公路内业资料的整理和归档

何家菊

(贵州路桥集团第三工程有限公司)

随着我国公路建设的加快，公路施工企业越来越多，公路内业资料就显得相当复杂，因而公路内业资料的整理与归档就成为社会各界关注的一项重要工作。公路内业资料关系到工程质量的检验，但是在其整理与归档中依然存在一些问题，如格式不够规范，某些文件丢失等，这就造成工程竣工后质量检验的困难，也就不利于公路建设的发展，因而必须做好工程内业资料的整理与归档。

1 公路内业资料的涵义和作用

1.1 公路内业资料的涵义

公路内业资料是指在公路施工建设过程中产生的各种形式的信息记录，主要以文字、表格、设计图等形式呈现，包括施工方案、图纸会审记录、技术交底记录、施工材料质量合格检验报告、施工过程中遇到的非正常情况记录、施工过程中遇到的质量补救问题证明文件等。公路内业资料形成于施工准备阶段、施工阶段和交工验收阶段，对每一条信息记录都有严格的要求。

1.2 公路内业资料的分类

(1)施工准备阶段。施工准备阶段内业资料主要有施工方案、图纸会审和技术交底记录、原材料质量证明、施工设计图纸和批准文件等。施工方案是公路工程开工前申请报告的主要附属材料，必须经过上一级技术负责人的审批才能产生效力，要填写审批表，对工程造价、施工部署、质量要求、工期要求都要有严格的材料进行说明，施工技术方案和施工节约方案要进行详细的计划安排;图纸会审和技术交底记录要有文字记录，双方要有签字的手续，在归类时图纸会审要按照工程归类，技术交底要按照报告附件归类;原材料质量要有质量说明书和检验报告，凡使用新材料要有生产许可证、鉴定证明等，材料使用前要进行自检，在归类时可按照批准的使用日期或者单位工程进行分类;施工设计图和批准文件要齐全和规范，一般按照分项目工程进行归类。

(2)施工阶段。施工阶段内业材料包括施工试验报告、隐蔽工程检验报告、工程质量检验报告等。施工试验报告和隐蔽工程检验报告可由工地实验室集中管理，要进行收集、整理并建立台账，施工记录要以分部工程进行收集;工程质量事故报告和处理的资料要统一向上级部门进行报告，要严格填写质量事故记录，将质量事故的内容、处理方法、损失情况整理清楚，要符合分数和格式要求。

(3)交工验收阶段。建工验收阶段内业资料包括竣工图和竣工验收单、竣工质量核检书。要在竣工图上注明图纸设计变更情况，按照单位工程进行收集和整理分类，要有批准更改设计的编号，方便以后进行查阅;竣工验收单和竣工质量核检书要按照列目归类。

1.3 公路内业资料的作用

公路内业资料是公路工程施工过程中的完整和真实记录，对工程竣工后的质量检测起着重要的的作用，是工程交工验收和质量评价的重要依据，对公路内业资料的整理与归档影响着公路施工的质量和公路工程的施工管理水平，对我国公路建设起着不可替代的作用，因而必须加强公路内业资料的整理与归档。

2 公路内业资料整理与归档中存在的问题

2.1 公路内业资料整理与归档中存在的主要问题

公路工程施工过程中要求公路内业资料的完整、规范、真实的记录施工的全过程，包括原始资料与实际施工内容相符、数据真实可靠、手续齐全、填写规范，但是在公路内业资料的资料整理与归档中却存在如下问题:施工资料在施工过程中丢失;施工材料书写不规范;施工材料验收手续不齐全;施工图纸编制不规范;施工资料数据与原始资料数据不符等。

2.2 产生公路内业资料整理与归档问题的原因

(1)公路施工单位对内业资料重视度不够。公路施工单位大都重外业轻内业，对资料管理的重视度不够，甚至在交工前临时整理施工材料，从而导致内业资料不系统、逻辑性差、错误百出。

(2)公路施工单位管理制度不健全。有的公路施工单位管理水平比较低，也没有健全的整套管理制度和规范的整理标准，这就造成没有专门的人员对施工准备阶段、施工阶段和交工验收阶段的资料进行及时和系统的整理，从而耽误了内业资料整理的最佳时间，以至于在后来的整理中造成资料的缺失、不完整。

(3)公路内业资料管理人员素质低下。公路内业资料整理和归档人员自身的素质较低，对国家档案法和档案管理规定不熟悉，档案意识和责任心缺乏，也不具备资料整理与归档的专业知识，不能对公路内业资料进行系统有效的管理，而且施工人员参差不齐，不能对资料整理形成统一的格式。

