加强学籍档案管理和利用工作的实践

陈 琳

黔东南民族职业技术学院，贵州 凯里 556000

学籍档案是学生在校学习、实践中形成的记录，是证明学生学习经历、反映学校办学历史、体现时代教育特点的原始资料。如每年度成绩、奖惩材料、学业完成情况等，这些都是真实反映学生整体面貌的原始记录。学籍档案材料来源于多个部门，产生的材料内容和规格多样，有些虽然没有标明密级，但在提供材料时需要提高保密意识，如学生的个人成绩、处分材料等。

一、学籍档案的利用价值

学籍档案是学生身份、在校经历、专业特长、品行素质的全面反映，具有原始性、真实性、唯一性的特点，决定了其具有重要的现实保存价值和远期利用价值。档案的最终目的是提供利用，随着高职院校在校生规模不断扩大，以学籍档案为主的“民生档案”成为学校档案工作的重心之一。

（一）学历学籍印证

毕业生因个人保管不当等各种原因，导致毕业证遗失、损毁，需要补办毕业证明书；学生参加专升本、执业医师资格、职业护士资格等各类考试，需要出具学历证明；学生参加技能大赛，需要出具新生录取花名册。

（二）甄别鉴定真伪

当前，因完善干部人事档案、职务晋升、部队提干、出生日期核实等，毕业生或其单位会到学校查阅学籍档案，核实干部学历真伪，在校期间奖惩情况，录取途径、毕业分配去向等。如某县人事局因政审，前来核实2002届毕业生某某的毕业证真伪，通过核查学籍、毕业验印花名册、未毕业生登记表，为其提供了相关证据。学籍档案的安全保管，让弄虚作假的行为现了原形，维护了学校和学生的良好形象。

（三）解决民生诉求

随着国家各类政策的出台，一些毕业生为落实相关政策，需要复印相关学籍材料、办学合同协议等。如黔东南民族职业技术学院原乡村医士专业毕业生，因不能按合同协议定向分配到原乡镇卫生院工作，前来查找相关档案材料。本着“以生为本”的服务宗旨，通过大量查阅学校存有的录取新生花名册、招生计划，合同协议等，为学生解决就业难题提供了充分的证据。

（四）校史资料编研、展陈教育

对有利用价值、史料价值的学籍档案做到应收尽收，有序地加工、整合、提炼，然后进行资料汇编，起到宣传学校、存史育人的作用。如《历届毕业生名册》《杰出校友名录》；或者定期举办学籍档案展陈，陈列品学兼优的学生照片、学习成绩、获奖事迹等。如黔东南民族职业技术学院搜集整理了2020年参加抗击新冠肺炎疫情的学生信息和事迹，做成展板，大力宣传，为弘扬正气，鼓励学生，学校形象都起到积极的作用。

二、学籍档案的管理现状

为维护正常的教育教学秩序，学校制定相应的学籍管理办法。对学生的报到与注册、考核与考勤、休学与复学、处分与退学、毕业与结业作出明确的规定。学籍档案的规范、有效管理，可以起到维护正常教学秩序、督促学生遵纪守规、树立良好学风的作用。

当前黔东南民族职业技术学院学籍档案管理现状如下：

（一）存在多种教育形式，学籍档案较为繁杂

黔东南民族职业技术学院是2001年由四所中专学校合并而成的高职院校，四所中专学校中最早的办学历史可追溯到1956年，校内设有贵州省第六十二技能鉴定所、继续教育部，同时每年承办事业单位新进人员、乡镇在职人员培训等。既有中专学历教育，又有大专学历教育；既有全日制教育，又有函授成人教育；既有技能教育，又有证书教育；因此，学校形成的学籍档案门类繁多且复杂。

（二）宣传力度不够，档案意识淡薄

部分学籍档案的原始信息来源于学生，在填写信息时较为随意，往往出现错填漏填的现象，如学籍卡中的姓名、出生日期、原毕业学校等。“教职工以及档案管理者学籍档案管理意识低下”[1]，个别审核教师对学生学籍档案审核不严不细、疏漏错误，为后期提供利用带来不便；又如很多学生由于中专升入大专，于是不领取中专毕业证，等需要时才来校办理。

