数字时代高职院校档案信息资源组织方式研究

文/张兆红

数字时代高职院校档案信息资源组织方式研究

文/张兆红

档案数字化信息资源建设是高职院校档案工作的重要内容，也是高职院校档案工作的重要目标。随着数字、多媒体、网络、云计算以及大数据技术的快速发展，为高职院校档案信息资源建设和管理提供了可靠的技术保障，有力地推动了高职院校档案数字化信息资源共享和发展。数字时代背景下，积极构建现代高职档案管理模式，适应信息时代发展需要，实现高职院校档案信息资源科学管理和高效共享，为高职院校自身发展提供信息支撑和智力支持。

一、高职院校档案信息资源、组织及方式概述

（一）高职院校档案信息资源

高职院校档案信息资源是信息资源的重要组成部分，既包括高职院校各类档案原件、复制件，也包括基于档案信息开发的高职院校档案目录、高职院校档案文献汇编、高职院校档案综合参考资料等等。广义上的高职院校档案信息资源是指基于高职院校活动积累起来的以高职院校档案信息为核心的各类档案信息活动要素的集成，包括档案信息本身，也包括高职院校档案信息管理设施、组织、人员等等相关资源。狭义上的高职院校档案信息资源应该仅指高职院校的档案信息内容本身。

（二）高职院校档案信息资源组织

高职院校档案信息资源组织模式是指通过适当方式将处于无序状态的高职院校特定档案信息资源，根据高职院校档案处理原则和方法，使其有序化、系统化的过程。数字化时代的高职院校档案信息资源组织模式是利用数字技术、计算机信息技术、人工职能等为手段，将高职院校档案信息资源有机组织起来，再通过对档案信息资源内容的加工和组织，可以为人们提供多种检索手段和检索途径，满足信息社会利用档案信息资源的现实需要，极大地提高了高职院校档案信息资源的开发和利用水平，为高职院校教学和管理提供支持。

（三）数字时代高职院校档案信息资源组织方式

传统高职档案院校档案信息资源的组织方式主要是对文本信息的组织，突出表现为手工编制目录、索引、文献、汇编及综述等形式，随着计算机信息技术以及数字技术等应用，将传统主要以文本信息的组织推向以文本信息和大量图形、声音、影响等多媒体信息同时并存的局面，信息组织的对象呈现多元化，档案文献的信息描述从单纯的文献管理特征的描述向知识单元、信息单元等深入推进。具体来说主要有：一是自由文本方式（Free text）。数字时代，高职院校的档案信息资源是大多以数据库形式存在，自由文本方式能够实现对非结构化的文本信息进行有效地组织和处理，并能够实现对全文数据库的组织。自由文本方式组织高职院校的档案信息资源实现了电子计算机自动进行档案信息的组织和处理效果，用自然语言就能够做到深入揭示高职院校档案文献的知识单元，并依照档案全文的自然状况设置灵活的检索点，实现检索的便捷化、智能化，文本信息表达不再固定，能够完整展现一次文献全貌。二是主页方式（Homepage）。在数字时代，通过网络媒体技术的应用，实现类似档案全宗的方式组织高职院校的档案信息。主页方式，是指将高职院校、师生或项目（重要事件）等各种信息资源组织起来进行全面综述，其资源的丰简程度取决于高职院校档案资源的存有量，以及高职院校的网上信息组织能力，多以一级网页为主，即高职院校只有单一的档案信息资源网络结点，用户点击该结点即可进入到相应主页。三是超媒体方式（Hypermedia）。高职院校的档案既有学生的学籍档案，还要大量实习档案，载体丰富多样。数字时代，不仅可以对高职院校档案用超文本方式组织档案信息，还可以将其同多媒体数字技术结合，构成了超媒体方式。超媒体方式实现了把文字、表格、图像、声音以及动画等多媒体信息以一种超文本的形态编辑在一起，师生或其他用户通过高度联结的网络结构实现自由浏览和查询。四是联机编目方式。数字化时代，通过相应技术和渠道实现了档案信息资源的共享，将高职院校入网的档案馆、档案室根据统一的规则要求和格式进行编目，形成相应的目录数据通过网络进行适时的传送和交换，从而在逻辑上形成目录库，用户通过网络即可实现资料查询和文献检索。该模式避免了重复劳动，提高了高职院校档案编目工作效率和质量，也有利于馆、室间的合作和交流。

二、高职院校档案信息资源组织方式制约因素分析

数字化时代对于高职院校档案信息资源的整合和组织方式的拓展提出了新的要求，除了上述四种方式外，还要求加入“百度”“谷歌”等搜索引擎；实行网络实名，输入实习企业名称、学生姓名即可检索相关公开信息；提供网站地图和构建档案网站指引等方式和内容。但是现实中也有一些因素制约了这些方式的应用和推广。

（一）认识不足，缺少完善规划

高职院校重教学、重就业，轻档案管理的现象还不同程度存在，面对数字时代院校自身对档案资源组织方式探索的主动性、紧迫性认识不足，许多高职院校还没有从主观上真正认识到数字时代来临对于高职院校档案管理带来的巨大变革。没有对档案信息资源的组织模式进行科学规划和组织，档案部门大多还是习惯于旧有的管理模式，缺少前瞻性和长远规划，数字档案信息建设缓慢，档案信息网络平台建设缺少统一等。

