档案管理中引入RFID技术的风险分析

尹志洁

随着档案管理信息化技术的不断发展，各种新生事物不断涌现，其中RFID技术作为近几年的新生佼佼者无疑引起最大的关注。但是任何事情都不是绝对的，RFID技术在给档案管理信息化提供诸多优势同时，也带来了相应的问题。只有采取科学合理的对策，RFID技术才能以最大化利益服务于档案管理。

一、RFID技术在档案管理中的应用优势

1、RFID技术概述

RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别技术，俗称电子标签或非接触卡、感应卡，是一种无需识别、无需接触、无需人工干预的自动识别技术。

RFID克服了免接触和无源两大难题，具有如下特征：读写速度快、信息容量大、范围广、距离远、一次可识别多个对象、重复使用、防水耐高温等。

2、RFID技术在档案管理中的应用

（1）当前档案管理的问题

随着社会的迅速发展，特别是行业分工越来越细，档案管理工作的重要性日益凸显，一方面信息量迅速膨胀、档案规模不断增大，另一方面档案的附加意义逐步拓展，除了常见的档案和工资、晋升挂钩外，还和保险、住房等相联系，并渐渐成为一种趋势。因此，档案管理迫切需要进一步提高工作效率，改进优质服务，但是实际情况并不理想。

第一，档案信息更新较慢。如前所述，档案的作用越来越大，其承载的信息也越来越多，档案内容已从简单的学习工作经历、家庭关系扩展到了专业技能、社会关系等方面。但是相关的证明材料或者残缺不全，或者不能同步归入案宗，且统计较为滞后。

第二，借阅手续繁琐，时效性差。尽管各单位档案室/处有着各种各样的借阅程序，但是都大同小异地存在着，诸如用户登记、负责人核查、主管审批、借阅交换等步骤，而且有些特殊文件，如对保密有要求的人事档案等文件归档的分类及封皮的制作手续，甚至还需要报批。事实上，随着档案种类的增多，很多档案的开放性越来越突出。以河北省科学院为例，除了人事档案、公文档案等需要一定的保密性外，科技档案很多时候需要对下属的各个研究所公开，甚至可以与对口企业和部门共享。换言之，档案的定义已经被数字时代从单纯的保管实体，转身为提供利用开放档案的信息中心。在这种趋势下，如果档案借阅手续程序臃肿，势必一定程度上影响科技合作，乃至影响科研课题的进展。

上述弊端整体来看，其与人工有着直接关系。实际应用中尽管计算机、服务器、扫描仪、档案管理软件等大批设备投入使用，但对已经归档的档案的查询和利用上依然必须靠落后的人工录入和检索，人工并未彻底解放出来，档案信息统计不及时、统计有出入、共享率低等问题则显露无疑。

档案管理信息化是解决这一难题的通用方案，但是信息化概念甚广，操作起来不切实际。在信息化背景下，能否充分利用信息资源提供的方式，比如说RFID技术，因此成为一个关键环节。

（2）RFID技术的应用优势

RFID凭借免接触、信息量大等特性，为档案管理带来了利处。

第一，手续简化，提高工作效率。RFID技术显示档案定位位置。工作人员只需通过读写器扫过柜架或库房，一旦发现摆放错误的档案，读写器立刻报警，这样查找和清点工作变得很容易，也方便工作人员定时定期统计卷宗。如此，工作人员无需将厚重的档案盒逐个从柜架上取下，打开案盒，逐卷翻阅，再逐卷逐盒放回。

第二，清点精准，提高准确度。RFID技术可以实现档案文件的登记、查询、催办、立卷、调阅和卷宗的信息一体化管理，免去传统的借阅、借还手续。还可以针对特殊人群，如退休人员、流动人员建立个性化管理平台，分别针对他们的特殊情况给予时间管理、项目管理的类别服务，在提高工作效率同时，也使管理更加规范。

第三，保密性高，存储安全。档案不同于图书等其他纸质载体，其具有原始记录的特性，因此一旦档案遭到破坏或者被盗，其后果是不能简单用金钱来衡量的。RFID技术可以用于防盗。档案室可以利用RFID进行借阅者身份识别，确定借阅者的真实身份。同时RFID可以识别运动的物体，能有效弥补档案室门禁区域的安全漏洞，若档案未办理出库登记手续，则装置会自动报警。

因此，RFID以其独特的技术优势大大改变了档案管理的服务和工作模式，有力地推动了档案事业的发展，引入RFID技术是很有必要性，也是可行的。

二、引入RFID技术的风险性

任何技术和设备都不能保证绝对的安全，RFID技术也不例外。档案管理中应用RFID技术可能会遇到以下风险：

1、经济风险

RFID预期的效益需要付出一定的成本，具体来说，包括标签、读写器、数据库、网络等基础条件的搭建， 以及软件系统的开发。这些明细中，标签成本占据最为重要的一部分。据调查， 2006年标签价格为68美分/枚， 2009年为30-50美分/枚， 尽管接下来5-7年会降到5美分/枚， 不过标签需要量大， 整体投入仍不菲。因此作为消耗性投入的标签成本问题在这种情况下显得尤为重要。而且标签缺乏统一的技术标准，因此而导致的相关配套设备更新升级问题相应成为另一顾虑，这也是形成限制档案管理单位购进标签的因素之一。

2、技术风险

RFID技术的工作特性决定了数据读写处于开放的空间，一方面易附着在档案身上的标签可以被人为破坏，工作人员的读写器可以被人为窃取，另一方面破坏者可以从后台发送错误的信号，扰乱正常读写器和标签的读写，这样档案内容被泄露、被替换就很容易操作，既扰乱了工作人员的正常工作，也暴露了档案信息内容，特别是对当事人重要的学习经历、奖惩情况的等，都可能成为被他人恶意打击的诱因。

三、可行性对策

档案管理中应用RFID技术，其遭遇的经济风险和技术风险可以从技术上给予解决，比如制定统一标准、升级配套设施等等。不过，这显然是站在技术角度，而不是行业管理下的思维。我们要从管理上入手，以措施为武器，在档案管理员、服务员、借阅道德水平等几方面引导，才是本文追求的微薄意义。

首先，工作人员要转变观念。传统的档案管理员是等着借阅者上门，并为之提供服务，在新趋势下，我们应该变被动为主动，努力提供多种信息咨询，积极展开参考服务。根据不同的档案类型，开展相应的服务，争取提供更多有价值的推荐信息。

其次，要转变服务方式。有条件的话可以延长档案开放时间、提供电子读物、CD等多媒体资料，也可以利用现有的办公设备提供打印、扫描、刻录光盘等服务。

最后，要调整人员结构，扩大信息检索能力的知识服务队伍，不断增加具备电子资源服务能力的馆员。同时，开展人员培训与开发，针对档案RFID系统进行基本知识和管理技能培训，提升整体素质。

（作者单位：河北省科学院）