浅谈我校网络技术与办公自动化

那 勇

（吉林广播电视大学，吉林 长春 130022）

进入21世纪以来，网络信息技术迅猛发展，计算机应用在高校管理中发挥的作用也越来越大，科学化和现代化的管理水平也成为高校优秀与否的主要评判标准，而办公自动化则是高校现代化管理的重要体现。目前，百分之百的高校都建成了校园局域网，并通过各种运营商接入互联网，能够实现各高校之间、高校各校区之间以及校内各部门之间的资源共享。高校的人才及资源优势，使得高校在办公自动化向网络化发展过程中一直处于领先地位。

一、办公自动化系统的发展概况

办公自动化（OA）是在二十世纪七十年代中期首先兴起于发达国家，主要为了解决企业所产生的大规模办公业务量而发展的一门综合性技术，其主要是利用现代化的科学技术并借助各种技术设备处理办公业务，提高工作效率和工作质量，更方便决策层的科学管理。伴随着网络技术的迅速发展，这种信息化技术逐渐引入到政府和高校当中，也包括OA的应用。简单回顾OA系统的发展过程，大致分为3个阶段：

1、第一代OA系统，是从二十世纪七十年代末至九十年代中期，主要特征是以复印机、电话、传真机、PC等较为传统的设备对数据进行统计归类统计，实现将办公信息数据从纸质方式转变为计算机数据形式。

2、第二代OA系统，是从二十世纪九十年代中期至本世纪初，主要特征是以网络技术为主，利用计算机及辅助设备，包括扫描仪、数码产品等设备对文件进行处理，办公收文发文由手动转向自动化的方式。并以互联网为基础，办公自动化能够实现移动办公，工作人员办公不再受时间和空间的限制，基本实现网络化办公。

3、第三代OA系统，是从本世纪处到现在，主要特征是利用数据库技术及相关软件开发工具对大量数据进行信息管理，用互联网作为传输媒介，以知识管理为核心，提供大量丰富的知识共享和学习功能，使得工作人员在办公过程当中的地位从被动转向主动，办公基本实现“无纸化”。信息入档及查询更加快捷，速度快，耗资小，大大提高工作效率。

显然，办公自动化的发展与科技的发展密切相关，随着计算机技术的迅速发展，特别是基于Internet为基础的网络技术的扩散，办公自动化已经进入网络化时期。当前，办公自动化系统都是基于网络，特别是局域网而建设的。高校正是集技术资源、人才资源、网络资源和资金资源的优势，在高校自身信息化建设的过程中，开发适合自己的办公自动化，提升自己的办学质量及办学声誉。

二、我校办公自动化系统建设状况和存在的问题

办公自动化（OA）系统的快速发展一定程度上减轻了工作人员的负担，也提高了办公效率，改善了办公条件，与此同时，也让人们对办公自动化系统提出了更高的要求。随着近年来我校办学规模的日益扩大，我校加大力度进行信息化建设，打造“数字化校园”。而办公自动化则是我校“数字化校园”建设的重要环节。

我校校园网络快速发展，办公自动化的建设也一点点展开，电脑在我校各个管理部门普及率相当高，基本上实现人手一台电脑，每个人的工作都离不开电脑，大多部门拥有自己的部门主页，相当一部分业务实现网上查询，极大丰富了校园网络信息。而随着业务量的不断增加，对办公自动化的要求也越来越急迫，但我校此项工作处于起步阶段，目前还存在很多问题，主要体现在以下几个方面：

1、我校各部门内部办公自动化水平不对称

我校属于较早引入计算机办公的几所高校之一。极少数部门已经建立起较为完善的信息管理机制并实现科学化、网络化的管理，但也有很多部门当初不重视或者工作需要依然采取脱网办公，资源无法共享，甚至有些部门的电脑使用率极低，使得电脑成为了一种奢侈的摆设，这些都与我校网络技术的优势极不对称，没有发挥网络的作用。

2、我校已经有自己主页的部门网上推出的业务还很匮乏

我校各部门的工作量相当繁琐，部门主页推出的业务只有类似通知公告和表格下载等领域，多数工作还没有在网上开通，仍然采用手动方式。一些部门在工作审批等业务还是以纸质形式，跑批文、盖章还要在几个办公室穿梭，距离真正的办公自动化还有相当大的差距。

3、我校各部门之间缺乏沟通成为“信息孤岛”

我校各部门根据自己的办公需要，陆续安装并使用了极具部门特色的办公软件，提高了本部门的办公效率。但由于缺少统一的规范，没有一定的沟通机制，各部门各自为政，导致信息交流特别困难，使得单部门成为“信息孤岛”。而且有相当一部分的数据在各部门之前出现重复录入的现象，虽然各部门的工作效率提高了，但是学校整体办公的效率确受到了一定的制约。

