人工智能技术赋能企业费用管理变革的探索

林礼谊

（福建省国有资产管理有限公司，福建 福州 350004）

0 引言

随着云计算、大数据、人工智能（AI）等前沿科技的兴起，一些公司正热衷于接受这些科技所带来的财务管理方式的革新，并已取得了显著的进步，但也面临智能化程度不足的问题，进一步提升的空间有限。2010年以来人工智能（AI）技术发展更是突飞猛进，分别在人工智能所需的视觉识别、机器学习、自然语言理解、知识图谱等技术领域发展了新的应用场景，并逐步推向市场化。人工智能场景的成熟应用也为企业的财务管理工作的智能化提供了更多的机遇。人工智能技术的赋能使财务核算自动化、业财融合、费用管控、财务分析和财务管控等领域都有了更准确的算法和更先进的模型工具。

在财务的费用管理上，国家层面积极推动金税工程四期建设和逐步推动电子发票在全国的落地，对企业既是挑战也是机遇。企业可以借助电子发票的落地，通过采用人工智能技术来赋能企业的费用管理，进一步降本增效、增强费用管控能力，从而达到提升财务管理水平和增强企业核心竞争力的目标。

1 传统费用管理方式面临的问题

费用报销是财务管理的重要环节，关乎着企业的资金安全、财务规范与税务合规，更关乎每个员工的切身利益，可以说费用报销是与员工日常工作最密切的内容，也是员工有效开展工作的有力保障，因此，经营管理者越来越关注让费用报销实现高效合规，然而传统的费用管控方式有限，暴露出越来越多的问题，势必需要引入新的管理方式来实现目标的落实。

1.1 传统费用管理面临的问题

传统费用报销方式主要以线下报销或者基于OA、费控系统的部分线上报销形式，员工手工填单、寄送原始票据，由会计审核并核算入账。虽然借助信息化技术企业费用管理能力有了提升，但仍然存在报销体验差、费用合规和风控缺乏抓手、会计审单质量和效率有待提升和费用数字治理及洞察能力不足等问题，急需引入人工智能技术赋能企业费用管理，解决上述问题。

1.1.1 员工报销体验差

员工费用报销需要提前理票、手工填写报销单或人工填写报销单并将原始票据提交至财务部供会计审核，过程费时费力且需要理解相应报销规则以确保合规，容易因合规问题而被财务退单且报销时间长，导致员工费用报销体验差。

1.1.2 费用合规和风控缺乏抓手

费用合规与风险包含票据合规性、业务真实性、业务合规性、金额准确性等，传统报销模式下，都要依赖业务领导、费用会计根据企业报销制度进行人工一一甄别，除效率低下外，也存在一定的费用合规和风险隐患。

⑴ 票据合规性：员工报销涉及公司方方面面的支出，涉及票种多且杂，完全依赖人工进行查重、验真、合规性以及涉税黑名单的审核，审核工作量大、执行标准不一、容易出错，潜在税务风险等问题无法完全避免。

⑵ 业务真实性：员工在费用申请和报销过程中可能会出现虚报费用、伪造报销凭证等行为，这些行为会给企业带来经济损失，同时也会破坏企业形象和信誉。

⑶ 业务合规性：如果企业在费用申请和报销流程中缺乏明确的规定和标准，或者没有实施有效的监督和控制，就可能会出现不规范的情况。

⑷ 金额准确性：传统报销方式计算报销金额仍然是人工计算，即便是有费用管理系统的单位能做到将各项不同费用进行自动汇总，但对于报销人而言，却依然需要手工将自己消费所获得的票据金额，一笔一笔地输入进电子报销单中，这样的操作过程难免金额出错，审核人员还要对报销单中的每一笔明细核对票据上的金额，确保一分钱都不出错。因此，缺乏人工智能的费用管理系统只能加强流程的管控，但是工作效率的提升还存在较大的局限性。

1.1.3 费用数字治理与洞察能力不足

传统费用管理信息系统缺乏有效工具将发票、单据、费用合同等财务资料进行结构化应用，形成数据资产。数据标准化程度不高，多维对比分析支撑不足，不利于数据驱动费用决策的实现，并且还缺乏费用数据可视化分析工具，无法全方位实时把控费用报销数据，驱动费用管理决策。

