云考勤技术在图书馆管理工作中的应用

耶健（西安交通大学图书馆，陕西西安710049）



云考勤技术在图书馆管理工作中的应用

耶健
（西安交通大学图书馆，陕西西安710049）

[摘要]针对图书馆现有考勤管理系统现状，分析了实际工作中存在的问题，提出了利用云考勤技术完成图书馆职工考勤管理的解决方案。该方案可节约建设成本，简化考勤工作流程，是解决图书馆考勤管理工作难题的有效尝试。

[关键词]云考勤图书馆管理软件即服务

[分类号]G251.1

1　引言

在图书馆各项管理工作中，考勤管理的重要性是显而易见的。考勤管理是图书馆管理的重要工作之一，它与职工的工资、奖金及年终考评等利益息息相关。图书馆加强职工的考勤管理，严肃考勤纪律不仅是做好各项服务工作的必要前提，还是增强工作人员时间观念，提高工作效率的重要手段，更重要的是，可以大大改善图书馆的服务面貌，提升图书馆的整体形象。

近年来，随着社会的发展和信息技术的进步，图书馆考勤工作大多使用设备考勤代替人工考勤，设备考勤工作模式主要有3种——单机考勤、门禁考勤、网络考勤。单机考勤主要指单机运行的指纹考勤机，其优点是节约耗材、使用简单、防止代打、考勤数据由电脑处理等，比较适合于图书馆各部门简单考勤。缺点是考勤数据需要人工采集、管理不便、考勤较慢、需要安装考勤管理软件等。门禁考勤适合于安装了门禁系统的图书馆，门禁系统存储着进馆人员的出入信息，通过数据提取与分析统计，可以用于图书馆考勤管理。其优点是一卡多用、考勤速度快、数据实时上传、在线查询统计等。缺点是只能用于简单考勤，考勤功能过于简单且不能防止代打卡等。网络考勤是专门建立一套通过局域网或广域网进行考勤管理的系统。其优点是支持多点考勤管理，考勤功能完善，软件兼容性强。缺点是系统建设支出和管理成本大，系统配置和升级维护麻烦。

西安交通大学图书馆在2003年购置了上海华铭的门禁系统，替代原来的人工考勤，但在实际使用过程中发现门禁考勤不能完全满足图书馆考勤工作需要，主要有以下几个原因：①图书馆岗位工作时间有正常班、三班倒和多人轮班等各种班次，而门禁管理系统不具备按班次考勤的功能[1]；②不具备输入职工请假、调休、加班和外出等事务信息的功能，也就不能将这些信息实时反映到考勤统计报表中；③不支持个人对考勤信息实时查询；④不能解决代打卡问题且考勤数据可篡改。

从本馆目前考勤应用现状可以看出，原有的考勤工作模式和管理方法已不能满足图书馆考勤管理工作需要，在经过多次调研后，本馆决定使用基于SaaS（软件即服务）的云考勤技术来完成图书馆的考勤管理工作，基于SaaS的云考勤系统是建立在云计算技术之上的全新的考勤服务平台，该平台整合了互联网应用三大核心要素：计算、存储和网络，面向用户提供公用化的互联网考勤服务[2]。该系统与传统考勤方式的区别在于：用户无需投资考勤管理需要的服务器硬件、软件和人员，而只需要为考勤管理支出少量的云服务租赁费用，就可通过互联网享有考勤软件使用服务及考勤系统的升级和维护，做到用最少的投入获取最大的收益。

2云考勤系统的技术原理及软件功能

2.1云考勤系统工作模式

SaaS是云考勤系统的技术表现形式。SaaS是一种通过互联网提供软件服务的应用模式，软件服务商将应用软件统一部署在公用或私有计算云上，客户根据自己需求，通过互联网向软件服务商定购所需的软件服务，按定购的应用类别和时间长短支付费用，并通过互联网获得软件服务商提供的服务[3]。云考勤服务提供商就是采用SaaS的方式管理和维护云考勤软件。云考勤服务商在向客户提供互联网考勤软件服务的同时，也提供考勤软件的离线操作和本地数据存储，让用户随时随地都可以使用自己定购的软件和服务。对于中小型规模的客户来说，云考勤是考勤管理工作的最好途径，它使客户享受到专业考勤服务的同时，节约了构建和维护考勤基础设施及考勤软件的支出。

