干部人事档案专项审核中存在的问题及要点分析
——以“三龄”为例

文/中国船舶集团有限公司第七一二研究所 王越 李子晔

一、干部人事档案的意义

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的路线、方针、政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的反映员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文件材料。具有提供干部选拔依据、史料价值、凭证信息以及保障个人权益的意义。

提供干部选拔依据，指的是干部人事档案在组织推荐选拔和使用干部的过程中形成，是干部德、能、勤、绩、廉等情况的综合记录，能够全面了解干部个人及家庭情况，为挑选干部、选拔人才提供依据。

提供史料价值，指的是干部人事档案以独特的方式记载了个人成长的轨迹、生平事迹、涉及军工科研历史的重要时刻与事件，具有“时代痕迹”和史料价值。能够为发掘军工科研院所历史、传承军工精神提供教材。

提供凭证信息，指的是干部人事档案中收集的材料形成于不同的历史时期，材料上留有组织公章、当事人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，能为落实政策、解决个人历史遗留问题提供可靠凭证。如：笔者单位近期启动了职工住房不动产权证的办理工作，由于涉及房产的继承问题，需要向公证处提供大量去世或退休老同志的干部履历表及家庭成员相关材料。

保障个人权益，指的是随着社会保障制度的建立与完善，在社会保险及退休保险金的发放问题上，人事档案记载的工龄、工资待遇、职务、职称等信息都能作为重要依据，保障员工个人权益。随着国家机关事业单位社会保险改革的实施，部分地区（如湖北地区）的退休人员薪资待遇不再由机关事业单位自行核算，而需交由当地社保机构查验人事档案后确定。

二、干部人事档案专项审核中发现的问题及成因

根据中共中央组织部要求，自2020年起，军工科研院所开展了干部人事档案专项审核工作，审核人员范围覆盖了副高级及以上职称专业技术人员及中层干部。由于此前的档案专项审核主要针对单位中层干部，本次审核第一次明确将专业技术人员纳入审核范围，人数多、范围广、难度大、要求高。作为专项审核的工作要点，在对员工“三龄”（出生日期、参工日期、入党时间）的审核过程中发现了一些具有代表性的问题，具体如下：

（一）出生日期记载不一致或存在涂改。在专项审核中，笔者发现大量员工的干部人事档案存在出生日期记载不一致或有涂改的情况。在单位452名审核对象中，有78人出生日期记载不一致，4人出生日期存在涂改。主要原因有阴阳历混淆使用、为获利修改出生日期、他人代填材料写错出生日期等。

存在阴阳历混淆使用的员工大多在大学及之前的学籍材料中填写的是阴历出生日期，大学后为与身份证上日期保持一致，或因使用环境变化等客观原因改用阳历出生日期。此类档案大多以员工的《大学入学登记表》作为切分点，前后出现两种不同的出生日期，时间跨度一般在2个月以内。

部分员工为获利，在入学、入伍、入党、招工时修改了原有的出生日期。此类情况一般为改大出生日期，两种出生日期的时间跨度一般在1年以上。

由于人事档案中填写出生日期的材料数量多，部分员工将个人年度考核登记表、换届聘任评审表等材料交由他人代填或代交，因他人错误记忆导致填写错误的出生日期。此类存在出生日期不一致的材料一般时间形成于员工工作后，与整本档案中其他材料记载的出生日期有较大出入，较容易鉴别。

（二）参工时间记载不一致或工作经历存疑。在专项审核中，发现大量员工的干部人事档案存在参工时间记载不一致或工作经历存疑的情况。笔者单位452名审核对象中，有91人参工时间记载不一致，14人工作经历存疑。主要原因有员工自行填写错误、原工作经历缺少佐证材料。

员工自行填写错误的情况较为常见。大量员工将全日制在校学习期间在单位的实习起始时间作为参工时间，填写的参工时间早于全日制学习毕业时间。另有一定数量的员工将入职后的试用期转正时间与参工时间混淆，填写的参工时间晚于入职时间3～6个月。

部分员工在入职我单位之前存在工作经历，但无法提供原单位的劳动合同、离职证明、年度考核材料、工资材料、单位社会保险缴费凭证等有效支撑材料，参工时间为员工自述，无法验证。

（三）入党时间记载不一致。在专项审核中，入党时间记载不一致的主要原因为员工混淆预备党员时间与转正时间，自行填写错误，导致出现与《入党志愿书》记载时间不一致的情况。笔者单位452名审核对象中，有48人入党时间前后记载不一致。