1.2 费用管理创新发展方向

当前，财务管理正在朝着智能化的方向进步，这种新兴潮流为现行的财务管理提供了全新的发展契机，但也引发了全新的考验。通过实施智能化的财务管理，我们不只是能够降低员工的压力，优化财务管理体系，还能增强财务数据的全面性和精确度。所以，公司有必要实行适当的策略，确保财务管理朝着智能化的方向稳步进步。

1.2.1 大数据、财务云方向

随着互联网和IT的发展，通过智能化的财务管理，我们有能力把税务部门、证券监督委员会、审计部门和云端、和第三方服务平台连接起来，从而达到信息的共享，并对所有的组织和机构的财务活动提供必要的帮助。

1.2.2 财务智能化方向

职员即刻地记载和保存财务信息，并且，任何一位职员都无法对这些财务信息进行修改。智慧的财务管理不只体现在创新的会计制度上，也有助于推动智慧的合约持续成长，确保其实际应用。通过使用智能协议，我们可以根据预设的时间段来自动完成工作，并且在这个过程中避免了人工介入，从而降低了人为的干扰。

1.2.3 财务共享方向

持续进步的智能化财务管理有助于增强企业运营的效益和品质，同时，由于智能科技的运用，财务管理的职责也在相应地进行调整。传统的财务管理体系已经难以满足智能化财务管理的要求，因此，公司在执行财务职责时，把财务管理活动中产生最大价值的部分从财务部门独立出来，并把它们安排到集团公司或者业务领域，让财务工作和业务进行融合共享，有利于产生更大的效益和价值。

2 人工智能技术体系概述

人工智能按照其所发挥领域可分三大类，即感知智能、运算智能、认知智能，通过三大类的有机结合，赋能财务各个领域的应用。

感知智能，是对人类视觉、听觉和触觉等感知能力的模拟，以计算机视觉和语音识别为代表；运算智能，是对人类大脑计算和记忆存储能力的模拟，主要体现为对数据的计算和存储；认知智能，是机器对人类大脑中理解、学习和推理能力的模拟，机器学习可以理解为真正具备“学习”能力的机器系统。

3 人工智能技术在企业费用管理中的应用场景

3.1 智能票据识别

利用人工智能技术对票据进行自动识别和信息提取，可以大大提高票据处理的效率和准确性，减少人工干预和错误。其原理主要是基于深度学习和计算机视觉技术，通过对大量的票据图片进行训练和学习，模型可以自动识别和提取票据中的关键信息，如金额、日期、发票号等。同时，还可以对票据的真伪进行鉴别，有效防止虚假票据的流入。

3.2 智能报销填单

利用人工智能技术自动填写报销单据，减少人工填写和审核的工作量，提高报销效率和准确性。结合智能票据识别技术，将已经提取的发票信息自动填写到报销单据模板中，同时还可以对报销单据中的信息进行校验，确保信息的准确性和合规性。这提高了报销的效率和准确性，减少了人工填写和审核的错误，并能促进报销流程审批程序的简化，降低管理成本。

3.3 智能单据稽核

利用人工智能技术对单据进行自动化稽核和审核，减少人为错误和疏漏，提高单据的准确性和合规性。将以往需要财务后置审核的合规性检查规则，前置到报销填写环节，让报销人在填单时就能得到预警和提示，无需等到审核时才发现。在稽核环节只要列出机器无法判断的个别情况给予处理，减少错误和疏漏，极大减少审核时间和成本，提高效率和管理水平。

3.4 智能纸电对比

利用人工智能技术对纸质文档和电子文档进行自动化对比和分析，以发现其中的差异和相似之处，提高文档处理的效率和准确性，减少人工对比和审核的工作量。基于自然语言处理和计算机视觉技术，通过对纸质文档和电子文档进行扫描和转换，模型可以自动识别和提取文档中的关键信息，如文字、表格、图片等，并将其进行比对和分析。

3.5 智能财务核算

基于大数据和机器学习技术，通过对大量的财务数据进行训练和学习，模型可以自动识别和提取数据中的关键信息，如收入、成本、费用以及部门、客户、供应商等会计核算档案，并将其进行分类、归集和分析之后，按照财务核算的规则自动生成记账凭证。

