论图书馆评估与图书馆档案建设

●陆丽英（杭州图书馆，杭州310016）

论图书馆评估与图书馆档案建设

●陆丽英（杭州图书馆，杭州310016）

［关键词］档案工作；图书馆评估；公共图书馆

［摘要］以杭州图书馆在全国第五次公共图书馆评估情况为例，阐述了档案管理在图书馆评估间的相互作用，指出档案管理存在的问题并提出了如何提高档案管理水平的一些建议。

在文化大发展大繁荣背景下，公共图书馆作为普及大众文化的基础平台，其发展越来越受到有关部门重视。［1］从1994年开始，文化部在全国公共图书馆系统每四年开展一次行业评估工作，在2013年第五次行业评估工作中，越来越多的图书馆加入到参评行列。杭州图书馆是第四次参加评估，这项工作得到了馆领导的重视与支持。杭州图书馆档案管理工作在图书馆行业评估中起着重要的作用。

1　科学规范的档案管理是评估的基础和依据

科学、规范的档案管理和完整齐全的档案材料是搞好图书馆评估的基础和依据，在图书馆评估中起着重要作用。［2］在整个评估标准中，档案管理的相关考核分值只占“管理与表彰”项里的五分，相比第四次评估少了三分。从表面上看，档案在整个评估过程中所起的作用微小到可以忽略不计，但在“文献资源”、“服务工作”、“协作协调”、“重点文化工程”等多个项目中，都需要提供相关的佐证材料，而这些材料实质上就是档案。

现在我们所讲的档案，已经不仅仅局限于纸质文字材料了，还有照片、光盘、证书、奖牌等各种特殊载体档案，是涵盖了文字、图表、图像、音频、视频等各类材料。这些档案材料可以将图书馆各项管理和业务活动开展情况详细而直观地呈现给评估组专家。因此，档案工作的优劣将直接关系到图书馆工作总体

评估结果。［3］

2　行业评估可以促进和加强档案工作，提高档案管理水平

（1）通过评估可以提高档案工作的地位。在整个图书馆评估过程中，档案在图书馆提供的佐证材料中占了绝大部分比例。其材料的原始性、真实性，对评估组专家而言更具权威性和说服力。档案在评估中的重要作用显现出来，通过这次评估明显地感受到领导和同事对于档案工作的支持和重视。

（2）通过评估可以丰富馆藏档案内容。首先，在相关迎评材料的收集过程中，档案管理人员可以查漏补缺，收集到平时工作中可能遗漏的档案材料。其次，评估结束后，将整套迎评材料作为一套完整的档案保存下来，既可作为下次评估的参考，也可为相关的学术研究提供丰富的素材。

（3）促进档案管理工作。通过参与评估，可以发现在档案收集和整理过程中存在很多不足，最明显的一点就是档案收集不齐全，有相当一部分评估标准所要求提供的材料，并无档案保存。这对以后如何完善档案管理制度，进一步加强档案收集工作提出了新的思考和要求。

3　通过行业评估，发现档案管理工作存在的问题

（1）在整套迎评材料中，大部分使用了原始、真实的档案材料，但也有一小部分是经过二次加工、有目的修饰的材料。这些材料不适合作为档案进行保管，其客观性、真实性有待商榷。

（2）虽然馆员的归档意识普遍加强了，但各部门的档案管理员对于档案的筛选和剔除还存在一定困惑。图书馆档案来源于各部门日常工作相关文档，专职档案管理员不可能全面深入掌握各部门具体业务开展情况。［4］很多时候重要的文档没有存，归档的却是一些无关紧要的文档。部门档案管理员只发挥了档案收集作用，对于档案的完整性如何、质量如何，是不是应该归类为档案等没有进行严格筛选；档案室的档案管理员由于信息渠道相对闭塞，不可能做到对全馆档案进行全面有效监控，致使有用的文档没有保存，存了一堆没有太大实际意义的文字材料。

（3）档案电子化趋势日渐显现。将电子档案作为评估过程中的佐证文档，可以提高检索效率，节省文档查找中花费的时间。但目前从杭州图书馆实际情况看，电子档案的收集和保存还存在一定困难。首先，各部门上交的电子档案内容过于杂乱，部门档案管理员通常的做法是把所有的电子类文件统一打包刻盘上交，而对于里面的内容缺乏一定筛选。其次，对于电子档案很重要的一部分——光盘，杭州图书馆没有很好的保存条件。一张普通光盘的保存年限只有2～10年，远远不能达到短期档案保存期限。如何延长光盘有效期限，是摆在档案管理员面前的一个难题。

4　结合行业评估，规范图书馆档案管理工作

（1）进一步完善档案管理制度，加强档案工作人员培训。实施完善的收集、归档制度，保证文档资料的完整性和真实性，是做好档案工作的基础。档案资料来源于各部门移交的各类文档，因此，档案资料质量好坏很大程度取决于各部门在文件资料形成初期时的质量。做好前端控制，加强人员培训，提高部门员工的档案意识，形成规范、完整的文档资料，对于做好档案管理工作有着积极而深远的影响。

（2）纸质档案与电子档案同步管理，改善光盘等特殊载体档案的保存环境，做好定期备份。①实行档案电子化。档案室在整理纸质档案同时，将相应的电子稿进行备份管理不仅可以提高档案检索速度，提高利用效率，而且对纸质档案可以起到很好的保护作用。②光盘使用寿命过短，不利于长期保存这一客观事实，的确是摆在档案管理员面前的一道难题。使用专门的光盘消磁柜，做好定期检查与备份，是目前最常用，也是最经济的一种保存方法。

［参考文献］

［1］沈丹凤.对公共图书馆评估档案的认识［J］.图书馆工作研究，2011，21（11）：96－97.

［2］孙明华.高校图书馆评估档案建设研究［J］.兰台世界，2010（8）：76－77.

［3］潘玉萍.档案资料在公共图书馆评估定级中的作用——兼论如何加强图书馆档案工作［J］.情报探索，2008（6）：79－81.

［4］许惠，石羡.评估之后的思考——图书馆和谐档案管理刍议［J］.图书馆理论与实践，2011 （12）：14－16.

［收稿日期］2014－10－21 ［责任编辑］张雅妮

［作者简介］陆丽英（1981－），女，杭州图书馆馆员，研究方向：图书馆档案管理。

［文章编号］1005－8214（2015）08－0022－02

［文献标志码］B

［中图分类号］G273