研究生教育管理系统的构建和研究
——以江苏科技大学为例

李 冉

江苏科技大学，江苏 镇江 212000

一、研究生教育管理系统的现状和需求

（一）研究生教育管理系统的现状分析

由于前期的研究生数量极少，较早期的培养基本采用人工操作进行教育教学管理，耗时耗力且精确程度较低。随着21世纪信息技术的发展，研究生教育管理开始依托互联网技术，附加人工管理，将管理系统大致分为两大类：传统型和质量型。传统的管理系统分类了学生管理模块中的大量数据信息，减轻了行政管理人员重复性、繁琐性的工作内容，解决了培养研究生过程中的基本管理问题[1]。而质量型的管理系统则进行全方位的教学培养和过程管理，不仅整合了基本的数据，还针对各高校的办学特色、办学成果、教学水平、管理能力等方面，展现各不相同的应用需求，逐步从单一化走向综合化。但是，随着研究生招生规模的不断扩大、培养的管理模式也随之不断变化，现如今大部分高校的研究生教育管理系统完备性普遍较低，或多或少存在着一定的局限性，究其原因主要总结为以下几个方面：

一是功能建设相对薄弱。原有的管理系统模块较为基础、功能较为机械，只能做到简单的数据筛选，无法同时具备数据分析、学业预警、待办事宜、学期事务等相关数据的智能化管理，缺少数据自动校验功能，也无法直接对接省教育厅要求的相关学籍学历注册工作，缺少培养研究生过程中的动态监测功能，继而在数据处理中增加了教务工作者出错的风险，难以实现系统的准确性和科学性[2]。

二是信息交互不互通。研究生教育管理系统内部的部分环节依托于本科教务系统或与其他部门的系统信息相互关联，但实际操作下系统是互不联动的，不仅过于独立而且不能互访，造成了资源共享性的劣势，教务工作者工作量的增加和两者系统使用的频繁切换等其他问题。

三是系统定位相对固定。部分高校在更新和使用研究生管理系统中，考虑欠佳，盲目引入，对研究生培养的事务性工作缺乏分析，对系统的适用性缺乏调研，造成了整体上缺乏对本校的具体定位。

（二）研究生教育管理系统的需求分析

随着教育环境高质量的不断提升，江苏科技大学在深入贯彻国家综合教育改革和教育信息化管理要求的基础上，考虑到原有的管理系统在功能使用和管理能力方面的局限性，无法满足管理者和使用者的需求，各个模块无法串联、功能衔接度差等因素，致使部分工作还需耗费人工实现，因此在调研部分高校的基础上，于2021年上半年引用了最新的研究生教育管理系统。新引进的系统，其构建模块依托于江苏科技大学研究生教育过程管理的实际情况，主要从以下几个角度提升新系统的使用效果：

1．数据分析与校验：提高新研究生教育管理系统中的数据整合性和规范性，对数据的导入、导出和查询有着严格的校验程序，确保数据的规范性和准确性，加强数据的预测监控，以便为相关工作提供决策依据。

2．功能新增与衔接：针对研究生培养过程中的环节，结合本校研究生院、各二级学院及相关部门的教务管理工作，升级原有功能中不足以支撑的模块，新增培养环节中提升研究生管理质量的模块，强化系统的互联共享。

3．系统兼容与可行：确保新系统在校内外的门户信息使用及浏览器使用的兼容情况，考虑研究生导师、任课教师、学院教学秘书、系统管理员等各个角色在使用系统过程中的可行性，结合与软件公司的技术合作，在最初运营的试用阶段根据需求不断调试适合的构建方案。

二、研究生教育管理系统的构建

本文以江苏科技大学培养办角度下的研究生教育管理系统为例，以研究生院系统管理者的身份，分析研究生在培养模块中从注册入学到满足条件毕业整个流程环节内对管理系统的构建要求。

