鲁甸6.5级地震灾后重建项目档案管理实践与思考

■ 赵新宇 张全庆

鲁甸6.5级地震灾后重建项目档案管理实践与思考

■ 赵新宇 张全庆

2014年8月3日，云南省鲁甸发生6.5级地震，党中央、国务院高度重视灾区恢复重建工作。经优化审批，云南省鲁甸6.5级地震灾后恢复重建项目总体规划共确定了6大建设项目1761个分项目。重建项目数量多、工期紧，项目资料体量大、种类多，加之各参建单位档案人员业务素质参差不齐等情况，对各级档案局和行业主管部门做好档案工作提出了较高要求。现将项目建设过程中的一些主要做法经验进行总结，并对抓好此类涉及面广、关注度高的社会性项目档案工作提出一些初步的思考。

一是明确责任，齐抓共管，形成合力。省、市、县档案行政管理部门把项目档案管理纳入恢复重建重点工作，建立了层层抓落实的档案管理格局。各县（区）灾后恢复重建工作指挥部将档案管理纳入《灾后恢复重建项目建设目标责任考核办法》，明确了县级分管领导、档案部门，以及项目行业主管单位、业主单位、参建单位的工作职责，形成横向到边，纵向到底的管控网络，抓好落实。同时，由省档案局与国家以及市、县（区）档案行政管理部门沟通联系，对市、县（区）档案工作进行总结，并将经验做法、困难问题上报至有关部门；与城建、农业、林业、水利、交通等相关职能部门联系互动，形成合力，共同推进灾后恢复重建项目档案工作。

二是建立制度，规范标准，加强过程督促检查。由省档案局和省抗震防震（恢复重建）办公室共同建立联动机制，在项目建设初期联合下发了《关于做好地震灾后恢复重建项目档案验收工作的通知》，并联合制定下发《关于规范鲁甸6.5级地震灾后恢复重建项目档案整理编制工作的通知》，明晰部门责任和整理立卷流程，提升后期档案业务的规范性和可操作性。此外，由省档案局指导各县（区）档案行政管理部门牵头制定了系列业务指导文件，明确了档案业务标准。同时，按照前端介入，过程控制，加强指导和服务的工作思路，由涉及恢复重建的各县（区）档案局联合监察等部门成立了督查检查组，对恢复重建项目档案工作进行常态化督查检查。通过“逢会必讲档案、督查检查必查档案”的强力推动，不断提高各级恢复重建指挥部、项目行业主管部门、参建单位的档案责任意识。针对督查检查中反馈的问题，督查检查组及时交办相关单位进行限时限人限责整改；对整改不及时、不彻底的单位或有关人员，采取通报批评、问责等方式，加大压力传导、强化责任意识、确保整改质量。

三是典型引路，做好现场指导和培训。鉴于灾后恢复重建项目点多面广、档案行政管理部门力量有限的实际，通过打造重点区域、重点行业档案工作示范点，充分发挥示范带动作用。由涉及恢复重建的各县（区）档案局牵头，选取档案工作较扎实的项目进行跟踪检查，树立典型，并通过组织现场观摩学习等发挥其带动作用。为提高业务水平，由省档案局组织举办了全省建设项目档案管理培训班，培训基本覆盖了灾后恢复重建项目的行业主管部门、各参建单位的业务人员、专业技术人员和管理人员。省档案局与省抗震防震（恢复重建）办公室联合开展灾区恢复重建档案业务专题培训，着重对灾后恢复重建项目档案工作中遇到的重点难点问题进行讲解。此外，由灾区各级档案行政管理部门采取“一对一”专题培训、分行业培训、综合培训等方式开展档案业务培训。为切实解决现场实际问题，由省、市、县（区）档案行政管理部门结合实际，创新方式方法，进行现场指导，包括组成检查组进行实地抽查，跟踪指导；抽调专人派驻重点受灾区域恢复重建指挥部；安排业务人员挂钩各乡镇档案工作，将业务指导纳入岗位职责等方法。

四是落实验收要求，保障档案质量。为把好验收质量关，由省档案局严格按照国家有关项目验收标准规范要求，明确验收标准和验收内容，规范验收程序，对项目档案做出客观公正的评价，严把质量关，并组织部分项目作为档案验收示范点，带动验收工作。

在各级、各部门档案工作人员的共同努力下，鲁甸6.5级地震灾后恢复重建项目有序推进，目前完工项目已基本完成资料的收集分类工作，部分项目正在整理组卷、查缺补漏，个别项目已完成立卷归档并通过初验，在建项目资料整理工作有序开展。项目档案工作虽然整体稳步有序推进，但仍然存在一些不足，需要在下步工作中完善和提升。

一是提高档案意识。在项目收尾阶段，各业主单位、设计、施工、监理单位的档案工作意识需进一步提高，将档案专项验收纳入项目竣工验收重要内容，在项目竣工验收之前要先通过档案验收，对项目档案的同步开展情况进行自检自查，从规章制度落实情况，管理网络运行情况，责任体系考核情况，合同管理履行情况等方面，进行系统的梳理查缺，加大人力物力投入，加强单位、部门间的协调，做好收尾攻坚工作。

二是政府行业主管部门职能应认真履行。由于灾后恢复重建项目涉及群众面广，属于社会性较强、关注度较高的建设项目，各级政府行业主管部门需要结合行业实际和特点，建立有针对性的督查机制和检查考核办法，加强对本行业项目的指导和检查，把对项目建设的管控作为履行本部门职能的重要内容和抓手，切实加强行业监管的职能职责。

三是维护项目文件资料的齐全完整。齐全完整项目文件资料是项目档案的基础，它包括项目的提出、建设、管理的过程中形成的有保存价值的文件、图纸、表格、照片及相关电子文件。因此，项目指挥部（业主）要抓住收尾阶段各参建单位还在场的有利条件，制定严格细致的项目档案审核程序，开展严格的档案审查，保证每个项目的各实施阶段、各单项单位工程文件资料的齐全完整。

四是确保竣工图质量。竣工图的范围和深度必须和项目竣工时的情况一一对应。项目收尾阶段，项目建设指挥部（业主）要严把竣工图编制质量关，对工程监理通知单、设计变更通知、材料代用通知单等涉及变更的各类技术文件进行清理和核查，确保每一处变更均有效规范的反映在竣工图中。同时，要把好竣工图更改方法、图幅质量、竣工图章、签章字迹等关键环节，确保竣工图质量。

五是提高项目档案的规范化系统化管理水平。各单位要严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《重大建设项目档案验收办法》等国家标准规范的要求，编制出能切实反映项目从提出、建设、管理全过程的，具有系统性、成套性的项目档案。

鲁甸6.5级地震灾后恢复重建项目计划于2017年底进行验收，目前各项工作进入收尾阶段。项目档案工作已取得了一定成果，但与迎接国家的验收仍然存在时间紧，任务重，档案质量有待提高的问题。下步工作中，需要各级档案行政管理部门、行业主管部门和参建单位共同努力，自加压力，认真履职，严格按照国家的相关标准规范，做好项目档案的管理验收工作。

作者单位：云南省档案局