(4)公路施工单位的频繁调动。在公路工程施工过程中，专业的施工队调动会比较频繁，每个施工队可能专门负责一个项目或子项目，在项目结束后他们会撤离施工现场，从而使内业资料不完整、逻辑性差，甚至某些资料缺失。

3 加强公路内业资料整理与归档的措施

3.1 公路内业资料的整理

(1)对公路内业资料的整理要符合一定的要求

综上所述，在水利工程建设过程中一定要加强对水利工程建设质量与安全的监督管理，并且根据存在的质量与安全问题采取相应的改进措施，构建有效的水利工程建设质量与安全监督管理体系，促进我国经济的发展，提高我国人民的生活水平。

对公路内业资料的整理要“完整”、“准确”、“真实”，“完整”是指内业资料要齐全，不缺少各个项目和各个施工阶段应有的文件资料;“准确”是指要保证内业材料内容和数据的格式上准确无误;“真实”是指内业资料数据的真实可靠，能够把原始资料和实际施工资料数据一致。

(2)对公路内业资料的整理要贯穿整个施工过程

项目负责人在工程施工准备阶段就应该做好内业资料的整理准备工作，一直到工程竣工。项目负责人要安排专门的资料整理人员对施工过程中的材料进行整理，从收集、整理、归档，每个过程都要规范细致，防止因为施工混乱造成的资料丢失;项目负责人要负起责任，保证收集资料的真实可靠，要对资料严格审查，保证资料收集和资料整理同步进行。

(3)建立一套完善的公路内业资料管理制度

①要根据实际情况制定适合本公路工程项目的管理规定，明确施工单位、监督单位对公路内页材料的职责，分工明确;②要制定一套适合本工程项目资料的表格和样本，以便在工程施工的整个过程中都要有规范的依据和格式要求;③要制定一套科学完善的管理制度，制定一定的工作细则和借阅制度，从制度上对资料管理进行规定，只有加强业内资料的有序管理才能保证内业材料的期权和规范。

(4)注重对工程实体材料和试验材料的整理

①施工过程中要根据施工和报检资料的顺序，从分项目到分部，再到单位项目都要进行积累和罗列，一直到工程结束后;②要整理好原材料试验数据资料，如水泥、砂石、钢筋等要根据品种、规格加以排列，要对各类混合料的构成进行试验，并以施工时间顺序加以排列;③要对竣工图表、工程管理文件、质量控制报告和施工记录等进行整理，包括会议记录、施工照片、影像资料等都要进行整理。

①签字的人员要按照统一的格式，设计的图纸要按照统一的标准和规范;②数据资料要经得起推敲，公路混凝土的混合比例、钻孔和钻孔深度在数据上要有一定的逻辑关系;③资料中不得有数据错误、涂改的痕迹，不能漏填，并且要对填写使用的纸张大小、格式进行严格规定，方便进行管理和整理归档。

3.2 公路内业资料的归档

(1)公路内业资料归档的基本要求

公路内业资料归档有很多具体的要求:①对于公路工程，要对每一个自然段落进行分别建档，试验资料要进行单独建档，实验室除了给各个部门用作报验的材料之外，都要完整无缺的保存内业资料的原件;②公路工程竣工之后要对内业材料进行编码，并加上目录索和封面引进行归档，要防止纸张上的金属物(别针、订书钉等)对档案的破坏，要防止纸张霉变。

(2)重视档案知识的宣传教育，提高归档人员的素质

①要加强对公路内业资料基本知识的宣传和教育，对资料归档人员进行系统的培训，尤其注重原始资料签证操作方法、施工材料的整理编制、工程项目的验收等的培训，确保资料归档时的真实、规范;②公路内业资料归档人员要加强自身的学习，平时学习专业的归档知识，掌握内业资料管理的基本方法和原则，掌握科学的管理技能，不断提高自身的文化水平和专业知识;③熟悉归档的基本程序，做到管理工作的科学化、标准化和规范化，防止在归档过程中出现不必要的失误。

(3)注重公路内业资料中电子档案的管理

随着科技的进步和计算机技术的发展，办公逐渐出现自动化和无纸化，在公路施工过程中起草的文件、设计的图纸等很多已经是电子格式，这就要求加强内业资料中电子文件的管理，包括反映工程面貌的照片、录像等，如果这些资料不及时进行管理和归档很容易进行丢失，从而造成公路施工工作难以开展，在竣工后无法对公路工程进行质量检测，因此必须加强对电子档案的管理，管理人员要加强计算机和先进技术的学习。

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［2］付景文，王慧君.浅淡如何加强公路工程内业资料管理［J］.黑龙江科技信息，2008，(3):11 －13.

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