高职院校档案利用的问题与对策

王莉萍，田 敏，余 涵

（长江工程职业技术学院，武汉430212）

1 高职院校档案利用存在的问题

高职院校档案是高等职业教育机构从事招生、教学、管理等活动直接形成、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。是高职院校发展、人才培养的真实记录。高职院校档案的利用贯穿了高职院校档案工作的整个流程。长期以来，高职院校档案部门虽然在档案服务与利用方面倾注了很多心力，但仍然不能满足当今社会信息化高速发展的要求。随着人们对《档案法》的逐步认识，在强化注重档案保管的同时，更要重视档案的开发利用。但目前高职院校档案工作所提供的服务利用还跟不上形势的发展，尚存在一些亟待解决的问题。

1.1 档案服务利用率较低

当前，许多高职院校师生员工对档案和档案工作了解甚少，对档案的重要性认识不足，部分学生档案意识淡薄，弃档、丢档现象十分严重。由于不了解档案馆（室）里有些什么东西，甚至不清楚档案部门的实际职能，许多人丧失了获取档案信息的机会，许多人根本没有意识到自己的需求可以从档案中获得。一些高职院校，对档案利用重要性的宣传不够，对档案知识宣传不到位，师生员工对档案利用意识比较淡薄，导致档案利用率较低。

1.2 档案服务开放程度不够

档案服务意识淡薄。一些高职院校档案管理仍处在“重藏轻用”的被动、单一、封闭状态，有限的档案利用工作都是在阅览室内进行，只要按时接收、按时开放、提供凭据就行了，坐等利用者上门，主动介入的服务意识较差。档案人员一直充当着档案实体的“保管员”角色。严重脱离社会需求和经济建设的需要，几乎成为被人们遗忘的角落。

1.3 档案馆藏范围太窄

高职院校档案馆（室）作为内部机构，集中统一管理学校的文书档案、科研档案、专门档案及实物档案等不同类别的档案。但由于制度不健全或没有制定相应的奖惩措施、兼职档案员配备不稳定等原因，真正能做到将这些档案在规定时间内全部收集进馆的却不多。实物、声像档案严重匮乏，反映学校办学特色、专业特色、师资特色、实习实训特色、管理特色、竞争优势等特色档案寥寥无几。档案移交滞后，接收面窄，导致档案的利用与服务面狭窄，不能满足高职院校师生对档案利用与服务多元化的要求。

1.4 档案利用缺乏有效检索工具

许多高职院校档案馆（室）现有的信息技术应用相对落后，目前我省56所高职院校中大多数档案馆（室）还没有建立档案数据库或有效使用档案管理系统软件，资源数字化程度低、可检索性差，档案部门编制的手工检索工具大部分都是按照档案门类编制的，档案材料是分散保存在各门类档案中，由于没有有效的检索工具，造成档案信息资源难以快捷、准确地检出，这在很大程度上影响了档案资源的利用。

1.5 档案工作专业人才缺乏

目前，高职院校档案馆（室）普遍存在人员偏少，年龄偏长、学历偏低，档案工作人员队伍整体素质不高，人员也不稳定，特别是兼职档案员，绝大部分没有接受过档案人员上岗培训，导致档案专业知识普遍缺乏，难以适应当前高职院校档案事业的发展需要，极大地影响了档案服务利用工作的发展。

2 改善策略

要改变上述现状，做好档案服务工作，不断提高高职院校档案利用率，应着重做好以下几个方面的工作。

2.1 加大档案利用的宣传教育力度

采用多种形式，利用各种机会，经常开展档案基本知识和档案法制及学校档案工作宣传教育。可利用下列形式开展宣传教育活动：档案陈列展览、咨询服务、档案利用实例、院刊、板报答卷等，宣传室藏档案的内容、种类，公布利用实例和实效；可利用下列机会开展宣传教育活动：新生入学教育时列入教育专题；每学年组织一次专题班会；每年开展专题讲座；把档案基本知识教育纳入高职院校素质教育体系人才培养方案，甚至可以开设选修课，计算学分。总之，利用各种途径促进师生员工对学校档案和档案工作的了解、认识和支持，吸引越来越多的利用者来利用档案，把档案变成从专业人士到普通大众都耳熟能详的名词，真正实现档案工作从幕后转到台前，为提高档案的利用率奠定基础。

