提升地质档案数字化服务水平的创新路径

文/西北油田分公司信息化和档案管理中心 浦爱群

地质档案是指地质工作活动的记录和成果，是在地质调查研究和矿产勘查活动中形成的科技档案。地质档案主要包括地质调查档案、矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、水文地质档案以及工程地质档案等，其具体内容包括在地质勘探工作中产生的原始数据、数据报告、工作总结、相关指示性文件，以及地质勘探工作有关的图件、附表等。地质档案属于我国重要的专业档案之一，因此，提升新时代地质档案数字化服务工作水平是非常有必要的。在信息化时代，相关人员可以科学地利用数字化技术的优点，提升地质档案管理服务工作的安全性，减轻地质档案管理人员的工作压力。因此，将数字化技术应用到地质档案的管理服务工作之中，不仅有助于推动地质档案管理工作质量的提升，还有助于进一步提升地质档案管理工作的效率，从而更好地保存地质档案资料，更加顺利地进行相关地质工作，促使地质档案发挥更大的经济效益和社会效益。

一、地质档案服务工作存在的问题

其一，地质档案范围广、内容多，自然资源部和各企业对于归档范围，也只是在下发的制度中有大概范围的界定，没有具体的归档明细，无法保障地质档案应归尽归，对地质档案的利用服务造成一定的影响。其二，地质档案形成资料的质量不高，其原因主要有3个：一是编制的地质资料版本过多，地质资料应真实反映生产、科研实际活动以及原始资料数据的准确性，但在实际工作中，大多数项目验收以多媒体汇报为主，往往忽视纸质成果报告的编制内容。二是编制的地质资料不规范，未按照相关的格式及要求编制地质资料，此类地质档案一旦接收进馆，会对地质资料的利用服务造成诸多困难和不利影响。其三，地质档案数字化程度较低，地质勘探、开发、生产工作中产生的原始资料较多，时间跨度较长，且原始资料馆藏量较大，多以纸质资料为主，信息化程度较低，再加之投入资金不足，导致地质档案数字化工作的技术设备、技术水平以及管理理念等相对较为落后。其四，地质档案服务管理理念还停留在重保管轻利用的阶段，工作重点仍集中于档案存储方面。其五，地质档案管理工作缺乏专业技术人才及数字化技术人才。其六，数字档案服务平台开发较多，替换率较高，缺乏有力的地质档案数字化平台支撑，难以满足实际工作的需要。再加上信息化管理和地质档案管理工作未能实现有效融合，仅仅凭借人工对大批量的地质档案进行处理，其信息化的管理优势无法充分发挥。

二、提升地质档案数字化服务水平的创新路径

（一）加强地质档案开发利用实例的收集和总结。1.认真做好地质档案的查借登记工作。一是登记时要按项目认真填写查借内容，对每项查借内容进行详细的登记；要对地质档案利用的目的、作用以及产生的效益进行详细填写，特别是地质档案利用效益内容，要具体填写不可太过简单，便于事后确定是否有必要对地质档案的开发利用工作进行跟踪调查。二是提供地质档案利用服务时，需要建立起用户联系制度。地质档案在查借的过程中，一般无法估计地质档案所产生的效益，而是在利用者使用后才能反映出地质档案实际的利用价值及产生的实际效益。因此，要加强对地质档案开发利用的跟踪调查，以掌握地质档案开发利用的第一手资料，明确地质档案被利用后所产生的社会效益和经济效益情况，为地质档案后续的编研工作奠定基础。2.对所收集到的利用信息要及时整理。一是需要通过编写地质档案利用效益实例。二是需要总结地质档案利用服务工作的经验指导，为后续的地质档案服务工作水平的提高，提供经验指导及借鉴。三是需要对所编写的地质档案利用效益实例进行社会反馈及宣传，既可进一步宣传地质档案利用服务的作用和价值，又可使社会各界进一步了解地质档案的实际效益，从而积极主动地重视地质档案的利用服务工作。3.提高业务素质，做好地质档案编研工作。一是地质档案人员需要具有较高的政策理论水平，能够根据本企业的经济发展水平，结合本企业经济发展的中心工作来确定选题，并选择合适的地质档案材料进行加工汇编，使地质档案最大限度地发挥其价值。二是地质档案人员需要培养良好的调查研究习惯，通过翻阅、查找、研究各类地质档案资料，依据本企业经济发展需要，准确判断地质档案资料的利用价值，从而保护好第一手地质档案资料。三是地质档案人员需要具有开拓创新精神，能够根据时代和企业经济的发展要求，对本企业经济发展和社会进步有益的地质档案及时进行整理及编研，确保馆藏地质档案的潜在价值能够在现实工作中得到充分有效的发挥。例如：西北油田分公司开发的《EPBP采集与地质资料归档》研究项目，通过使用EPBP信息资源线上采集工作进行地质档案的收集，由于EPBP信息资源线上采集工作与地质资料归档管理工作有很多相似点和重复性，为了减轻地质档案归档人员的工作量，实现地质档案的资源共享，相关单位可以通过EPBP业务平台发布的相关信息，对地质档案的信息化收集工作进行分析研究，其主要内容包括：分析对比资源内容；初步梳理在线归档；确定数据项、数据内容及保存格式；归档资料齐全、完整、合规性的监督监控机制。《EPBP采集与地质资料归档》研究项目，有利于进一步加强对地质档案信息收集工作的跟踪调查，从而更好地掌握地质档案利用的第一手资料，为地质档案数字化服务工作的创新奠定基础。

