无采编系统编辑部的在线表格稿件登记系统

■夏成锋

仲恺农业工程学院学报，广州市仲恺路801号 510225，E-mail：xb3721@126.com

近年来，许多编辑部采用了采编系统，其稿件的登记是根据投稿和审稿信息自动生成的，稿件的处理状态一目了然，十分方便。但是由于某些原因，也有许多编辑部没有采用采编系统，这些编辑部接受Email和现场投稿，稿件登记采用传统的纸质登记、excel电子表格登记和编制的程序登记［1-2］。

这些方法有许多限制，本文从稿件登记的需求分析入手，对这些方法进行分析，提出一种新的简便的稿件登记方法，并给出操作方法，以期为相似情况的编辑部提供参考。

1 稿件登记的需求分析

稿件登记如果无纸化，实际上是一个小型数据库，分析其需求，可以让我们了解稿件登记系统的要求和基本特点。稿件登记的主要步骤如表1。

表1 稿件登记的步骤

从稿件登记使用过程可以看到，各个编辑既是登记系统信息的阅读者又是生产者，简而言之，就是一张表格不同的人去合作完成它，这要求所有编辑对于登记系统有查阅和编辑权限，而随着来稿的增加和稿件处理的进程，要求登记系统查阅容易，更新方便，这就要求登记信息共享并且获取容易。采用传统纸质登记，虽然比较直观，但登记和检索都比较麻烦，每个编辑都需要不断的查阅这个登记本，新稿件来到可能还需要口头通知，效率低，也不符合无纸化办公的趋势，计算机信息共享是解决这一问题的方法。

2 一些计算机信息共享方法的问题

有编辑部采用编程的办法进行稿件登记［1-2］，他们实际上是完成了部分采编系统的工作，但是这些方法不仅需要编程还需要硬件服务器，软硬件上都需要投入，限制了其应用推广。excel电子表格基本功能一般人都会用，有良好使用基础，也非常直观，而稿件登记是一个相对简单的excel表格。但如果仅仅是在登记人的电脑上采用excel登记，还只是登记的媒介变了而已，与传统的纸质登记没有什么差异，没有达到信息共享的目的。但电子表格的优势在于传送方便，便于共享，因此如何将稿件登记的excel表格共享是解决问题的思路，在工作中试验了多种共享方法：

（1）邮件、QQ共享。这种方法由于是单向传递，会造成版本的混乱，也比较麻烦，更新一个内容都要传递一次。

（2）局域网共享。将excel登记文件放在局域网上共享，开放读写权限，这种方式信息更新检索方便，也不会造成版本混乱，但对硬件有一些要求，要求共享的电脑时刻开机，并且编辑部所有的电脑在同一局域网内。

（3）网盘共享。将文件放到外网的网盘上，对硬件没有特别要求，只要求联网就行了，但每次更新都要下载上传。有些网盘支持同步，但每台电脑需要安装软件并设置，相对复杂。

综合发现，这些共享的办法都有一些问题，使用不太方便。稿件登记是不同的编辑合作完成一个excel表格，实际上是一种协作办公。在线表格（Online spreadsheet）［3-4］是近些年发展起来基于互联网的一项技术，仅在电脑网页浏览器上就可以完成表格的制作、浏览和共享，可以用作远程办公、远程协作，并且大部分提供此功能的网站免费，不需要软、硬件投资，是最方便便宜的电子表格共享系统，十分适合小型编辑部适用。实际上Microsoft和Google公司都有免费的在线表格产品，分别是Office web apps和Google docs。试验发现，在线表格与本地excel的功能界面都很接近，十分容易上手。