2.2 进一步优化档案馆藏结构

档案的收集是档案工作的基础性工作，只有完整、系统地收集好门类齐全的档案材料，才能有效促进档案的服务利用。优化档案馆藏结构，丰富档案馆藏内容，首先要改革和创新高职院校档案管理的体制机制，明确高职院校档案馆（室）是一个功能及职责明确清晰的独立单位，配有专职负责人，明确一名院级领导分管。其次是要加强档案管理的制度建设，要制定符合高职院校自身实际的档案管理规章制度，并认真贯彻执行。如制定切合本单位实践的《档案管理实施细则》等制度，使《中华人民共和国档案法》中核心内容和重要要求得到充分体现。第三，针对当前教职员工收集、整理、移交档案不积极、不主动的情况下，要采取硬性措施，限定时间、明确收集档案要求，其工作完成的好坏，与其工作业绩和绩效工资挂钩，兼职档案员的工作要计算一定工作量等。从而提高各单位各部门负责人和分管领导、兼职档案员、辅导员和班主任档案工作意识。

要多渠道，多形式，及时接收和征集富有历史价值的档案，鼓励和奖励捐赠档案。要特别收集散失在社会、行业企业和个人手中与本校有关的人物档案、特色档案、学校参与重大工程建设档案、历史照片等，以弥补馆（室）藏档案材料的不足。高职院校的学籍档案是目前利用量最大的档案，应该尽可能地收集、收全。

随着办公自动化的普及、电子档案的增多，高职院校档案馆（室）可直接在网上征集学校在管理、教学、科研和实习实训中产生的电子档案资料，做到档案收集齐全、载体多样、整理规范、管理科学。

2.3 提高档案利用的广度和深度

改变长期以借阅型、证明型和咨询型的被动提供利用方式为报道型、编研型、宣传型、网络型、技术型主动提供利用方式。可利用电话预约、传真、电子邮件等现代技术手段获取远程档案信息服务。实现以档案为主体的情报、资料、技术图书、专利文献等一体化信息中心，使静态信息与动态信息、内部信息与外部信息融为一体，有机结合，达到由单一信息服务利用变为合成信息服务利用。使高职院校档案的价值通过全面的服务和深度的利用得以实现。

要搞好档案编研工作，紧密结合高职院校的教学、实习实训、管理、招生、创业就业等工作，做到不仅能提供档案原件，也能提供深加工的档案信息产品，运用现代化管理技术从错综复杂的案卷中提炼出有价值的信息满足各方面的需求，为利用者提供更加优质、高效的服务。不断创新服务内容，以更加灵活的方式满足广大师生员工的需求。

2.4 提高档案管理现代化水平

目前，我省许多高职院校正在根据2014年4月湖北省政府办公厅《湖北“国家教育信息化试点省”建设实施方案的通知》和湖北省教育厅《关于开展2014年职业教育信息化试点工作的通知》的要求，积极申请立项工作，不断提高职业教育信息化水平，逐步实现校园数字化。要抓住这一有利时机，加快高职院校档案管理现代化建设水平。档案工作者要积极主动参与进来，要把档案管理现代化建设纳入到数字化校园建设之中。

要逐步建立完备的档案检索体系，以计算机检索系统为主，以其他相关检索工具为辅，建立具有高职院校档案自身特征的数据库，将利用率较高、具有主要参考作用的档案数字化，优先将涉及学生学籍、人才培养方案、职工绩效考核、科研等内容的纸质档案通过全文扫描、数码录入等方式转换为数字信息。建立共享数据库，学校各部门可通过权限分配使用数据库中的信息。

建立高职院校综合档案信息网络，实现档案管理系统与学校办公系统之间的无缝对接。在本校区建立文档一体化管理模式，充分发挥网络优势，可以统一软件、馆室联网，逐步实现在网上指导、归档、移交和查询利用等工作。

进行档案部门之间、档案部门与利用部门之间的网络服务，可全天候为用户服务，利用者通过互联网随时可以查找、阅读、下载档案信息，免除了利用者奔波的劳累，节约了社会成本，提高了效率。实现与用户的零距离服务，实现档案信息资源在更大范围的共享。最大程度地满足师生员工的各种需要。提高档案的利用服务水平。

2.5 建立复合型高素质档案专兼职队伍

要加强档案员队伍建设。对于现有档案工作的专职人员，要保持队伍的相对稳定，要不断提高档案现代化科技知识和技能的水平，不断追求高标准、高层次。高职院校在引进各类教学人才的同时，也要积极引进档案专业的人才，其学历应在硕士研究生及以上水平。要加强兼职档案员聘任培养，将档案工作列入兼职档案员岗位职责和年终考核工作内容之一，努力培养和造就一批高素质的专兼职档案员队伍。

通过组织参加岗位培训、外出学习交流以及开展专题研究等活动，不断加强档案工作者档案现代化信息技术的学习和应用，将档案工作者培养成为“复合型”“信息化专家”人才，让广大师生员工了解、信任，做到“导”有人听，“引”有人随，使档案查阅利用服务向纵深和专业化方向发展。