（一）学籍模块

1．新生报到管理：包括新生报到管理和新生报到统计。

2．学籍信息管理：包括学生信息管理、学生信息查询、学籍信息导出、学籍信息统计、信息变动查询、在籍不在校学生、新生电子注册上报。

3．学生注册管理：包括网上注册控制和审核、院系批量注册、注册名单查询。

4．学籍异动管理：包括异动类型管理、原因管理、申请控制、异动信息审核、学籍异动管理、异动信息查询、异动字段配置、未注册名单查询。

5．综合处理管理：包括个人信息录入控制、入学登记信息修改、个人信息修改审核、学生学籍卡打印、入学登记卡打印、在读证明打印、学生证打印、证件补办审核、毕业学位证证明。

6．高基报表上报：包括专业情况、年龄情况、来源情况、政治面貌、导师情况、其他情况的统计及学生变动情况、休退学原因。

7．欠费信息管理：包括学生缴费信息导入和查询、欠费功能限制设置。

8．照片信息管理：包括入学照片、学籍照片、教室照片的导入及照片信息查询、审核和设置。

其中，学生注册是以每学期初电子注册为准，与财务系统及信息化办对接，对注册的研究生进行学费等费用的扣除以及相关在校功能使用的开通，进而才能通过系统维护个人基本信息，实现新生报到和学期注册，不注册的学生无法进行选课、培养计划的提交等后期办理。学籍异动是针对在籍研究生因某种原因申请的休学、复学、退学等情况的办理，便于对在校学生的统计。综合处理管理目的在于方便了学生业务的办理。高基报表统计作为高校重要的数据支撑，通过对在籍研究生各方面的统计，提供更直观的在校现状，有助于学校办学资源、研究生招生、培养的进一步明确，方便相关部门依据在校数据进一步开展工作。照片信息管理主要是针对每年的预计毕业生在图像采集后学籍照片的上传管理，过程整体与教育部图像采集信息接轨，方便与学信网照片的核对，以及后续毕业证书的制作等。

（二）培养模块

1．培养方案管理：包括培养方案字段设置、学分限制，公共课方案制定，培养方案制定、审核、调入、查询、维护，学生方案制定。

2．培养计划管理：包括学生培养计划的审核、查询、撤销、统计，培养计划明细导出、培养计划完成情况、提交计划时间设置。

3．课程排课管理：包括教学大纲上传、公共课和专业课排课、选课结果查询、院系排课设置、学生选课设置、教师调停课审核、调停课信息查询、课表信息查询、重缓补考审核及成绩录入、重缓补考设置。

4．免修缓修管理：包括免修课程维护、免修申请审核和学生管理。

5．国际交流管理：包括国外访学审核及访学金额录入、国际会议时间控制、国际会议审核及访学金额录入。

6．教室信息管理：包括教室信息维护、教室占用维护、空闲教室查询、教室借用申请及审核、教室使用查询。

7．培养环节管理：包括培养环节学分设置、成绩录入、字段设置、登记审核，中期考核审核、小组维护、学生分组、结果录入。

8．课程教学评价：包括评价指标设置、评价课程设置、评价结果统计、评价名单查询。

9．课程排考管理：包括考试时间设置、考试考场安排、监考老师安排、考场安排打印。

10．基础信息管理：包括节次信息维护、课程信息维护和查询、教师信息维护和查询、教师注册审核、教室信息维护、课程申请管理和维护。

11．教学工作量：包括教学工作统计和指导研究生统计。

培养计划管理能有效服务于师生，对学生计划的修改、统计、查询、审核以及完成情况能够一目了然。课程排课则根据教学大纲，学院在完成公共课的基础上，以避免专业、时间、教室冲突为前提，对专业课进行排课，最后在系统时间内完成排课即可生成课表信息；重缓考的学生则可以根据个人情况进行线上申请到具体班级，由管理人员根据情况审核；除此之外，有关任课教师的调停课申请、中期考核、免修缓修管理等都可以舍弃以往的纸质版申请，改版沿用线上申请，提高了工作效率。国际交流管理主要针对江苏省的联培学生国外访学事宜的相关办理，采用线上审批，使其更为规范。课程排考管理则可以根据权限直接打印相关考试安排、监考老师等，更有利于督导组检查监考情况，及时处理现场问题。教学工作量则对教学工作和指导研究生的统计更加明确，有利于数据统计。

