数字化背景下档案“单套制”归档管理的优化及系统研发

文/潍坊医学院附属医院 李晓雯

一、归档管理模式概述

（一）“双套制”模式。对于“双套制”模式来说，其强调的是纸质版与电子版一起保存，进而进行统一档案管理，提高档案管理质量。“双套制”电子档案归档管理较为复杂，具体表现在以下几点：第一，管理模式的价值难以发挥。由于我国电子档案法律政策不健全，导致对档案的保护力度不足，无法发挥“双套制”模式的价值。第二，存在安全缺陷。由于电子档案可以复制，且被更改的可能性较大，难以实现档案资源的全面保护，形成安全隐患。由此可见，“双套制”归档管理模式的应用不可忽视，必须以安全为基础，设计合理管理方案，进而延长文件的保存时间，满足社会发展的实际需要。

（二）“单套制”模式。目前，随着科学技术的不断发展，电子档案开始取代纸质文件。特别是“单套制”模式的出现，使得档案管理过程发生了变化。“单套制”模式以信息技术为基础，不仅可以有效掌握电子档案的属性，而且可以改善电子档案的完整性，强化其真实性，最大化预防档案信息被篡改的现象，为电子档案归档管理的顺利进行创造条件。近年来，电子档案“单套制”发展迅速，对应的单轨制管理试点工作也顺利开展。“单套制”模式的广泛应用，使得电子政务功能得到充分发挥，确保了电子档案归档与电子档案管理工作健康稳步推进，国家赋予了电子签名、电子档案相应的法律效力。随着档案管理保护措施的制定，电子档案拥有了与纸质档案一样的法律效力，特别是《会计档案管理办法》出台以后，电子会计资料可用电子形式进行归档保存，进一步实现了档案管理质量的提升。

二、电子档案“单套制”归档管理的优化策略

随着科技的进步，网络信息技术突飞猛进，电子档案“单套制”归档管理模式有着诸多的优势，是未来发展的必然。尽管如此，电子档案“单套制”归档管理仍然困难重重，无法实现管理理念的革新，相关管理制度与法律法规也不完善，影响了电子档案“单套制”归档模式的推广。要想有效解决上述问题，相关单位需要制定合理的策略，加大对电子档案“单套制”管理模式的推广力度。

（一）保障电子档案的真实性和安全性。要想将档案资源模式变为电子模式，就必须考虑安全因素，确保档案资源足够安全与真实。由于网络信息环境复杂多变，电子档案的安全性与真实性容易受到干扰，形成错误的信息，给管理工作带来压力。因此，相关单位在落实电子档案“单套制”归档管理时，必须高度重视安全问题。第一，结合电子档案的形式对其实施分类，尤其是选择高质量的存储介质，确保文件的安全性。另外，电子档案收集方式必须合理，进而确保档案信息更加真实、全面、系统。第二，提高存储介质的安全性。在电子档案归档时，要想有效预防病毒和黑客的影响，必须利用安全介质，一旦出现安全问题，可及时转移电子档案。影响存储介质安全性的因素较多，为此，不仅要考虑介质的质量、效率因素，还需要考虑防磁、湿温度等因素。第三，不断提高网络信息的安全性，尽可能强化电子档案登录认证系统，根据用户的需求制定差异化的登录权限。与此同时，研究加密技术和防火墙技术，并广泛应用于归档系统中，避免病毒侵入，从而使得电子档案数据的安全性大幅度提升。

（二）加强电子档案数字化转型和规范化建设。随着电子档案“单套制”归档模式的广泛应用，档案管理数字化转型在所难免。随着时代的发展，电子档案归档模式会发生巨大改变，且相关流程也会出现重大变动。由此可见，数字化管理方式必然会永久贯穿档案文件中。而现在，我国的电子档案“单套制”归档模式还不完善，因此，在实践中，相关部门必须给予政策与制度方面的协助。第一，国家必须结合电子档案“单套制”归档的实际情况，颁布对应的法律法规，促进业务的发展。第二，基层单位和档案管理部门任务繁重，必须结合当地的实际需求，以国家法律法规为前提，设置有效的电子档案“单套制”归档文件与准则，同时就电子档案“单套制”归档的内容进行规定。与此同时，根据电子档案“单套制”归档相关工作的实际需要，构建合理的考核制度，从而充分调动相关工作人员的工作积极性，确保档案管理工作能够保质保量完成。

