数字化背景下公共图书馆档案管理工作探索

文/浙江图书馆 赵琛

数字化背景下，档案作为人们在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，其管理工作利用数字技术实现了从传统管理向现代管理的变革，档案工作的数字化转型是必然趋势。

一、公共图书馆档案数字化管理的含义

公共图书馆档案管理数字化，就是以网络、计算机信息处理技术为支撑，利用扫描、数据压缩、数据库技术等数字化手段，对图书馆各类档案信息资源进行数字化收集、存储、管理与开发利用的处理过程。将传统档案管理向数字化转型意味着从以“打印归档”为主的分段式管理转向以“数字方式”为主的持续管理，即数字方式的管理涵盖电子文件生命周期全过程。

公共图书馆档案的数字化管理是档案管理技术和计算机信息技术结合下的产物，是图书馆档案信息化发展的重要形式和主要发展方向。大数据时代下的数字化技术能实现档案信息资源的管理智能化、存储数字化、传输网络化、服务人性化，从而实现档案的长期保存和充分利用。

二、公共图书馆档案数字化管理的意义

作为公共图书馆各个阶段工作和发展轨迹的原始记录，图书馆档案推行数字化管理不仅能够提升工作效率，为图书馆建设与发展提供参考依据，还可通过档案信息资源共享，促进图书馆整体事业发展，具有非常重要的现实意义。

（一）时代发展的需求。党的十九届五中全会指出，要加快数字化发展。中央经济工作会议指出：要大力发展数字经济。推动互联网时代的数字中国建设是加快实现现代化、促进党和国家事业发展的重要举措。档案工作是党和国家事业中的基础性重要工作，《中华人民共和国档案法》明确指出：“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当采用先进技术，实现档案管理的现代化”。因此，公共图书馆实现档案数字化管理是有效适应党和国家事业发展、助力数字中国建设的必然要求。

（二）能有效提升档案管理工作效率。传统的档案管理模式中，纸质档案在归档整理、查阅利用时需要耗费大量的时间与精力，随着社会信息化不断发展，人们对于档案信息的完整性、准确性、高效性提出了更高要求，通过网络技术高效快捷地提取档案资源信息是发展的必然趋势。数字化技术应用能生成各类型载体档案的信息检索编码，同时能在远程实现对电子文件的收集、存储、分类、查阅等操作，不仅节约了大量人力、物力、财力，也大幅提升了档案管理的即时性与有效性。

（三）能有效提升档案信息利用率。加快档案信息数字化建设是提高档案利用效率的前提和基础，传统档案管理模式缺乏系统化处理与数据化管理，不利于档案资源价值体现。随着云计算和大数据的应用，档案数字化管理能够多维度、多类型地掌握海量馆藏档案资源的数量及情况，便于档案管理者定位追踪，实现精准服务，最大化发挥档案价值，有效提升档案信息资源利用率，使图书馆档案管理走上标准化、规范化的科学轨道。

（四）能实现档案信息资源共享。基于互联网信息技术的快速发展，档案数字化管理通过传统载体档案数字化建设、电子档案管理系统建设、数字档案室建设以及档案信息资源共享服务平台建设等诸多方式，构建交互查询、共融共通的信息共享运行机制，盘活传统管理方法下的闲置资源，实现整个网络内部的档案信息共建共享，促使公共图书馆档案资源利用率得到进一步提升。

三、公共图书馆档案数字化管理面临的问题

随着信息技术的迅速发展，传统档案管理体系的弊端逐渐显现出来。具体表现在：

（一）管理意识淡薄。管理层对档案管理工作不够重视是一些公共图书馆的通病，还有不少档案员观念陈旧，局限于传统的图书馆档案管理方式，手工整理文件材料，采用人工的方式检索、登记借阅记录等，资源信息利用率低，对信息化管理的重要性没有深刻认识，缺乏工作积极性，这一观念直接制约了大数据时代档案数字化发展进程。

