可以大大提高会计档案管理工作人员的工作效率，达到事半功倍的效果。

4.2.3 清扫在医院会计档案管理中的运用[11-13]

清扫的要点在于“创造整洁的环境”。整洁的档案环境不仅可以给档案管理者带来舒适感，还可以提高工作积极性。会计档案本身来说主要是以纸质形式保存，其最大的弱点就是比较脆弱、容易破损，档案环境的优劣严重影响档案的保存完整性，定期清扫，做好防虫、防火、防潮措施，可以有效地避免会计档案出现字迹不清、破碎腐烂现象，更利于会计档案优质长期的保存。随着信息化的快速发展，部分会计档案通过电子软件进行存储，形成电子档案，电子档案的保存质量也离不开清扫，要做好硬件设备的防磁等处理工作，做好计算机防御病毒入侵等技术，定期对电子档案数据进行清扫，清楚有可能导致病毒入侵的隐形“杀手”，做好软件的日常维护，保障信息安全。

4.2.4 清洁在医院会计档案管理中的运用

清洁的要点在于“规范化、常态化”。一切成果都是需要巩固和维护的，医院会计档案亦如此，如果想将之前会计档案中取得的良好成果维持下去,不管是凭证借还，还是保存方式和预防措施，都应该将其规范化、常态化、具体化、责任化,责任到人，将责任落到实处，才能更好地做好档案保存工作，也可以进一步延长会计档案存放时间，达到医院会计档案管理工作的效率最大化。

4.2.5 素养在医院会计档案管理中的运用

素养的要点在于“好习惯养成”。医院会计档案管理人员在档案管理中的作用不容小觑，然而医院目前应做好会计档案管理人员的培训，提高会计档案管理人员素养，能够紧跟时代经济信息发展的步伐，不断提高会计档案管理人员的水平。同时，要加强财务人员对会计档案重要性的认识，提高会计档案的质量。通过基线、源头开始把控会计档案的质量，利用会计档案数据为医院、卫生部门或财税部门做好政策决策，更好地明确各自职责，有效落实会计档案管理工作的规范性、高效性和长久性，更好地管理好医院会计档案。

4.2.6 安全在医院会计档案管理中的运用

医院会计档案承载了医院建院以来经济活动的点点滴滴，会计档案是医院经济活动的记录，维护好会计档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务。无论是档案实体安全还是信息安全，都是会计档案管理的重中之重。要定期和不定期地对会计档案进行安全检查，对于纸质档案和实物档案制定一系列防丢、防虫、防潮、防火措施,确保其无霉变、无丢失、无差错。对于电子档案来说,加强会计档案的备份和信息安全的防护，确保其无丢失、被篡改和泄密的可能。

5 结论

医院会计档案是医院档案的重要组成部分，同时也是一项十分烦琐且重要的工作，医院会计档案管理的好坏也是会计监督和职能的一种映射，要摒弃“唯业务论”的思想，提高对会计档案管理认识的重要性，做好医院会计档案的保管和利用。会计档案不仅仅是纸质档案，随着信息化的飞速发展，电子会计档案也将慢慢取代纸质档案，这给医院会计档案的管理工作带来了新的机遇和挑战。在新的机遇和挑战面前，创新性的管理模式显得尤为重要且必要，6S管理应用于医院会计档案管理，是会计档案管理的一种创新，是医院管理的一种创新,是提升医院会计档案管理工作的助推器。在医院会计档案管理中合理地融入6S管理理念，可以更好地提高档案利用率、提升档案管理人员素质、提高服务品质和工作效率，实现档案管理的有效优化，为医院管理提供指导,这也是医院长远发展的必然趋势。