基于SOP系统的应收账款控制活动探析

高强　张旭丽　曲家奇

【摘 要】 文章通过对J公司应收账款内部控制建设成功实例进行调研，分析与思考该公司应收账款控制活动各个环节的制度建设，总结其成功经验，为其他企业应收账款控制提出参考建议，以确保企业生产经营活动的顺利进行，提高企业经营管理水平和抵御风险能力，促进企业健康和可持续发展。

【关键词】 应收账款； 内部控制； SOP系统

【中图分类号】 F275.1 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）15-0068-03

一、引言

J公司是一家具有一百多年历史以制造业为主的外资企业，在中国成立了投资公司及DBC商务服务共享中心，承接了该公司在亚洲地区的大部分财务活动。J公司在中国地区主要经营应收及应付业务，目前该公司应收账款、应付账款和总账的财务活动位于DBC商务服务共享中心。J公司应收账款业务的运营都会按照事先与客户共同协商并一致同意的规范合法的标准操作流程（Standard Operate Process，简称SOP）来进行。

J公司有完善的公司内部制度和结构，管理理念先进并实时更新，权责明确，相互制衡。公司应收款项财务工作使用的是QAD财务软件，支持为客户开具发票、处理收款、计算费用、反映交易明细和记录客户余额等功能，充分满足了应收账款业务流程需求，保障了资产安全。同时，该公司在事前就做好了应收账款会计人员职责分工与QAD财务软件操作权限的授权批准，会计人员能够履行其责任，保障自身操作的安全，有预见性地抵御财务风险的发生。

每月月末召开的总结会议，为财务信息沟通、解决出现的问题和日后改进方案创造了良好的条件。J公司制定了能够有效规避风险的风险评估政策，监督制度包括管理者对应收账款会计人员日常财务操作的监督、内部审计和QAD系统对财务操作的监督与记录。

公司的应收账款控制活动有一套非常健全有效的流程，本文对该流程进行较为详细的介绍，以便为企业应收账款管理提供有益的借鉴和参考。

二、应收账款合同控制

（一）应收账款业务流程

应收账款业务以合同管理与维护为起点，终于存档工作的完成，详见图1。

（二）合同管理与维护

作为整个应收账款控制活动的起点，该项管理主要是与开发票等财务信息相关的客户合同信息管理。财务部以E-mail从HR、IT、采购部门或者其他部门收到J公司领导部门与客户签订合同的扫描件，根据合同内容与客户再次确认相关信息，尤其是合同中有关财务信息的部分，例如费用、价格、服务期限和外派人员姓名等。如果是一个新客户，需要从负责总账的财务人员那里得到该新客户的成本中心、客户代码和应收账款代码，根据合同及成本中心的信息建立并维护合同注册的Excel表格，以便日后交易中该客户财务信息的获取与管理，并将合同复印件归档。特别需要注意的是，应着重看合同扉页双方的签字或者公章，二者必须至少有一样来保证合同的真实有效，如果有异议，应及时与合同的提供者联系确认，以保证交易合法正常进行。

（三）客户信息管理与维护

合同管理与维护后，第二步骤是对客户信息的管理与维护。应收账款会计会让客户提供营业执照、税务登记证、银行开户许可证和文件的扫描件信息进行存档，以便客户的合法性认证和日后管理。如果是新客户，则将新客户申请表发给上海本地CSC财务中心，由其领导部门进行审核批准后，应收账款会计将审批证明材料和客户信息发给总账会计，由其建立客户代码和应收账款代码。得到代码后，应收账款会计会将客户的纳税人识别号、地址、联系电话、开户银行、代码信息和联系人等信息进行整理并保存到公共盘上。特别需要注意的是，如果是国内客户的话，应收账款会计会要求上海的本地财务中心在金税系统（GTS）中维护增值税注册信息。以上客户档案的建立，为日后财务工作的开展做好了充足的信息准备。

（四）开发票前信息维护

该部分主要任务是计算出售服务的价格，形成价格计算明细表，为开发票奠定基础，应收账款会计根据客户特点分别进行开发票前信息维护。

IT部门人员主要为集团内部公司客户提供技术性服务，服务包括建立数据库和增加操作权限等。每年，应收账款会计会收到IT主管部门的工作报告，并于每个月收到该部门提供的相关费用明细分类表，根据费用明细分类表、增值税税率和汇率，在价格计算表格中计算该项服务的价格，为方便计算，最终以人民币的形式表现出来，并交给应收账款部门的管理者进行审批，做好监督和检查工作。