（二）积极推进地质档案数字信息化建设。1.加快数字档案馆信息化建设。一是落实数字技术赋能。在拥有海量数据的基础上，档案管理部门可以通过构建知识图谱、用户画像等形式实现档案服务知识化，通过与人工智能、机器学习等数字技术协作，优化用户体验，提升服务智能化。二是以智慧档案馆建设为方向，实现档案馆的智慧化运行。通过加强档案大数据、物联网、云计算、人工智能、区块链等技术在档案管理中的应用，使档案馆的服务更加便捷、灵活，实现智慧化的档案馆服务模式。2.积极推进电子档案信息管理系统建设。一是构建电子档案管理系统平台。电子档案管理系统功能应覆盖档案整个业务流程、信息服务网站和系统维护等，实现档案业务信息与管理系统相衔接，并采用离线数据转换功能将旧系统中的数据自动转换到新的档案管理系统中。二是建设馆室一体化档案管理系统。档案管理部门可以开展线上电子档案接收、利用和监督指导等业务，实现企业数字档案的网络化、集成化管理，并对各类数字信息资源进行有效整合和管理，包括各类资料、图片、视频、语音等多种媒体信息。3.积极推进档案信息资源共享服务平台建设。一是通过搭建统一的数字档案系统与其他系统进行对接，在确保数据安全的条件下，为企业内不同目的的数据利用者提供数据查询权限，搭建“一站式”检索平台，使利用者能快速、有效地获取相关信息，缩短业务流程周期，提高档案利用服务效率。二是加大跨区域档案信息资源共享平台建设力度。充分依托技术手段，扩大平台的兼容性和可扩展性，促进档案信息资源共享规模和质量同步提升，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享和利用。

（三）全面提升地质档案服务水平。1.积极构建科学的档案服务体系。一是档案管理部门应不断优化档案数据系统，统筹档案数据开发利用、隐私保护和公共安全，使档案数据平台畅通流转，将数据在各组织、各部门之间进行共享，并作为生产要素进行流通。二是深度开发档案数字资源。档案管理部门应运用关联数据、人工智能及可视化等技术对档案资源内容进行深层加工、组织、开发和利用，充分挖掘数据要素价值，营造安全健康的数字生态。三是档案管理部门应构建与数字平台特征相适应的政策法规体系，以促进档案事业的健康有序发展，并借助科学的服务模式，实现地质档案由信息向数据的转换，方便相关用户对地质档案进行查询及使用，以进一步提高地质档案的利用服务效率，全面发挥地质档案的社会价值及经济效益。西北油田分公司于2018年6月开始实施物探磁带数据转储项目，于2020年12月10日完成了验收，历时两年半。该项目将公司1979～2008年的全部磁带及2008年以后除3592型外的其他磁带共计74617盘，进行读取、修复，转储于两套蓝光光盘上，数据量共计105.6T。同时梳理了本次转储涉及的298个物探项目，重新按项目立卷。通过本项目，将物探资料通过磁带机和数字扫描仪等电子化方式，以可检索的目录网络数据库方式，存档在统一的管理平台上，进行科学的组织、分类和管理，并通过有效的手段发布分享，使之成为群体知识和共享成果，提供技术、成果互动交流的平台，实现科技成果资料收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化和资源共享化。也是分公司首次尝试建立蓝光光盘库备份机制，对信息资源的持续积累和安全有效使用都有重大意义。2.培育专业的档案数字化人才队伍。一是构建积极向上的组织文化。一方面，创造良好的组织氛围，建立和谐融洽、积极创新的良好组织文化环境；另一方面，应培养档案管理人员积极拥抱数字化，通过数据决策、管理和创新工作模式，形成数字化思维。二是充实档案管理人才队伍，在数字信息化发展背景下，可以将工程技术人员、计算机专业技术人员融入档案管理队伍中，使其在协作中相互学习、相互理解，以此减少工作流程，强化工作效率，从而提升地质档案管理人员的数字化能力，有力推动地质档案数字化管理工作水平的提升。例如：西北油田多次组织相关人员参加自然资源部以及中石化地质资料的业务培训、工作交流等，并在日常工作中多次为相关岗位的工作人员进行技术培训，在此基础上，地质档案工作人员必须具备较高的专业工作素养，以更加良好的企业形象为企业地质档案管理工作的发展及壮大奠定坚实的工作基础。

（四）深化地质档案服务体系建设。1.创新地质档案服务模式。大数据环境下，加强地质档案数字化建设水平，积极开创地质档案服务新模式，有利于提升地质档案利用价值及地质档案创新管理水平，创造以地质档案利用为导向的服务模式。一是建立一站式信息化网络服务体系，实现地质档案的全面整合和共享。二是建设地质档案资料馆官网，实现地质档案的网络化发展，提升地质档案的数字化水平。三是建立传统与现代化相结合的数字化服务平台，促进地质档案线上服务工作质量的提升。2.加强地质档案的二次开发与利用。地质档案的二次开发需要在现有资料的基础上，通过新理论、新技术对地质档案进行深度分析，地质档案管理人员要不断深入实际，广泛调查研究，及时了解行业需求方向，在此基础上广泛收集、补充那些已经形成但至今仍然散存在各业务单位、部门以及个人手中的地质档案资料。通过不断收集，不仅可以丰富地质档案的内容，还可以弥补、充实不完整的地质档案资料，并充分利用数字化技术，深入挖掘其内在价值，以促进地质档案数字化服务水平的提升。

三、结语

综上所述，随着我国科学技术的发展，我国的地质档案服务利用工作已经走上了数字化发展道路，在此基础上，相关企业必须立足于新时代发展背景，加强地质档案开发利用实例的收集和总结、积极推进地质档案数字信息化建设、全面提升地质档案服务水平、深化地质档案服务体系建设，以积极的态度应对地质档案服务中出现的各种新问题，创新提升地质档案数字化服务水平路径，为地质档案服务工作的数字化发展夯实基础。