三、干部人事档案专项审核的原则与流程

（一）出生日期的审核判断。出生日期的主要认定依据为2015年中共中央组织部下发的《组工通讯》（2015-10号，总2764号）及《干部人事档案工作条例》。审核流程主要分为信息比对、逻辑鉴别、审核判断三个阶段。

1.信息比对。指的是根据干部人事档案专项审核要求，出生日期的认定需要核对员工整本档案中记载的出生日期，重点比对档案中最早形成材料与最新材料记载的出生日期是否一致、有无涂改，根据“最早最先”原则与“不重复得利”原则综合研判。档案中最早形成的材料主要包括入团志愿书、初高中学籍材料、个人自传、应征入伍登记表、招工登记表等。最新材料包括但不限于干部任免审批表、干部履历表等。

2.逻辑鉴别。指的是需要根据档案中记载的出生日期进行推算，判断员工入学、入伍、入党、参工等年龄是否合理。如：员工入学时是否已年满5周岁，入党时是否已年满18周岁等。也可与档案中其他材料进行互比印证，如：部分员工在个人自传、干部履历表中填写了兄弟姐妹的年龄，根据推算，员工自己的出生日期却比哥哥姐姐年纪大、或比弟弟妹妹年纪小，属于存在逻辑问题。

3.审核判断。审核判断是干部人事档案专项审核中最为重要的部分，根据在专项审核中的工作经验，出生日期的情况主要分为最早出生日期存在涂改、非最早出生日期存在涂改、出生日期前后记载不一致但时间跨度在2个月之内、出生日期前后记载不一致且时间跨度在2个月以上、出生日期前后记载一致但存在逻辑问题五类情况。以下分别具体进行说明：（1）最早出生日期存在涂改。排除明显笔误情况（如：1990年出生写为1890年），无论是否与档案中其他材料记载的出生日期一致，均需组织调查取证，获得比人事档案中最早记载出生日期的材料年份更早的材料。单位需派2名及以上人事档案工作人员，前往员工出生地或户籍所在地查找公安部门户籍登记信息、出生证明、小学中学报名表或学籍材料、员工亲属档案中填写的家庭成员出生日期等材料。取得更早的出生日期证明材料后，在确定员工入学、入伍、入党、招工等未获利的情况下，认定员工出生日期。（2）非最早出生日期存在涂改。非最早出生日期存在涂改，但档案中最早形成材料与最新材料记载的出生日期一致的，在确定员工入学、入伍、入党、招工等未获利的情况下，一般按照“最早最先”原则认定员工出生日期。（3）出生日期前后记载不一致但时间跨度在2个月之内。主要原因为阴阳历的混淆使用。档案中已明确填写阴阳历、农历字样的，可依据阴阳历换算确认是否为同一天。在确认员工入学、入伍、入党、招工等未获利的情况下，尊重员工个人意愿与使用习惯进行认定。（4）出生日期前后记载不一致且时间跨度在2个月以上。需审核全卷人事档案。若发现员工存在入学、入伍、入党、招工等获利的情况，按照“不重复得利”原则进行认定，不再恢复真实年龄。若确认员工不存在入学、入伍、入党、招工等获利的情况，一般按照“最早最先”原则，以整本人事档案中最早形成材料记载的出生日期进行认定。如通过组织调查取证取得更早的出生日期证明材料，按照新取得的最早材料认定为员工出生日期。还有一类特殊情况，即由于档案管理单位的工作失误，错将部分他人材料放入员工档案，恰巧两人同名同姓，导致员工档案中出现出生日期前后记载不一致的情况。如：笔者单位在开展干部人事档案专项审核时，发现某位员工存在1980年4月及1978年11月两个不同的出生日期，除大学学籍材料全部记载出生日期为1978年11月以外，员工高中学籍材料及工作期间材料均记载出生日期为1980年4月。经仔细甄别，发现员工大学学籍材料中填写的院系、所学专业与员工毕业证及学士学位证记载的院系、所学专业不一致，因此判断档案中的学籍材料不属于员工本人，而是属于同名同姓的另外一位同学。经与学校沟通联系，学校为该员工出具了证明并补充了部分学籍材料。（5）出生日期前后记载一致但存在逻辑问题。此种情况，由组织调查取证后经过综合研判进行确认。

（二）参工时间的审核判断。参工时间的审核需重点比对员工入伍、退伍、入职等关键佐证材料，具体包括职工登记表、招工（顶岗）登记表、招工审批表、知识青年上山下乡证明、员工录（聘）用登记表、应征入伍登记表、退出兵役（转业安置）登记表、毕业生转正定级审批表、报到证、新员工工资确认表、劳动合同等。

