浅析人防档案管理工作思路

摘要：人防档案主要包括人民防空战备建设和管理工作过程中形成的重要记录，包括文字、音像等形式的文件资料。

关键词：人防 档案管理 问题 对策

一、人防档案管理工作存在的主要问题

目前，人防档案管理工作主要存在“散、乱、闲”等问题。“散”是指档案信息分散。档案信息都分散在各个部门，没有集中整合起来，那么档案的整体效应就不存在了，也就没有了综合作用。“乱”是指档案管理工作不系统、不规范，造成档案信息的不完整。“闲”是指档案利用率较低，很多档案收集起来，分类归档后就束之高阁，无人问津，那么档案的作用也就无从体现。

（一）管理不规范

档案管理不规范造成档案工作很难有效开展，很难发挥自身的作用。例如，很多地区对档案的分类、案卷题名、卷内目录、文件编号和保管年限等的规定都是不统一的，甚至有些人对单位最基本的档案管理要求都没有达到，这样不规范、不标准的档案管理，势必会造成档案无法有效衔接和联合，对今后的检索引用和利用都是极大的阻碍。

（二）利用率不高

人防档案利用率不高，是由多种原因造成的，主要有：一是人防部门有很多工作是涉密的，因此，很多档案需要保密存档，就使人们都存在重管理保护，而轻视了档案利用；二是档案整理开发工作进行不到位，很多档案直接分类归档，没有进行后期的开发整理，没有深入挖掘档案信息的潜能，使档案的作用没有完全发挥出来，从而影响档案的利用率。

（三）管理手段落后

人防档案管理工作主要是对人防档案进行征集、收集，然后对收集到的档案进行分类、立卷，接下来就是保管、保护，最后就是开发利用。随着社会的发展，城市建设不断扩大，人防档案资料也不断增多，无论是种类还是数量都越来越庞大，用传统的档案管理手段，已经完全不能适应现阶段档案工作的发展，严重影响了档案应有的作用。

（四）重视程度不够

很多地区对人防档案的重视程度不够，导致很多地区的人防档案基本都存在各个部门中，也没有进行统一的归档整理，只是将重要的文件留存起来，甚至都留存在个人手中，并没有专门的档案管理部门进行专业的管理和开发。

二、解决对策

解决人防档案管理中的问题，一定要转变思想，提高人们的意识，充分认识档案管理工作的重要意义和重要作用，同时要规范档案管理工作，加强对档案业务的指导和監督。另外，要不断更新工作人员的知识，加强业务培训，使其能够应用现代化的技术手段进行档案管理，从而提高档案管理水平及利用效率。

（一）规范管理

人防档案的作用是创造各种满足人们对人防工程档案利用的要求，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时、有效的方式提供人防档案服务。为此，就需要进一步推进人防档案的标准化和现代化管理。地方档案部门和人防部门可以联合档案专业研究机构，按照人防工程档案的主要特点、案卷分类、管理方法及现阶段档案管理模式，对人防档案的标准化工作进行研究，推动档案保管的规范化和标准化。

（二）构建档案收集网络

针对档案“散”的状况，需要构建完整的档案收集网络。首先，要设立专门的档案管理部门，其次，每个部门都应该委派一个人兼职做档案收集员，负责本部门档案的收集，然后档案管理员经常与各个部门的档案收集员联系，以便及时完整地收集到档案资料。

（三）加大宣传，提高重视程度

在本单位要进行档案管理工作重要性和重要意义的宣传，可以通过各种形式进行宣传，包括举办竞赛、讲座，发放资料，开相关会议等，通过各种丰富多彩的形式，将档案管理工作深入到每个工作人员的内心，提高他们对档案管理工作的重视程度，从而使档案管理工作顺利开展起来，进一步为人防工作的发展保驾护航。

（四）提高利用率

为了提高档案利用率，我们需要从以下几个方面加强工作：一是要对档案的秘密等级进行严格划分，对保密级别较高的文件做好归档保管，对于保密级别较低或者不需保密的进行合理的分类归档和利用，同时严格遵守保密时限，对于解除保密的文件及时进行归档和利用；二是对档案要进行合理的开发，总结出有用的信息，及时提供给相关部门作参考，从而提高档案的利用效率。

（五）加大投入，完善管理手段

利用现代化管理手段进行档案管理，已经势在必行，因此，需要加大投入，完善档案部门的信息化建设，使档案管理工作从收集整理到开发利用全程实现信息化，从而提高档案管理工作的效率和准确性。同时，也要对档案管理工作人员进行培训，包括计算机的使用和信息技术的应用，使之能够熟练掌握信息化技术管理手段，适应新时期档案管理工作。

（作者简介：王晓辉，男，专科，吉林省公主岭市人民防空办公室，助理馆员，研究方向：人防指挥，信息，通信，档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）