中职生档案管理现状分析及改进

田钰

摘 要：长期以来，学生档案管理一直是学校管理整体工作的重要内容之一，学生档案管理对于学校发展的重要意义可见一斑，它关系到将来用人单位的人才选拔、员工录用，客观反映出学生在校的德才情况，为企业选人、用人提供最基本的事实依据。本文从中职学校学生档案管理存在的现实问题入手，逐层深入剖析，提出一系列可资借鉴的良性模式和利好手段，解决了长期以来困扰中职生档案管理而又悬而未决的瓶颈问题，为中职生档案管理催生出更为高效的运行思路。同时，一整套的新设想和新实践，进一步加强学生档案管理专职人员管理意识，大幅完善档案管理制度，特别是加快了网络信息化管理，从而使学生档案管理的利用价值不断凸显。

关键词：中职学校；学生档案；管理；问题；对策

中职学生档案不仅真实反映学生在校生活、学习情况等信息，还记录了学生的家庭基本情况、社会关系等原始资料，可以说是学生基本情况的最客观记载，这些都将成为学生将来企业考核、选拔、任用的重要参考。在当前就业压力不断增大、社会竞争日趋激烈的大背景下，中职学生档案是毕业生接受企业选拔、录用的重要凭证，是和毕业证同等重要的资料，在求职中起着独一无二、无法替代的作用。

一、中职学生档案管理存在的现实问题

中职学生档案管理是指学生在校期间学习和生活的客观记录，其中也包括实习顶岗时的跟踪调查，一直到学生毕业这一时间段的信息整理和归档，为用人单位提供随时查阅、调阅的管理和专递工作。从当前中职学校学生档案管理的现状来看，此项工作并没有做好、抓实，存在诸多问题，如相关人员对档案管理工作认识不到位，重视程度不够，导致学生档案的记录不全面，甚至还存在不客观的情况，企业借阅后不能对毕业生做出真实判断，这直接关系企业能否公平公正的选人、用人。目前，从中职学校学生档案管理现状来看，主要存在以下问题：

1.档案管理人员不够重视，管理制度有待健全。学生档案是学校通盘管理的重要一环，有些学校管理者过分看中教育教学档案工作，对学生档案管理的重视程度不够，加之学生档案管理人员缺乏足够认识，在日常学生档案管理过程中流于形式，随意性较严重，平时也没有常规性的专职培训，管理经验十分匮乏，有些学校甚至没有对档案管理人员进行业绩考核，必要的监督检查和针对性指导更是谈不上，学生档案管理十分混乱，加上相关制度不够完善，管理体制、运行机制尚在缺失中。

2.学生档案专职人员专业素养不高。由于诸多原因，很多中职学校并没有聘请专业的档案管理人员，档案管理工作严重滞后。还有一些学校尽管已经将学生档案管理工作纳入了学校管理体系中，并将其作为一项重要工作推动落实，可由于缺乏高素质的档案管理人员，平时对档案管理人员的培训也没有跟进，他们普遍缺乏档案管理知识，无法对学生档案做到科学记录、合理归档，学生档案管理工作无法顺应学校发展形势，导致学生档案管理工作长期在低效中运行。

3.对学生档案信息的收集和整理不规范。通过对相关资料的档案管理的现实审视，发现中职学校的学生档案管理部门一般都是挂靠在学生处下面，并没有建立起与其他院系平等的管理部门，一些最为原始的学生信息一般都是由相应的院系来暂时保管，并逐步完善。由于相应院系并非档案管理专职部门，也没有专业的档案管理人员，学生档案管理在收集过程中不规范、不标准的情况屡有发生，出现的错误也是五花八门。

首先，书写不统一。各式笔种齐上阵，班主任鉴定“画风”一致，没有根据每个学生的不同而做出相应的客观描述。其次，有些教师未经院系、档管部门同意，仅仅为了自己教学方便，擅自将一些重要的学生信息自行保管，这就为日后档管部门收集完整的学生信息造成诸多不便，而且在教师自行保管过程中极易发生资料丢失或损坏的情况。再次，极少数学校为了应付上级部门对档案的审查，往往临时抱佛脚，在短时间内集中调集大量的人力对档案进行临时完善，这在很大程度上造成学生档案信息失真，不利于学校的常规化管理，对优良校风、学风的形成也造成严重掣肘，直接关系到学校的教育教学，对学校长期发展十分不利。

4.没有充分发挥学生档案的查阅、借阅功能。由于学生档案信息的收集不及时不准确，也给学生档案的查阅和借阅带来“麻烦”，学生档案信息的服务功能没有得以发挥，学生档案无人查阅、无法查阅，档案成了工整放置的废档一堆，这就使得教师不能尽快熟悉学生，对学生的因材施教也会大大延误，错失最佳的教育时机。