（二）管理制度、体系不够健全。许多公共图书馆现行的档案管理制度制定的时间比较早，陈旧的规定已经不适应现阶段档案管理工作需求，制度内容与实际工作脱节，与数字化发展形势脱节，有关数字管理的规章制度普遍缺乏。受制度滞后的影响，数字化建设过程经常出现问题。同时，档案管理人员对数字化建设工作缺乏足够的重视和支持，没有积极完善数字化管理制度，档案数字化管理标准得不到执行和落实，最终难以形成信息化的档案管理工作体系。

（三）设备陈旧，软硬件基础薄弱。档案数字化转型升级，主要基于强大的硬件基础与软件系统，这些都需要充足的经费作保障。传统档案管理模式下，很多公共图书馆并没有投入太多的设备与资金，很多应用程序与电脑都已经处于老化状态。或者在部分图书馆的建设与发展中，受经费缺少的制约，档案管理系统软件没有及时更新，硬件设施跟不上数字化建设所需，影响了图书馆档案管理数字化的进程。

（四）缺乏具备综合素质的专业人才。图书馆档案管理员是档案管理的直接参与者，当前大多公共图书馆配备的档案员所具备的专业能力有限，缺乏数字化技术能力，而实际的档案数字化建设工作，要求管理人员应当同时具备计算机应用能力和档案专业管理能力，对从业者的知识结构和工作技能提出了更高要求。一旦管理员综合素质无法满足数字化及信息化管理要求，对新型档案管理模式和技术不能快速掌握，就会给图书馆档案管理的升级转型带来困难。

同时，每年档案主管部门主办的档案从业人员继续教育培训的内容大多侧重档案专业理论知识，即使涉及档案数字化应用内容，也停留在书面讲解层面，极少有实操培训。凡此种种，导致了档案管理工作无法顺应大数据时代发展需求。

四、数字化技术用于公共图书馆档案管理的建议与策略

数字化技术采用数字化扫描、数据库技术、智慧图书馆建设等方法，通过互联网、图书馆管理系统等平台的整合，实现对图书馆档案管理的转型升级。与传统的档案管理方式相比，数字化管理具有便捷、高效、安全、储存量大等优势。从公共图书馆档案管理的目前现状及发展趋势来看，只有在人才培训、硬件建设、理念转变等方面予以创新，才能不断推进图书馆档案管理迈上新的台阶。

（一）重视人才建设，提高管理意识。人才是图书馆档案管理的主体，优秀的档案管理员可以娴熟、高效运用数字化技术，实现对图书馆档案的精准管理。从当前的档案管理队伍看，需要确定专业化、年轻化、科学化的目标，打造一支专业高效的档案管理队伍。

要从源头把关，确定档案管理人员的准入制度。按照年轻化、专业化、科学化的要求，将年富力强、专业精湛的人才充实到图书馆档案管理队伍中，更新和优化管理队伍结构。

要重视专业培训，促进档案管理人员的专业发展。图书馆应有针对性地进行专业人才培训，侧重数字化档案管理的模式、系统、操作要领、注意事项等方面的技术要求，采用理论与实践相结合的原则，推动档案管理人员向专业化的境界迈进。

要实施激励机制，提供良性竞争的环境。促进档案员的自我成长，给予政治保障与经济支持，增强档案管理员的职业荣誉感和工作积极性与自觉性。

要建立交流联系制度。采用“走出去、请进来”的方法，为图书馆档案管理人员搭建成长的平台，借鉴数字化档案管理先进经验，化为我用，提高图书馆智慧化程度。

（二）强化制度保障，创新工作机制。针对传统图书馆档案管理存在的弊端，要确定创新管理的工作机制，在图书馆档案管理中引进新技术、新模式，打造管理的新亮点。领导层面要重视档案管理工作，要将档案管理纳入整个图书馆管理工作体系，将档案信息化纳入图书馆信息化总体规划，明确领导责任和相关部门职责，与图书馆事业发展同部署同落实，不断提高对图书馆档案数字化管理的重视程度。

