科技馆档案规范化及标准化管理探析

文/李明洺

科技馆的工作对于提高人们的知识水平与精神境界有着至关重要的作用，而对于科技馆而言，档案的管理又是重中之重，因而要高度重视档案管理的工作。本文从科技馆目前档案管理的现状出发，进行分析并提出规范化与标准化管理意义与改善的措施

随着国家经济的发展，人们物质生活满足的同时也对精神生活提出了更高的要求。基于此，科技馆在整个社会以及人们的生活中作用越来越大。科技馆作为一个向社会公众展示与传达科技成果、原理、技术与研究等公益性的科普机构，对于人们科学观念的提升具有极为重要的作用。在这样的社会背景之下，为提升档案服务的质量，做好科技馆的档案管理工作，就要采取有效的措施，将科技馆档案管理规范化与标准化，从而体现出科技馆档案的价值。

一、科技馆档案管理中存在的问题

1.档案管理制度仍不够健全

在我国，科技馆建设与发展的时间尚不长，因此在档案管理方面经验显然不足，目前大多借鉴的是国外的档案管理经验。但我国科技馆的档案管理有其特殊性，因此要具体问题具体分析，与中国实际相结合，构建科技馆规范化与标准化的档案管理制度实属必须。

2.档案管理的特殊性

科技馆作为一种实体展览馆，其档案管理不同于其他行业，有其独特性。例如，馆内行政业务档案与其他行业有着普遍相似性，而实体展这方面具有其独特性。因此，科技馆的档案管理要坚持做到普遍与特殊相融合，这才能切实符合科技馆档案管理的需求。

3.档案管理信息化滞后

当前是互联网的时代，同样，科技馆的档案建设也要符合时代的特点。应用信息化构建档案管理制度，既是时代所需，也是行业自身发展的需要。信息化建设是提高档案管理效率的一项重要措施，这项工作必须强化。

二、科技馆档案规范化及标准化管理的意义

1.提高工作效率，推动各项工作有序进行

对科技馆档案进行规范化与标准化的管理，可以提高档案管理的效率，减少档案管理的成本，避免出现档案反复加工、重复劳动的现象。此外，做好科技馆档案管理工作，也能够将精细化的管理理念融入到档案管理的各个环节中，对馆内员工进行明确的分工，为以后工作的顺利开展打下基础。

2.提升安全性

安全对于档案管理至关重要。对科技馆档案进行规范化与标准化的管理，可以提升档案中各种信息与资料的安全性，有效地避免在管理过程中出现错误。

3.提高工作效率

对科技馆档案进行规范化与标准化的管理，一方面可以提高馆内档案的利用率，同时也可以在此基础上提高工作人员的工作效率。这是因为对其实行规范化的管理，对档案进行合理有序的储存，就方便了日后进行查阅时能够精准地找到需要的资料。此外，对科技馆档案进行规范化与标准化的管理，分门别类地进行存放，尤其是按照内容进行规范性的整理，不仅方便查阅，也确保了档案文档的美观性。

对档案的规范化与标准化管理，提高了科技馆工作效率的同时，也节省了人力资源，减少了浪费，能够让档案的利用率实现最大化，同时也提高了科技馆的服务质量与管理水平。

4.更新连续性

对科技馆档案进行规范化与标准化的管理，有利于实现资料更新的连续性。档案管理是一项繁杂的工作，而在之前由于档案管理缺乏规范性，因此就导致其杂乱无章，这就使得档案的效能无法充分发挥出来。基于此，对其进行规范化与标准化的管理，意义重大。

具体而言，科技馆档案的形成是一个长期过程，是处在不断更新的状态中的，而杂乱无章的管理就给档案的更新带来了难度。而规范化的进行，有序化的管理，既实现了更新的及时性与便利性，也可以及时对档案进行维护与整理。此外，及时的更新有利于科技馆整体工作的顺利开展，有序的档案管理就为其提供了真实可靠的辅助性资料。

三、实现科技馆档案管理规范化与标准化的举措

1.增强管理意识

人们的思想意识决定了行动，为了让工作人员有足够的管理意识，可以通过以下几个方面来实现，如对档案管理的硬件设备不断完善，适当地增加存放档案的库房，同时加大资金的投入，有充分的基础设施，以保证档案有合理的存放环境。

此外，档案管理人员的个人素质对于规范化与标准化的管理也至关重要，因而要对其进行培训，增强业务能力、管理水平以及综合素质，提高责任意识与岗位意识，让其认识到档案管理工作岗位的重要性，进而提高工作的积极性，促使在档案管理工作上有更多的创新。

2.优化管理机制

确保科技馆档案管理制度的科学性、合理性，优化管理的机制，同样有利于实现管理的规范化与标准化。而优化管理的机制，是贯穿于管理的整个过程中，包括工作的开展阶段、管理与完善阶段以及后续的更新阶段，都需要完备的管理机制为其保驾护航。此外，也要保障管理机制的简便性以及易操作性，这样不仅方便管理，同时也可以确保将管理工作的作用与价值尽可能地发挥出来。

当然，对于管理人员而言，要在执行与落实管理的过程中，做到赏罚分明，对于工作优秀，管理水平较高的，要有一定的奖励措施，而对于工作马虎的管理人员，则要有相应的惩罚，以引起大家的重视，凸显出档案管理机制的权威性，从而也可以促使管理工作更加地规范化与标准化。

3.细化工作措施

首先，对于档案的收集工作来说，这是最早需要进行的，作为基础性的工作，其完成的情况直接关乎着整体的工作质量。俗话说，好的开头是成功的一半。从档案收集时就要与其他部门进行合作，共同协调，互帮互助，进而进行规范化的管理。其次，对档案进行排版整理时，要对档案类型进行分类，做好纸质稿与电子稿的储存，以确保资料的完整性，以及保存的良好性。当然，在此过程中，要做好备份，以减少冗杂资料的出现。同时，秉持“一事一档”的原则进行保存，尤其是对于进行需要开展的主题活动，仍需更新的，要做好保存工作，以方便下次的查阅与更新。

4.创新管理方式

科技馆档案管理工作需要不断创新，与时俱进，尤其是在当前互联网盛行的时期，可以引入计算机、大数据来助力管理工作的顺利开展。同时，档案工作的规范化与标准化的进行也并不是一成不变的，需要在新技术的帮助下，实现更加便利与高效的管理。当然，这也需要管理人员不断学习，更新自己的管理体系，用最先进的思想武装自己，以更好地实现管理方式的创新。

不言而喻，科技馆档案管理的规范化与标准化需要各方的努力，以确保顺利进行。尤其是管理人员，要提高自身素质，要有较强的岗位意识与责任意识，不断创新管理方式，实现高效的工作，这样，规范化与标准化的档案管理才有利于科技馆的可持续发展，进而可以为人们提供更优质的服务。