机关事业单位档案工作存在的问题及创新途径

吕梁市规划和自然资源局 成博

一、档案管理重要性

档案工作是机关事业单位发展的一个重要环节，是机关事业单位工作质量水平的主要表现之一，是各种事件最真实的记录，是机关事业单位工作质量和工作效率最直接的体现。它的原始性、功能性、价值性、参考性等优势，在机关事业单位的整体工作中发挥着不可或缺的作用。档案中所包含的信息内容，主要有与各机关单位在各种社会活动和管理工作开展中有关的信息，不但有文本表现形式，同时有图形、声音等文字表现形式，它是对整个单位工作进行科学、高效的记录与总结，有着很好的参考意义和实用意义。因此，档案管理工作水准的高低好坏，直接影响到机关事业单位的档案工作服务质量，以及是否能够适应经济社会需要和档案用户所取得档案资料的完整性与有效性等。档案作为历史真实性证据它如实记载了一个主体的历史发展情况，从而产生了司法效果。它自身特有的法律属性和它所特有的历史生成方法之间产生了千丝万缕的关联，因此更为真实与公平，也就是因为它本身的历史真实性才能够永存。档案属于具有重要的可借鉴价值的资料，因为许多的材料是通过记录图片、声音、视频以及签名手稿的方式保存，这类资料在后期不易被修改或伪造，所以档案是极具借鉴的资料。档案在衡量工作中有着举足轻重的地位，因为档案对于机关事业单位发展来说是至关重要的，它能够为单位今后的发展提供最为完整的准备材料。所以对于档案的关注和档案管理的规范，不仅能够成为测量单位工作成效的基础，而且还能够直接反映出单位所有管理工作是否规范。

二、机关事业单位档案管理工作应遵循的原则

（一）遵循差异性原则

机关事业单位的档案管理员对档案进行分类整理时，要按照档案的类型与内容进行分类，并根据其用途的不同，对其编制不同的编号以及名称，以便于日后的归类和更好地查找。如果把所有的文件混编乱放，很难在较短的时间里找到所需的文件，极大地影响工作效率。因此，一定要落实好管理制度和差别制度，档案管理员应按照规范划分档案的类别，并将其归类保存在相关的文件和资料中。

（二）遵循职责、权益兼顾的原则

在建立档案管理体系时，必须明确其职责范围和职权。比如，机关档案科的负责人，可以承担档案管理工作任务目标的制定，定时检查或者不定期的指导等工作。另外，在对档案管理工作进行明确责任时，也要注重对员工合法权利的保障，否则将影响工作积极性和整体档案工作的开展。因此，在机关档案工作中，要坚持责任清晰和维护自身权益两手抓。

（三）遵循静态、动态相结合的原则

要想不断发展，就要有与之相适应的制度作为保障。时代在进步，社会在变化，机关事业单位的各种体制都要与时俱进，才能更好地适应当前工作的要求。当前，我国的各项事业已经与国际接轨，机关事业单位的管理也在不断改革。因此，档案工作也要积极借鉴国际先进的档案管理方法，并根据自己的工作特点，不断总结和完善现有的档案工作体系。

三、机关事业单位档案管理工作的现状

综合档案涉及的领域很广，所以工作内容也很繁杂，但在机关事业单位工作中却占有举足轻重的位置，是经济社会发展之本。但是当前还面临如下六个问题。

（一）没有统一管理规范

在我国，许多机关事业单位在实际经营中缺乏规范和统一的标准，往往是在实际问题和困难面前因势利导。在此过程中，少数单位没有严格的管理体系，没有明确的目标，没有清晰的思维，从而严重制约着档案工作的开展和创新。因此出现了很多问题，让管理人员难以应对。

（二）档案管理认识不足

单位对档案工作重视度不高，对档案管理的概念和理解不够透彻，因此忽略了档案管理工作，从而造成了管理上的缺失。目前，我国档案管理中存在很多问题。一是管理人员素质偏低。随着经济发展速度越来越快，社会对于人才要求越来越高，而当前的一些机关事业单位还没有意识到这一点。二是档案管理人员业务水平较低。因为档案工作人员不注重自己的工作、工作中存在着疏忽，有些管理人员甚至把档案管理看作是一种对自身和其他部门信息的简单保存，缺乏专业知识，造成档案管理工作的效率低、乱，档案管理的方法不够科学和完善，影响了档案工作的质量和效益。不管是机关事业单位领导还是档案管理人员都应该意识到档案工作的意义，增加经费投入。同时，管理者还要保持良好的工作态度和工作的积极性，避免出现重大文件资料的遗漏和遗失。

（三）档案管理目标不明确

一些机构的档案管理目标不清晰，从而影响了档案管理工作。在档案管理中，目标不清晰也是一个很大的问题，作为机关事业单位的档案管理，必须先确立一个清晰、规范的目标，同时，还要了解其职责和意义。在新的信息时代，档案管理工作要更加重视观念的创新。