二、关于中职学校学生档案管理的建议

以上罗列的问题在许多学校都很常见，笔者从自身实际出发，对学生档案管理工作做了大量创新性改良，还算卓有成效，现提出如下建议：

1.提高认识。要想从根本上扭转中职学校学生档案管理工作的不利局面，首先要从学校领导和档案管理工作人员的思想意识领域做文章，使之切实认识到学生档案管理工作的重要性，只有这样才能真出实效。首先，中职学校上下要形成联动，特别是学校主要领导要发挥好“火车头”作用，对学校学生档案管理工作给予高度关注，设置学校学生档案管理专职部门，协调好学校各部门与档案管理部门的工作联系；其次，配备专职专业的学生档案管理人员，并定期对他们进行档案管理专题培训，开设各类讲座，鼓励档管人员参加，并明确奖惩，提高档案管理人员的积极性和主动性；再次，要求档案管理人员每学期在校内搞一次档案宣传活动，让广大师生正确认识档案管理的重要性，这不仅会理顺各个部门与档案管理部门之间的工作联系，还会时刻提醒学生积极上进，有利于学生的日常管理，促进了学校和谐健康发展。

2.建章立制，建立規范的档案管理体系。学生档案管理是一项细致化工作，需要有一套完整的操作步骤，每个环节都要与时代相符，与学校实际挂钩，并与时俱进，不断调整管理模式和手段，始终“动态化”管理。如中职学校可借助网络信息资源，将可行的先进档案管理策略大胆引入本校，提高学校学生档案管理的信息化，不断刷新学校学生档案管理的水平和质量。第一，学生档案管理人员应具备基本的计算机操作知识和技能，了解我国信息技术基础知识和时代特点，敏锐发现档案管理工作中的不利因素，善于提取有效的管理理念和信息化思维方式，科学地融入档案管理中，有力推动学校学生档案管理的信息化进程。第二，档案管理人员可以利用自己掌握的计算机知识甄别和选择档案管理软件，利用软件做好档案分类归档，同时，还要方便学校各个科室或教师随时方便调阅学生档案信息，提高学生档案管理水平，突出学校学生档案管理信息的共享功能。

3.狠抓管理，落实责任。中职学校学生管理要想做到位，就必须狠抓管理，在健全机构、人员组织、库房管理方面大做文章。事实证明，中职学生档案管理工作的落实首先要从管理体制入手，组织好相关人员根据学校实际需要采取合适的模式和手段，确定专人负责学生档案管理的各项工作；其次，按照全校学生人数，配备相应的学生档案数，根据实际需要，安排一定数量的档案专职人员，集中管理、相互配合，对于少部分需要分散管理的学生档案，学校还要对专职人员进行专题培训，强化业务指导，保证学生档案归档到位，提高学生档案管理的整体质量。

4.维护好学生档案管理硬件设备。在学生档案管理工作中，档管人员都需要对各种档案进行科学合理的分类，特别是重点学生档案的管理更要慎之又慎。为了确保学生档案管理工作高效运行，档案管理人员对档案室硬件设备的维护也是一项重要的工作。首先，定期检查档案室硬件设备的使用情况，及时进行必要的维护和保养，注意档案室的通风干燥，每天常规消毒，防止有害气体或老鼠、蟑螂等害虫进入档案室损坏档案资料；其次，每天下班前，学生档案管理人员要对所有档案资料进行归档核查，确定门窗、电器是否处于正常关闭状态，防止不良人员擅自进入档案室。只有切实做好学生档案管理硬件的维护，才能确保中职学生档案长期完好的保存。

5.强化宣传，深化意识。学生档案管理是关系学校人才外输的一件大事，理应让广大师生深刻认识到档案管理的重要性，这就需要档案管理部门联合学校其他科室通过多种形式和手段加大宣传力度，不断深化广大师生的档案意识，从而调动师生的积极性，主动关心支持学校档案工作。同时，每位师生都应该重视档案的填写，不仅要做到客观、真实，还要格式规范，书写清楚，这是档案填写的基本要求。一份好的学生档案不仅能轻松获得用人单位的青睐，还能多角度折射出学校在人才培养方面所付出的努力，因为档案中学生优异的成绩记录就深深印证了这一点。由此可见，学生档案的管理不只是对学生就业有益，而且还是宣传学校的绝佳阵地。

