论企业秘书的素质要求

孔艳霞

摘要：

随着现代网络知识快速的发展以及全球经济一体化进程的加快，企业运转及管理机制遇到了前所未有的挑战。在这个形势下，企业经营管理工作必须加强制度化、规范化、法制化。而企业秘书作为企业领导的参谋和服务人员，必须具备一定的心理素质，道德素质，知识素质，业务素质来适应新形势的变化，进一步做好企业秘书的工作。

关键词：

秘书；素质；要求

中图分类号：

F24

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）02008502

1秘书的内涵

“秘书”最初的涵义是指物而不是人。像在东汉初期时候，秘书就是指宫中所秘藏的书籍资料。而曹操当时设的秘书令是一种官职，其涵义与我们现代的秘书没有太大出入，这在我过历史上也是第一次出现这样的官职。在《现代汉语词典》里秘书有着这样的定义，他是掌管文化书籍并协助单位负责人处理日常事务的工作人员。1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：“专门从事办公室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。”

2企业秘书的素质

2.1素质及其对秘书工作的作用

素质是一种水平，是一个人在思想政治，工作习性、个人道德及能力等方面，经过长期摸索锻炼、学习总结所到达的一定水平。它是人的一种比较稳定的基本属性，能对一个人的行为起到长期持续影响甚至是决定作用。

作为企业领导身边的工作助手和参谋，企业秘书工作的特殊性决定了自己要具有高素质和高水平。首先，高素质是秘书做好领导辅助工作的可靠保证；其次，高素质是企业秘书提高工作质量和效率的重要依托；第三，高素质是建立优秀秘书队伍的工作需要。同时作为企业领导的工作助手，一定要具有较高的思想政策水平，较强的专业能力，既能熟知企业的发展路线及方针政策，又能透彻了解本企业及公司各个部门的情况，把“上情”与“下情”巧妙地结合起来，合理地运用现代化工作方法，创新工作方式，做好全面服务，只有这样才能更好地适应新时代的各项严格要求，才能充分地发挥好企业秘书的工作职能，做好本职工作。

2.2现代企业秘书素质

高素质又具备包括哪些素质呢？下面从几个方面介绍一下新形势下企业秘书的素质：

（1）优良的职业道德。

作为企业中的一个衔接上级和公司下级各部门的桥梁纽带，企业秘书必须具有优良的品德素养，必须公开公正地处理好企业内部事务。因为公正地为人处事是对一个秘书优良品德素养的最基本要求。这是一种职业美德，也是企业秘书在本职工作中的一条工作纪律。

企业秘书要有良好的职业道德还要做到热爱自己的事业、安心工作、勇于为事业献身。在自己的本职工作中，做到忠于职守，服从上级领导，严格遵守企业纪律、企业机密。

（2）良好的心理素质。

秘书工作在管理系统中的中枢地位注定了这是一项事务繁重的脑力劳动，同时这一复杂的角色也常使其心理处于快节奏和高压力的紧张状态，从而对秘书的心理素质提出了越来越高的要求，不仅有自己特定的工作内容，而且也有自己特定的活动方式和活动领域。

秘书在公司中所处的位置比较特殊，在日常管理工作中要涉及琐碎复杂的人际关系，也会遇到不同的工作矛盾及冲突，同时，由于企业秘书特殊的工作性质，常常要加班熬夜，没有固定的作息时间及生活规律，从而更要求企业秘书平时不仅要有健康的体魄、有充沛的精力，更重要的是要有良好的工作状态。因此，秘书只有具备了较高的心理素质，才能够更好地适应这份工作，才能发挥好自己的优势、更加充分地展示出自己的才华。

（3）全面的知识结构。

企业秘书工作的全面性及综合性要求其应具备较全面的知识结构，并且这份工作又有自己所具备的专业特点，这又要求秘书人员必须具备深厚的专业知识。要想做好秘书工作，必须具备扎实的基础知识、广博的专业知识及自己本职工作的相关知识等三方面的知识。

