省档案科技项目申报应注意的问题

■ 邵海燕

省档案科技项目申报应注意的问题

■ 邵海燕

十二五期间，云南省各级档案行政主管部门重视和支持档案科学管理创新研究并取得不错的成绩，由云南省档案局承担的《国家综合档案馆建设功能规划方法研究》《纸质档案数字化验收标准体系研究》《少数民族口述历史采集与整理方法研究》等八项课题分别荣获国家档案局档案优秀科技成果二、三等奖，充分展示了云南档案人的科研精神与智慧，为我省培养了一大批科研业务骨干，有力推动了我省档案事业的发展。

为进一步规范我省档案科技项目申报工作，笔者结合省档案局下发的《云南省档案科技项目管理办法》（云档发【2016】41号）相关要求和科研管理工作实践，对近年各项目单位上报的申报材料和研究成果材料出现的问题进行认真分析、汇总，针对申报单位项目申报书填写不规范、选题重复、工作报告与研究报告内容混乱、结题延时等情况，就如何做好项目申报工作认真梳理如下：

一、项目申报流程

省档案科技项目研究范围主要包括：档案管理科学化、信息化、现代化建设，档案工作体制机制创新，档案资源建设与高效利用，档案安全保护设备与技术，档案信息资源开发等。

项目申报时间一般在每年年初，以省档案局下发文件通知时间为准。项目申报单位应填写报送《云南省档案局科技项目计划任务书》一式四份及其电子版，任务书电子版格式模板可在“云南档案信息网”下载。凡符合《云南省档案科技项目管理办法》规定、有条件进行档案科技项目研究的各级档案管理部门、企事业单位、档案中介服务机构和个人均可到省档案局进行项目申报。

拟立项目由立项评议会初步审定并在“云南档案信息网”公示无异后，经局务会讨论确定，方可向项目承担单位下达计划任务。

二、计划任务书拟写要求

项目申报书拟写要做到语言精炼、高度概括，特别是项目简介、项目内容、研究成果和项目创新点。一份好的申报书，能让评审专家在较短时间内对项目总体情况有一个简单明晰的判断，能快速了解项目主要情况，包括研究方向是否符合国家或地区社会经济发展需要，完成可能性大不大，研究内容是什么，为什么要研究，怎样研究，要达到什么结果，现在已具备什么研究条件，能否按时按质完成研究任务，能产生什么社会经济效益，等等。任务书拟字的字数不是越多越好，要语言简洁、精炼。一般情况下，任务书各个栏目的内容以800字左右为宜，最多不要超过1000字。

（一）紧扣立项指南确定选题

项目能否立项，项目选题的确定至关重要。选题指南只是一个大方向，项目申报单位应紧扣国家档案局和省档案局年初下发的立项选题指南，也可根据当年全省档案工作计划及本地区、本行业、本部门具体工作实际情况，有针对性的确定选题方向和范围，不能一字不差照搬国家档案局和省档案局选题指南上的题目。同时，选题不宜过大，尽量做到小中见大，以免因研究时间过长、研究经费不是影响最终研究成果的质量。

项目名称要简明扼要，不能太宽泛笼统，应体现具体研究内容。通常采用《……研究》为项目名称，一般不宜选用《……探讨》、《……思考》、《浅谈……》或《……策略》为标题。近年来获得省档案局立项的课题主要为学科前沿的理论探讨、老问题的新研究视角、新材料发掘或新技术、新方法的运用、海外新理论、新观点的引进与推广等研究领域。省档案局科技项目主管部门只受理档案科技项目研究材料，不接受类似学术探讨性的论文。

（二）认真进行拟申报项目选题的前期“查新”

项目申报单位应查阅相关立项信息，认真进行选题的前期“查新”工作以确定拟申报课题是否具有创新性。可通过浏览百度、中国知网、全国哲学社会科学规划办公室网、云南哲学社会科学规划网、国家自然科学基金委员会网、中国高校人文社会科学信息网、万方数据知识服务平台、中国国家图书馆等网站，输入欲申报的课题名称或关键词搜索获取课题申报信息；同时有针对性地进行以往立项信息的相关文献查阅，最大限度地避免项目重复性研究。

（三）研究内容分层次展开论述

研究内容是项目任务书拟写关键部分，是项目计划任务书的重中之重，应与主要指标分别描述。要结合本地区、本部门的实际情况和研究能力，提出主要问题，引出研究方向，拟写时应尽可能地显示项目申报者熟悉同一领域的研究成果，有独特的视角和思路，能避免重复研究，已经有一定的研究基础和材料积累，有把握研究方向的能力。建议从以下四个方面进行论述：

①从本项目所属的研究领域的历史、已有成果、社会影响、发展前景等引入本课题研究；②列举本项目领域内有价值的、前沿性的研究者及其著作、论文；③充分阐述本研究工作的意义或前景，客观评说前人的学术建树（包括特点、地位、影响、贡献、意义等）；④围绕研究方向简要分析目前尚未解决的具体科学问题，以此为切入点提出假设，并把自己的工作基础放在立项依据中进行细致分析和论证，说明拟解决哪些具体问题，阐述如果解决这个问题（研究目标），对该领域甚至相关领域的科学贡献（理论意义或应用前景），且应用前景广阔并可预见。

（四）预期科技成果形式

预期科技成果形式一般包含形成科研成果并提交结题的一系列内容，如：课题研究报告、发表学术论文、建成信息系统平台及可操作性规范和标准等等。项目结题时专家组将以此部分内容作为衡量课题是否完成的主要依据。

三、项目研究成果材料申报

项目立项后，项目研究时间原则上不超过两年，每两年评奖一次。项目研究完成后，承担单位应申请结题或评审鉴定并提交项目研究成果材料，如项目未能按时完成应向省档案局科技主管部门说明原因。

项目研究成果申报材料应注意合理安排好工作报告与研究报告内容。首次项目承担单位在拟写研究成果申报材料时，极易出现工作报告内容与研究报告内容相互重合、混乱的情况。工作报告是对研究工作的总结，要把研究工作中所做的工作以及采用的研究方法，存在问题与解决办法以及取得的研究成果写清楚。包括项目研究背景、研究内容（应涉及项目基本情况、国内外同类项目研究现况、组织实施情况、研究成果、研究成果推广应用等方面）、项目的研究方案、研究方法、取得了什么样的研究成果、项目的创新性、项目成果形式及该成果跟国内外同类成果水平的比较以及对该成果的初步评价、研究成果推广应用的结果如何等等。研究报告则是详细阐述研究成果的具体内容。包括两大项：①是研究概述，介绍项目的立项背景及国内外同类项研究的现状及需解决的问题；②是研究内容，阐述项目研究的对象（范围）、概念，项目研究的理论现状及依据，研究对象的现实状况及存在问题，研究的结论或解决问题的对策等。最后是附件、表单、参考文献等。

四、重视项目材料的整体制作

项目材料正式上报省档案局前，项目单位除按要求完成申报书、研究成果相关材料撰写工作外，还应注重项目材料整体制作质量及细微环节的把控，认真做好文字审核校对，避免出现排版错误、错漏、层级混乱等情况，项目材料不能零散，应编页装订成册。项目单位自留底稿，项目材料一律不予清退。

作者单位：云南省档案局