4、我校各部门相关人员的网络技术知识知之甚少

目前我校硬件设施已经能够满足学校的正常运行，但是办公自动化也要求“人”的自动化，相关人员对主要办公软件及网络的基础知识了解很少，办公用的电脑成为了打字机。所以，对相关人员的技术培训显得尤为重要，这样能更好的保证各部门信息的准确性和时效性。

5、加强各部门的网络安全措施

所有的软件都有漏洞，如果相关人员的主观防护意识不到位，在网上办公的时候极易导致电脑感染病毒和信息的泄露，出现这种情况会导致一系列的连锁反应，后果无法想象。因此，加强技术部门的网络安全防护和提高其他部门相关人员的安全意识显得尤为重要。

三、我校发展办公自动化的意义

1、提高各部门的工作效率和管理水平

利用办公自动化处理日常繁琐的业务，不但减轻工作压力，更主要的是大大提高了工作效率，让工作人员有足够的时间投入到科研中，为学校的发展做出更大贡献。

2、减少盖公章跑几个部门的现象

学校的各类公文根据需要加密后在网上直接让相关领导传阅，并能够直接在网上签发文件，缩短批文时间的同时，加快公文的下发速度，纸张传阅的办公将逐步退出历史舞台。

3、为师生提供更优质的服务

我校师生可通过办公自动化系统，查询所需要的各种资料。同时可随时查询办事的进度等，免去从前各办公室奔波的现象。

4、降低办公经费创建节约型高校

以前领导发文要逐级下达，印发大量文件，耗费经费的同时浪费宝贵的时间。办公自动化通过网上办公，消灭“文山文海”现象，全面实行无纸化办公。

5、学校管理更加规范化和透明化

自动化办公实行后，工作将在网上按照统一的标准进行，每一个环节都将受到监督，避免“偷工减料”，使工作流程规范化和透明化。

6、信息实时更新便于查询，提高领导决策的速度

按照旧时的办法，各部门信息分部很散，领导要查询的信息要几个人花费一天甚至几天的时间才能完成，导致学校相关决策在制定时耽误宝贵时间。建立完整的办公自动化系统以后，所有信息只需要动动手，点几下鼠标就尽收眼底，方便领导查询与统计，大大提高工作效率。

由此可见，办公自动化系统是我校信息化建设的重中之重，利用自身优势，全面推行办公自动化对我校今后的发展将起到决定性的作用。

四、对我校发展办公自动化建设的建议

施行办公自动化固然很好，但也要从我校的实情出发，要统筹规划，明晰思路，分步实施。为此，笔者有以下建议：

1、加强宣传、更新理念、统一思想

办公自动化不只是简单的网上办公，要让大家能够正确认识到办公自动化的内在含义，增强信息化意识，全校由上自下更新观念、统一思想，加快步伐建设办公自动化，使全校在实行办公自动化的路上少走不必要的弯路。同时，如果有需要，可以组织我校人员参观兄弟院校或者企事业单位比较成功的办公自动化系统的经验，让他们对办公自动化系统的工作效率有一个比较直观的感受，有决心有信心向传统观念宣战，打消部分工作人员尤其是老同志对于信息时代“电子设备不可信”的传统观念。

2、统筹规划、分工明确、分步实施

办公自动化不是一朝一夕就能实现的，它是个庞大的系统工程。做好前期调研，仔细分析每个部门的需求，建立一个分工明确的、科学的团队，由领导亲自操刀，统一布置、统一规划，把分散在各部门的信息资源统一集中一起，从而最终实现各部门的信息共享。另外，由于校内各部门沟通不完全具有实时性，所以，技术部门还可以采取边做边用边接受各部门建议的方法，逐步完善，最后形成一个整体性的适合我校自身情况的办公自动化系统。

3、加强系统安全防范意识

如前文所述，要特别重视办公自动化系统的网络安全防护，加强技术工作人员及各部门相关技术人员的安全防护意识，及时发现并预防病毒感染，消除隐患。同时，要建立严格的安全管理机制，落实到人，实行制度化管理，从根本上杜绝这类事情的发生。

4、定期对相关人员进行技术培训 各部门相关人员的素质水平一定程度上也决定了办公自动化系统是否正常运行，我校现在硬件设施非常完备，相关人员如果不掌握一定的计算机知识，很难熟练掌握办公自动化系统的基本操作。所以，定期对相关人员（包括校领导、技术人员、一般操作人员等）进行有侧重的培训，提高他们的技术水平，使得全校在办公自动化的道路上更上一层楼。

五、结语

办公自动化系统建设是我校实行信息化建设的重要内容之一，是我校在探索教育和管理现代化、科学化道路上的重要一环。但是它的开发是一个长期的过程，我校办公自动化虽然起步较晚，而实际上已经进入网络办公的时代，办公自动化系统的大面积推广及应用仍然需要一定的时间。我校办公自动化系统的建设会遇到很多困难，但是我们相信，随着时代的发展，技术人员水平的不断提高，基于校园网的办公自动化系统必将取代传统模式，成为我校办公的首选。

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