高校学生学籍状态监控体系的建设

陆毅华，沈雄威，吴 良

(东华大学 教务处，上海 201620)

学籍管理是高校重要的基础工作之一。近年来，高校的规模扩大、校区增多、专业数增加，全日制在校本科生达数万人的高校也为数不少，这给学校教务部门的学籍管理工作带来了新挑战，一是学生注册情况难以全面掌握，二是学生学籍异动信息难以全盘厘清，三是学生学业状况难以全程跟踪。面对这种局面，我校(东华大学)教务处审时度势，以学校现有教务管理系统为基础，通过信息化建设，创新学籍管理模式，实现数据的积累和信息共享，开发了“学生电子注册系统”“学生学籍异动管理系统”“学生学业预警帮扶系统”，建立起学生学籍状态监控体系，成功应对由于办学规模扩大给学籍管理带来的新挑战，为学校的教学管理提供了可靠依据，在人才培养中发挥了显著的作用。

一、“学生电子注册系统”为创建新型注册管理模式提供技术保障

高校学生必须通过办理注册手续来确认学籍，注册的核心要求是学生按时报到、按时缴纳学费。目前高校多校区、多层次、多学院、多专业的学生注册工作，依靠传统的手工注册需耗时2～3个月，不利于学校及时掌握可靠信息。同时，大多数高校的教务和财务部门均拥有各自独立的管理系统，但出于系统数据安全性考虑，两者缺乏数据互通。所以在学生注册工作中，各校都是采取分开操作的方式。先是进行学生报到的登记，然后再根据财务处下发的收费凭证一一核对加盖注册章，经过多人多环节的操作，最终完成学生的注册工作。这种注册模式耗时费力，给学生和管理人员带来诸多不便。在此期间，如果学生急需使用加盖注册章的学生证，还要到学籍管理部门开具纸质“学籍证明”。

我校开发的“学生电子注册系统”，依托学校的教务和财务系统，分别采集学生报到信息、缴费信息，进行信息互通和正确判断，快速生成相关统计数据，实现注册工作一步到位。由于实现了财务系统和教务系统的信息共享，因此解决了以前财务人员手工操作所带来的数据统计困难、学生欠费追缴难、学校管理部门无法对信息进行实时查询等老问题。该系统同时规范了学生注册、缴费流程及学籍状态管理流程，提高了工作效率和管理服务水平［1］。

“学生电子注册系统”使注册工作实现了从“耗时2～3个月”到“瞬间完成”的模式转换。以我校2014—2015学年第一学期注册统计数据为例，一次性催缴历年累计拖欠的学费近800万元，因家庭经济困难的学生贷款申请也大幅度提升，同时进一步规范了贷款的过程管理。注册统计数据为各学院提供了详尽的未报到学生信息，为学院后续的学生管理工作提供了准确信息。学校财务处将“学生电子注册系统”作为子系统已纳入财务信息化建设平台。同时，“学生电子注册工作”也被列为学校机关提高管理服务水平的实事工程之一。

二、“学生学籍异动管理系统”为规范学籍异动处理过程、提高信息的准确性提供保障

学籍异动处理是学籍管理中不可避免的一个工作环节。每学期都有一些学生因生病(或心理问题)、出国留学、境内外交换学习、参军、创业等各种原因产生“休学”“复学”“退学”“保留学籍”等学籍异动情况，随着学生规模的扩大，这部分的信息量也在逐年上升。如果学生所在学院在学籍异动处理过程中处置不规范，不按要求督促学生及时办理相关手续，最终造成学籍异动处理的滞后甚至不处理等后果，必将干扰学籍管理工作，使学籍管理部门很难及时掌握最新的学籍异动信息而处于被动的局面。

我校开发的“学生学籍异动管理系统”，设置了学生“学籍异动”申请功能，经过学院、学籍管理部门有效审批后，系统为学生信息加注标记(含有效时间段设置)，学籍管理部门、学生和学院的所有学籍异动信息处理保持在同一平台，形成一个闭环。系统根据标注的各类异动信息的规定时限，自动做出判断，提醒学生和学院及时办理相关手续，规范了学籍异动处理过程，同时也保障了学籍异动信息的准确性。

三、“学生学业预警帮扶系统”为提高人才培养质量保驾护航

在高校中，特别是实行学分制的高校中，学生对学业安排的自主性较大，但由于自身的各种原因，会造成一部分学生学业状态不佳，甚至无法按常规年限毕业，需要通过延长学习年限来继续修读培养方案规定的学分［2］。为加强对这部分学生的学业管理，落实教育部《高等教育专题规划》［3］提出的“高校在提高人才培养质量的任务中，要建立学习困难学生的帮扶机制”的要求，我校建立了学业预警和帮扶机制。

