教学档案管理问题与对策探讨

唐翠兰

（湖南第一师范学院外语系 湖南长沙 410205）

教学档案管理问题与对策探讨

唐翠兰

（湖南第一师范学院外语系 湖南长沙 410205）

尽管教学档案管理工作非常重要，但仍然存在很多问题。本文针对几个比较主要的、急于解决的问题提出了解决对策。

教学档案；管理；问题；对策

一、引言

学校要以教学为中心，教学活动是学校的首要任务，在教学活动中形成的教学档案材料，无疑是教学管理的一项重要内容，它综合反映了学校的教学工作成果，是学校进行教学、教研的依据和条件，是学校的重要财富。尽管如此，教学档案管理还是没有引起足够的重视，还存在着这样或那样的问题。基于此，本文将从重要性、所存在的问题和解决对策三个方面探讨教学档案管理。

二、教学档案管理的重要性

教学档案是指教师、学生、教学管理人员在日常教学管理和教学活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的文字、图片、音像、实物、电子文档等记录资料[1]。对这些资料进行系统的收集、整理、分类、归档、保管与使用就是教学档案管理。教学档案汇集了广大教学人员和管理人员在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，客观地记录了教学活动的历史情况，保留着教学各个进程、各项环节的真实标记。比较系统全面的教学档案可以呈现出一个教师、学生或一所学校的发展历程以及成长轨迹[2]。

(一)为教学工作决策提供依据。教学档案较为详尽地收集了上级下发的条令、条例、决定、指示等教学文件，还收集了教学发展规划、教学计划、教学大纲、各种管理制度以及其他指导教学活动的信息资料。这些重要的文件材料和相关统计数据具有第一手和原始性，反映着整个教学活动的过程，是办学方向、教育理念、改革思路及其实践、具体教学工作环节的真实记录。学校各级领导及教学管理人员在制定决策、实施计划时，必须切实熟悉、了解和掌握过去及现存的教学资料和材料，使教学改革和教学秩序在原有制度的基础上稳步推进，切实保证教学管理的连续性。因此，教学档案既是以往教学工作决策的依据，也是今后工作决策的参考。

(二)教学档案为加强教学管理提供参考。在广大教师的教学实践中，不断产生着新的教学文件材料，这些文件材料随时进入教学档案中，可使之成为数量浩大、内容丰富的信息宝库。这是教学管理、教学实践的信息源，同时也是师生传递信息的重要工具。依托教学档案信息库，可形成一个严密的教育教学信息网络，供广大师生查询后进行教学信息交流，为教学、科研和师生服务。

(三)为提高教学质量提供依据。教学档案以知识源载体的形式凝结着广大教师从事教学实践和研究活动中成功的经验和失败的教训，记载了学生求知和探索的成果，对教师从事教学实践活动具有广泛的参考和借鉴作用。学校的教学质量如何，怎样提高教学质量，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果。如果能对这些经验和成果加以完善和提高，为教学活动提供借鉴，才有可能提高教学质量。

可以看出，教学档案管理对于总结教学经验、探索教学规律，进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量，都有十分重要的意义[3]。因此教学档案是我们不断探索和研究教学规律的重要依据，非常有助于选择科学正确地决策，指导教学工作，深化教学改革，提高教学质量和加强院校的全面建设。

三、教学档案管理问题与解决对策

(一)教学档案管理问题。

1.教职员工档案意识淡薄。由于教职工档案意识薄弱，只看重教学中心工作，对教学档案的管理和建设缺乏足够的认识。很多人认为教学档案不如其他档案那么重要，所以对其管理总是不够严格和规范；还有人认为教学档案管理人员工作简单轻松，无需什么高深理论，致使教学档案管理难以突破。

2.教学档案材料收集不及时，整理不规范。教学档案涉及的范围较广，内容丰富复杂。既有教育各主管部门下发的有关教育教学有关文件，又有主管教学的教务部门形成的关于人才培养方案、学科设置教学改革、课程安排等方面的材料，同时还有教师和学生在日常教学中形成的教学档案等，材料来自教学单位的不同教学层面。由于对教学档案的归档意识淡薄，相当一部分教学档案材料散存于个人手中或者没有及时收集整理，从而导致教学档案材料的缺失、漏失或零星不齐，没有形成足以说明过程、结果的完整链条。已有的档案也存在分类不规范或收集不完整的现象，缺少系统化、规范化的管理，对档案的整理、分类、编目等工作的效率低，影响了教学档案的利用效果。

