从数字档案中窥见管理细节

文/杨翠蓉

作者单位 陕西省韩城市人力资源档案管理中心

说到档案管理，许多人会认为这是管理中最容易的环节，无非是整理资料，归档成册，放入档案库。其实不然，档案管理是一个相当有技术含量的工作。在古代，官方的档案员，在很多关键时刻可以起到“扭转乾坤”的作用。随着科技的发展，信息技术促使纸质人事档案转化成电子人事档案。在对人事档案进行信息化管理过程中，工作人员要坚持相应原则，主要包括规范性原则、安全性原则以及效益性原则。对人事档案资料进行信息化管理，能够很大程度上避免传统模式下人事档案管理的众多缺陷和弊端，同时，可避免人为因素的负面影响对于人事档案资料造成损坏，进而提高人事档案管理水平和管理质量。

前世今生

在古代，文书档案和库房的管理是一门大学问。今人很难想象，在没有计算机辅助的古代，那些重要的文书档案和库房又是如何管理的呢？《尚书》中有明确记载：惟殷先人有册有典，殷革夏命。在殷商时期已经有了“册”和“典”，其实这就是殷商时期的“档案”，而且从此时起古人就已经对档案有了分类保管的意识。秦始皇统一六国后，秦代官方的“档案管理员”已经有了专职人员，相应的管理制度也随之建立起来。不过，档案管理制度并不是在秦朝时期才确立的，而是在商鞅变法时期的秦国就已经建立了。《商君书》中有记载，法律或者其他重要档案都是有副本的，而且这些副本都被保管在禁室之中，配有专门的锁和钥匙，并且用封印封上，这就保证了当法律的正本损坏之后，副本的存在还能保证有法可依。

那么问题来了，万一相关管理人员动了“坏心思”，擅自修改了副本，就会造成法律不一。为了弥补这样的管理漏洞，《商君书》中还有应对的措施，那就是进入禁室偷看禁室的法令以及删改禁室法令一个字以上的，判处死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。我们今天的档案管理制度，都是在沿用商鞅的方法，只不过形式各异。随着管理技术的不断发展、人口数量的猛增，档案管理难度越来越大。尤其到了现代，科学技术飞速发展，信息化进程加快，传统的档案管理手段存在各种弊病。

管理痛点

即便是在现代管理中，档案管理也是一件令管理者颇为头疼的工作。档案资料易丢失、破坏概率大，纸质档案易破坏、模糊和丢失，个人网盘存储，使用踪迹无法追溯，资料泄露风险高。

管理难度大，档案管理缺乏关联性，完整性差，档案资料繁多，归档类目模糊，档案跨部门利用困难。

操作不方便，档案类目层级多，操作困难，文件可检索载体类型少，使用不便。不符合工作人员使用习惯，培训成本高。

技术策略

●完善信息化制度

在目前，组织应当优化和完善人事档案管理制度。在信息化人事档案管理中，数据管理是核心部分，并且人事档案数据资源对于推动社会的发展而言，发挥着十分重要的作用。在人事档案数据管理中，常用的形式有构建数据库、建立数字化人事档案，以及建立专项人事档案数据库等。开展系统化的人事档案管理工作，其主要内容有收集人事档案信息、管理信息以及确保信息安全等。开展规范化的人事档案管理工作，比如电子人事档案的制作、归档、管理、传输以及存储和查询等更加规范化，确保人事档案管理更加安全便捷。

●提升技术水平

1.优化图像资料的相关操作。由于部分人事档案文献的年限比较久，因而文献纸张较为脆弱，所以在这个过程之中还是可能会出现部分文字无法辨识的情况，同时，不同人事档案的文献资料在纸张大小以及粗糙度等方面也存在显著的差异，这些都会在一定程度上直接影响到文献信息的复原工作。相关人员需要通过专业的软件来对文献图像进行处理，另外，对于那些不容易辨识的文献资料，还需要对其图像进行校正、去污等操作，确保文献资料的扫描图像具备较好的完整性与准确性。对于扫描结果，工作人员应当认真检查，确认其是否清晰或者出现歪斜的情况，同时还应当确认图片的存储格式是否同人事档案管理的要求一致。

2.构建完善的信息化管理系统。管理层应对信息化管理系统高度重视。在实际工作开展的过程中，应当严格设置查询权限，使每份人事档案都拥有专属的账号、密码以及权限，确保人事档案信息安全。另外，对于普通员工而言，可以通过自己的账号以及密码来查询同自己相关的一些人事档案资料，这样既能减少人事档案管理人员的工作量，也能避免用户人事档案存储以及使用过程中的多次奔波。

3.推进人事档案数字化。首先，通过人事档案管理系统、采集终端等数据接口，自动收集员工薪酬、绩效、职务职称、劳动关系等可信信息。对于员工外部环境的相关数据，也要进行收集和归档，如员工的社会行为、个人社交账号、个人信用等等。这些数据可以为人力资源的量化和科学管理提供坚实的数据库，可以全面客观地反映员工的工作能力和心理状况。人事档案数字化管理还可以采取不同的激励措施来激励不同类型的员工，了解他们职业发展的不同阶段和个人需求。需要自我实现的人，应采用高度个性化的激励措施，充分发挥人才激励的作用，适当考虑和激励其工作对成就感的需求，让数据帮助员工做好工作，提高绩效考核的有效性。

4.凭借数字化工作优势，实现人员、岗位精准匹配。首先，根据各个岗位不同的工作内容和职责，按照各个岗位的胜任素质模型，选择最符合岗位要求的员工，如实现工作能力、个性特质、团队意识等的精准结合，充分发挥个人潜力。其次，通过算法的应用，汇聚优秀员工的多样化信息和个性特征，构建优秀的岗位人才模型。此外，在获取应聘者简历信息的基础上，可以利用互联网大数据发布适合人才的3D 信息，获取应聘者的生活状况、学习能力等各种信息。为防止因信息不对称影响面试官招聘，应采用高质量的职位模型和应聘者进行匹配，实现人力资源与职位的精准匹配。

5.借助数字化工作便利，打造高素质、专业化团队。借助大数据保障人力资源管理的进展，尽可能避免管理缺陷和人力资源问题造成的人才流失。确保高层次人才和团队的稳定，争取更多的工作经费，促进组织的创新和技术进步。数字化分析和管理数据的结合，从中长期来看，符合市场经济发展和产业结构调整的规律，可以预测人力发展的未来趋势。在现有人才结构的基础上，制定合理的人才引进计划，用好人才，落实管理，培养更多人才，建立奖惩机制。根据文化战略发展阶段性目标，完善人力资源管理体系。

随着数字时代的到来，各个单位对人事档案管理提出了严格的要求。为更好地适应时代发展的需要，建立电子人事档案十分必要。首先，加强对有关人事资料的核查和分析，通过计算机技术将人事档案中的信息传送到计算机系统，可以减少打字错误，使人事档案更加美观。其次，在记录个人档案信息的过程中，由于需要检索指定信息并通过打印机打印信息，耗时较短。再次，在传统观念中，文件管理的核心内容是创建文件。建立电子信息档案后，信息直接存储在计算机系统中，有效节省空间，保证人事档案的保密性。最后，通过输入相应的关键信息，定期更新个人档案信息，并通过与本地网络的连接，正确显示关键人员的工作状态，为有效工作提供方便。