（三）完善机构职能和对档案管理人员的教育培训。在新时代发展进程中，为了能够使得电子档案“单套制”归档管理工作顺利开展，每一个部门与单位应该尽职尽责，加大对相关档案管理人员的培训力度，定期开展相关的培训活动。第一，明确划分办公室和档案管理部门的相关责任，要求档案管理部门担负起责任，负责电子档案“单套制”管理的基本内容，确保电子档案“单套制”管理工作的合理性，进而能够高效率地完成工作。第二，严格贯彻落实档案管理人员的教育培训工作。制定科学合理的培训计划，完善培训要求，从而确保管理人员的专业素质不断强化，尤其是实现服务理念的及时革新，以满足时代发展的需求。此外，构建高质量的档案管理团队，强化档案管理人员的专业能力，使其满足电子档案“单套制”归档管理工作发展的实际要求。

三、电子档案“单套制”归档管理的系统研发

目前，电子档案“单套制”档案管理办法已经得到了广泛的应用，再加上人工智能技术的引入，使得管理效率不断提升。另外，我国重视办公自动化技术的研究，其可与“单套制”归档管理相结合，建立一种全新的电子档案自动单套归档管理系统，该系统内包含了办公自动化和电子档案管理两个子系统，并具有其所有的特点和功能，不仅能够将原有的电子档案自动化归类，而且能保护档案的真实、完整性，并给予安全保障，实现永久保存。另外，该系统还能生成一套科学的电子档案自动归档流程，确保档案管理的标准化。“单套制”归档管理系统的运行需要数据库的支持，其可确保电子档案的安全、真实，提高电子档案的可信度、可靠度，从而为查询者、调取者等多种客户提供真实有效的记录，便于他们对档案资源的再利用。在这个系统中，会应用到许多新型的科学技术手段，并在人工智能的辅助下，实现系统运行的全自动化。

（一）“一”个规范的系统流程。“单套制”归档管理流程必须规范，其不仅要加快电子档案的自动化建设，还要具备档案的自动整理、分类和有效存储、调取功能。管理流程既要符合电子档案管理的信息化、自动化要求，还要满足档案的完整性和安全性，确保适用于各大综合信息管理的企事业单位，特别是党政部门等。

1.发文流程。首先，对于各企事业单位的文件管理来说，要经过审评后盖章发文，形成正式的发文文书。其次，纸质的文书档案可直接形成电子档案，这个过程需要人工智能和办公自动化技术的帮助。另外，电子档案的版面中将自动生成电子印章，以通用格式作为标准归档格式。最后，通过“四性”检测成为标准的电子文书档案，然后进行专业封装保存并进行档案管理。

2.收文流程。本系统直接链接省级政府部门的电子档案交换平台，公文交换平台通过自动化办公接收所有公文。首先，外部来源的电子文件在平台被接收之后，可进行自动化办公处理，生成标准格式，报送上级等待批示。其次，外部来源的纸质文件，通过办公自动化的自动扫描，先生成电子版文件，应用发文流程，制成标准化电子文书，报送上级等待批示。最后，经过批示、承办、传阅后进行自动归档，生成标准的电子文件档案，在经过格式转换、分类保存和“四性”检测之后，进行专业封装保存并进行档案管理。对于电子档案的归档，借助智能辅助功能计算保管期限，并进行期限值的科学预测，通过具体的线上审核、确认后，传输至电子档案管理的一体化办公系统，开展有效的档案管理工作。

（二）“一”个可行的归档管理系统。本研究系统与文档一体化管理技术相结合，根据具体需求完善电子归档管理系统，从而将档案转换为标准的电子档案数据。电子档案的办理和归档过程复杂，有标准的数据管理特点，主要体现在背景、结构、内容等数据上，档案数据必须完成“四性”检测，然后予以封装归档，这样的电子档案管理与数据处理模式一样，确保了信息的真实性、完整性。另外，电子档案归档管理系统在原有的基础上增加了查询功能，管理人员只需要输入所需档案的基本信息，就可以在短时间内获得档案。归档管理系统基本实现了电子档案管理模式的革新，尤其是拓展了管理范围，符合档案管理的要求。电子公文扩展元数据至关重要，其包含着复杂的内容，既包括软硬件环境，又包括信息处理技术，担负着信息的处理和分析任务。从宏观角度来看，信息处理功能有5部分，即处理类型、处理者、处理部门、处理时间、处理结果，必要时可根据需求进行调整，也可以增加功能项目，让档案管理系统更加完善。

