企业档案工作的管理与创新

陈大勇

（中海油石化工程有限公司，济南 250000）

1 引言

进入21世纪以来，我国经济特别是民营经济在一系列利好政策的助推下得到了快速发展，企业之间的竞争更为激烈，如何做好企业管理，提升产品和品牌竞争力成为企业管理者的一大难题。企业的档案管理工作虽然不直接属于企业生产和营销的范畴，但是对企业发展的作用也不容小觑。企业建设项目档案记载了项目从开始到竣工的各项信息数据，是企业资产的重要组成部分，更是企业进行项目管理的首要参考技术资料，做好项目档案的管理工作对于企业的后续项目开发和可持续发展都意义重大。近年来，随着国家加大基础设施建设力度，工程类企业发展迅猛，经营范围广泛，既有工程设计、项目管理、技术咨询、技术开发与应用等方面的服务业务又有建筑材料、装饰材料、金属材料、机械设备、电线电缆、仪器仪表、五金交电及电子产品等方面的销售业务，有的还涉及货物及技术的进出口业务，经营过程涉及的信息数据种类繁多且信息量很大，如果没有做好资料的收集和整理工作对企业的后续发展会造成一定的阻碍，因此，做好企业项目档案管理工作是当前企业必须高度重视的工作。

2 企业档案管理的重要意义

企业档案是企业创建、发展的过程，是企业历史的载体，是企业各阶段生产经营活动的真实反映，也是技术知识成果和文化与价值观的累积，是企业的一种精神财富。在知识经济与信息化快速发展的今天，档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。

做好档案管理有助于企业强化技术和知识储备，保护知识产权和商业秘密，增强企业抵抗风险的能力。同时，档案记录了企业成长历程中的成就和失败教训，对当前企业的经营情况能够予以系统梳理，有助于各项工作的顺利开展，提高管理效率。档案是企业管理人员筹划决策的重要依据，可以为企业发展指明方向。

3 企业工程项目档案管理中存在的问题

3.1 对工程项目档案管理的重视程度不够

首先，在工程项目建设过程中，企业管理者通常对工程的质量、进度、使用技术等关注度较高，因为这些与企业的经营效益直接相关联，而对工程项目档案的管理工作有所忽视，致使档案工作经常被边缘化，认为其可有可无。部分企业甚至为了节约成本，没有构建健全的档案管理组织及管理制度，档案管理岗位的工作人员普遍是从技术部门抽调的临时兼职人员，兼职从事技术工作，对收集和整理工程资料不够重视。正是这种领导层意识层面的不重视，导致工程项目档案管理工作的开展质量不尽如人意，致使工程项目档案很难在工程推进过程中发挥应有的参考作用和管理价值。

其次，档案工作人员自身业务素质不高，没有意识到档案资料对企业后续发展的重要意义，突出表现在对建设工程档案有关材料的搜集工作不够重视，未及时进行整理和收集；没有对工程项目的档案进行有效的维护和归类整理，导致档案资料收集不及时且不全面，为后期的查找增加了难度。

3.2 缺少档案管理组织和专业人才

管理上存在漏洞特别是管理制度不健全对企业各项工作开展的影响都非常大，对于工程类企业更是如此。由于企业的业务面广、项目多、工期长、部门多、人员杂，这在无形中对档案管理工作带来了更大的挑战，且在实际工作中，缺乏有效的档案管理组织，档案管理制度不够健全，甚至部分档案工作人员是其他工作的兼职人员，各部门档案管理制度不一，档案管理制度中有关责任划分、相互协作等内容规定不全面，导致在实践中存在档案管理责任难落实、单位部门之间配合不协调的现象。由于档案管理制度不完善，存在相关信息、材料难以共享，收集不及时、不全面且保存不规范等问题，突出表现在部分工程建设周期短，进度快，工程任务重，人员数量少，工程经理往往为了赶工期，会把注意力放在工程进度上，忽视工程档案管理，致使项目档案的收集、整理、归档常常无法跟上项目的进度，各种规章制度流于形式，造成项目档案工作严重滞后，相关信息收集不完整。当前，档案管理组织及制度不到位，严重制约了档案管理工作的开展。同时，缺乏专业的档案管理人才是企业面临的一大难题。档案的管理不仅是简单地收集工程的相关信息资料，还要进行专业的分析和整理，归类存档，便于日后查找参考，而专业人才的缺乏也是制约档案价值发挥的一大因素。