外派人员和技术咨询人员（MSA&TA）为集团内部公司客户提供服务。该人员主要为管理部门负责人或财务总监。应收账款会计会收到HR部门的工作报告、合同和对该外派人员或技术咨询人员的年度报酬、预付起始日期和每月分期付款额等信息，根据这些信息在价格计算表格中计算该项服务的总价格，并将价格明细交给应收部门的管理者进行审批，为日后开发票搜集支持材料。

管理部门向公司集团内部国外的公司客户提供服务，应收账款会计收到HR部门发来的邮件，即为代垫代付薪酬的费用明细，应收账款会计通过QAD系统导出上个月利润表的报告，结合二者信息摘取总费用金额，每项费用金额都有其唯一的费用科目代码和中文明细，在价格计算表格中将费用归集到相应科目代码中，并计算总金额，再加上8%的手续费为最终价格，最后交给应收部门的管理者进行审批，做好监督和检查工作。

一次性费用，收到管理者发来的一次性费用的邮件，根据交易信息做好价格计算工作，为日后填制凭证、开发票和收款等工作做足准备。

三、应收账款核算控制

（一）填制和审核凭证

随着价格计算的完成，应收账款会计应根据所计算的价格填制凭证，并将价格计算表、邮件等作为原始支持材料附在凭证后面。J公司的会计凭证属于自制凭证，具有公司图案标志、计算税额是否准确的公式、检查借贷平衡的公式和固定格式，在电脑中填好电子版凭证后再进行打印与审核工作。凭证中应包括凭证编号、时间、公司代码、供应商代码、客户代码、摘要描述、借贷金额、应收账款、主营业务收入、应交税费——应交增值税（销项税）等账户代码、账户金额和相关部门签字盖章等基本信息。信息填好后，用凭证中事先设计好的公式来计算税费并审核借贷方金额是否相等，这种做法大大节约了传统填制会计凭证的时间，便于管理本月凭证，并提高了会计数据计算的准确性和工作效率，降低了财务风险。

（二）为客户开具发票

要强调的是，应收账款会计应该待凭证通过应收账款部门管理者审核后再进行开发票工作。在QAD系统中录入已审核通过的凭证上的相关信息，系统将自动产生发票（凭证号即发票号），并在系统中将发票打印，发票开好后QAD系统显示。

月底，应收账款会计将发票通过QAD系统发给总账部门，此后，发票不可被删除和修改，最终将凭证、发票、价格计算表和邮件等支持材料装订在一起进行存档。

要特别注意的是，在系统中打印发票后，应判断该发票币种是否属于人民币。当币种属于人民币时，应收账款会计应以邮件的形式将QAD系统发票、支持材料和增值税注册信息发给上海CSC本地财务中心，由其负责开增值税发票的财务人员通过金税系统（GTS）开具增值税发票和发票信息维护，并将增值税发票以快递的形式给予客户，同时，将增值税发票明细的扫描件和增值税注册维护表以邮件的形式发给大连DBC商务共享服务中心的应收账款会计进行存档，月末，QAD系统发票与GTS系统发票将进行对账；当币种属于美元、欧元等时，应直接将系统发票以邮件的形式发给客户，并将其存档，以便日后对账和款项收回。

（三）发票调整

这种调整过程是以客户向大连DBC商务共享服务中心应收账款会计退还发票为前提的，这种情况一般发生在月初或者月末。应收账款会计应与相关部门查明退还原因并判断是否需要重新填制凭证。原因通常有以下三种：一是HR部门提供信息有问题，比如外派人员已经离职并未提供对外服务，但费用已被开出；二是应收账款会计记账错误；三是IT部门提供信息有误。查明原因后如果的确有问题将作出调整，从客户来源和退票时间采取相应方法。

如果属于国内客户退票，该笔交易当月发生并当月退票，应收账款会计可以直接在QAD系统中开出负数发票来调整；该笔交易发生与退票不属于同一月时，应收账款会计在QAD系统中开负数发票的同时，上海CSC本地财务应根据应收账款会计准确无误的信息和管理者的认证，到当地税务局申请，重新开具红字增值税发票、

如果属于国外客户退票，无论该笔交易当月发生并当月退票，或者该笔交易发生与退票不属于同一月，应收账款会计都可以直接在QAD系统中开出负数发票来调整即可。

（四）收款并清发票

客户支付应付款项到达J公司的银行账户，国内客户会将款项付到花旗银行（Citi），国外客户会将款项付到渣打银行（SCB），这种处理方式方便客户进行付款也便于公司的货币资金管理。

当收到款项的币种是人民币时核算方法如下：每周五，应付账款会计将从花旗银行（Citi）下载的能反映J公司AE CN项目资金进账的银行报表以E-mail的形式发给应收账款会计，应收账款会计根据相关资金进账的客户信息到Aging report里查找未清发票的信息，Aging report即从QAD系统导出并经过人工处理的Excel表格，反映所有已经开发票但未收到客户付款的信息，包括交易摘要、应收金额、客户信息、发票号、付款期限和应收账款数据分析透视表信息等。同时，将可以清掉的发票和在Aging repot里搜集的该发票所有信息集中维护到cash application（收款）表格中记录，cash application表格排好收款编号，记录本月总收款笔数，下一步进入到QAD系统清发票模块，录入cash application表格信息清发票。

