不动产统一登记背景下原房产档案的归属

黎晓春

当前，随着我国不动产统一登记工作的逐步开展，原房屋交易、确权和登记一体化的工作模式逐渐发生了变化，最明显的就是将房屋交易、确权与登记分离开，并将相应的职责分别落在不同的部门。在中央编办下发的《关于整合不动产登记职责的通知》中明确规定，住房和城乡建设部负责房屋交易和产权管理，国土资源部负责不动产登记。随着房屋交易、产权管理与不动产登记工作的分离，随之带来的是两者在工作上的衔接问题，而在衔接过程中，房产档案则成了联系两者的关键因素。因为无论是房产交易与产权管理，还是不动产登记，都离不开原房产档案的支持。无论是在房屋交易与登记一体化模式下形成的历史档案，还是在交易与登记分离后形成的交易档案与登记档案，在今后的工作中都可能被多个部门使用。而当前，在已有的关于房屋交易、产权管理与不动产登记工作的文件中，对房产档案的归属及使用的相应规定是较为模糊的，还不够明细。如在国土资源部、住房和城乡建设部《关于做好不动产统一登记与房屋交易管理衔接的指导意见》中，指出房屋登记簿等房屋登记资料由不动产登记机构管理，房产交易资料由房屋交易部门管理。由于在以往房屋交易与登记一体化背景下，历史形成的房屋交易与登记资料是作为一个整体存放在原房产管理部门的，如果进行档案的拆分，将房屋交易与登记资料分由两个部门管理，不但会破坏档案的完整性，还会花费大量的人力与物力，一些年代久远的档案也很容易在拆分中损坏，同时，如何鉴别原档案中哪些属于房屋交易资料，哪些属于房屋登记资料也是一大难题。显而易见，拆分原历史档案，将交易资料与登记资料分别交予两个部门进行管理是不可取的。那么，在原档案的归属上就存在着房产档案由原部门留存管理与移交不动产部门两种方案可供选择。笔者认为，将原房产档案由原房产档案管理部门进行管理的做法更为科学合理。

一、原房产档案留存在原房产档案管理部门成本更低

随着不动产统一登记工作的推进，在房产档案的使用上，无论是中央还是地方都明确了房产档案的共用机制。国土资源部、住房和城乡建设部《关于做好不动产统一登记与房屋交易管理衔接的指导意见》中，明确规定了不动产登记机构与房屋交易管理部门应当建立房屋登记档案和房屋交易档案查询互用制度。广西自治区住房和城乡建设厅下发的《关于做好房屋交易和产权管理与不动产登记衔接工作的通知》中，也明确指出不动产登记机构与房屋交易部门应当建立房屋登记档案和房屋交易档案查询互用制度，保证房屋登记和产权交易管理工作的正常运转。由此可见，在房屋交易、确权与登记相分离后，原房产档案无论留存在哪个部门，将来都是要互相共用的。在档案的共用机制下，从档案转移及管理的成本上考虑，若将原房产档案由原房产档案管理部门转移至不动产登记部门是弊大于利的。

首先，将原房产档案移交至不动产登记部门，将会增加额外的转移成本，不但需要花费大量的人力、物力及时间去进行大量的资料移交工作，还会在一定程度上减缓实现不动产统一登记的进度；其次，由于房产档案管理的复杂性与系统性，目前有很多地方的房产档案是由原房产管理部门专设的机构进行专门管理。新设立的不动产登记部门在设立的初期，从人员结构上看往往缺少足够的房产档案管理专业人才，若将原房产档案移交至不动产登记部门，将需要专门培训或招纳一大批专业的房产档案管理人员，这在无形中会加大档案移交的经济成本。同时，也有可能会出现由于暂时缺少专业的档案管理人才造成房产档案得不到及时与有效的管理。因此，将原房产档案由原房产档案管理部门进行管理其成本更低，更利于今后工作的开展。

二、原房产档案留存在原房产档案管理部门更为科学合理

从目前来看，全国各地对原房产档案的归属问题并没有统一的做法。如果从基于房屋交易、确权与不动产登记相衔接的工作模式考虑，应该从是否有利于各部门职责的实现、是否有利于工作的衔接、是否有利于工作长远开展三方面进行考量，去论证原房产档案如何归属更为科学。笔者认为，将原房产档案归属于原房产档案管理部门更为科学，理由如下：

第一，将原房产档案留存原房产档案管理部门是在实行不动产统一登记后，房产管理部门实现房屋交易与产权管理职责的重要保障。住房城乡建设部办公厅《关于履行房屋交易和产权管理职责并与不动产登记有序衔接的复函》中明确指出，房屋交易、产权档案是交易的真实记录，是房地产管理的重要依据和基础。而房产历史档案往往具有不可拆分的特点，因此，将原房产档案继续留存于原房产档案管理部门，是房产管理部门履行职责与文件要求的需要。