当前高职院校招生规模不断扩大，办学形式灵活多样，有些负责学籍材料的工作人员认为繁杂琐碎，有时填写的表格不严谨，有些鉴定性的文字不填写或千篇一律，导致材料缺乏可信度。更有甚者仅凭主观意志，在学生的学籍材料中填写负面评价，导致学生在需要利用该材料时受到一定程度的困扰。如黔东南民族职业技术学院某毕业生前来复印学籍卡，班主任在评语一栏填写的内容，对学生形成负面影响，不利于该生就业发展，经对接，班主任表示当时因一时的喜恶而随性填写，因此对学生就业造成困扰。

（三）学籍档案来源途径多样，认知程度不一

各类学籍档案来源于不同职能部门，例如学籍卡、学籍异动材料、毕业生验印名册等来源于教务处；学生在校奖惩材料来源于学生处；新生录取名册、毕业去向（就业）统计表来源于招生就业处。各部门对档案工作的认知和重视程度不一，部门之间缺乏有效的沟通协调机制，致使学生的信息资源不能共享，学籍档案出现收集不齐全、整理不完善、纸质和电子档案不同步、归档不及时的现象。

（四）学籍档案管理队伍建设不完善

学籍档案的利用价值具有潜在性和滞后性，容易被学校和各职能部门忽视。许多部门只配备兼职档案工作人员，他们的档案法律法规意识不强，专业素质能力不高，岗位具有不固定性，从而不能有效甄别各类学籍档案重要程度和远期利用价值，导致资料在收集整理、分类组卷、归档移交的过程中，出现要素遗漏、价值判定错误、重要资料丢失等现象，给学籍档案实现集中统一管理带来较大难度。

三、加强学籍档案管理的工作思路

“走向依法治理、走向开放、走向现代化”——新修订的《中华人民共和国档案法》通篇贯穿着习近平总书记关于档案工作“三个走向”的重要指示精神，这为学籍档案管理实现规范化、社会化、科学化提供坚强法治保障，指出了良性发展的思路。

（一）学籍档案管理工作规范化

学籍档案管理规范化主要体现在学籍档案形成过程中的管理规范、分类规范、归档移交、提供利用规范。

一是建立档案工作领导机制。黔东南民族职业技术学院建立学校党委副书记分管、党政办公室主任主管、档案馆专管、各系各部门兼职档案员配合管的四级档案管理网络体系，确保各项制度和工作任务落到实处。

二是完善档案保管设施设备。开设专门的学籍档案库房，安装监控录像系统、消防灭火系统、温湿度设备等。学籍档案组卷装盒后，按照一定的排列顺序放置于档案专用五节柜，切实做到符合国家档案实体保管安全标准。

三是健全档案工作制度。为建立健全收集整理、检查审核、归档移交、管理保密等各项规章制度，结合《高等学校档案管理办法》修订了《黔东南民族职业技术学院归档范围和保管期限》。重新划分制定一级类目12类，其中教学类围绕学校中心工作以及学籍档案服务对象，又划分二级类目8类，分别涵盖教学综合、学科实验室建设、课堂教学与实践、学籍管理、招生、毕业生、教材、技能鉴定。既使得学籍档案归档范围更加具体化规范化，档案的保管期限更加合理化，又便于各部门的兼职档案工作人员能够及时地将各类有保管价值的学籍档案进行整理并有效归档。同时制定了《黔东南民族职业技术学院学生档案管理实施细则》，使得学院的学籍档案管理更加有规可循、合理有序。

四是加强队伍素质建设。档案馆定期举办兼职档案工作人员培训班，通过加强政治理论和业务能力学习来提高档案管理素质。“高校学籍档案管理工作人员需要以全新的视角进行工作分析，做好管理与创新”[2]，按照档案立卷归档的原则，抓源头、抓细节，每一份材料的内容要素、落款日期、签字盖章都不能缺失，对学生从入校到离校过程中形成的学籍档案材料做到应收尽收、即收即归、归之有效。

五是提高利用的规范便捷性。学校为查档人员提供复印各类学籍档案是档案利用工作的重心，严格按照学院制定的《保密制度》《查借阅制度》来提供利用，严禁泄密、损毁、丢失、涂改和伪造档案。提供的学籍档案复印件必须绝对忠实于原件，以保证档案利用中的原始性、真实性和公正性。每年度对学籍档案清点和整理，对破损和褪色的档案适当的修补或者复制。

（二）学籍档案利用功能社会化

近年，学校历届大量毕业生为补充完善干部人事档案、核实党团员身份、单位审核确认学历、解决就业诉求等问题，前来查阅利用相关学籍档案，这些都成为学籍档案管理服务的新热点。