（二）投入不足，缺少相应保障

高职院校财力有限，将更多的经费应用于教学和学生的就业指导方面，对于档案工作的投入有限，对数字化先进档案设施器材的投入不够。例如，扫描仪陈旧，分辨率不高，无法对学生超大纸质档案扫描，刻录机、文档一体化管理系统配备不到位等。此外，高职院校数字化档案管理的专业人才匮乏，尤其是熟悉高职院校档案特点，学会应用数字时代档案信息组织方式的人员稀少，制约了档案数字化、网络化工作的开展。

（三）制度陈旧，标准规范欠缺

数字时代对于高职院校档案管理的制度化、标准化要求更高，档案管理制度和标准规范作为现代档案管理的基础，是实现档案信息资源组织方式的外在保障。目前，高职院校的档案管理虽然也建立了一些规章制度，例如《XX职业学院档案管理办法》《XX职业学院档案实体分类方案》《XX职业学院档案保密制度》等等，对于以档案室为中心的档案工作网络，对不同门类、不同载体（尤其是信息技术和数字技术）的档案实行集中统一管理的氛围并未形成。对于日常教学和管理中形成的电子文件的真实性、有效性控制，档案信息管理系统的通用性、档案数字化标准、数据库建设标准规范等缺失，制约了高职院校档案数字化步伐。

三、数字时代高职院校档案信息资源组织方式实施路径

（一）加强学习，做好科学规划

加强有关高职院校档案管理方面法律法规的学习，增强高职院校档案工作人员的档案意识、责任意识、信息意识，始终坚持以法制为保障，以科学规划为引领，高点谋划和部署高职院校档案工作。首先是要重点学习、宣传新修订的《高等学校档案管理办法》（2008年）、《关于加快推进职业教育信息化发展的意见》（2012年）、《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（2016年）、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（2014年）、《纸质档案数字化加工技术规范》（2005年）等一系列文件的学习。其次是要结合高职院校自身实际，综合制定数字化档案资源信息共享工作的意义、目标、原则、任务和建设规范，提升高职院校档案信息资源共享水平。最后，是成立高职院校档案数字化工作领导小组，把档案工作纳入到院发展的整体规划中部署、落实，做好日常工作贯彻的监督检查，切实推动高职院校档案数字化工作落到实处，提升档案数字化水平。

（二）加大投入，提升保障水平

加大高职院校档案基础工作的投入力度，改善高职院校档案数字化软硬件条件。首先是设立专项资金，加强档案硬件设施的更新换代，例如，添置高速扫描仪、高分辨率数码相机、刻录一体机，建造专门的档案馆（室），为档案数字化管理提供专门工作场所。做好档案应用软件配套工作，根据院校数字化档案管理需要，及时安装文档一体化管理系统、电子文件管理系统、数字档案馆（室）系统等，改善档案网络设施等档案数字化保障水平。其次是加快档案信息资源建设。以档案数据库为平台，加快高职院校科技档案、照片、图纸、声像等档案的数字化建设工作，整合档案数据资源，建立门类齐全的多媒体数据库，为广大师生员工和其他群体利益提供便利。最后是注重高素质、复合型人才的引进和培养。档案工作人员是高职院校档案现代化建设的主体和核心，一方面，要加强在职档案人员的计算机应用知识、数字化专业知识和网络信息技术知识的培训，提升档案人员的信息素养。另一方面，要加大人才的引进力度，积极招聘既掌握档案专业知识又熟悉信息技术的复合型人才，为高职院校档案信息资源的开发提供人才保障和智力支持。

（三）完善制度，健全规范标准

档案管理制度和标准规范是档案信息高效利用的基础，数字时代高职院校档案信息资源组织方式的实现和推进也离不开健全的制度保障。首先是要建立以高职院校档案（馆）室为中心的档案工作网络，加快形成学生档案、教学科研档案等门类齐全、覆盖各个载体的档案统一管理模式。其次是加强高职院校档案数字化有效管控和数据流管理。出台纸质档案数字化标准规范，明确规定纸质档案数字化操作规程、分辨率、储存格式以及储存载体等，细化现行电子档案管理规范、高职院校档案数据库建设标准规范和应用系统建设标准等等，使档案信息从收集、管理、存储、编研、利用等各个环节都有章可循，每件入档的数字档案都严格按照标准规范执行，实现档案信息的互联互通，数字化资源信息共享。

数字化时代的档案信息资源组织方式的出路在于关联，发挥好数字化时代下的高职院校档案信息资源的最大化社会效益，就是要做好档案信息资源的逻辑关联，要结合高职院校的发展远景，做好数字化档案发展规划；加大数字化投入力度，为高职院校档案信息资源开发提供保障；健全规章制度和标准规范，为高职院校档案信息资源组织工作提供支持和保障。

（作者单位：湖南高速铁路职业技术学院）