试论高校科研档案管理

于振宽

（辽宁大学历史学院 辽宁沈阳 110036）

试论高校科研档案管理

于振宽

（辽宁大学历史学院 辽宁沈阳 110036）

随着各高校科研活动的不断开展，现阶段高校科研档案工作面临着严峻挑战，本文通过分析高校科研档案管理工作存在的问题，着重论述了发展改善的措施并对高校科研档案管理的前景进行展望。

科研档案；档案管理；高校档案

一、高校科研档案管理

随着各高校科研活动的不断开展，现阶段高校科研档案工作面临着严峻挑战，仅以辽宁省内一所高校为例，2011年该校先后承担国家社会科学基金项目9项，教育部人文社会科学研究项目17项，辽宁省社会科学规划基金项目38项，辽宁省教育厅人文社会科学研究项目19项，辽宁省科学技术计划项目7项，沈阳市科技局项目3项，校级科学研究基金12项，保守统计省级以上国家科研项目共计105项。随之形成的科研档案资源和文件材料的数量和种类在以几何级数递增，都给高校的科研档案管理工作带来了更大的压力。

同数量激增的科研档案对应的却是很多的档案工作者对教师等个人科研项目和科研研究过程中形成的科研文件成果的学术著作、手稿等都不够重视，收集归档的不够全面，甚至把它们排斥在档案收集和管理之外。

二、高校科研档案管理工作发展局限

1.档案意识薄弱。一方面，在实际工作中，有些高校档案管理部门没有认识到对科研档案收集整理的必要性和重要性，未将科研档案的归档工作列入部门档案管理工作。另外一方面，承担科研活动的教师和学生没有将个人科研研究过程中形成的学术著作、手稿等列为科研档案及时向档案管理部门移交，影响了科研档案的完整和安全，甚至出现珍贵的科研档案因未及时归档而彻底遗失。

2.归档不及时。高校科研档案多是由学校的科研文件转化而来的，档案部门应及时将科研档案进行归档，但在实际工作中，由于科研项目周期长，时间久，参与人员多，科研档案形式多样，内容复杂，不能及时归档，造成了归档的科研档案不够完整，甚至在某些项目和领域上出现档案的空白。

3.管理机制不完善。我国很长时间内都没有高校科研档案的管理规范，只能参照《中华人民共和国档案法》等进行管理，缺乏针对性。致使科研规划和管理制度等的制订和实施中，科研档案工作被排斥在外，影响了高校科研档案管理水平的提高。

三、高校科研档案管理发展改善的方向和措施

1.提高科研档案归档意识。提高领导的重视程度，有助于科研档案归档和管理制度的制定，以及科研档案管理工作的经费支持工作，是高校科研档案管理工作的有序健康发展的根本保证。增强科研人员的管理意识，是高校科研档案管理工作的必要保证，科研人员作为科研档案形成的主体，直接影响着归档的及时性和效率。增强管理人员的管理业务能力，对于及时归档的科研档案要做好归档工作；对于没有及时归档的科研档案，要及时催促，跟踪科研档案归档工作的开展。

2.完善归档制度。2008年8月20日，由中华人民共和国教育部、国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》中第十五条中明确规定了高校科研档案管理按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

各高校应制定完善的科研档案归档制度，首先要规定各部门及时将科研档案归档；其次，建立完善的监管机制，明确不同部门之间的职责划分，切实做到职责到部和到人，避免出现互相推诿责任；最后造成档案归档不及时，不完善的现象产生。

3.构建科研归档管理的基本模式。档案管理部门应在档案归档的各个环节——科研人员、兼职档案员、科研处、档案部门之间，根据科研档案形成、收集、归档的完整过程，进行分阶段，分层次的档案管理监管和评价机制，促进科研档案管理工作朝着制度化、规范化、优质化的方向发展。

四、高校科研档案管理前景展望

1.加快科研档案信息化建设。高科技发展的突飞猛进，光盘存贮已经越来越多地在档案部门实现，激光扫描仪为整篇幅、全图纸的输入提供了解决办法，将所有科研档案全部输入也只是一个经济的投入和时间问题。

2.提高科研档案利用率。档案工作的最终目的在于档案的开发和利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的，就是把有价值的文件保存下来，并使它可供利用。”因此高校科研档案管理工作的最终目的仍然是其利用工作，提高科研档案的利用率，是未来科研档案管理工作发展的最佳归宿。

[1]汪洁.高校科研档案管理存在问题及对策研究[J].浙江海洋学院学报(人文科学版),2011(2).

[2]国家教育部．高等学校档案管理办法[ЕВ/ОL]. 2010.10.3. httр:// www.mое.еоl.сn/еdоаs/wеbsitе18/16/infо1221179647390616.htm.

[3]夏涛.高校科研档案管理存在的问题及对策[J].云南档案.

[4]杨恒芬.计算机在档案管理中的应用[М].海洋出版社,1993

[5]韩玉梅.外国档案管理概论[М].档案出版社,1987.

On scientific research archives management in colleges and universities

Yu Zhen-kuan

(Historical School of Liaoning University, Shenyang Liaoning,110036, China)

With the development of scientific research in colleges and universities, scientific research archives work in colleges is facing severe challenges, in this paper, by analyzing the problems existing in the management of scientific research archives of university, focuses on the development of improvement measures and the future of the archives management of university scientific research is prospected as well.

scientific research files; archives management; university archives

G271

A

1000-9795（2014）03-0449-01

［责任编辑：陈怀民］

2014-01-13

于振宽（1985-），辽宁沈阳人。