2.2云考勤系统架构

云考勤系统通过把B/S与C/S的系统架构相结合，充分利用两者的优势进行互补，有效地将考勤设备、考勤软件和云计算高度融合，并在考勤管理系统中预留接口，实现二次开发和软件功能扩展，实现一机多用，互联互通。云考勤系统通过互联网把用户的考勤终端连接到云端的考勤服务器数据库内，用户可通过网页进行考勤管理软件的部署，并借助角色和组的管理模式对不同的客户类型、用户需求进行相应的权限和角色的下发，完美呈现考勤业务应用。云考勤系统架构如图1所示。

图1　云考勤系统架构

2.3云考勤系统功能模块

云考勤系统支持考勤管理员通过浏览器进行工作人员的管理和考勤规则的定义；支持查询统计及打印原始出勤记录表、每天考勤情况明细表和考勤日报及考勤月报；支持对员工的上班班次进行灵活的设定与调整；支持员工随时随地通过浏览器登录考勤系统查看个人的出勤情况，以及在线请假、加班和补签单的填写；支持部门主管对申请单的审批功能，并提供了灵活的排班、年假设置等功能。

云考勤系统共有5大功能模块：人员信息管理、数据采集中心、考勤设备管理、考勤规则设置以及Web查询统计，实现了考勤签到、人员管理、排班管理、请假管理、查看通知、考勤统计等多个功能应用。系统功能模块关系如图2所示。

图2　云考勤系统功能模块

2.4考勤数据处理流程

考勤管理员通过网页登录云考勤业务界面录入工作人员个人信息，通过指纹考勤机录入工作人员指纹信息后，下发工作人员信息和指纹信息到各个考勤点并设定签到工作时间和考勤统计规则，工作人员开始签到。考勤签到的流程及考勤结果统计报表产生过程如图3所示。

图3　云考勤系统数据流程

2.5云考勤系统的API接口

云考勤系统提供API（Application Programming Interface，应用程序编程接口）接口以实现考勤和人事数据的交换与集成，便于用户进行二次开发以及第三方应用服务的快速接入，从而提升云考勤平台的延展性，主要接口如表1所示。

表1　云考勤系统API接口

3云考勤技术在西安交通大学图书馆的应用

3.1考勤管理工作现状和解决方案

图书馆考勤管理的目的是规范职工的劳动纪律，提高图书馆的服务质量。西安交通大学图书馆原有考勤管理工作效率比较低，主要原因是图书馆的业务部门有多个分布在两个校区，有些部门工作岗位位置比较分散，需要设置多个考勤点，一些工作人员的工作岗位不固定，上班签到地点和下班签退地点不一致。如何实时了解全馆职工出勤情况，及时同步多个考勤点数据，快速准确完成图书馆全体职工的考勤报表是现有考勤管理所面临的难题。图书馆是学校重要的服务单位，开馆时间比较长，必然存在一些上班时间和地点不固定的轮班职工，其出勤状态如何，难以快速判断和衡量。职工的事假病假、临时调班、外出活动等信息一般是人工处理的，这些信息需要考勤管理员事后做登记和统计工作，因此工作效率难以提高。

随着科技进步和信息技术的不断发展，考勤技术也得以发展，2013年出现的群英云考勤系统首创了全球云端网络指纹考勤服务，经过前期调研和试用考察，西安交通大学图书馆认为使用该公司的云端考勤管理平台和考勤软件，既能免除服务器软硬件、网络设备和考勤软件升级维护等支出，又能实现专业的考勤管理，是解决目前图书馆考勤难题的最佳方案。

3.2基于云平台的图书馆考勤系统架构

基于云的考勤技术与传统的考勤技术相比有很大创新，它有效实现了考勤系统互联网连接，能够快速同步不同考勤机上职工的考勤信息，职工在各个考勤点的考勤数据都被统一保存至云端考勤服务器。考勤管理员可通过浏览器登录考勤管理系统，设定考勤规则、录入员工信息和监控考勤设备。被考勤员工可随时随地通过浏览器查看个人考勤记录、提交请假、调休和补签等申请。西安交通大学图书馆云考勤系统实际架构如图4所示。

图4　图书馆云考勤系统实际运行

3.3图书馆云考勤管理实施过程

西安交通大学图书馆共有职工140多人，分布在兴庆校区和雁塔校区两个校区，首先在图书馆大门处安装好指纹考勤机并联入互联网后，接着由办公室负责考勤信息准备流程：批量录入信息->设置工作时间->上传数据至考勤机->考勤机采集个人指纹->考勤开始。

①批量录入信息：考勤管理员登录云端考勤系统，后台用多种方式（单个添加、批量添加、表格导入、邮件邀请等）录入图书馆职工信息，职工信息添加成功后，系统自动生成职工CC号即为其考勤账号。