3 实例操作

作者试用了几个在线表格（Office web apps，Google docs，百会格格，Zoho sheet， EditGrid），基本功能大同小异，其中百会格格和Zoho sheet对免费用户功能有些限制，但小型用户也基本够用。试用发现，一些在线表格对本地复制、粘贴（比如将一篇word文章的标题复制，但在在线表格中却不能粘贴）支持不太好，有些在线表格网站连结困难。EditGrid是维基百科Online spreadsheet词条中排在首位的网站［4］，不仅免费，而且直观简单，支持本地粘贴，对中文支持良好，还有客户端插件，作者所在的编辑部已经使用近一年，十分方便，本文以EditGrid为例进行说明。

从IE浏览器上输入EditGrid的网址http：//www.editgrid.com，注册一个账号，创建空表格后可以看到，在线表格与excel界面十分接近（图1），使用起来不会困难，添加表头（也可以直接导入已有的稿件登记excel表格），表列包括收稿日期、稿件名称、处理人、处理状态、刊期安排等，其中收稿日期、稿件名称、处理人等主要由负责稿件分发的指定编辑来录入数据，而稿件处理状态由稿件的责任编辑来录入。可以通过两种方式共享给不同的编辑：

（1）直接发送在线表格的网址给需要的编辑，首次打开时需要账号密码，勾选上Rememberme in this computer（图2），以后打开就不需要再输入账号，将此网址添加到收藏夹中，方便今后使用。

图1 在线表格界面

图2 在线表格登录

（2）通过e-mail订阅。打开在线表格“共享”菜单下级菜单“share to emails”，通过此菜单（图3）可以将此表格分享给不同的邮箱，可以设定权限（查看或编辑）和附加其他信息，邮箱收到信件如图4，通过邮箱中的链结可以直达表格，十分方便。EditGrid还有个 excel插件（http：//www.editgrid.com/site/static/excel_plus/editgrid_excel_plus.exe），装上后可以在本地excel软件直接打开网络上的表格，可以更新同步，相当于客户端，当数据较多时使用起来更加方便。在线表格有导入和导出excel表格功能，方便使用以前的excel文件和存档备份。

图3 通过email共享

图4 订阅邮箱收到的信件

4 小结

编辑部的稿件登记需求分析表明，对于没有使用采编系统的编辑部采用基于信息共享的电子表格稿件登记方法可以提高工作效率，但一些常见电子表格共享方法都存在一些问题，并不是十分方便，在线表格的特点以及实操步骤都表明，采用在线表格进行稿件登记不仅可以提高工作效率而且经济简单。以作者所在的编辑部为例，使用在线表格进行稿件登记近一年，稿件登记查询都十分方便，编辑部的领导和编辑都能随时掌握当前稿件的状况，避免了以前纸质登记时登记本查阅和口头沟通的低效，提高了工作效率。同时同事们感觉到，该登记系统使用十分容易，基本不需要额外的培训学习。

在线表格不需要软硬件投资，方便不同的编辑查询更新，可以及时了解当前稿件分发处理情况，比传统的纸质登记和excel登记方便很多，在不投入软硬件的情况下实现了采编系统的部分功能，提高了编辑部的工作效率，十分适合那些还没有采用采编系统的编辑部使用。在线表格还有许多其它功能，比如分配给不同用户不同权限，在线聊天，可以进一步的探索，使编辑工作更高效。

在线表格的稿件登记比起传统登记方法虽然效率有很大提高，但我们要认识到，在线表格与采编系统相比，在效率和管理作用等方面还有很大差距，有其局限性，只能作为科技期刊向数字化、网络化和集群化的发展道路上的一个过渡方案。

1 庄晓文，苏焕群，庄炼.医学期刊编辑部的计算机管理系统.中山大学学报论丛，2002，22（1）：188-190

2 孙可.数字出版条件下期刊来稿登记查询系统的设计与开发.沈阳农业大学学报：社会科学版，2012，14（5）：609-611

3 百度百科.在线表格［EB/OL］［2013-10-10］.http：//baike.baidu.com/view/1454484.htm

4 维基百科.Online spreadsheet［EB/OL］［2013-10-10］.http：//en.wikipedia.org/wiki/Online_spreadsheet