元宇宙视域下高校档案数字化建设研究

韩 宁

（无锡科技职业学院，江苏无锡， 214028）

一、 引言

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。［1］它不仅反映了一所学校的办学历史，还承载着与学科专业特色、经济社会发展紧密相关的各种专业信息，具有明显的专业性等特征。过去，高校档案管理中，用户只能在规定时间内，通过借阅、复印等方式获取有限的档案信息。随着大数据、云计算、区块链等数字化技术的应用范围越来越广，档案数字化管理成为必然趋势。而且，随着物质文化生活越来越丰富，人们在档案查阅、使用中出现了“历史重现”“时空穿越”甚至“体验历史”等新需求。结合用户需求和技术特性进行综合分析，具有沉浸式体验、虚拟化分身、开放式创造等特征的“元宇宙”能为解决档案利用新需求提供有效方案。2021年以来，元宇宙概念广泛传播并受到社会高度关注。世界各国的专家学者针对元宇宙技术体系、应用领域、安全风险、发展趋势等方面进行了研究和探索。在我国，以“数字敦煌”等为代表的元宇宙应用案例已经在实践中取得了巨大成功。［2］“元宇宙”虚拟档案馆建设和推广或将成为高校档案数字化建设的下一个目标。

二、 元宇宙融入高校档案管理的优势

1. 元宇宙的科技性与高校档案利用的传统性互补

高校档案多以纸质档案或实物档案的形式存在，影音和影像资源较少。档案数字化建设初期，主要通过扫描、光学字符识别、数字摄影（像）等方式，把传统纸质档案转化为电子档案形式存储。这虽然使档案保存、管理和查阅更加便捷，却无法满足用户更加丰富的体验式、沉浸式等档案利用需求。元宇宙是人工智能、云计算、数字孪生等大批现代数字技术的集成。在记录能力方面，元宇宙能获得逼真性和沉浸性；在传输能力方面，元宇宙能实现远程交互和虚实混合［3］；在应用能力方面，用户可以通过数字资源的虚拟化呈现，“进入”到档案记载的时间、场景，与档案中的人物共同“经历”历史，以“仿真”的方式实现人机交互。上海临港科技智慧图书馆通过数字孪生、三维重建、数字资产确认等元宇宙技术，将形象接待、专业服务、传统阅读、数字体验等多功能细分区域模块进行有序融合，通过高科技阅读互动装置，为读者构建了高品质数字阅读生态体系［4］。这种创新在档案领域异曲同工地应用，可在一定程度上对高校档案传统管理和利用方式进行弥补。

2. 元宇宙的开放性弥补高校档案信息的有限性

作为一种社会组织，高校具有特定的工作任务和目标，高校档案也有比较明显的专业限定性，不断完善高校档案数字化、信息化系统十分必要。元宇宙既是一种互联网应用形态，也是一种社会组织形态，它整合扩展现实技术、数字孪生技术、区块链技术等多重技术，实现虚拟世界和现实世界的融合与转化。［5］在元宇宙中，一方面，用户可以突破当前档案馆（室）的资源限制，通过虚拟真实世界，创设自由和开放的档案利用空间、工具及方法，更加灵活、充分地利用档案信息；另一方面，用户可以在阅知已有档案资源的基础上，不断创建新的数据信息，进行交互式活动，从而使数字档案不断丰富并实时更新。

3. 元宇宙的交互性纾解高校档案信息公开压力

高校档案中留存的资料信息，多是教师、学生在个人最具创造力的时期留下的工作、成绩等历史记录。重启这段记忆，是很多人的美好愿望。但是，部分档案信息具有保密性，所以高校档案信息的管理和利用程序十分谨慎、严密。元宇宙是人类运用数字技术构建的，由现实世界映射或超越现实世界，可与现实世界交互的虚拟世界。［6］元宇宙中，利用虚拟现实技术将档案馆（室）和工作人员虚拟化，使虚拟数字人在虚拟环境中为用户提供咨询、引导等服务。同时，用户可以自行远程查阅高校档案馆（室）中的数字档案信息，也可以通过“旁观”“经历”等角度理解保密性档案的生成背景，或者通过虚拟身份获得可公开档案信息的体验感。

4. 元宇宙的先进性促进高校办学水平实力提升

从属性上看，作为现实世界的延伸与拓展，元宇宙能够拓宽空间维度，打造低延迟、高沉浸的虚拟场景，为用户提供多领域、多层次、多元化的体验，促进高校专业文化、地方特色文化、中华传统文化的继承和传播。从服务面向上看，元宇宙是多种高科技的集成，高校可以推进人工智能、大数据、云计算、物联网、艺术设计等学科的交叉合作，在提高档案建设水平的同时提高学科专业水平，并在服务社会的过程中，推动文化、动漫、音乐、游戏、电子竞技等多种业态相融合。通过先进的三维数字重建技术和文物扫描复制手段建立全方位数字档案，不仅使档案能够永久保存，还能穿越时空重现辉煌、永续利用，这是档案工作的价值追求，也是高校档案建设的目标。从高校自身看，元宇宙是开放的，高校可以调动各条线教职员工参与档案建设，在提高档案建设水平的同时，促进高校教育教学水平、科研服务水平的同步提升。北京理工大学的“挑战杯·元宇宙”大型沉浸式数字交互空间通过低时延、高稳定指令流传输实现交互，将实时渲染的音视频推送给用户，全面对接“元宇宙”场景，为高校汇集、利用档案资源提供了新思路。［7］