重构全面性的档案管理体系。在原有的档案管理制度与传统模式的基础上，按照国家、省市级数字化建设的标准规范，结合图书馆自身实际，建设完善的档案管理制度。例如电子文件归档制度，信息系统与档案数据资源安全保密制度、保管维护制度，数字化工作制度，档案数据上网发布审查制度等，确保档案数字化管理的健康可持续发展。

实行档案数据全流程管理。从数据收集、整理、存储、利用到管控等各个业务环节完善档案数字化管理流程，明确需要执行的内容与过程，落实岗位职责，严格贯彻制度、遵循流程，努力实现档案数字化管理的规范化、程序化、科学化。

加强对图书馆档案管理的评价与考核，设置相应的考核评价准则与奖惩机制，加大对档案管理数字化建设的监督和检查，促使图书馆数字化管理实践在制度规定约束内有序运转和良性发展。

（三）促进有效衔接，夯实软硬件基础。图书馆数字化档案建设主要包括硬件与软件建设。在硬件建设中，主要有基础设施、网络环境、服务器终端、存储、数字化设备等，软件系统包括操作系统和数据库系统。二者相辅相成，互相统一，组成数字化档案建设的重要内容。

在硬件建设方面，要实施图书馆档案建设经费保障制度，引进先进的图书档案管理硬件设备，定期对服务器、档案管理系统等进行更新，及时对档案管理系统进行升级杀毒，确保硬件与软件相结合，为档案管理服务。

在软件建设方面，要在优化硬件配置的基础上，增强精致化管理意识。在传统档案管理向数字化档案管理的过程中，要确定保护与传承并重的原则。对年代久远、历史悠久、内涵厚重的图书馆珍藏的历史档案，做好纸质载体的保护措施，通过扫描方式留存备份，彰显图书馆的内涵底蕴。按照分布推进、逐步实施的原则，实现由传统档案管理向数字化档案管理方式的转变。

（四）坚持发展理念，凸显教化功能。图书馆档案管理体现着文化的进步与传承，承载着学习教育的功能。采用数字化档案管理方式，除了提升图书馆档案管理的效率之外，还要重视发挥图书馆的学习与教育功能，明确档案数字化管理系统的建设目标，打造科学、规范、高效的管理系统。

档案数字化管理系统的建设目标主要涵括实现档案数据的快速采集、存储海量的数据、档案信息化管理、档案数据共享及安全保护等。在使用数字化技术进行档案管理的过程中，要针对目标选择数字技术。如加强数字化图书馆的建设工作，打通实体图书馆与数字图书馆之间的壁垒。数字化图书馆可通过导航浏览和阅读数字资料，实现足不出户就可以借阅图书的需求。在数字图书馆的功能发挥上，要通过宣传，提高群众对数字化图书馆的认识，自觉使用数字化图书馆的素材，接受思想教育和文化熏陶。

要凸显数字图书馆的教化功能，与党史学习、大学生思政建设、中小学生实践学习、农民学校等结合起来，在数字图书馆中植入生态文化、红色文化、乡土文化等元素，让数字图书馆发挥突出的学习教育功能。

五、结语

采用数字化技术提高图书馆档案管理的水平，是文化事业发展的必然趋势和正确方向，有利于帮助档案管理员从繁重的档案建设中解脱出来，打造高效、快捷、科学的图书馆档案管理新模式。

数字化技术涵盖硬件和软件两个方面，要强化图书馆档案建设经费保障机制，保障数字化硬件设施处于高端水平。在硬件建设中，要强化风险意识，做好系统升级工作，经常性开展设备维护运营工作，为顺利进行数字化档案管理提供硬件支持；在软件建设中，要健全和完善管理机制，做好宣传、学习与教育工作，推进硬件与软件的有机融合。

要坚持“以人为本”的原则，重视优质人才的建设工作，通过思想教育和业务培训，提高图书馆档案管理人员的综合素质。要自觉采用数字化技术进行图书馆档案管理工作，确保图书馆档案建设为时代服务，为文化服务。