②设置工作时间：考勤管理员分组设置每一个图书馆职工的工作时间，方便系统判断职工的打卡时间是否为迟到或早退。

③上传数据至考勤机：考勤管理员通过互联网一次性上传职工姓名、考勤编号等信息至指定的考勤机里，省去在各个考勤机上输入职工信息的麻烦。

④考勤机采集个人指纹：考勤管理员在任意一台考勤机上登记每个职工的指纹，考勤机只保存经过算法加密后的指纹识别数据，并自动上传到云端服务器中，然后同步到其他考勤机中。

⑤职工开始用考勤机打卡，考勤管理员和职工登录考勤系统查看和统计职工考勤记录。

3.4图书馆云考勤管理系统的特点

①Web考勤管理，突破传统考勤繁杂的安装与使用流程，只要能上网，打开浏览器就能管理考勤事务，功能简单、可靠和实时。

②远程多点接入，打破传统考勤区域局限，跨区域跨网络多点接入，在同一个管理账号下可管辖多台考勤机，统一管理其中的考勤数据，不受地域远近的限制。

③记录实时上传，无需人工处理，考勤数据上传后，可实时查看职工的考勤记录，省去人工拷贝的环节。

④数据同步共享，职工个人信息以及对应的指纹特征可在多台机器上共享，避免了每个考勤机重复录入员工信息的操作。

⑤本地免维护，无需搭建考勤管理服务器和安装调试考勤管理软件，更没有地理限制，只要能上网，就能打卡考勤，考勤数据自动同步到云端后台进行统计分析。

3.5职工考勤信息整合到校园信息门户中

校园信息门户是对校园现有的各种服务系统和应用资源的有效集成整合，以门户的形式为学校教师和学生提供其需要的全部信息与服务[4]。图书馆职工考勤系统可以作为本单位在信息门户的日常工作模块放入其中，实现方法为校园信息职工考勤模块访问云考勤系统提供的API接口以实现考勤数据的交换，校园门户网页中PHP语言调用代码实例如下所示：

$ch = curl_init（）；//创建一个新cURL资源

$time = time（）；

$data = array（//公共必传参数

’account’=>’62e942ba942817a92a49ad26554be4f8’，// API账号

’requesttime’=>$time，//请求时间

）；

$data[’start’] =’2014-07-01’；//接口参数

$data[’end’] =’2014-07-31’；

ksort（$data）；//按key排序

$sign = md5（join（’’，$data）.’通讯密钥’）；//生成签名

$data[’sign’] = $sign；

//设置URL和相应的选项，请通过GET方式传参，以下是获取考勤记录接口

curl_setopt（$ch，CURLOPT_URL，"http：//kq.qycn.com/in⁃dex.php/Api/Api/recordlog?".http_build_query（$data））；

curl_setopt（$ch，CURLOPT_HEADER，0）；

curl_setopt（$ch，CURLOPT_RETURNTRANSFER，1）；

//抓取URL并把它传递给浏览器

$retjson = curl_exec（$ch）；//返回的数据，json格式

curl_close（$ch）；//关闭cURL资源，并且释放系统资源

4　结语

2014年7月西安交通大学图书馆使用云考勤系统开始管理职工的考勤，经过半年多的使用，图书馆的考勤管理工作有了很大的变化，职工迟到和提前下班的现象基本消失。职工可随时上网查询自己的考勤情况，也解决了其对考勤记录的争议。职工请假和外出可随时提出申请，并在网上通过审核，审核结果自动上传到云端考勤系统中并实时反映到职工个人的考勤报表中。部门主管从繁琐的考勤数据统计和职工排班管理中解放出来，图书馆领导也能快速全面地掌握图书馆职工的出勤情况。

综上所述，云考勤管理系统在使用过程中能够快速、稳定、准确地完成考勤管理，真实地反映职工的出勤情况，是一种较为先进的管理方式，是云计算技术在图书馆管理应用中具体实现，其对高校图书馆实现日常管理工作现代化、规范化具有重要的示范意义。

参考文献：

[1]邓奇强.图书馆利用门禁管理系统考勤存在的问题及解决办法——以怀化学院图书馆为例[J].当代教育理论与实践，2013（8）：64-66

[2]百度百科.云考勤[EB/OL].[2015-04-02].http：//baike.bai⁃du.com/view/9345516.htm.

[3]朱凤.浅谈云计算在图书馆中的应用[J].中华医学图书情报杂志，2011（1）：56-59.

[4]王翠萍，张妍妍.学科信息门户的个性化服务调查研究[J].图书馆学研究，2008（7）：59-63.

耶健工程硕士，副研究馆员，信息技术部副主任。

收稿日期：（2015-06-26；责编：杨新宽。）