三、元宇宙视域下高校数字化档案建设思路

1. 全面、灵活地进行档案收集

档案信息是关于过去某一时间、地点发生的特定社会事件的直接或间接的历史记录，元宇宙中通过人工智能、数字技术、交互技术等对档案信息中记载的场景进行模拟、再现或重构，可以使档案信息建立立体的有机联系。比如，对于地理空间、物理设施、有形实物等实体，可通过数字孪生技术进行虚拟映射，形成与现实空间孪生化的虚拟空间；人物、动物等可通过虚拟数字人/数字生命技术建构仿真对象，实现在虚拟空间中的具身化；事件、故事等复合对象则可通过一系列“虚拟场景+数字角色+时间线”的动态组合形成元宇宙空间的叙事模式［8］；人们可结合个人记忆和对展览内容的个性化理解，参与档案资源开发，或贡献相应的知识、资源，或直接参与展览内容创造。［9］因此，档案信息资源越丰富生动、关联程度越复杂，元宇宙应用模式越灵活、多元。

要实现高校档案资源在元宇宙中的“建构”与“再构”（如图1），关键是档案信息的数字化。首先，要扩大高校档案信息的收集范围，既要对传统纸质档案进行数字化转化，也要广泛收集关联信息。其次，要注意将当前高校发展中的有价值信息及时汇总，逐步完善、扩充档案信息资源库，为档案管理和利用打好基础。再次，要统筹处理好智慧校园中各级各类办公自动化系统和数字档案建设的关系，根据前端控制原则，在高校教育教学、科研管理、社会服务、后勤保障等各条线推行电子文件、电子文档质量控制，建立统一、高效、规范的数字化、网络化、智能化档案工作平台，使各级各类档案信息建立关联关系，为构建各类虚拟元素、搭建虚拟化场景、实现虚实界面交互打下坚实基础。

图1 元宇宙视域下高校档案数字化建设思路框架

2. 规范、创新地进行档案管理

一般来说，档案管理包括收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计等八大环节，各个环节都有明确、细致的工作标准和规范。按照国家档案局《关于推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表“三合一”制度的通知》（档函〔2022〕58号）要求，完善高校档案数字化建设工作，要根据本单位“三合一”表中的关键词，对初次收集的档案信息进行筛选或给出处理建议。当收集的信息被数字化档案管理系统接收后，系统根据关键词进行检索和再次匹配，给出归档入库指令，并同时明确保管期限等其他事项。按照该工作流程，元宇宙可以通过多种现代技术的集成，在快速、便捷、高效等方面实现大幅提升（如图2）。

图2 高校元宇宙档案数字化管理流程图

但是，无论技术手段多么先进，高校档案数字化管理工作的理念、规章制度的标准和规范都不能变。要坚持用普遍联系的、全面系统的、发展变化的观点认真甄别、科学判定高校档案信息的价值；要在全面提高数字化技术水平的基础上，通过数字化技术，将文件、照片、图像、声音、视频等传统档案资源转化为数字档案；要基于档案信息分类集成，建立开放、互联的高校档案信息公共平台，使档案信息由传统的单一、线性关系转变为多维、网状组织，通过科学保管加快高校档案信息查询、交流、反馈的进度。

3. 开放、灵活地进行拓展应用

元宇宙集成大数据、云计算、物联网、网络通信等先进科技，不仅为高校档案利用开辟了新思路，也为元宇宙赋能档案管理和利用提供了保障。如通过AI技术生成与现实世界完全不同的场景，通过人机交互技术建立虚拟人、虚拟物品、虚拟场景等，使各种档案信息串联起来，使用户获得更直观、沉浸式的体验；通过人工智能技术，收集和分析用户的行为轨迹及个性特征，推测其兴趣爱好、个人需求，为其推送相应的档案资源，或通过虚拟助理提供引导服务，从而帮助用户实现便捷式、多层次、多角度的档案信息使用体验；在真实校园环境中建立虚拟场景，使不同的档案资源通过不同事理逻辑建立关联，在虚拟空间中建立叙事模式，用户借助于AR、VR、MR等多种技术，开展虚实结合的科普式、探究式、体验式活动，使档案利用更加深入和高效。

数字化程度越高，网络安全风险越大。虽然高校数字档案信息的属性确凿、来源可控，能在一定程度上减少或控制高校档案管理工作中可能出现的安全风险，但是由于虚拟空间产生的数据与现实空间紧密相关，这就使档案信息相关数据存储、加工、传输、运用等方面面临严峻挑战。因此，高校要加强相关规章制度建设，并灵活采用物防技防、人脸识别认证、态势感知等安全认证手段，建立健全安全风险防范体系，以防止档案数据泄露、丢失或被篡改。