三、规范归档材料形成和收集制度，做好学生档案转递工作

1.严格归档材料。按照档案管理相关规定，归档材料应统一选用耐久性较好，16开大小的纸张，字迹材料严禁使用圆珠笔、各色墨水、复写纸、铅笔等书写。此外，喷墨打印也在禁止之列，一般都是采用激光打印或常规复印件等耐久性材料，其他一律拒绝归档。这是归档用纸用料的基本要求，凡是不合规者，必须退回原单位妥善处理后重新提交，审核通过后才允许归档。

2.建立常规有效的归档材料收集制度。中职学校学生档案材料的收集渠道是多方面的，但材料形成也必须要遵循一定规律，有选择的提取信息，这就要求大家一定要多观察。通常来讲，中职学校学生档案信息的收集大致分为三个阶段：第一阶段就是接收学生在初中阶段的档案信息，以及在入校前特别是招生时的信息，这是学生步入中职学校之初最原始的档案资料，需要中职学校在学生录取后入学前就收集归档到位；第二阶段就是学生入学后一直到毕业之际档案管理部门在一线教师、班主任和各个科室所收集的学生信息，包括学生德智体美劳等诸方面的表现，还有参与社会实践活动的一些资料，比如各种竞赛的参与情况。除此之外，党团组织、教务处、学生会提供的材料更应引起重视，这关系到学生的思想认知历程，是评价学生道德品质的最直接投射。第三階段就是在学生毕业时的资料收集，这也是用人单位最为关注的地方，因为学生的毕业季正处于由学校人向社会人转变的关键阶段，学生在这段时期的表现往往会成为企业选人、用人最重要的参考。毕业前这段时期的档案材料大致包括：毕业生登记表、毕业实习鉴定表、成绩汇总表、毕业生体检表等。此外，还应建立稳固的常态化学生档案信息收集制度，形成网络汇集格局。要想使学生档案信息收集制度扎实到位，最好选定一位负责人，专职负责各个阶段各个部门呈送的档案材料审核、归类和传递，这有利于提高学生档案材料的收集效率，还为学生档案材料的保密和安全提供重要保障。

3.严格毕业生档案转递流程，坚持按制度办事。毕业生档案转递是一项必须严肃认真对待的工作，有着特定的规定程序，如先填写毕业生档案专递书面申请，然后学校档案管理人员签字盖章，填写转递登记造册，最后贴封条包封，通过机要渠道转递收回回执，对因特殊情况没有回执的，一定要做好跟踪催查，尽量在一个月内催查到位。

同时，在办理转递手续时，一定要注意核对接收单位是否为单位人事部门或县级下属人才服务中心，必须具备相应的档案管理资格。若接收单位不具备保管条件或未授权，学校可选择将毕业生档案资料交由人事部门下辖的人才流动服务中心暂存。这样能最大程度地避免转递出去的档案资料意外丢失的情况出现。另一方面，能体现毕业生在校表现的基础性资料，如毕业生登记表、成绩汇总表、毕业生积分表等，应一式两份，一份封于学生个人档案中，转递到符合档案接收条件的人事部门，跟随学生“离校”，另一份可存于学校学籍档案中，这样做可以有效避免毕业生档案因唯一性丢失后造成补办不便，还可以有效规避毕业生在毕业后私拆档案随意篡改的情况发生，这对用人单位也是有诸多好处的。

4.推动学生档案工作信息化。在办公自动化和网络信息化的大背景下，学生数量的激增和档案种类、数量的增加，传统手工远远不能满足现代档案管理的需要。中职档案管理人员必须不断更新观念，紧跟形势，大胆创新实践，充分发挥新技术、新设备的优势，有计划、分步骤地推动学生档案工作信息化进程，促使学生档案管理工作向更高标准迈进。学生档案管理人员应利用自身具备的计算机知识和技能，按照新时期档案管理标准和学校实际情况，开发更为高效、便捷的学生档案管理信息系统。

四、结束语

总之，中职学校档案管理工作在整个学校管理体系中的地位举足轻重，学生档案管理人员既要做好档案的收集和整理，还要严格按照要求进行归档，同时还要发挥学生档案的借阅、调阅功能，为广大师生和用人单位提供服务，使学生档案管理的价值发挥出来。这为学生档案管理人员提出更高要求，档案管理人员应充分熟悉档案室资料，在档案质量上下功夫，不断提高档案的利用率。此外，档案借阅归档后，还要虚心倾听借阅方提出的意见或建议，将合理的反馈信息系统分析和研究，反思工作的不足之处，以更加低调务实的态度将学生档案工作做好，发挥出档案的更大作用。

参考文献：

[1]王德福.中职生档案管理的问题与对策[J].档案时空，2019

[2]包志芳.中职学校学生档案信息化建设初探[J].黑龙江档案，2017

[3]赵吉鹏.中职学校学生档案管理策略[G]新课程，2013

（作者单位：山西省长治卫生学校）