高校毕业生弃档的成因与对策

尹恒宁 苏 莉

（扬州职业大学 江苏扬州 225009）

高校毕业生弃档的成因与对策

尹恒宁 苏 莉

（扬州职业大学 江苏扬州 225009）

创新档案管理模式，大力开发毕业生档案信息资源，充分体现档案在就业中的作用，试用身份证、医保卡、档案信息与市民卡合四为一的密钥处理，建立毕业生档案存放与调转网络，提高档案的利用率，使档案转递更加规范，逐步减少高校毕业生弃档现象。

档案管理；毕业生弃档；提高利用率；对策

一、高校毕业生档案管理存在的问题

近年来全国各人才交流服务中心不完全统计，有几百万份档案与主人失去联系，成为“弃档”、“死档”。本人认为高校对学生档案管理不重视导致了大学毕业生档案内容的真实性遭到质疑，用人单位在招聘时基本不看毕业生的档案，毕业生对档案的不重视也给社会档案管理部门的管理工作造成了很多困难，使得高校毕业生档案无法充分发挥其应有的作用。

(一)毕业生档案的整理、移交不及时造成档案不完整。从主观上看，高校的就业指导中心根本不设专职档案员的编制，兼职档案员既要忙于教学又要忙于日常事务，没有时间收集档案材料，导致许多毕业生档案材料不完整，，归档材料质量也不高。从客观上看，由于班主任工作繁重，不能自觉、及时地提交材料，高校中绝大部分学生对档案的构成不清楚，老师跟他们要什么材料就去准备什么材料，不规范现象时有发生，小问题却造成了很大的影响。目前，毕业生档案材料的收集还主要依靠向学生本人、班主任、教务部门、各院系主动索要的方式，收集材料的渠道有其局限性，不少部门档案意识不强，往往不愿将不利于学生的材料归入毕业生档案，这给毕业生档案管理人员的收集工作的真实性带来一定的难度。大部分高校学生档案材料散放在班主任乃至学生自己手中，不少学生毕业后，因工作暂时定不下来或多次跳槽，档案只能放在学校或人才中心无人问津，造成档案长期积压。

(二)档案管理人员业务水平参差不齐，流动性大。目前大部分高校的管理档案人员很少或根本没有参加过正规档案业务培训，即使少数参加培训的也是因为评职称需要，都是紧急出去参加档案业务继续教育，多数高校把档案存放到院系，管理人员基本上是班主任和辅导员，他们缺乏必要的专业知识，时间和精力也难以保证，而且人员流动性比较大，许多档案管理人员一旦有机会调动工作，就会想方设法调离本岗位，有的院系一年甚至一学期更换一次档案管理人员，这就导致了档案队伍的不稳定，档案管理缺乏连续性。

(三)毕业生档案载体的单一性。目前，学生档案仅仅是一个一尺见方的牛皮纸袋，大多数档案里面只有高校录取通知书、毕业生登记表、毕业生学籍卡、毕业生体检表、毕业生报到证、团员证等材料，没有多少份量，现在的社会中有许多毕业生认为有它没它都一样，从来都不去关心自己的档案，有的毕业生因一时没有找到合适的单位接收档案，就将毕业生档案放在户籍所在地人才中心存档交费，收入低的毕业生认为交费是种负担，而收入高的人认为交费太麻烦，不去交纳，一放就是几年或很多年无人问津，有的将档案放在自己的身边十几年，有的甚至将档案随便丢弃，造成毕业生档案成为弃档、死档。高校的网站都是各家技术人员自己做的，没有实行全国联网，信息资源分散，毕业生档案大多数数据库只能供本校使用，利用率非常低，不能满足毕业生和用人单位的多种需求，有的高校虽然建立了毕业生就业网站，但只能访问其主页，根本无法查到档案的去向，不能做到资源共享。