3.6 智能凭证管理与归档

基于计算机视觉和自然语言处理技术，通过对会计凭证进行扫描和转换，模型可以自动识别和提取凭证中的关键信息，如科目、金额、日期等，并将其进行分类、整理和归档。

4 企业实现费用管理智能化的建设路径

4.1 转变财务管理理念

智能化技术赋能的赋能要求转变我们传统的财务管理观念和思维模式。财务人员的工作将不只是管控，更多地扮演业务支持者的角色。

4.2 创新财务管理方式

在构建公司的智能财务管理系统时，我们需要逐步达到自动化的财务管理、虚拟化的资金流动和精确的风险控制，以此来实现创新的财务管理模式。

4.3 培养复合型人才

财务机器人的应用，基础职位的会计人员需要积极主动地学习财务管理知识，特别是在财务分析和决策方面的技能，以便尽快实现从“核算型”向“管理型”的复合型财务人员的转变。

4.4 选择合理的技术路线

人工智能涉及技术路线较多，常见的人工智能技术应用到财务领域包括但不限于OCR（光学字符识别）、NLP（自然语言处理）、智能语音处理（ASR）、机器学习算法、知识图谱、机器人流程自动化（RPA）和规则引擎等。将费用报销分类，主要依靠包括感知智能、认知智能和决策智能三个方向的技术，需要依赖相关的成熟技术，以下提出关于各个发展阶段如何选择合适的技术方案的参考性建议（表1）。

表1 各建设阶段适合的技术方案

4.5 选择适合的建设策略

企业在选定通过人工智能来提升费用管理水平的途径后，重点在于选定合理的建设策略以达成目标。建设策略的选择有赖于行业属性、规模、数字化水平以及外部环境的税票、档案的电子化等因素的影响，以下是部分策略选择建议：

⑴ 企业规模适中、数字化能力弱的企业，建议重构企业报账管理和引入智能化技术建设策略。

⑵ 企业规模大且数字化能力较强的企业，建议在原有报账系统的基础上引入智能化技术应用，以提升费用报账的智能化水平。

⑶ 在规划建设路径上，建议采用总体规划、分步实施、试点先行、以点带面的总体建设规划路径。

5 费用管理智能化带来的财务管理价值

5.1 降本增效

智能化费用管理可以通过自动化处理和优化流程，降低企业的财务管理成本。通过自动化方式处理众多的金融信息，把许多重复的任务委托给机器人进行自主执行，并对支出文件的合法性进行智能审查，这样就可以使得机器人取代那些需要多个职位并且既简洁又复杂的任务，从而降低了金融工作者的负担，同时也提升了金融管理的效益。

5.2 提高会计质量

利用先进的技术和算法，减少人为错误和疏漏，提高财务数据的准确性和可靠性，满足合规要求。智能化费用管理企业可以获得更准确、更及时的财务数据，从而更好地掌握企业的财务状况，为决策提供更可靠的数据支持。

5.3 促进业财融合

通过费用管理智能化，可以将业务和财务两个环节更好地衔接起来，实现信息的互通和共享。

⑴ 自动化数据采集：通过自动化数据采集技术，将业务数据自动转化为财务数据，减少人为干预和错误，提高数据的准确性和可靠性。

⑵ 实时数据分析：实现实时数据分析，及时发现业务中的问题和风险，为业务决策提供更可靠的数据支持。

⑶ 智能化预测：利用大数据和人工智能技术，对未来的业务趋势进行预测和分析，为业务决策提供更准确、更前瞻的参考。

⑷ 过程调整：通过调整并完善商业过程，可以增强工作的效益与品质，并且还可以减少开销与潜在的危害。

⑸ 合规性管理：更好地满足不同国家和地区的合规性要求，减少企业的法律风险和成本。

6 结论与展望

“机器人与人工智能”与企业费用管理融合时代已经到来，这一创新的财务管理服务方式让劳动力变得更为强大，有助于财务专业人士更高效、更优质、更安全地完成各项任务。在此背景下，人工智能的时代将在移动互联网的基础上迈向一个更为多样化的新阶段。疫情的影响使非接触式经济得以飞速增长，因此，构建“人工智能+机器人”的商业平台，同时支持财务共享，已经成为公司数字化和智能化运作的核心。这将有助于加速企业向感知和敏捷的组织模式转变，以适应不稳定和不确定的环境，帮助企业在危机中寻找机遇，并在变革中创造新的商业模式。在未来，互联网、人工智能、财务管理将共同构建一个多元化的智能财务共享服务领域，而智能机器人与财务共享的融合将更有效地为社会提供服务。