基础知识是指秘书在工作中具备要体现常识性和基础性的知识，这也是秘书工作的基础。例如：科学文化知识、政治经济等理论知识以及法律法规基础知识等；专业知识是指从事秘书工作所具备的专门知识。例如：公文文案写作、档案规整管理、秘书人员所在部门的业务知识等；相关知识是指在秘书工作中所涉及到的其他相关方面的知识。例如：管理学知识、心理学知识、公共关系学知识等

从上可以看出，秘书人员必须是工作中的多面手，他们必须要对与本职工作相关的其他方面的知识有所了解，如果只具备本专业的专业知识和技能是根本不能顺利地完成秘书的工作。

（4）超强的业务水平。

业务水平是指一个人工作能力方面的一种标志，也是一个人其他能力的一种反映，又是他综合素质发挥作用的必要条件。对于企业秘书来讲，应从以下几个方面来阐述其应具备的业务素质。

①观察能力。

观察能力是指人们通过一段时间的经历，总结了一定的经验后，对客观事物存在的本质规律能够较为准确地了解和把握的一种能力。秘书工作由于接触不同部门的人，经常会遇到不同的问题，要具备比较强的观察能力。具体来讲，第一、企业秘书要具备较强的洞察力，要善于观察，做个有心人善于发现问题，会适时扑捉工作中有价值的信息。从而主动地开展工作。第二、企业秘书介于企业领导和企业员工之间，在上传下达、综合组织协调、解决工作难题等方面，必须明辨是非，妥善处理。第三、综合分析能力。就是要求企业秘书会善于透过事情现象看本质，从个别事物中找出内在的联系和规律。秘书只有具备了敏锐的观察能力才能较好地发挥其领导参谋助手的作用。

②沟通能力。

沟通是人与人之间交往的桥梁。企业秘书在企业内部信息链上的位置很特殊，在整个信息网络中处于中心位置，起着枢纽作用，而“秘书工作的枢纽作用从纵向上看，是做好承上启下、上传下达的工作。”企业秘书必须具备良好的沟通能力。

企业秘书的工作性质要求其做到准确的上传下达，而要想做到准确就必须要真正理解要传达的内容和目的并且还要做到良好的沟通。上传下达也讲究艺术性，就是调换角度的艺术。由于每个人的习性及语言表达方式不同，以及个人理解能力的强弱，传递信息的过程中可能会出现意思偏差或错位。因此企业秘书在向下传达企业领导指令要求的时候，要站到上级领导的位置出发，准确地领会领导指示的含义，并完整清楚地把信息传递给下级相关部门；同样，在给领导汇报的时候，要站在下级的角度，把信息完整地上报给公司领导，只有具备了较强的沟通能力，才能在公司工作中起到中枢的重要作用。

③组织协调能力。

秘书工作中所具有的上传下达、协调内外的工作特性要求企业秘书要具备较强的组织协调能力。企业秘书必须与上级、同级和下级之间保持一种和谐的关系，才能准确及时地完成本职工作，同时又能做到和每个人和睦相处。这是对企业秘书的起码要求，也是秘书工作成功的基础。

企业秘书的协调能力是指在上级领导的指示下，积极准确地传达信息，协调统一，以促进企业工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是同级间协调，本着商量的意识，在处理一件事情时，要做到随时与有关部门保持沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务。

3结语

企业秘书的职位在公司中并不是很高，但它在现代企业的运营管理中起着越来越重要的作用，作为企业上级领导的工作参谋助手，是上下级部门和外界沟通的重要桥梁。企业秘书自身素质的好坏，工作水平的高低，直接影响到企业领导工作开展的效率，甚至会影响到一个企业内部运作的整体效率。因此，企业秘书只有具备了优良的职业道德、良好的心理素质和道德修养、广博的知识以及丰富的工作经验和方法，才能成为企业领导的得力助手和工作参谋，也才能成为一个新形势下的合格秘书。

参考文献

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[2]廖金泽.企业秘书大全[M].广州：广东经济出版社，2005，（10）.

[3]赵日升.现代秘书的素质要求[J].广西师范学院学报（哲学社会科学版），2004，（S1）.

[4]马兴彦.秘书人员要具备综合素质[J].西南民兵杂志，2005，（07）.