大数据背景下档案信息化建设的思考

胡选江

（云南省昭通市档案馆，云南昭通 657000）

“大数据”是在20世纪80年代美国率先提出的概念。经过几十年的发展，“大数据”一词应用越来越广泛，并且被许多国家政府纳入发展战略范畴。大数据之所以被国家政府纳入国家战略层面，是因为大数据不仅容量大，而且数据容量处于爆炸状态。数据的搜集、保存与维护等任务也成为信息技术领域的研究课题。通过对大数据的交换、整合与分析，人类可以从中发现新知识，提高创新能力。档案是把政治、经济、军事、文化、宗教等内容以文字、图表、声像等各种形式进行记录的信息资料。随着时代的发展，存储介质也在不断变化，出现了形式多样的电子数据存储设备，并且数据迅速增长。因此，档案信息化建设符合大数据的特征。在大数据背景下如何搞好档案信息化建设，是摆在档案管理工作面前的重要课题。

1 档案信息化建设符合大数据的特征

档案是一种对历史活动的记录，是记录各单位运营过程的载体。随着信息技术时代的到来，档案的载体也多种多样，如文字、图纸、图形、图像、影像、多媒体等，现在广泛应用的是电子文件与电子数据，可谓记录方式丰富多彩。所以档案信息符合大数据的特征。如企业单位随着业务量的增多，随着时间的推移，数据量越来越大，电子数据所占有的存储空间也越来越膨胀。在网络环境下需要保障档案信息的安全。在信息化环境下进行档案管理工作，要求更便捷、高效，档案需要为社会公众与民生等方面及时提供相关数据，要对各方数据进行整合，这对数据的质量提出了更高的要求，要保障数据结构的规范、数据筛选的精确，需要有较高的对大数据整合与使用的能力，这与档案的编研与管理是一个道理。

2 大数据背景下档案信息化建设所遇到的机遇与困难

大数据对于档案信息化建设具有很大的促进作用，这已经是人们的共识。大数据可以提高档案信息化建设的效率，在大数据的背景下档案信息化建设面临着很好的发展机遇。随着时代的发展，各企业的业务活动增加，在建设方面所产生的档案信息越来越多，库藏数据迅速膨胀，档案管理的数据更为复杂，数据类型更是多元化。档案管理必须与网络信息系统结合起来，才能处理庞大的数据。档案是各企业、各部门在与业务运营中所产生的信息数据，在档案管理过程中，使用网络信息系统可以满足用户对档案信息的需要，用户可以更方便地获取相关信息，同时也方便了档案管理过程中的档案创建、流转、保存与运用，提高了档案的管理效率，使数据信息更具有全面性，而信息的全面发生可以使档案的信息量迅速扩大。在大数据背景下，信息的收集更加广泛，相应的来说，需要发达而先进的存储设备，信息资料会更加庞大，大数据时代下，档案信息的载体也更加丰富多样，不仅是以传统的文字为载体，还出现了利用图表、视频等形式作为档案信息的载体。档案信息在不断扩大的同时，潜在的利用价值相应会降低，档案数据的利用需要提炼，需要去粗取精。

大数据时代也同时给档案工作带来了挑战。一是对管理职责提出了更高的要求。在大数据背景下需要改变传统档案的管理模式，传统的档案管理通常是由各企业等单位的业务部门移交后，再由档案馆进行归档管理，档案馆与其他业务部门的管理职责非常明确。大数据时代下的电子档案出现后，档案管理的管理职责就不那么单一了，档案馆与其他单位的职责出现了交叉，档案馆可以对相关业务部门相互合作，让各部门了解档案管理的要求，使各业务部门的档案能够满足档案管理的要求。二是在档案收集方面存在着一定的困难。在大数据背景下的信息更加密切，倡导全过程记录，而不是传统档案管理中只是将有用的档案信息才被记录。三是对档案数据的分析与运用。传统的档案管理只是采取档案集中管理的形式，数据分析方法还没有系统研究，对大量的数据进行挖掘与处理是档案管理中必然面临的困难。

3 大数据技术在档案信息化建设中的应用

3.1 构建数字档案馆知识化服务体系

实现档案馆数字化、知识化，需要做好如下几项工作。一是要做好数字资源的收集工作。档案管理必须要有完整的档案管理系统，并且要使其与办公系统相结合，要扩大信息收集的范围，对于文档类、图像类、音视频类的数据要进行全面的收集。要对用户的需求有一个整体把握，并以需求为导向对于重点的档案信息要优先数字化。二是做好数据的整理与检索工作。要通过科学的信息整理，达到检索方便、查询便捷的效果。三是要对知识进行整合与加工。档案的编研工作是档案管理的基础性环节，要在编研中探索、创新，建立有专题特色的知识库。同时，要对信息碎片进行分析，根据已有的条件与规范进行匹配，有效整合与加工知识。四是对知识进行共享与交流。通过网络与档案系统可以与业务密切联系，使档案数据的集成与共享更加便捷，通过了解用户的需求，实现信息的定制服务或主动推送服务是档案工作发展的目标。

3.2 对传统档案制度实施改革与创新

在大数据背景下，档案管理部门要对自己的档案资源情况进行分析，根据企业等相关单位的发展趋势，在档案信息化建设方面实现思维的创新，建立健全促进档案信息化建设的规章制度，优化业务流程，了解技术规范，保障电子文件与档案的安全。此外，应该严格遵守国家标准，注重内部档案信息标准体系的建立。统一档案管理的软硬件实施标准，优化档案数字化加工工程，使档案信息化建设有效进行。

3.3 加强档案管理队伍的建设

档案管理工作应该实施人才培养战略，原始的档案信息需要转换为电子知识资源，这些都需要计算机技术，整个档案管理的过程，都离不开信息技术引入，离不开懂信息技术的人才，档案人员需要具有相关知识，才能顺利进行档案管理工作。要注重培养懂业务、掌握信息技术的综合型人才。所以，要加强档案管理者的业务培训，相关单位要提供业务进修机会，提高档案管理者的档案管理技能。

3.4 要有超前意识，实施先行服务

档案管理既是末端工作，也是同类工作的开端，这是国家前任档案局局长杨冬权对档案工作的体会。他举例说，例如每次国家的重要会议，如十八大的召开，当事人需要熟悉筹备组的相关情况。还要根据档案提供的相关情况考虑自身的工作。所以，档案管理工作一定要为相关部门与公众提供超前服务，提高档案管理的针对性与实用性。例如，在新项目投标时，负责投标的部门会查阅以前中标的同类项目的投票档案，参考相关信息。再如拟定公文，往往会到从档案材料中的以往材料作为参考。所以，档案馆是为各项工作开始提供信息的主要部门。所以档案部门要提前做好工作，要具有超前的意识。

4 结语

大数据时代背景下，档案管理工作需要跟上信息环境的发展，更新管理理念，创新管理模式。档案工作者要提高自身业务水平，改变传统档案管理框架，富有创新精神，开辟大数据档案管理的新技术、新模式。但是，在进行技术创新与管理转型的过程中，要保持理性思维，在吸取传统档案管理经验的基础上，进行改革与创新，科学地进行数据价值分析也只是空谈。所以，我们要提高技术水平，注重跨领域合作，有效做好大数据时代下的档案信息化建设工作。

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