3.教学档案资源的开发利用效率低。教学档案的价值，不仅因为它具有纪实性，还在于它的应用价值。全面完整的教学档案材料能为教育决策和教学管理提供参考依据。如果档案归档后不能有效利用，也就失去了档案自身的价值[4]。目前由于对档案管理重视不足，档案归档意识淡薄等多种因素，使得教学档案管理长期处于被动状态，未能对学校的教学科研提供高效服务。另外，教学档案材料的收集不完整，管理不规范，也影响教学档案的有效应用。

(二)教学档案管理问题解决对策。要发挥档案管理的最大效用，为提高教学质量奠定基础，就必须解决教学档案管理问题。

1.要宣传教学档案管理工作的重要性，提高全员的档案意识。教学档案是前人教学、实践的最原始记录，不但有存贮信息、知识的功能，而且具有参考交流、学习借鉴的作用。因此，人们比喻档案是教学、研究等工作不可缺少的“食粮”或“能源”[5]。因此，搞好教学档案管理有一个很重要的前提，就是提高思想认识，让广大教职工特别是一线档案工作者重视档案工作，强化档案在心目中的地位。一方面从学校领导层到教学和教学管理的职能部门，要把教学档案材料视之为教学活动的实录，是教学工作的一份宝贵财富，加以珍惜，并进行认真整理和妥善的保管；档案工作人员要从思想上认识到自己所从事的工作的重要性和所肩负的历史责任，认识到档案工作是学校一项重要的基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要尺度。只有树立了档案意识，增强了开展档案工作的思想动力，教学档案管理工作才能有一个质的飞跃[6]。

2.健全教学档案的归档制度，力促档案完整与规范。教学档案具有专业性、周期性和历程性，需要占用大量的时间精力，为了保证教学档案的齐全就必须有一个严格的制度作为保障。为此，学校应该出台相应的制度，使档案管理能够做到按章办事，按规范操作，这样才可以保证教学档案的完整，真正为教学和决策提供服务。对于档案管理者来说，要经常收集和补充，以确保资料的完整性。教学档案资料需要经常搜集和整理，是一项十分艰苦细致的工作。对一些重要资料和活动内容，必须究隙探微、追根到底才能保证资料的完整性和准确性。档案管理人员要有主人翁意识，处处留意搜集每一份有价值的资料，及时将新的内容归人教学档案之中。而作为一线的广大教师应当及时将自己的教学成果认真整理后移交档案部门。

3.加强教学档案的现代化管理，提高利用率。档案管理的最终目的是为了更好地利用。对教学档案的管理要加强各类教学档案的编研工作，对档案进行系统地收集整理，有效地提高档案的利用价值。利用计算机和网络，借助校园网等网络平台，建设网上教学档案资源数据库，逐步实现教学档案的电子化、网络化管理。将已有的档案信息和档案目录数字化，构建目录查询系统和全文或多媒体数据库，通过各种渠道为广大师生服务[7]，最大程度地提高教学档案的利用率。

四、结语

教学档案作为高校的一种专门档案，有其特殊的地位和作用。广大教职工应该正确地估量和认识教学档案管理的价值，挖掘其管理过程中的不足，并努力探求解决之道，使教学档案最大程度的为教学服务。

[1]周华青.论高校教学档案管理[J]浙江师范大学学报(社会科学版),2007(4):22-24.

[2]范建萍,陈重阳.高校教学档案的特点及管理改革[J].太原理工大学学报(社会科学版),2004(1):90-92.

[3]陈燕玲.浅谈高校教学档案的作用和管理[J].:管理教育,2007(8):74-75.

[4]刘萍.关于高校教学档案管理存在问题的研究[J].中国科技信息,2010(10):166-167.

[5]甘翠兰.论高校教学档案管理[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版),2005(5):122-123.

[6]邱菊.从高校评估谈教学档案管理的重要性[J].广西广播电视大学学报,2009(2):41-44.

[7]严瑛杨永洁.加强高校教学档案建设和管理的意义及途径[J].青岛大学医学院学报,2012(2):177-179.

Discussion on problems and countermeasures of management of teaching archives

Tang Cui-lan
(Foreign Language Department of Hunan No.1 Normal School, Changsha Hunan, 410205, China)

Although the management of teaching archives work is very important, but there are still a lot of problems. In this paper, put forward countermeasures to solve the problem.

teaching archives; management; problems; countermeasures

G271

A

1000-9795（2014）03-0201-02

［责任编辑：刘丽杰］

2014-01-05

唐翠兰（1965-），女，湖南嘉禾人，从事教学管理方向的研究。

湖南第一师范学院项目“基于“校-院(系)二级教务管理模式的新建本科地方院校的院(系)教务管理研究”（编号：XYS10S45）。