一是要把社会化服务理念摆在首位，改善服务环境，做到“三室一库”分开。优化服务方式，如服务态度是否周到诚恳、查档是否耐心仔细、查档场地是否干净舒适、利用手续是否合理简便。

二是要与学生信息资源丰富的部门沟通交流，如学校宣传统战部、教务处、学生处、团委、图书馆等，丰富学籍档案在文字、图片、声像、实物等方面的资源，提升学籍档案社会化服务能力。

三是要不断探索查档方式新途径，加强与学籍档案相关业务主管部门的沟通联系，实现学生现场、线上查档相结合，异地查档、跨馆服务相结合，积极推进学籍档案为民利民，切实解决民生诉求。

（三）学籍档案管理现代化

一是给档案工作队伍充实计算机专业人才，提高计算机管理和运用能力，学习积累前沿的档案数字化知识以拓宽档案工作前瞻性。

二是适应现代化信息技术和管理手段的发展。“随着现代信息技术的不断发展，学籍档案管理模式更加具有‘三化特点’，即信息化、系统化、网络化”[3]。新的网络信息化管理手段大量运用到学籍档案管理工作中，由传统的人工管理模式向智慧化网络化模式转变已经是大势所趋。通过采购档案管理系统，对纸质学籍档案进行目录编制、数据统计、数字化扫描挂接。黔东南民族职业技术学院的DARMS档案管理软件升级网页版，专门设有各系各部门48个分类编号代码模块，能满足各自产生的学籍档案材料整理、录入、组卷，实行谁产生，谁组卷，谁录入，谁移交的原则，使其产生的档案材料要素齐全、类别完整、数据准确，提高了档案信息化建设工作的效率。

通过采购档案数字化外包服务的方式，对学籍档案进行全面数字化扫描并挂接管理系统。如对学生的学籍卡、学籍异动材料进行数字化，并将每份材料中的人名也一一录入卷内题名后面，按照10个人一条题名目录挂接，大大降低了查找时间。对保存档案数据资源的信息系统与互联网等其他系统严格实施物理隔离，做好档案数据异质异地备份，确保档案数据得到长期安全保存。依托智慧校园建设，加强对各部门电子文件的收集和积累。探索在互联网上开通学籍档案利用权限，使查档人能够在较短时间获取有用的档案信息，提高民生档案利用效率。但同时要注意加强对查询者的身份认证，以及对使用权限的分级设置，以防系统被恶意侵入导致的信息篡改。

（四）学籍档案编研丰富化

在对学校办学历史的展现中，档案编研是有效直接的方式，对馆藏的学籍档案有序地加工、整合、提炼，把复杂零散的资料有机地加工整理。编研出各类名录、文摘综述、资料汇编、数据统计、专业设置汇总等专题资料。如获省级以上表彰的学生信息、在行业内做出突出贡献的校友信息、历年生源地数据统计、毕业生就业去向统计等，利用学籍档案将分散信息变为集中信息，从被动的管理工作变为主动的开发编研，充分发挥其社会价值、史料价值，最大限度地满足人们对档案信息资源的需求。

（五）提供学籍印证材料多样化

按照《高等学校档案管理办法》归档的档案分类多样，有些不属于学籍档案，同样能够从侧面印证学生就读身份。如黔东南民族职业技术学院原95级中专学生，当年非参加计划内招考而录取就读的，没有《新生录取花名册》，于是复印了1995年入学缴费的会计凭证来作为该生当年入学的佐证材料。又如历史原因，黔东南民族职业技术学院某届毕业生在校期间的学籍档案皆无，仅找到当年的毕业生合影，于是为其提供扫描件来作为学生身份的印证。诸如此类因为历史原因、档案意识不强导致的档案材料未能得到及时归档和保管的现象还有很多，作为档案管理人员应该思索如何在不违反档案管理规定、不改变原始档案记录的前提下，积极为学生解难题，办实事。

四、结语

随着高职院校教育发展的不断深入，学籍档案管理和利用工作将更加重要，以上部分工作思路已付诸实践，部分新探索正在努力开拓尝试。新形势下学籍档案工作应该秉承“服务育人”的宗旨，创新管理理念和工作方式，运用规范化标准化的制度和创新有效的方法，体现学校的用心管理和人文关怀。