对退伍转业、安置的员工，一般以退出兵役（转业安置）登记表及招工审批表记载的时间确认参工时间；对顶岗或学校毕业后直接工作的大中专毕业生，一般以招工（顶岗）登记表、毕业生转正定级审批表、报到证确认参工时间；对先前存在工作经验的员工，一般以报到证、原单位劳动合同、离职证明、年度考核登记表、工资表等材料确认参工时间。员工无法提供上述材料的，可要求提供《基本养老保险参保缴费凭证》与《社会保险缴费明细查询单》。相关社保材料上记载了缴费单位名称及参保时间的，可予以认定参工时间。能够提供《基本养老保险参保缴费凭证》，但凭证上未注明缴费单位名称的，可让员工在流动窗口自行缴费，不予认定参工时间。员工无法提供有效证明材料，但在干部履历表或其他材料中填写了先前工作经历的，不予认定参工时间，但可记录“该段经历为员工本人自述，暂未找到支撑材料。”

值得一提的是，员工参工时间不得早于全日制学习毕业时间。笔者单位在开展干部人事档案专项审核中发现，个别员工全日制硕士在校期间将个人档案存放至档案管理机构，档案管理机构为员工出具了工资定级表、工资介绍信、行政介绍信等材料，但材料中描述的工作时间段与全日制硕士在校时间段重叠。此类情况需要首先依据毕业证与学士学位证的记载判断员工全日制学习的起止时间，再比对员工报到证、劳动合同等材料，认定员工全日制学习毕业后第一份工作的入职时间为参工时间。

（三）入党时间的审核判断。《入党志愿书》是证明党员身份与入党时间的重要材料，入党时间应以《入党志愿书》记载的“支部大会同意接受为预备党员时间”为准。

四、干部人事档案专项审核带来的启示

（一）夯实干部人事档案管理基础工作。干部人事档案管理工作是一项长期性、基础性的工作，档案中的材料时间跨度长、涉及范围广，越是时间久远的材料追溯难度越大。尤其是在组织调查取证员工出生日期的环节中，需要投入大量的时间与精力。如笔者单位在调查取证某员工出生日期的过程中，先后前往当地街道派出所查询户口信息，前往当地街道政府查询人口普查信息，前往员工弟弟单位查询人事档案家庭成员信息，前往村委会查询员工父亲的《入党信息表》及村民信息，最终凭借村委会卫生科查阅到的员工就诊记录确认了员工的出生日期。整个调查取证过程由两名人事档案管理工作人员参与，花费将近一周的时间。应当吸取本次专项审核的工作经验，夯实干部人事档案管理基础工作，尽可能提前发现员工档案中的缺失材料，及时进行组织认定。如：在新员工入职时，要求有工作经历的员工主动提交原工作单位劳动合同、离职证明（需注明入职时间与离职时间）、基本养老保险参保缴费凭证、职工社会保险缴费明细查询单（须有缴费单位名称，员工在流动窗口个人缴费的不予认定）等个人信息。及时对新员工的人事档案进行审查，对出生日期、参工时间、入党时间等关键信息审核认定，并及时告知员工所缺的材料以便进行补充。

（二）加强干部人事档案工作人员队伍建设。人事档案管理人员作为干部人事档案管理与审核的主要工作人员，其专业素养将直接影响单位人事档案管理的规范性。一方面，事业单位需加强干部人事档案工作人员的专业知识培训，通过开展人事档案管理实务培训、学习《组工通讯》等方式提高其专业知识储备与实操能力；另一方面，应当合理配置人事档案管理人员队伍，尽可能通过“以老带新”的方式将原有的工作经验传承下来。人事档案管理的难点之一就在于材料形成于不同的历史时期，档案中材料跨度久、历时长，且不同时期档案的类别、样式、要求各不相同，为鉴别档案内容真实无误，更需要依靠丰富的人事档案工作经验与大量的知识储备进行判断，因此工作经验的传承更加宝贵。

五、结语

干部人事档案在军工科研院所的人才选拔与队伍建设等方面发挥着重要作用，是党要管党、从严治党的重要体现。干部人事档案专项审核作为干部人事档案管理工作的重要组成部分，对员工的出生日期、参工时间、入党时间及其他关键信息要进行组织确认。作为干部人事档案管理工作人员，应当充分了解专项审核的原则与流程，汲取经验与教训，夯实干部人事档案管理基础工作，提高自身专业技能，让干部人事档案工作在保障、助力军工科研院所的建设发展中贡献更大的力量。