浅谈高校外事档案管理中存在的问题及对策

杨龙祥

（南京特殊教育职业技术学院 江苏南京 210038）

浅谈高校外事档案管理中存在的问题及对策

杨龙祥

（南京特殊教育职业技术学院 江苏南京 210038）

随着经济全球化的发展，高校对外交流工作不断的扩大，外事档案管理工作量也随着增加，高效外事档案管理是外事工作的重要一部分，对高校国际化发展具有重大意义，因此要给予高度重视。本文对高效外事档案管理存在的问题进行分析，并提出相关的解决对策，从而提高高效外事档案管理水平。

高校外事；档案管理；问题；对策

一、前言

所谓的高效外事档案指的就是，高等院校和国外的学校或是团体等，进行科研合作、交往等合作中，所产生的具有一定价值的文字资料、图表等材料，并且这一系的材料对社会与学校的当前的发展与日后的发展具有很大的价值。所以，高效领导必须重视外事档案管理工作，提高高校外事工作的质量。

二、高校外事管理工作存在的问题

1.管理不到位。高效外事档案管理最突出的特点就是管理人员低档案管理的认识度不高，并且管理不规范。管理不规范主要体现在两个方面，一方面是管理混乱，另一方面是管理意识差。高效外事管理、科研资料以及涉外教学等任务，都是交给学校外事管理部门进行管理，尤其是在国际会议或是国际合作完成之后，外事管理部门要负责外事文件的整理、收集等工作，整理完之后提交给学校的档案室。但是就现实的档案管理情况来看，极不乐观，档案没有专门的人负责，并且没有相关制度进行约束，常常出现档案丢失、毁坏等现象，而且，很多重要的文件档案还掌握在个人的手里，导致档案得不到充分的利用，管理工作混乱[1]。造成这一现象的根本原因就是学校各个部门的领导人档案归档意识比较差，没有认识到外事档案的重要性，进行外交流时，大部分人是从自身利益出发，因此，出现了保密现象，不愿意将自己所拥有的外事资料上交进行归档，特别是外交流活动中所产的一些重要的图片、光盘等，都没有得到归档。

2.管理落后。随着网络技术的快速发展，网络信息以及慢慢运用于档案管理工作当中，高等院校是个人才聚集的地方，意味着也是一个科技集中的区域，学校拥有足够的资源，应将其运用于外事档案管理中，通过网络技术提高外事档案管理的工作效率与工作质量，将传统的外事档案管理方式进行改进。但是，由于我国外事档案管理信息化建设还处于水平比较落后的阶段，依然采用传统的档案处理方式，信息化建设水平不高，处在被动的阶段，外事档案的价值得不到充分利用。不仅如此，而且我国大部分的高效都没有建立一个健全的事档案数据资源库，外事信息网络查询系统严重缺乏，进行外事档案查看时，依然要采用传统的方式进行查看，信息落实，已经无法与外事工作达到统一进程的脚步，更满足不了人们的需要，对高效外事科研、教学等工作带来很大的不变。

三、解决高效外事档案管理问题的有效对策

我国高校外事档案管理问题突出，对高效外事工作造成很大的影响，因此，采取有效措施解决高校外事档案管理问题工作当之务急，可从完善外事档案管理制度、外事档案管理信息化以及提高外事档案管理人员的素质方面着手，提高外事档案管理水平。

1.健全管理制度，执行管理责任制。做好高校外事档案管理工作，首先要从制度入手，从制度上约束管理人员的行为，第一，制定关于外事档案管理条例，使高校教职工对外事档案管理的重要性有所认识，规范外事档案管理工作[2]。第二，对外事档案管理的借阅、保管等都要一一建立相应的外事档案管理制度，例如外事档案保密制度、外事档案保管制度、外事档案借阅制度等，使外事档案工作在制度的制约下进行。第三，外事档案所涉及的内容较多，工作量大，需要制定建档责任书与归档范围一览表，将外事档案发放到相关的单位部门，然后对其做认真的筛选，保证外事档案资料的完整性。另外，为了全面提高外事档案管理水平，还需要执行管理责任制，这就要求外事部门需要把外事档案管理工作归为外事部的工作范围，并安排优秀的档案管理人员负责外事档案管理工作，管理人员根据制度进行案卷分类工作，确保档案的完整，避免丢失。并且定时监督并催促外事人员进行档案检查工作，对丢失的档案立即进行处理，安排管理人员对档案进行跟踪，将踪负责制度落实到位，从而确保外事档案管理股工作有条不紊的进行。

