浅谈加强林木种苗档案管理

赵秀玲

（秦皇岛市林业局，河北秦皇岛 066000）

浅谈加强林木种苗档案管理

赵秀玲

（秦皇岛市林业局，河北秦皇岛 066000）

通过对林业生产中种苗档案管理的重要性、档案管理中存在的问题分析，就应该如何管理好林业生产档案,使其更好地为林业建设服务提出了相应建议。

林木种苗；档案管理；现状；建议

国家林业重点工程的实施，对生态环境的改善、促进国民经济和社会可持续发展、人民生活水平的提高意义重大而深远。在项目的实施过程中形成的各种档案不仅是资源保护利用的追溯依据、工程建设的历史见证，更是检查验收的重要依据、林业可持续发展的资料支撑。林木种苗是林业发展的重要基础，对国家林业重点工程实施起到关键作用。林木种苗档案也是林业重点工程档案一个重要组成部分，是工程建设的重要基础工作。抓好林业工程的档案管理维护了党的政策的严肃性和权威性，加强林木种苗档案管理对巩固和保证造林成果具有重要意义。

1　林业种苗工程档案管理现状

1.1 认识不到位，重视不够

部分林木种苗生产单位只重视生产任务、赶生产进度，而忽视林木种苗档案管理，档案资料不能随时整理，如果上级部门检查督导或工程验收再补录填写档案；有的单位日常生产记录不健全，不能形成常规形态；有的单位日常记录不能及时分类、整理、归档；个别种苗生产单位对苗木的调入、调出等原始资料不注重积累和保存，对散失、遗漏的资料不能迅速追寻，造成档案资料的残缺、丢失等等，从而造成种苗档案管理无序，林木种苗档案不能为林业工程建设和管理提供有效的服务，其作用和价值不能得以体现。部分种苗生产单位重视外业生产、营销，忽视内业管理，对档案管理人员在职务晋升、职称评聘、评优评先及其它待遇上不同等对待，使档案管理人员不能安心本职工作，流动快，缺乏人员稳定性。

1.2 专业技术人才参差不齐，档案记录、整理、归档不清晰

林业种苗生产单位由于行业特征，私有、集体、国营形式并存，生产经营规模大小不同，技术人员专业水平存在显著差异，在实际生产中存在苗木生产情况标注不正确、育苗技术措施记录不详，缺乏必要的检验检疫登记，调运中两证登记缺失、良种标签和普通标签混用等情况造成林木种苗生产、经营档案所应记载的信息资料专业性不够；档案管理工作要求专业性强，而大多数林木种苗生产单位很少引入档案专业人才，多数都是由本单位人员兼任，同时又缺少对档案管理人员必要的培训，因缺乏档案管理经验，对容易散失、遗漏的资料不能迅速追寻，对残缺、毁坏或丢失的档案，不能及时修复补救补齐，就不能保证档案连续性、完整性、真实性。因档案管理人员缺乏档案管理经验，对林木种苗档案管理文件的学习、领会不够，各单位对档案进行分类整理完全根据档案员自己的理解来划分分类标准，影响档案保管期限的类别划分，归档不清晰等势必影响档案的调阅和查询效果。

1.3 缺乏经费，档案管理手段较落后

档案管理在用具、装订、保管等方面有很多具体要求。由于行业经营情况的原因，林木种苗生产单位对档案管理的投入不足，日常维护、更新、培训等经费难以落实。多数单位以常规的文本档案为主，计算机管理模式占很少一部分，这种状况难以适应办公自动化的要求。

2　提高林木种苗档案管理的几点建议

2.1 提高认识，加强领导

加强林木种苗档案的管理工作，就要把档案管理工作落实到生产目标管理当中，按照统一领导、分级管理的原则，建立领导责任制，分管领导负责制。林业种苗档案管理是一项细致且专业性强的工作，要上下统一共管，群策群力，建立健全与其相适应的档案管理机构，成立由各级分管种苗工作的主管领导、各项工程项目设计、规划者、实施者及档案管理员共同组建的档案管理工作小组，形成一个完整的工程档案管理体系。要把档案管理工作作为日常工作的一个重要内容来抓，列入工作计划，提上议事日程，形成管理常态化；领导小组做好日常检查考核工作，要确保各项管理措施落实到位，发现问题，及时解决。要认真学习《档案法》及上级林业主管部门的有关规定，广泛宣传林木种苗档案工作的重要性和紧迫性，逐步形成人人重视档案、严格管理档案的良好氛围。

2.2 健全制度，落实责任

做好林木种苗档案管理工作首先要建立健全各项规章制度，以完善的制度将责任层层落实到人，来保障规范档案管理工作。完善《档案工作人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查（借）阅制度》、《档案工作保密制度》、《档案统计制度》、以及《档案库房管理制度》和《档案管理人员考核办法》等制度办法，形成一套完备的档案管理制度，为保证林木种苗档案管理的科学化和制度化提供有力保障。

建立健全档案管理的效能评价、奖惩激励等系统机制，使档案管理人员在职务晋升、职称评聘及其它待遇上享受同等待遇，档案管理人员就能端正工作态度，踏实地从事此项工作，充分发挥档案管理人员的主观能动性，不仅稳定档案管理人员队伍，减少人员流动，也提高工作效率和工作质量。

2.3 规范程序，科学归档

各级林木种苗工程单位要根据国家的法律法规，结合种苗生产单位的实际情况和要求，确定林业种苗档案文件材料的归档范围及保管期限，建立严谨的工作流程，科学归档，保障林木种苗档案的规范化。根据林木种苗的实施程序制定档案分类方法，如：文书档案、技术档案、基建档案、仪器设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、其他类等。详细制定各类档案的收集、归档方法和要求，对来往文件、计划、总结等应随时归档；规范部门之间的协调配合、沟通衔接，监督、指导相关人员及时提供档案原始材料，以便档案资料的收集整理归档；单项工作完成或告一段落时，要应认真整理、分析和总结，做到随时立卷，及时归档，保障档案资料的完整性。明确卷内目录和分类目录的编写格式，对档案工作进行规范管理。

2.4 加强指导，搞好培训

档案管理有其特殊性和专业性，为了提高档案管理水平，各林木种苗生产单位要有计划、分期分批地对档案管理人员进行必要的培训，组织参加多形式、多层次的档案管理培训班，普及档案管理常识，多为档案管理人员提供各种学习机会，学习和借鉴其他行业的管理经验，以提高管理人员业务水平和收集分类整理技能，提高档案管理人员的业务素质，促进林木种苗档案管理水平的提高。各级林业主管部门要加强对本区域内林木种苗单位的工程档案的监督、检查和指导等管理工作。

2.5 落实资金，完善设施

林木种苗生产或经营单位要落实工程档案专用资金，配备保管设施、设备及档案专门库房，确保档案的安全。积极配备档案管理专用计算机、打印机、扫描仪、刻录机等硬件设备，开发应用管理软件，建立了各项工程数据库、电子地形图、工程方案、施工设计、检查验收、数据远程传输等标准化管理模式和数据的统计、分析和查询系统，减少手工劳动，确保各类数据的准确性、客观性和长期性，积极采用先进技术和手段，逐步实现档案的数字化和网络化管理，提高档案管理水平。

［1］王秀婷.浅析工程档案管理的现状与提效策略［J］.中国市场，2013（30）：46-47.

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2015-10-08