3.3 档案管理方法亟待改进

随着企业规模的扩大，企业所需管理档案的信息量逐渐增大，工程数据、图纸标记、技术参数、施工日期、签字等资料都需要归档存放，应用传统的企业档案管理方法显然难以完成庞大的信息量汇总整理任务。传统的手工档案管理是将相关文件和资料汇总，填写表格进行登记，然后使用档案袋进行封存，这种做法无论是归档还是查找信息，速度都非常慢，且工作量很大。由于工期紧张或人员不足常常导致信息收集不全、不及时，甚至有的工程已经竣工，其相关工程资料没有完成归档。同时，纸质资料由于保管不善，有可能造成重要资料的遗失，为后续的查找带来困难。部分企业虽然实行了档案信息化管理，但由于设备使用不到位或人员信息技术所限，网络共享平台无法建立，资料信息化管理水平低。在软硬件缺乏有力支撑的情况下，要想实现档案信息的内部共享难度较大，这在一定程度上制约了档案价值的充分发挥。

4 优化企业工程项目档案管理的策略

4.1 提升档案管理意识

在各单位、各部门当中，上至领导层下至一线员工都要充分认识到档案管理工作的重要性。其中，管理层要对档案管理部门给予高度重视和评价，制定相关制度对档案管理成绩较好的人员给予相应的奖励，激发档案工作人员的工作积极性，强化档案工作人员的档案管理意识，使得档案管理人员能够严格按照规章制度完成日常工作，收集资料要及时全面，信息采集要细心准确，避免出现差错并且要将资料按时分类归档。同时，单位领导、项目负责人应加大对工程项目档案管理工作的支持力度，重视档案管理信息化建设的软硬件投入。加强档案工作人员的专业培训，尤其是结合档案管理的计算机使用及网络知识的培训，不断提高企业档案管理工作者的业务技能，使之不断优化档案管理工作思路。良好的人岗匹配，有利于推动企业档案管理工作的有序进行。

4.2 健全档案管理制度，确保档案管理的全面落实

首先，档案管理是企业各项经营活动的基础工作之一，随着企业各项管理制度和业务的发展，对内容陈旧、不能满足业务发展需要的档案规章制度应及时进行更新，建立符合企业发展实际需求的档案管理制度。第一，重新梳理和完善《档案管理员岗位职责》《档案人员工作守则》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案借阅利用制度》《库房管理制度》等各项规章制度，针对企业实际情况予以完善，使档案管理工作更趋规范化、系统化和标准化。第二，加强硬件建设，完善档案设施。为档案提供存放、阅览、管理的空间，做到库房、阅档室和办公区三分开，积极推行新的管理模式——集中化管理模式。同时，做好到期档案的鉴定和销毁工作，为后续档案的存放提供充足的空间。第三，对档案实行分层管理。合理划分档案层级，按照业务类别、重要程度统筹协调各档案管理布局，实现最简单化的检索和排序，充分提高档案信息资源的利用效率。

其次，结合工程项目实际，在工程项目开工前，必须明确项目档案管理的内容与职责。实行施工项目档案的全过程监管，杜绝工程竣工后再追回施工档案的情况，必须对前端质量控制、中期跟踪、后期整理归档等全过程进行全面的业务指导。项目前期的接收与控制工作尤为重要，企业可参考国家相关部门的文件，在项目启动后，按照预先确定的项目范围和项目的归档要求，积极与项目主管进行档案交接，确定项目资料的收集范围和内容，确保档案管理工作在项目全过程的全面规范落实。

4.3 加强档案管理队伍建设

企业要设置健全的档案管理机构并配备充足的档案管理人员。针对档案管理岗位人员缺岗、一人兼数职现象，各单位要从项目实际出发，引进专业档案管理人员，对于非专业人员也要加强专业培训。档案管理人员工作能力以及素质的高低，与档案管理的质量息息相关。因此，应从两方面对档案管理人员进行把控：一方面，在人才引进方面，企业应结合工程实际情况，或参考项目业务范围，实行不同的引进原则，例如，应聘者接受教育的程度，应聘者对该领域的认知程度、热爱程度或者是否具有档案管理方面的工作经验等，通过设置较高的聘用标准来保障招聘人员的素质和业务能力，为档案管理工作的顺利进行奠定人力基础；另一方面，对于现有从事档案管理的工作人员，企业要定期开展专项业务培训，组织各种素质建设活动，在活动中强化档案工作人员的管理意识，充实档案管理人员的专业知识，提高工作人员的工作热情，激发档案管理人员的工作潜能，促进管理方法更新与进步。此外，单位领导、项目负责人要接受相关档案管理知识的业务培训，通过培训使得项目团队的档案管理意识增强，对档案资料的重视程度提高。同时，注重对档案管理人员的激励，确保档案管理队伍稳定。在薪酬福利、职称评定、成长通道等方面给予与其他部门工作人员同等的待遇，对于其工作和生活中的困难要及时提供指导和帮助。鼓励从事档案管理工作的人员自学充电，系统掌握档案管理的相关政策法规，积极了解各部门的业务知识，并将知识应用到档案管理工作当中，增强自身业务能力。