最终将系统产生的清发票凭证打印，将银行报表中有关该笔进账金额的信息打印作为清理发票的支持材料并同清发票凭证打印件准备好，待通过应收账款管理部门盖章审核后一起存档。

当收到款项的币种不是人民币（通常为美元或欧元）时核算方法如下：客户会将款项付到渣打银行（SCB）待核查账户中，应收账款会计会收到渣打银行以E-mail形式发来的确认函。根据确认函提供的客户名或发票号信息，到Aging report里找到该笔金额对应的发票信息，在客户填写栏将信息填好后把扫描件以E-mail形式发给上海CSC本地财务，由其盖章认证后将扫描件发给大连DBC商务服务中心应收账款会计和渣打银行。此后，渣打银行审核已盖章的确认函，通知应收账款会计，登录国家外汇管理局应用平台网站录入确认函中信息再次进行确认金额和费用明细，渣打银行会将款项打到J公司银行账户上。随后，应收账款会计根据确认函中提供的金额和付款客户信息，在Aging report 中找到对应发票，进入到QAD系统清发票模块，录入发票信息清发票，最终将系统产生的清发票凭证打印，同确认函打印件准备好，待通过应收账款管理部审核后一起存档。

特别需要说明的是，J公司针对不同币种进行收款核算，并在关键环节采取邮件、盖章认证和文件存档的措施降低财务风险，存档的材料为内部审计的开展打下了基础。同时，Aging report表格的制作过程是一个复杂的数据搜集过程，为降低收款风险提供了数据保障。另外，J公司为客户指定的默认收款期限为30天，当超过90天时，应收账款会计会联系客户，提醒收款期限或者查明原因，这项事中控制措施有利于及时收款，降低呆账坏账的风险。

四、应收账款监督控制

（一）月中和月末对账

包括与客户对账、收款与银行报表对账和子账与总账进行对账。

与客户进行对账时，分别于每月10日和17日进行操作。由应收账款会计给客户发邮件目的有两点：第一，与客户核对是否收到发票并且核对金额是否正确，如果未收到发票或金额不一样，则进行调整[ 1 ]；第二，如果该项账款付款天数超过90天，应收账款会计查明原因的同时要求客户提供付款计划。每月至少两轮对账，如果客户已经于10日前付款则不需要再次对账，如果10日前未回信或未付款，则需要在17日进行下一轮对账，待收到客户付款后再清发票。特别需要注意的是，以上通常是当币种属于人民币时的做法。如果币种属于美元，应收账款会计会收到应付账款会计发来的关于账户金额不平的信息和在QAD系统里导出的未付款发票客户信息，待收到客户付款后再清发票。

月末，当月收款全部结束时，应收账款会计会将本月维护的收款清单与从银行下载的J公司银行报表进行核对，以确保本月系统收款金额与公司实际进账金额相等。

子账与总账进行对账，一般是月初第三天。开展已收款项和未收款项对账工作时，从系统导出总账明细和子账明细，开展对账工作，检查借方金额和贷方金额是否平衡，进行试算平衡，确保期初金额与本期发生额之和等于期末金额；如果不平，则找出哪一笔交易不平，是哪位会计人员进行这项操作的，查明并分析原因，采取相应的解决办法并作出调整。

特别需要说明的是，应收账款会计会在月初根据总账发来的当月美元兑人民币的汇率进行调汇工作，保证当月金额准确，有利于财务工作的正确开展。

（二）存档工作

应收账款会计应将当月的所有凭证和发票打印件等支持材料统一按照凭证号进行存档，将电子版信息维护等表格进行归集存档，做好记录，以备日后查询和审计工作。

综上，企业应收账款的控制活动主要包括业务方面和核算方面分别进行的控制以及对业务和核算共同的监督控制。应收账款的管理首先应从源头做好控制，防患于未然。应收账款控制活动是一种贯穿于赊销业务全过程的决策、执行、监督动态机制[ 2 ]，对规范、约束赊销业务人员的行为，保障赊销业务按规定的程序办理具有十分重要的作用。相关企业可借鉴J公司应收账款内部控制建设和实施的成功经验，确保企业经济活动健康和可持续发展。

【参考文献】

[1] 财政部.企业内部控制规范[A].中国财政经济出版社，2010.

[2] 财政部.内部会计控制规范：基本规范[A].中国财政经济出版社，2001.