（三）“一”套归档管理一体化系统。本系统的文档一体化管理模式属于“单套制”电子档案管理的革新，不仅要求体现档案的真实性和安全性，还要求电子档案结构管理方案的一致性，确保符合文档一体化系统的要求，为档案数据价值的发挥提供保障。

1.系统业务逻辑架构。文档一体化系统内容复杂，可分为办公自动化系统和电子档案管理系统两种，为两种模式提供了信息连通的渠道，确保分支平台与总平台的联系。另外，文档一体化系统配套数据库和管理平台、应用平台，可开展具体的电子文书管理工作。本系统的业务逻辑架构从上至下分为三层。首先，在接入层接收不同用户的服务要求；其次，在资源层进行相应的服务内容查询；最后，通过应用层和服务层操作，根据客户要求，对查询的内容进行相应的传送、调取等服务。通过这个业务逻辑流程，为不同客户提供个性化服务，并进行有效的监管和安全监督，实现业务逻辑，并确保各层级的独立，协调各层级的有效沟通，最终实现系统要求和系统目标。

2.系统功能设计。在文档一体化系统的帮助下，生成标准电子档案，实现档案资源的有效管理。从功能角度来看，文档一体化系统表现在多个方面。第一，办公自动化子系统。办公自动化系统是一个综合的平台，在运行正常的文书、文件自动化办公后，生成分类的标准化电子文书，包含多个系统管理模块。第二，电子档案管理子系统。电子档案管理系统与办公自动化系统相互连通，通过统一账户进行登录并运行工作，最终实现文档一体化管理。本系统包括多个管理系统和多个模块，共同参与电子档案的生成和管理，从而实现电子档案“单套制”管理。通过文档一体化系统，可以对电子文件从形成、归档到电子档案管理全生命周期进行闭环管理，确保各流程环节程序规范、过程可溯，实现文档一体化规范标准的实际应用。

文档一体化系统有着诸多的优势，尤其是便捷了档案的形成流程，最大化节约了档案资源的归档时间。文档一体化系统的特点是实行闭环管理，此时，各个部分的管理必须按照规范进行，降低了失误的发生。一般来说，文档一体化系统对档案资源进行了处理，形成了规范化的图像资料，再加上科技手段的融入，使得电子信息的真实性得到保障。另外，正是由于归档资源以图像的形式储存，所以，档案资源的可视化属性不断增加，满足了档案的查阅和管理需求，也为档案信息的比对创造了条件。由此可见，图像档案管理实现了档案资源的“微缩”，不仅提高了资料信息的真实性，而且推进了“单套制”管理的应用，符合时代的发展需求。

（四）成果推广应用情况。2016年，A省档案局（馆）正式引入了单套单轨制管理模式，推动了电子档案管理的发展，使得电子档案的管理更加高效。2017年，单套单轨制管理模式不断推广，成了省内常见的电子档案管理方式。在试点中，相关部门就提出了“文档一体化”思路，要求不断完善电子档案形成流程，优化档案管理制度，尤其是提升档案资源的归档管理质量。2019年，A省档案局对“文档一体化”思路进行了完善，并开始应用在档案管理实践中，提出了《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》，要求电子档案管理必须在规范下开展。2020年11月24日，文档一体化系统顺利实施，并得到了广泛认可，此时，“三包两结构一体化”理念全面应用。“三包”强调的是信息的内容包、查包和管理包，可改善档案管理工作的效率；“两结构”代表的是扩展元数据和基本原数据，该部分是系统运行的基础，属于系统的核心技术；“一体化”即实现文档一体化管理。“三包两结构一体化”理念完全融合了档案管理的基本要求，并完善了管理流程，使得管理效率显著提升，确保了档案管理过程的安全性。“三包两结构一体化”管理模式的出现是时代发展的必然，而其与A省档案局（馆）的结合属于大胆的尝试，在一定程度上推动了档案管理模式的转变，弥补了电子档案的不足。

四、结语

综上所述，随着网络信息技术高速发展，过去的电子档案“双套制”归档模式早已经无法满足现在社会发展的实际需要，而广泛应用“单套制”归档管理模式是未来发展的必然趋势。因此，相关部门与单位的相关工作人员必须及时革新档案管理理念，既要广泛采用现代化的“系统管理”理念，同时要在制度、人才、资金以及技术四个方面为电子档案“单套制”管理模式的应用提供基础保障，使电子档案“单套制”管理质量得到全面提高。