浅析高校财务管理的信息化建设

徐庆

（常州机电职业技术学院 江苏 常州 213164）

一、信息化建设对高校财务管理的意义

信息化建设是高校财务管理手段改革的必然趋势。现代信息技术对管理效率的提高已得到普遍认可，运用信息化方式管理高校财务同样对其意义重大。

1、信息系统的建设提高了会计信息披露的及时性和充分性

传统的财务系统大多数由手工完成，很多会计信息的记录缺乏时效性，且因上传到总账系统再反映为管理信息的程序比较复杂，会计披露的可靠性都不是很理想。如果构建完善的信息管理系统，将所有发生的会计业务实时进行会计处理，并同步到总账模块和管理系统，可实现随时向财务部门之外的信息需求者提供财务信息，并且可以通过校园财务查询系统方便地查询到所需要的各种信息。对管理者来说，对每天发生的财务事项有精确的掌握，从而做出有针对性的调整政策和工作议程安排，不仅增强了财务人员、行政管理人员、科研人员、教师和学生之间的信息沟通，提高了财务服务水平，也同时促进了学校整体管理水平的提高，是一举多得的管理方式。

2、实现了资源共享，明显地提高财务工作的质量和效率

财务信息化建设的基本要求是构建全面的信息处理体系，实现信息资源的共享。在财务信息化平台上，不同职责岗位的财务人员在记账、审核、制单、结账、报表等环节都可以实现同步操作，并通过访问权限的控制，使各个环节的不相容职责分离，互相监督和牵制，保证财务信息质量。全面推行信息化财务管理后，能够做到与人事、资产、后勤等管理部门的衔接，对后期的账务处理如查账、审计等都提供了非常大的便利，通过信息系统的数据查询，迅速地调取以往的会计凭证，节约了资源，减少账簿查询耗费的人力、物力，降低了成本，提高了财务管理工作的效率。

3、促进财务人员专业技能的提高和整体素质的提升

现代信息化系统不仅要求单位为财务部门配备足够的硬件设备，以顺利推行财务信息化平台的构建，同时也对从事财务工作的会计人员提出了更高的要求。一方面需要通过培训等方式了解和掌握新引入的信息化系统的操作技能，并在事务中发现问题、分析问题、解决问题，不断地提出新的管理需求，完善已上线的信息系统，以更好地为财务工作服务。另一方面要求财务人员及时更新已有的专业知识体系，结合所在高校财务工作的特点，补充财务知识，总结工作中的得与失，并通过与同事之间的交流与学习，提高独立处理会计实务的能力。多重要求的推动，毫无疑问会使财务部门的整体素质得到很大的提升。

二、我国高校财务信息化建设存在的问题

目前，大部分高校财务都构建了信息化处理系统，并充分地运用到管理工作中。但还是存在很多制约信息化系统管理效率的问题。

1、部分高校领导思想意识薄弱，对财务信息化未给予足够的关注

在我国现阶段教育体制下，一般意义上的高校经费是由财政部划拨，很少有自己单独的预算外收入，也无需承担过重的支出压力。这种非市场竞争的发展机制，使很多高校领导潜意识里认为高校的花费有财政支撑，无需在财务管理上给予过多的关注，只要把财政部或其他管理部门要求的信息提供完全就足够了，经常凭借个人经验与能力决定高校财政资金的分配与使用。这种错误的领导意识直接影响了财务管理工作的效果，忽视财务信息在学校发展管理决策中的作用，也因此忽视了财务信息化的作用。最明显的后果就是经常会出现财务信息与教育信息化发生冲突，教学与管理无法实现双赢。

2、财务信息化所需的专业人才短缺，出现系统问题导致工作瘫痪

随着高校发展规模的扩大，大部门高校都会研发与使用自己专属的一套财务信息处理系统。虽然理论上这种信息处理系统会更切合高校管理需要和工作需求，但同时也会有另一个问题的存在。那就是典型的高校人员技术知识两极分化——懂信息系统程序的人，缺乏全面的财务管理知识；富有财务工作经验的人，计算机技术不符合要求。在出现程序化问题时，仅靠财务部门人员经常无法处理，需要配置专门的计算机技术团队，时刻待命解决财务系统报错信息。而在两个部门的沟通过程中，又会出现信息传达的弊端，信息不对称导致的理解偏差不仅不利于问题的解决，还会给双方带来工作上的困扰，财务工作经常出现停滞状态。财务人员计算机知识的匮乏从根本上限制了财务管理信息化进程。

3、财务工作的传统组织模式，阻碍财务管理信息化建设

虽然引进并推广了现代信息化管理系统，但高校的事业单位性质使很多配套的组织结构无法同步跟进。其中高校财务工作组织模式就是一大障碍。因为它是依据功能活动划分层级组织，根据各项常规作业流程，将财务模块划分为现金、账务、资金管理、预算与费用、财务控制、财务复核等，同时管理者也被加入到财务工作活动层级，以管理与掌控整个财务活动。这种传统的管理模式最典型的表现就是决策处理所需的信息是通过层级上报与下批的循环来实现，要求财务工作环境非常稳定。随着高校财务工作涉及内容的逐渐扩张，非常规的及时性项目越来越多，财务管理难度加大，财务信息层层上送的方式严重影响了信息的时效性，无法与现代财务管理相适应，不同人员、部门之间信息沟通与数据处理也会受到极大的限制，财务信息化系统建设名不副实。