4.4 推进档案管理信息化，优化档案服务功能

实现档案管理信息化不但可以提高档案管理的效率，而且会大大促进档案服务功能的发挥，因此，企业应加大档案管理信息化建设力度。具体从以下几方面进行：

首先，企业要加大硬件投入，更新电子化档案处理设备，为档案管理信息化提供物质保障；其次，引进先进的电子化档案管理系统，为档案信息的收集和查询提供便利；最后，配备专业的电子化档案管理人员，使其熟练操作电子档案管理系统，有效维护系统的安全与稳定。在电子化档案管理过程中，应具体做到在保证文件归档质量的前提下，优化文件的数字化管理过程，重构现有的文件采集与归档过程。在不同的项目管理阶段，从不同的渠道搜集的纸质、电子文档，必须做到文档的类型、格式一致，以保证使用者的浏览正确、文档的内容清楚、图纸的核对可靠性强，方便电子档案与相关的纸质档案之间的对应检索，实现档案管理系统的信息共享。

新一代信息技术的应用，实现了文档的实时采集和上传，大大提高了数据采集、整理工作的效率和精准性。借助信息化技术，一是能够更好地实现企业的档案查询、借阅；二是为工程质量的统计、维护和后续项目开发提供必要的基础数据和技术支持；三是为企业的领导提供决策依据，使档案服务于企业管理的功能得到优化，从而为企业的发展带来更大的价值。

4.5 加强档案数据质量的管理

企业要加强档案数据质量的管理，充分发挥档案工作的作用，不断提升档案工作的管理水平。具体方法包括：对于工程项目档案，应最大限度地保留原始资料，如有遗失，应及时恢复；在归档之前，必须仔细检查其与实际项目的一致性，如发现档案资料中内容或格式有误，应及时更正；对于需要手写的文件，在书写时应采用耐久性的碳墨等材质，若手写部分内容出现褪色问题，则应及时抄录，以免造成文字模糊，影响文件的实用性；数据纸张必须保证清洁耐用，文档上的印章应保持清楚和完整。

4.6 创新档案管理工作思路

档案管理工作要结合企业实际情况，不断创新工作思路，提高管理水平。具体来说，可以从以下两方面进行：

第一，档案管理灵活化。提倡档案管理规范化，有助于档案更好地服务于企业的各项管理工作。但是在具体执行档案管理工作的过程中存在特殊情况，不可过于死板，要灵活地开展工作，使制度更加人性化，既可充分发挥档案价值，又能推动业务更好开展。第二，坚持档案工作与业务开展紧密结合，突出重点。档案的收集整理、保管和利用等工作都是服务于企业业务的，因此，档案管理人员应该深入现场，了解业务开展情况，收集第一手资料，采用新技术和先进的工作方法，积极开展档案的保管、分析和使用工作，对于核心业务应加强重视，力求做到全过程跟踪记录，全力为业务部门提供服务。

4.7 建立监督机制

设立的项目监理部门，不但要对工程项目的质量进行监督，也要对工程项目档案的质量进行监督。该部门要定期和不定期地对档案管理工作进行监督检查，查阅相关规定和条款，分析管理制度的科学性与可行性，及时发现档案管理中存在的问题。其中，对于信息采集、分类、编目以及保存等环节要重点关注，发现问题及时提出整改意见，并予以专业指导。增强全员参与档案管理的意识，推动档案管理工作的进一步发展。

5 结语

企业档案承载着企业的历史和发展，是企业的宝贵财富，加强工程项目档案管理工作对于保存工程的历史、指导和开发新项目具有重大作用。因此，档案管理部门要积极创新管理方法，健全管理制度，加大工作人员培训力度，提升档案管理水平，使档案管理工作更加规范高效，充分发挥档案服务企业发展的价值，推动企业持续发展。