（四）档案保护意识不足

在时代不断发展的今天，档案工作越来越受到重视，旧的档案管理设施与方法已经无法满足现代社会发展的需求。很多机关事业单位在开展日常工作时，不能及时地更新档案的相关资料，不能利用现代先进的档案管理手段和技术对档案进行管理、维修，不能有效地保护档案中的信息。

（五）档案工作人员创新意识不足

多数档案工作人员认为档案工作是非业务工作，相较于单位其他事务是独立的，和其他工作关联不足，使档案管理工作处于孤岛位置，作用难以充分发挥出来。

（六）档案管理环境不佳。

在实际工作中，一些机关事业单位没有重视档案管理工作所必需具有的硬件设备，部分基层单位甚至缺乏档案室。有的档案保管不善，破损、丢失等现象时有发生。这些问题不仅给国家和个人造成损失，而且也影响了档案部门为领导决策服务职能的发挥。有的单位历史长、人员多、档案多，档案资料往往不按分类进行存放，致使查档调档工作无从入手。也有一些单位虽然有档案室，但环境并不乐观，大都潮湿、狭小、阴暗，通风条件差，造成档案材料霉变、虫蛀等问题，极大地影响档案材料的完整性、良好性及严谨性，使档案材料没有得到良好保存。

四、机关事业单位档案管理的范围

（一）行政档案管理

包括上级机关下达的文件、机关下达的文件、部门的工作计划和总结，以及一些信函、会议记录等。上级文件一般发送各部门，机关文件发送内部机构。工作方案和总结，用来衡量一个部门在一段时间内的工作情况，每个部门都会按照自己的情况，定期制定部门工作总结，或制定下一步工作计划，这是一种不断完善和进步的方法，也是机关的管理文件。信函和会议记录，是机关单位正常运转所需文书，是对部门发展的一种监控。

（二）人事档案管理

人事档案是指由组织人事部门在根据党的干部政策，培训、选拔和任用干部工作过程中产生的，记载干部个人简历、政治思想、业务才能、工作实绩、奖励惩戒、家庭成员关系等的材料，通过收集、鉴定、整理、装订、编目等环节后所构成的个人卷宗。在社会主义市场经济条件下，人事档案工作越来越受到社会各方面的重视和关注，成为人们关心的热点之一，同时也是客观、全面审视认识和正确选拔使用干部的重要基础，是国家档案中的一项重要内容。

（三）财务档案管理

事业单位与行政机关不同，它的财务管理文件也与行政机构不同，包含了日常的财政支出凭证，它对支出的目的、用途、金额等进行全面的记载，并提供相应的发票等。各类财政收入来源都要作详尽的记载，搞好年度预算、预算调整、决算等工作是下一步进行财政总结和预算编制工作的基础，每年一次的财政分析也是一项重要的财务文件。此外，还有各种社会费用的支付、项目的立项、实施等。总之，所有的财政开支都是由财政部门进行整理和分析。

（四）业务档案

业务档案包含业务文件、业务培训和业务活动等，它是开展工作的依据，也是文件管理的一部分。业务档案管理具有专业性与系统性等特点，需要工作人员在收集与整理阶段耗费较大的时间与精力。同时，业务档案具有严谨性，档案归档前需要相关工作人员严格核查相关信息，并开展相应的印证工作。

五、机关事业单位档案管理的创新途径

（一）依据机关事业单位档案管理现状及问题，明确档案管理的工作方向

当前我国档案管理工作面临着不重视档案管理、档案管理人员素质不高、现代化管理手段不完善等问题。在深入调查和分析当前档案工作中存在的问题后，提出了以电子文件代替纸质文件的做法，树立档案数字化的观念。在数字档案观念的推动下，对档案管理方式进行了改革。随着信息化的发展，电脑将越来越广泛地运用到档案管理中，而大量的电子文档必然会对其进行更高效的管理。要做到这一点，必须将档案管理工作摆在议事日程上，在财力、物力、人力等方面给予相应的支持。

（二）运用信息化技术提升档案利用效率

传统的档案管理方式对档案工作的质效产生了很大的影响，已经无法适应现代社会的发展。在新时代背景下，档案管理信息化建设成为趋势。第一，机关事业单位要积极购置现代化设备，为档案管理信息化工作的开展提供硬件基础。第二，搭建内部办公平台，优化文件使用的各个环节，使其在文件中的格式更加规范，并对电子文档的处理、归档管理进行规范，实现文件的收发、传阅、借阅等操作，使各部门的工作更加高效、更加科学。第三，依托门户网站等，打造智慧档案馆，实现档案服务网络化、存量档案数字化，促进档案管理更快走向现代化、网络化。第四，注重将大数据技术、“云计算”技术等先进技术应用于档案信息化管理，充分发挥网络平台作用，为档案管理插上智慧的翅膀，全方位提升档案管理质量，促进档案更加有效的利用。通过信息化管理，进一步减轻工作人员压力，推动各项资源的有效整合，有利于将各个地区与各个部门的档案有效衔接起来，实现统一化管理，打破传统“信息孤岛”的现状。通过网络技术，对档案管理、检索、使用进行网络管理，为广大群众提供优质的服务，从而提升档案管理的服务质量。