4、财务管理软件的功能不全，信息系统存在安全隐患

信息系统的建设不是一蹴而就的事，需要在实务中不断地提出新的需求，进行系统的更新与维护。很多高校财务系统对后期的开放与维护重视不足，财务管理软件功能不够强大，还不能完全满足业务处理的需要。尤其是数据标准尚未建立统一的规则，部门之间的信息共享有限，部门编码、教职工编码、科研项目编码等通用信息没有统一的编码规则，导致数据采集和处理口径不一致，容易出现各方面的矛盾，财务提供信息的可信度降低。另外，信息系统的安全保护措施不全面。对财务部门人员未设置严格的管理权限，没有充分体现不同岗位职责之间的互相监督，存在财务部门员工和外部用户通过网络对数据进行非法修改的现象，使财务信息泄露，或致使计算机系统感染病毒，管理系统瘫痪，给学校造成较大损失。

5、没有做好内部控制与财务信息化建设的衔接

高校财务管理推行信息化后，财务内部控制的范围和重点必然会发生变化。传统的财务内部控制要求每一笔经济业务的处理都经过重复记录和重复数据的调整工作，这与信息化推崇的降低重复、提高效率相矛盾，如果不顺应信息化系统的要求和发展特点，仍坚持原来的监督会计职能为主，未调整原有的授权与批准制度，忽视信息的数字化控制、信息的输出控制等关键环节，财务内部控制的流程就会限制信息技术的应用范围与深度，从而产生一系列的问题。

三、改善我国高校财务信息化建设的建议

1、高校领导决策者应转变观念，支持财务信息化建设

财务信息化建设不仅是技术层面的问题，是对传统财务管理模式的一次变革，首先需要管理观念上的转变。从宏观上讲，财务信息化建设涉及高校管理与发展的方方面面，需要各项工作的融合与部门之间的配合。这种环境的营造需要领导层发挥牵头作用，重视和支持财务信息化建设，抓好管理制度的制定、贯彻和落实，给予足够的人力、物力和财力配备，加大信息化推动的宣传力度，使各个层级的相关人员真正了解和认识财务信息化，确保高校财务信息化建设有序推进。

2、提高财务人员全面素质，培养高校财务复合型人才

良好的信息化系统还需要人力资源的支持，直接操作人员的素质和能力是信息化系统运用效率的关键性因素。所以，推进信息化建设，除了要有计算机设备等硬件和财务系统软件的全面配置外，更需要具有专业技术人员。第一，高校财务在聘用人才时就强调同时兼具计算机操作能力和扎实全面的会计理论知识。第二，加强财务人员的信息技术培训，提供交流与学习的机会和平台，重视财务人员的后续教育，培养复合型人才，使他们充分掌握信息化所要求的工作技能，清楚地了解信息技术带来的各种管理结构和工作手段上的变化，重新界定工作职责。

3、优化财务工作组织模式，顺应信息化管理要求

财务信息化建设是对传统财务管理工作的全面性的变革，为适应全新的管理方式，需要财务组织模式的相应变化。首先，财务负责人应全面分析信息化系统对财务业务处理流程的改变，总结与以往传统管理方式的不同点和相同之处，构思新的业务处理流程，重新设置或优化组织模式，在保证不相容岗位职责分离、相互监督的前提下，加快信息流转和业务处理的顺畅性。其次，应发挥信息化共享的优势，尽量压缩组织结构的层级数，尝试建立扁平化的组织模式，提高财务信息的时效性，为高校发展决策提供有价值的财务信息。

4、完善财务信息安全性策略，加强信息系统的风险监控

信息系统的安全性需要从两方面同时着手。一是工作人员操作上的安全控制策略。在财务人员的权限设置上必须严格规范，除了利用数据库管理系统软件本身的安全控制，加设防火墙等措施，还需要人为地设置合理的用户账号、权限和密码，对工作人员进行网络安全知识教育，保证财务信息的安全。同时，要求财务人员知悉基本的查杀病毒程序，进行常规地系统维护与升级更新，保证业务处理的正确性。二是配置系统维护人员，全程关注系统的使用情况，及时安装、发布系统补丁程序，对杀毒软件进行升级，维护整个系统的安全性。

5、创新财务内部控制制度，适应内部控制的变化

首先，应该制定信息规范制度，打破部门局域内部的信息规则壁垒，统一信息编码方式，使信息系统里的数据具有交换性和可比性，保证数据信息共享，方便对数据信息的全面监控。其次，根据信息化管理系统带来的业务流程的改变，更新内部控制制度，确定新的业务控制重点，包括信息化系统中的岗位责任制、数据管理职责考核、内部审计制度等。同时强调由专门的内部控制职能部门监督落实制度和规范，找出控制薄弱环节，对控制过程中发现的问题及时更正，确保财务信息系统的安全可靠。

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