刍议档案管理工作的实效性

高英伟

(黑龙江省水利科学研究院，哈尔滨150080)

档案管理不仅是现代人对历史社会、历史人物、历史事件、历史文化、历史科学技术、历史古迹等认识评价、继承沿袭的基本依据，也是现代人对现实社会所有发生的事情记录保存并被他人应用的宝贵资料财富库。现代科技、信息的飞速发展，互联网的全球化，使信息交流的节奏大大加快，所以如何使档案的应用更加有实效性，值得认真研讨。

1 档案管理工作面临的矛盾

随着信息、网络技术的冲击，档案管理工作面临着一系列的矛盾［1］:档案记录的原始性与现代性，档案的保密性与公开性，档案的内向性与社会的流通性，档案材料的完整性与信息的分散性，档案工作的手工操作与现代技术的管理等等。要解决这些矛盾，传统的档案工作管理模式和方法显然不能适应现代技术管理的要求，并且必然被新的现代化的管理方式所代替。

2 档案管理的分类与系统模块的设计

就水利事业单位而言，一般存档可分为以下5个类型。

2.1 文书类

文书类档案主要是反映本单位党、政、青、工的文件材料，包括①党群工作;②行政综合;③组织人事;④总务工作等。

2.2 勘测规划设计与基建工程类

基建类档案包括在基建工程中形成的文件材料:如可行性研究报告、立项书、工程地质、水文地质、土壤、社经、水文等设计基础材料、设计文件、施工及其管理文件、竣工文件、财务及器材管理、房屋产权等。

2.3 仪器设备类档案包括购置仪器设备的计划、报告、订货合同、移交清册、验收报告及有关文件材料等。

2.4 会计类档案包括报表、帐簿、凭证三分部。

2.5 声像类档案包括历届领导班子的相片、重要会议的声像、重大活动声像等。

人事类档案包括干部和工人两大部分档案等等。

上述五大类档案分别设置下列模块1)选择档案文件，指在系统模块中选择不同类别或不同目录序号的档案;2)建新档案文件，指某类档案其目录序号的档案已排完后再重新建目录序号;3)删除档案文件时，在校对目录过程中应用到;4)查询卷内目录，查询卷内目录即为档案目录检索，根据档案期限、责任者、发文号、发文日期等多种途径进行查询和浏览，便于查找和利用。

3 如何鉴别存档材料的质量

3.1 强调实用性

1)存档材料的真实性［2］。要实用就必须真实。档案编研材料要以并重历史、尊重事实为本，编研人员在任何情况下都不能歪曲、篡改档案事实的实际内容。在搜集素材、编辑加工材料审核等各个环节，也不能让“主观臆断”、“简单拼凑”、“断章取义”等影响编研成果的真实，编研只有全面、系统、准确、真实反映档案信息的实际，才有实用价值。

2)编研材料的有用性。这体现在编研成果能否为社会提供利用需求、能否在社会主义现代化建设中发挥重要的服务作用上。特别是在知识经济下，更应积极顺应时代的需要，充分发挥档案编研材料的知识传播、社会教育、学术研究，提供参考依据等诸多作用，使之被广泛地应用于社会，为人们的工作、学习、生活提供服务，并在服务中体现价值。

编研的目的是为了社会利用，编研材料的质量最终也应该由社会来检验和评定。如果我们编研的产品在社会上不受欢迎、不被认可，甚至无人问津，其自身价值就无法体现，也就谈不上较高质量。

3.2 讲究效益

1)讲求时效。时效性是衡量档案编研材料质量的一个重要指标。许多编研材料，一旦错过了最佳利用时机，其价值将会大打折扣。比如，某政府单位档案馆抓住2008年北京奥运会契机，及时地编辑了《中国体育百年图志》书稿，虽然图书还未出版发行，但书稿中的图片史料却得到了社会各界的高度重视。2007年8月，利用书稿图片史料，中国收藏家协会与某政府机构等多个部门联合举办了“中国体育百年——大型图片史料展”，引起了强烈的社会反响。人民日报社的编辑人员在看到书稿后，认为史料价值极高，决定在100集的“2008北京奥运特刊”上开辟专栏介绍这些图片史料。同时，新华日报、北京档案等报刊媒体也先后开辟专栏刊登书稿的部分史料。目前，该档案馆联系办展和出版史料的部门仍络绎不绝。所以说，一部高质量的编研材料除了注重内容价值外，还应该适时高效地编辑完成，才能充分发挥作用。

2)讲社会效益和经济效益。档案编研为的是满足社会利用需求，这主要体现在为推动经济发展和社会进步服务两个方面，发邓经济效益和社会效益。

3.3 要有含金量

1)编研成果所包含的信息量。比如百科全书、年鉴、丛书等大型编研材料，内容涉及面广，信息含量大，它的价值就相对较高。

2)编研成果研究内容的深度和广度。编研成果的内容全面系统、清楚明了，能够使读者客观认识历史事件的时代背景、发生原因、发展经过、最终结果以及历史意义等全方面信息，使读者从中受益，这样才是一部高质量的编研材料。研究的深度和广度是衡量高质量的重要指标。编研需要对档案原件进行研究、综合、加工，要对原始信息进行提炼和升华。

［1］ 李冬梅，李亚清.现代技术在档案管理中的应用［J］.黑龙江水利科技，2001，29(02):133－134.

［2］ 刘学仁.水利工程技术档案管理与资料整理［J］.黑龙江水利科技，2010，38(04):118－119.