二、加强高校毕业生档案管理及对策

(一)加强宣传，提高学生的归案意识。从全国来讲，对大学毕业生档案意识要做到有计划、有重点地深入到学生中进行宣传，组织毕业生参加就业宣传队，通过宣传，营造高校档案管理促进就业的浓厚氛围，提高毕业生的档案意识，学校相关部门要利用多种渠道向毕业生宣传有关毕业生档案的重要，利用就业指导课以实例向广大毕业生说明弃档的严重性，为毕业生提供高效、优质的服务。大学毕业生刚从学校毕业，没有社会实践的经历，没有意识到个人档案的重要性，因而在毕业离校后就认为档案的转移只是学校的事情，自己并不需要过问，因此，学校在学生毕业离校时要向学生讲清楚档案的重要性，告知他们在离校后应该怎样到生源地人才中心办理相关手续，并积极协助报到地人才中心做好毕业生档案的转移。作为管理高校毕业生档案的人才中心，在学生报到时应向学生讲清楚个人档案的重要作用，并按照有关程序做好大学毕业生档案的转接，用人单位要按照档案管理的要求进行调取，要求被单位录用的毕业生将档案转移到工作地，解决人档分离的问题。对毕业生本人来说，应当在毕业之前，通过学校就业指导中心对档案的具体情况进行了解、咨询，并在落实就业单位后办好档案的迁移，否则，毕业生档案就会成为弃档、死档。

(二)明确档案管理人员的职责，建立一支高素质的专兼职档案管理队伍。随着高校每年毕业学生的不断增多，学生档案的数量也在不断地增加，高校必须建立一支稳定的档案管理专职人员队伍，明确档案专职人员的工作职责，按规定要求每人每年都要进行档案业务继续教育培训，提高自身的档案管理水平，促进学生档案工作与学校各项工作的协调发展；管理人员在工作上要“以人为本”，把广大学生的利益放在之上，为学生多办实事。学校档案管理工作是学校的基础工作，档案管理人员在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，还要对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，根据学生档案数量按一定比例配备专职人员，做到责任到岗、到人，学校要定期或不定期组织档案人员进行考核，强化他们的责任意识，提高他们的专业能力和综合素质。

(三)改变现有档案的单一性，实现毕业生档案的信息化和网络化。档案管理部门要认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题，采取多种形式，改变一直以来沿用的每个毕业生只有一个装满纸质材料的档案袋，在档案管理上，应当发挥互联网络优势，凭借网络平台，建立高校毕业生档案移送网络，实行高校毕业生档案全国联网查询；因档案有它的特殊性，对档案信息要进行加密处理，使其成为很难识别的数据，试行将身份证、学籍卡、档案材料与市民卡合并储存于个人资料卡中，由个人保管，使所有单位查询资料时不受任何限制，在任一地点，随时将市民卡插入人事部门的专用电脑，利用密钥解密方式就可以查阅到一切记录，比如解开第一道秘钥可以看到个人诚信内容，解开第二道秘钥可以看到身份证内容，解开第三道秘钥可以看到学籍内容，解开第四道秘钥可以看到档案内容，解开第五道可以看到医保内容等等。信息化和网络化管理将使档案得到更加科学合理的利用与开发，从而不断提高毕业生档案的利用率。

[1]马洁.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].石家庄学院学报,2012(03).

Causes and countermeasures of college graduates to abandon file

Yin Heng-ning, Su Li

(Yangzhou Polytechnic College, Yangzhou Jiangsu,225009, China)

To innovate archives management mode, vigorously develop the graduates of archives information resources, fully embody the function of archives in the employment, the trial ID, medical insurance card, archives information and the citizen card four is a key process, establish graduate file storage and switch network, improve the utilization of archives, the archives delivery is more standardized, gradually reduce the phenomenon of college graduates to abandon files.

file management; graduate abandoned files; improve utilization; countermeasure

G271

A

1000-9795（2014）03-0192-01

［责任编辑：刘丽杰］

2014-01-16

尹恒宁（1967-），女，江苏扬州人，档案馆员，从事档案管理方向的研究。

苏 莉（1973-），女，江苏扬州人，档案副研究员，从事档案管理方向的研究。