根据《东华大学本科学分制学籍管理规定》第十八条，一学期取得的学分数少于15学分者，给予学业警告。各学院负责将学业警告通知学生家长和本人。大四前，学生累计两次受到学业警告者，给予退学警告。受到第三次学业警告者，劝其退学并通知学生家长，不愿退学的，须与学校签署试读协议;在签署试读协议后再次受到学业警告者，予以退学。

我校开发了“学生学业预警帮扶系统”，目的是对学生从注册开始就进行学业状态的全程关注，使《东华大学本科学分制学籍管理规定》中第十九条“凡上一学期受到学业警告者或者已进入延长学年学期者，将在预警系统中显示。对进入预警的学生，学院、任课教师应加强指导和管理”的要求得以实现。

“学生学业预警帮扶系统”由基础数据管理、学业预警学生管理、延长学年学生管理、学生帮扶平台、在线点名等环节构成。系统通过设置预警的阈值条件，及时筛选出学业状态不佳的学生，并采取有针对性的防范措施，通过学校、教师、学生和家长之间的多渠道沟通与协作，来帮助学生克服困难，顺利完成学业。利用系统对教务管理数据进行的深入分析，并按照事先设置的预警阀值对学生数据进行监控、分析、反馈，并采取相应的纠偏措施，最终形成合力来预防学生偏离正常的学业轨道。

建立学生学习困难预警帮扶机制，是我校提高人才培养质量的一项重要措施。如何在学生出现学习困难的初期就能及时发现，并采取针对性措施进行有效干预，预防学生在校学习期间偏离正常的学业轨道，是目前高校教学管理的一项新任务。这一“学生学业预警帮扶系统”，是院系开展有效的个性化帮扶工作的服务平台，也是学校、学生和家长信息互通的纽带，为学习困难学生预警帮扶管理工作提供了有力的支持，为高校提高人才培养质量，实现人人成才的目标保驾护航。

四、创新学籍管理模式，构建信息共享、全员育人的教育环境

我校教务处通过信息化建设，自主开发的各管理系统均为院系和相关管理部门设置了二级管理平台，并提供技术培训和指导，创建了校院两级共同参与管理的学籍管理模式，使学籍管理从过去的由教务处“独家揽政”转换成开放的校院二级管理。这种新模式也顺应了高校去行政化、深化学院二级管理的发展趋势。同时，学校一级的管理部门不只局限于教务处，财务处、学生处等相关部门都拥有相应的管理权限，这样的协同管理格局，更有利于构建信息共享、全员育人的教育环境。

学校财务处高度重视学籍管理部门的注册工作，将“学生电子注册系统”纳入财务信息化建设平台，梳理和规范学生缴费流程和途径，积极协调相关银行增加学生缴费信息推送的服务;协同学生处和相关银行，规范学生贷款过程管理，对贷款到账信息即时推送，为电子注册系统及时提供有效数据，保障注册工作顺利进行。

学院利用“学生电子注册系统”提供的准确信息，扭转了对学生在籍情况“雾里看花”的被动局面，主动出击，加强在籍学生的日常管理，对违反注册规定的学生及时通告和有效处置。

学院利用“学生学业预警帮扶系统”，对刚进入学业预警的学生给予及时关注，配备专人协调这些学生的学业帮扶工作，与学生、家长和管理部门加强联系与沟通，为学生提供个性化的帮扶方案和有效指导;各任课教师认真执行课堂中对预警学生的上课点名制度，主动关心他们的学习效果，加强辅导答疑工作;学生辅导员关心学生的生活，主动联系学校心理咨询中心的教师为他们进行个别咨询和辅导，全员育人的理念得到充分体现。

建立在“学生电子注册系统”基础上的“学生学籍材料自主打印系统”，更是引入学生自主管理的模式，学生自主管理、自我服务。这种模式还在“学生学业预警帮扶系统”中得到推广，有的学院委派有能力的学生作为学业困难学生帮扶协调员就是很好的事例。

学籍管理开放的二级管理模式和学生自主管理、自我服务的模式改变了以前单一、封闭的管理过程，动态的学籍状态监控体系使各项学籍管理工作运行得更加顺畅，效果显而易见。

各管理系统的正常运行和不断完善为学校各院系和行政管理部门提供了大量共享信息，每学期大量数据的积累也为学校的教学管理、建设和教学改革的决策提供了可靠依据，在人才培养中发挥出显著的效果。

［1］沈雄威，陆毅华，刘冰，等.基于B/S模式的学生注册系统开发［J］.纺织服装教育，2013，28(4):279－281.

［2］张冲，孟万金.国外对学习困难大学生的教育和关注及启示［J］.大学:学术版，2011(8):23 －28.

［3］教育部.教育部关于印发《高等教育专题规划》的通知［Z］.教高〔2012〕5号，2012－03－21.