（三）成绩管理

1．成绩管理设置：成绩种类设置、录入时间设置、全部成绩明细、成绩导入。

2．课程成绩设置：成绩录入情况查询、课程班级成绩录入、课程成绩查询及排名、课程不及格名单、GPA系数维护、学生GPA排名、平均成绩排名。

3．个人成绩管理：按个人计划录入、个人成绩修改、学分不合格名单、成绩单查询打印。

成绩管理对于学院任课教师的成绩录入情况、学生成绩的查询和修改、GPA排名情况、不及格情况等都有更直观过程展现，更加方便教务管理者的操作，并且成绩单查询打印新增了本校电子印章，学生可以根据需要自主使用在线打印，提高获取效率，简化获取途径。

三、研究生教育管理系统的研究

（一）研究生教育管理系统的应用价值

江苏科技大学的研究生教育管理系统存在校内、校外两种不同的使用环境，在培养视角及大数据管理下，根据其个体的需求分析，究其管理系统的应用，存在以下三点价值：

一是提高了教育管理水平和工作效率，减少失误率。新系统借助信息化的平台，弥补人工管理的不足，能够最大限度地利用教育资源信息，使各数据相互贯通于研究生培养的全过程，实现数据信息的处理、转化，做到每个环节的衔接都能够充分具有科学性。同时，也丰富了人本管理的经验。

二是加强了对研究生培养的监管力度，提高了研究生教育管理的规范性。新系统能更直观地反映在校信息，规范了从新生注册、计划培养到学分达标、论文开题、毕业答辩、存档离校等这一系列过程，通过相应的自主审核，实现对研究生培养环节的全程监控。

三是提高了培养质量和服务水平，推动培养机制的改革。一定程度上，相较于传统的人工筛选而言，新系统对研究生的培养计划、培养方案、学分预警、选课重修等都有精确的提示，能够较好地服务于研究生的培养过程，有利于对“教”和“管”的相辅相成，并在过程中不断调试出满足于服务师生的系统，实现全方位管理，促进教育质量的提升。

（二）研究生教育管理系统的实现保障

1．提高信息化建设的重视程度

在积极地引进新系统的整个过程中，数据信息作为信息化建设的一项重大体现，需要加强相关部门对系统信息化教育教学建设管理进行合理的规划，维护数据信息的建设，保证信息化管理的秩序，提高各部门数据的关联性，推动全校数据信息资源的共享。新系统通过模块间数据的逻辑关联以及信息建设的智能化、条理化和自动化，避免数据的重复提交以及互不对应情况的存在[3]。其次，为新系统的信息化建设设置制度实施方案，以此提高各部门、各领导、各相关工作人员的重视程度。

2．加强与专业人员的技术合作

新系统的研发过程需要专业的团队和人员组建，从初期的软件研发，到后期的投入使用，都需要有相对固定的专业技术人员跟踪解决程序设置，并且在相当长的一段调试期内，技术人员根据研究生院管理人员、二级学院教务管理工作者、研究生、任课教师、导师等人的使用反馈意见，相互配合工作的进度，不断改善系统的功能，调试数据的稳定性及使用环境的安全性[4]。

3．明确系统模块的功能目标

新系统的各功能建设应建立在本校质量培养环节的目标基础上，功能使用情况应与培养环节的工作流程、工作特点相适应，坚持“闭环”原则，使模块质量目标信息服务于各项决策。再者，系统管理人员应对各二级学院教务工作者、任课教师等人员进行统一的系统培训，以便于及时高效地解决工作中存在的基础问题。

四、结束语

在当前“互联网+”模式的大教育环境下，教育管理信息化作为最盛行的一种工作方式，教育管理系统作为最常用的一种信息平台，其层次性、专业性、系统性和安全性在研究生培养管理的过程中发挥了至关重要的作用。总而言之，各个高校关于研究生教育管理的系统都有其个性和共性，江苏科技大学根据以往的教育教学管理经验及用户需求，旨在为全校师生做好服务的情况下，对系统进行了更新升级，充分发挥了新系统的应用价值，在规范和提高管理服务水平、提高工作效率、减少失误率的同时，通过信息化建设、专业技术合作、功能目标确定等方面加强了系统的保障措施，最终达到提高研究生培养质量的目标。