第二，将原房产档案移交至不动产登记部门缺少有力的文件依据，甚至还与现行的文件精神相冲突。不动产登记部门的重要职责是负责不动产统一登记，不动产登记中形成的资料往往具有特定时间性，是随着不动产统一登记的开始而逐渐积累形成的。将原房屋交易、确权与登记一体化下的房产档案留存于原房产档案管理部门，并不违反相应的文件要求，也不影响不动产登记部门职责的实现，而将原房产档案移交至不动产登记部门显然不利于房产管理部门行使对房屋交易与产权管理的职责。针对有些地区将房产档案整体移交至不动产登记部门后出现的问题，住房城乡建设部办公厅《关于履行房屋交易和产权管理职责并与不动产登记有序衔接的复函》中特别提出，对于将房屋交易、产权档案移交的应当予以纠正。

第三，将原房产档案留存原房产档案管理部门并不影响不动产登记部门实现其职责，反而会促进不动产统一登记工作的开展。如在广西国土资源厅与广西编办联合下发的《自治区国土资源厅、自治区编办转发〈国土资源部、中央编办关于地方不动产登记职责整合的指导意见〉的通知》中，明确了广西内不动产的交易、确权、纠分调处等其他管理和监管职责仍由原行业主管部门承担。广西住建厅在《自治区住房城乡建设厅关于做好房屋交易和产权管理与不动产登记衔接工作的通知》中明确指出，房屋产权或交易当事人到房产主管部门申请确认房屋产权和交易结果，各市县房产主管部门要将《房屋交易和产权告知书》纳入业务流程，于登簿、发证环节前出具。房产主管部门出具的《房屋交易和产权告知书》应作为房屋确权和交易手续证明，依法办理房屋登记。在这个工作模式中，房产主管部门将通过行使交易与确权的职能以及通过档案的互用机制为不动产登记部门将房屋产权等信息记载于登记簿提供大量的前期支持。同时，利用原房产档案管理部门较为完善的房屋电子档案资料，通过构建房产管理部门与不动产登记部门之间信息的共享与数据交换，可以为不动产登记部门在进行房屋登记时提供实时的支持，从而更好的保障不动产登记部门职能的实现。在这个模式中，房产管理部门对原房产档案的管理是审核房屋交易是否合法，明确产权归属的重要参考与依据，是出具房屋交易和产权告知书的重要前提。因此，原房产档案由原房产档案管理部门管理不但不会影响不动产统一登记工作的开展，反而通过两个部门的合作促进不动产统一登记工作的开展。

三、原房产档案留存在原房产档案管理部门更便民利民

房屋交易、产权管理与登记是行政部门保障当事人所主张权利在不同阶段的体现，在因交易而使得不动产权利发生变化中，二者更是具有不可分割的因果关系。因此，在过去实行交易登记一体化，不但是为了工作的顺畅，更是为了方便群众，同时保障房产档案资料的完整。面对当前不动产统一登记工作逐步开展的大环境，在保障工作顺利开展中如何实现便民、利民是我们需要着重考虑的。在房屋的登记中，绝大多数都是因交易而产生的权属变动，从而将变动后的权属事项记载于不动产登记簿。在交易、确权与登记分两个部门管理后，如果房产管理部门与不动产登记部门不实现内部的工作衔接与资料的传递、共享，将会出现群众先跑交易管理部门再跑登记管理部门的局面。因此，房产管理部门在掌握着原房产交易与产权档案资料的前提下，通过对交易行为进行审核，并在原房产档案共用的基础上，以房屋交易和产权告知书的形式将产权归属信息内部直接传递给不动产登记部门进行登记，将极大地方便群众，免去群众房产管理部门与不动产登记部门两头跑的麻烦。因此，将原房产档案留存在原房产档案管理部门进行管理的做法更有利于在不动产统一登记中实现便民与利民。

在实行不动产统一登记后，在房屋交易、确权与登记一体化背景下形成的房产档案往往难以将其中的交易与登记资料拆分，对于这些档案归属的相关文件中也没有较明确的执行细则与标准，这势必将会带来原房产档案的归属问题。笔者认为，在当前形势下，原房产档案的归属应该从房屋交易、产权管理与不动产登记工作的整体进行考虑，需要在保证各部门能各司其职的基础上，通过顺畅的内部衔接，从便民、利民的角度出发，从房屋交易、产权管理与不动产统一登记的长远发展进行慎重考虑。

陈品禄/责任编辑