完善外事档案管理制度，对现有的制度进行改进、补充，落实管理责任制，使高校外事领导人的档案法制意识得到大大提高，重视外事档案管理的各项工作。

2.外事档案管理模式信息化。我国档案管理还是采用传统的方式进行管理，管理效率不高，而且劳动力大，管理质量十分不理想。随着信息网络技术的发展，如今已是一个信息时代，可将计算机网络技术应用到外事档案管理当中，进行外事档案的收集、整理以及利用等工作，大大减少了人力。采用网络技术进行外事档案管理，还可将外事档案信息、情报等，制作成为一个管理系统，是外事档案资料得到充分的使用[3]。高校外事档案管理是本校与外校，甚至是与国外学校进行连接、交流的平台，同时，又保管着各种科研资料与教学资料，对其保管要求较高，必须保证档案的完整性的同时，还要保证档案的真实性，将外事档案管理工作全部安排给人负责，往往达不到此要求，因此，要建立外事档案信息信息网络，通过信息网络技术把分散的外事信息集中起来，达到相互连接的效果，开通优质的服务，为外事档案提供满意的服务，使其可使用到丰富的外事档案资源，一定程度上促进了国内外高校的合作。另外，高校的学生与教师也可采用外事管理资源，进行学学习交流，掌握关于科学和研究等各方面的信息，根据所了解的信息做好学习上的准备工作。在外事信息网络环境下，高校不但有效的增强了影响力，将自己捧上了世界的大舞台，而且还促进了与国外高校的合作，有利于本校的人才培养，对科研研究工作也具有重大的意义[4]。

建设信息化外事档案管理模式是我国高校档案管理发展的主要方向，更是外事档案管理的需要，外事档案管理信息化，不但提高了外事档案管理的水平，而且还促进和高校之间的合作，有利于我国高校的国际化发展。

3.提高外事档案管理人员的素质与技能。外事档案管理人员的素质和档案管理的质量息息相关，提高高校外事档案管理人员的素质是保证外事档案管理工作顺利进行的前提，更是确保对外交流的基础，因此，提高外事档案管理人员素质工作势在必行。提高高校外事档案管理人员的素质，首先要使所有的外事档案管理人员具有先进的思想，并采用科学的方式进行档案管理工作，使管理程序化、管繁华、自动化，与此同时，管理人员的业务知识水平要专业化，个人的素质更是要职业化[5]。必要时，高校需要为外事档案管理人员开展培训工作，使管理人员在培训中提高专业知识水平与技能，在熟悉掌握外事档案管理方面知识的同时，灵活利用网络信息技术，将网络信息技术运用到日常的工作中，提高工作质量。另外，还要求外事档案管理人员参加外语培训，加强外语能力，将自己培养成为时代所需的新型技术人才。

提高外事档案管理人员的素质与技能，要求外事档案管理人员的思想道德素质等到进一步的提高，而且还要掌握专业的知识，学会使用办公技术，掌握外语，良好的服务于高校。

四、结束语

外事档案管理关乎着高校在国内外的知名度，因此，高校领导人要给予高度的重视，做好外事档案管理工作，提高外事档案管理水平，促进学校国际化的发展。

[1]农燕玲,叶景青.档案管理加入高校办公网络化的“瓶颈”[J].中国科教创新导刊,2009,15(25):21.

[2]冒红.新建本科院校系部教学档案管理与高校教学评估[J].中国成人教育,2010,12(23):123-124.

[3]李胜军,石鑫,才越.在电子档案时代做好高校外事档案管理工作[J].兰台世界,2011,16(03):25.

[4]金炳元.浅谈高校档案管理工作的功能与作用[J].山西财经大学学报(高等教育版),2012,21(11):245-256.

[5]蒋静.高校档案管理中存在的问题与对策分析[J].黑龙江史志,2011,26(12):123-124.

Problems and countermeasures of archives management of foreign affairs in colleges and universities

Yang Long-xiang
(Nanjing Technical College of Special Education, Nanjing Jiangsu, 210038, China)

With the development of economic globalization, the foreign exchange is constantly expanding, archives management of foreign affairs workload increases, archives management is an important part of foreign affairs, is of great significance to the university internationalization development, therefore, we must attach great importance to. This paper analyzes the existing problems in archives management of foreign affairs, and put forward corresponding countermeasures, so as to improve the management level of foreign affairs archives.

foreign affairs in colleges and universities; archives management; problems; countermeasures

G271

A

1000-9795（2014）03-0155-01

［责任编辑：刘丽杰］

2014-01-10

杨龙祥（1979-），男，江苏盐城人，讲师，从事高等教育管理方向的研究。