（三）培训机关事业单位档案管理人员，创新培训机制

为避免档案丢失、外泄、需有专人负责，同时还需做好各项安全保障。而在档案管理中除机密及安全性以外，其价值及分享也是人们不断关注的焦点。因此，档案资源的开发和利用应采取各种形式，做到及时、准确、迅速、高效。档案管理者除了熟悉、精通各种档案管理知识外，还必须当出现问题时，能恰到好处地及时解决，使档案发挥其最高价值，为相关部门提供信息资料查找等服务，保障机关事业单位的合法利益不受到侵害，减少不必要的纠纷，最大限度地挽回损失，充分发挥好档案管理的法律作用。档案管理工作的变革，应当是以人为本的创新，最终要靠“人”来推进，更好促进“人”的发展，这样才可以让档案工作不断发展。当前档案管理中有大量的对信息化技术不熟悉的问题，所以各单位领导要非常重视档案管理人员素质，特别是使用电脑素质的提高。考虑到档案管理的现状及时间方面的原因，采用网上培训为基础、实体培训为补充的灵活多样的培训方法，在思想工作、生活各方面关心档案工作人员。定期安排档案负责人到上级机关参与档案管理的业务培训和各种活动，并请专家教授讲授档案管理的相关经验，推广计算机存储、数字加工和网络技术等方面的知识。与此同时，档案管理人员应积极参加下属单位的档案审查和联检工作和个人的安全意识，加强登录账号的保护，以及对反病毒软件的熟练运用，使数字化档案工作的管理能力得到极大的提升。

（四）强化信息资源开发，实现档案资源共享

在互联网飞速发展的今天，个人、事业、产业、行业、国家乃至世界都在不断地增加对于信息的需求，依靠单一的途径获得档案信息的能力已远远不能适应社会发展的需要。要做到档案资料来源多元化、丰富化，对纸质档案管理模式提出了更高的要求，这也是大数据时代的趋势。数字化档案、信息化管理已经越来越普及，需要对过去大量传统的档案资料进行数字化管理。档案管理应该是多方位、丰富多彩的，这样才能适应不同用户的需求，并能实现信息资源共享，促进档案管理工作的高效与优质。同时各单位之间也可设置统一目录来适应不同单位需求，并通过网上的方式，使各个部门能够更好地掌握档案的存储状况，从而达到更好地使用和服务的目的。

（五）创新保密制度，做好档案保密工作

档案管理具有一定的保密性，如何运用数字化、信息化档案管理完成档案本身的保密功能，是档案管理改革的重中之重。随着我国档案事业的发展，我国档案事业已全面迈入数字化信息时代。机关事业单位要根据档案工作的变动，制定相应的保密制度。在日常工作中，我们应采取一系列的防范措施，例如：设定存取权限、及时杀灭病毒、把存档文件转为只读，以保证文档的原貌，并指定专人负责，从而降低档案保密风险。

（六）建立机关事业单位档案管理创新方案评测体系

档案管理改革，才能真正促进档案工作持续、高效、全面提升机关事业单位档案管理水平。要防止创新内容的不合理，从创新途径、创新内容等方面进行评价和分析，建立健全档案管理创新方案评价系统，以保证创新途径与创新内容科学适用。要通过激励机制促进档案管理的创新，让档案管理改革和创新内容更贴近现实，从而保障档案管理的正常开展。

（七）积极创新档案管理理念

打破传统档案管理模式的束缚，树立全新的管理理念，引入新型的管理模式，在以往单一文字档案的基础上，增加视频和图片等方式，使档案内容和形式更加丰富。增强档案部门和各相关部门的有效沟通，保证档案的准确性和完整性。进一步建立良好服务意识，通过各种渠道对档案数字资源进行利用，为档案应用者提供更加便捷的档案信息服务工作，推动档案管理质量迈上新台阶。

六、结论

在现代科技的飞速发展下，档案工作的现代化是历史发展的必然，必须进行档案管理的改革，才能提升档案管理能力。要运用信息化技术提升机关事业单位档案的管理和服务水平，以适应新时代机关档案工作的需要。要重视并对档案管理人员经常进行培训和培养，档案工作人员要自觉加强对现代科技的研究，不断提高档案管理水平。要充分认识档案工作的重要性，不断创新档案管理方式，充分利用档案的价值，为高效率开展机关事业单位档案工作奠定坚实基础。