试论档案的管理与利用

石玉梅

黑龙江省大庆市让胡路区喇嘛甸镇人民政府

试论档案的管理与利用

石玉梅

黑龙江省大庆市让胡路区喇嘛甸镇人民政府

档案管理工作具有专业性、服务性及机要性的特点。实际工作中怎样管理好档案室现有的档案，如何使其得到充分的利用，是做好档案工作所需面临的重要问题。本文将就档案的管理与利用各方面工作进行阐述，以期提高人们对此项工作的认识，从而保证档案管理工作得到进一步提高。

档案；管理；利用

1.收集档案

收集档案即按照规定将分散于各个部门和个人的文件材料收集在一起并保存起来。档案的收集工作是档案管理工作的第一个环节，是解决文件形成后的分散状态与集中利用之间矛盾的主要手段，同时也是档案集中统一管理的重要工作内容。

1.1 档案收集工作的指导思想

保证归档档案的齐全性、完整性；加强对档案室的室外调查；入室的档案需要材料化；保证全宗以及全宗群不可分散的特性；保证将一个单位的档案全部收集即档案的完整性。

1.2 档案收集工作的方法

法律依据：根据《档案法》进行档案的移交和接收工作，即档案的形成单位在移交档案过程中和档案室接收档案中都必须依法进行。

协议接收：签订协议接收档案主要有三种情况，即档案室与相关单位之间可以凭借共同的社会责任感，双方达成协议，自愿移交档案；非国有组织和个人等不在法定接收范围以内的单位也可以采取协议接收的办法；此外，在接收档案的时限上，双反也可以进行协商，决定提前或延期接收。

捐赠和寄存：一些对国家和社会有意义和有利用价值的档案，存在于不属于法定的档案管理组织和个人手中，对于这部分档案可以选择经常性地接收捐赠和寄存的方式进行收集。

选择性购买：对于民间收藏者不愿捐赠和寄存的有价值的档案，如果其有意愿出售，则可以根据其价值进行选择性地购买。

2.管理档案

管理档案即按照收集档案过程中的信息，对档案进行整理，主要包括三种类型的工作：

2.1 排列和编目

档案室根据归档要求立好案卷，接收档案时，要根据相关规定和要求对档案进行整理，首先检查案卷的质量，然后根据馆内或室内的分类排列方案对案卷和卷宗进行系统的排列，并对案卷目录进行加工。

2.2 局部调整

对于已经接收但又不符合要求的档案，需要对其进行补充完善；对于受到某种原因（如遭受销毁、移出、损失等）而使档案整理体系发生变化的，需要重新进行系统化的调整。

2.3 全过程整理

对于接收和征集的有意义的零散档案，根据其来源、时间、内容和形式等，对其进行系统化的整理和编目。此外，还须对档案进行分类，分类必须符合科学、客观、逻辑、实用以及思想性等要求，具体方法有：

2.3.1 根据档案的形成和处理的年度进行分类的年度分类法，此法将年度的文件集中在一起，能够反映出单位本年度内的发展变化情况，因此此法因其设置标准清晰明确、便于查阅而得到了广泛地应用

2.3.2 根据立档单位的内部机构设置档案类别的组织机构分类法，机构的名称即为档案类名，此法能够客观的反映某一机构的工作内容，而且便于按照特定的专题对档案进行查找和利用，方法简单、标准客观、容易掌握，但单位内部机构如需经常变动，则不适用此法；

2.3.3 根据档案文件内容所反映的问题进行分类的问题分类法，此法可以根据单位的中心任务和主要活动进行单独设类，进而使同一类档案具有相近的内容性质，因此使得问题分类法能够减少同类问题的档案分散的现象。

3.利用档案

3.1 档案资源的利用

利用档案就是将本单位集中统一管理的各个门类和载体的档案进行积极的利用，做到档案信息资源的有效开发。档案室是一个单位的信息中心，要想做到对全部档案的集中统一管理，并且确保全部档案的完整性与安全性，就必须为其创造一定的基础和条件。对档案进行充分的管理是保护档案的手段，而使其得到充分的利用是管理档案的目的所在，因此，是否做到了对档案的充分利用是检验档案管理工作是否有效的一项重要指标，而档案利用的程度则直接影响到了档案室的发展，进而影响到了本单位的工作效益。

档案室工作人员要根据本单位对档案利用工作的特点，积极主动地提高档案服务工作。如档案室人员对各种检索工具进行积极地编制并搜集相关参考资料；档案人员充分健全和熟悉档案资料以做到对档案信息资源的积极开发与利用；档案人员需提高自身的素质，在坚持按照规章制度办事的前提下，改善其服务态度、提高其服务质量，以科学的工作态度将档案资源的开发利用工作做好，使其发挥更大的作用。

3.2 利用需遵守的规章制度

（1）建立档案借阅登记手续制度，借阅档案时需严格履行此项制度；

（2）制定档案借阅期限，一般文书类档案不应超过五天，征管档案不应超过二天，对于原则上不应借出的会计类档案和密级资料如需外借必须征得领导批准，并且保证在一日之内归还；

（3）档案查阅人员须对其查阅的档案的利用效果进行等级说明，如果需要复印档案，必须经过主管领导批准，然后对复印人、复印时间以及份数等相关内容进行登记；

（4）本单位的档案仅限于单位内部工作人员使用，对于需要借阅档案的外单位人员，必须提供其单位介绍信，而且需要得到本单位主管领导的批准；

（5）查阅人员爱惜和保护档案资源，严谨对档案材料进行批注、涂改、污损等，如损坏丢弃档案则需视情节轻重进行处罚；

（6）对借阅的档案要妥善保存，不准转借，并且在规定的期限内归还。

4.结语

目前，档案的管理和利用工作正处在上升的趋势，但是仍然存在不足之处，而随着社会的进步和时代的不断发展，档案管理工作的内容将会越来越繁杂，工作负担也将会逐渐加重。因此，各个机关、企事业单位都必须高度重视档案的管理工作，以保证提高档案的利用效率。

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