浅谈煤炭企业的档案管理工作

代双美

近年来，开滦股份吕家坨矿业分公司档案室按照集团公司档案工作的部署要求，认真贯彻落实河北省档案局颁布的《河北省企业档案工作目标管理认定办法》新标准，坚持以实现档案管理的规范化、科学化为方向，以服务公司改革发展稳定大局为目标，进一步加强档案基础工作，加快电子档案建设步伐，狠抓档案资源开发利用，为公司安全、生产、技术、经营管理提供了大量的档案信息服务，发挥了档案应有的作用。

一、积极推进档案管理制度建设，实现档案工作规范化、制度化

一是加强组织领导。及时调整充实档案工作组织领导小组成员。公司由一名主要领导亲自抓档案工作，并建立由各科室负责人组成的档案工作领导小组，使档案工作做到横向有人抓，纵向责任明，进一步保障了档案各项任务的完成。

二是确立奋进目标。公司加大对档案工作的力度，明确提出了档案工作要与矿井建设同步发展的目标和要求，拟定利用两至三年时间使档案工作在集团乃至同行业处于领先地位。

三是加强制度建设。为适应现代化档案管理的需要，坚持以制度建设为保障，针对以往档案管理存在的问题，进一步修改和完善了《档案借阅制度》《档案库房管理制度》《档案安全管理制》《档案保密制度》《吕矿公司机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》《电子档案管理制度》等档案管理制度，确保了档案管理的制度化、科学化、规范化。制订档案管理人员岗位说明书，完善岗位责任制和档案工作流程。健全档案管理工作责任链管理体系，进一步明确了责任。制定档案考核管理机制和考核标准，将档案管理情况与工作人员绩效考评挂钩。建立定期调度、汇报制度。每月政工例会上汇报档案工作情况；在经理办公会上，对于重大工程和重大活动都对档案工作提出要求，并安排档案室工作人员参加活动，将各种资料、设备说明书等登记在案和归档管理，提高各级人员对档案管理工作的重视程度，档案管理工作不断向规范化、科学化方向有了新发展。

二、强化档案基础业务建设，提升档案科学化管理水平

一是增强档案知识学习自觉性。要求机关及基层各单位专兼职档案管理员每个月抽出四个小时时间到公司阅览室学习档案知识，做到学习日常化；与安全宣传教育相结合，借助公司在不同时期进行安全牌板展出、加强安全宣传的机会，把《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》等档案法规制成牌匾一同参与展出，营造学习档案知识的氛围；与落实上级活动要求相结合，积极组织人员参加集团公司档案馆组织的档案法答卷活动，提高员工学习的主动性，增强学习效果。二是改进档案归档模式。针对以往年初各类归档材料集中，档案资料混乱，不便保存归档，我们采取定时间、定单位、分批移交、分批归档的办法，大大提高归档的效率。2016年档案室收取文书档案668件，技术档案22卷、财会档案173卷、牌匾证书证件13 件、各种会议记录本7本。针对近年来归档资料范围越来越广，数目越来越多的实际，为了保证资料归档的及时性和准确性，我们认真落实“三纳入四参加”制度，积极参与公司重大活动、重要会议、重点工程竣工验收以及大型设备到货验收，保证相关资料图纸及时、完整归档入库。档案归档率达到100%。三是完善硬件建设。在对档案库房进行科学规划、各种档案资料分类上架、分类管理的基础上，严格按档案管理“八防”标准要求，强化了日常巡查，采取调控温湿度，定期投放鼠药和防蛀虫等方法，防止和杜绝了档案资料的损坏。尤其是今年在资金十分紧张的情况下，投资5万元，对档案室进行了装修，安装了防火烟雾报警器、防盗报警器，档案库房按装了监控设施，建立了档案荣誉长廊，荣誉长廊的修建既解决了荣誉牌匾无处存放的问题，又开辟了新员工爱岗敬业、争先创优思想教育的阵地。四是加快了档案数字化建设步伐。其一，我档案室采取新老结合的方式，一名老员工带领一名新毕业的年轻员工，老员工沉稳，新员工熟练使用计算机，敢于创新，这样新老结合，确保档案管理的万无一失，又在原有基础上勇于创新，研究管理新方法，实现数字化、信息化档案室建设步伐。其二，加强电子档案的使用。我们在借阅档案全部使用计算机搜索目录、提高查找效率的基础上，结合公司电子档案平台的建立，加强了电子档案的使用。组织档案专兼职人员和管理技术人员进行培训，掌握了档案网上借阅的程序步骤和相关要求，提高电子档案的利用率。

三、拓展资源开发利用新途径，档案编研服务生产效益日益显著

为了改进常用的档案利用服务方式，满足利用者多样化的需求，最大限度地发挥档案价值，我们注重在档案工作服务创新上下功夫。一是由手工式向网络化转向有了新进展。过去被动的、手工式的档案利用方式，已不适应现代化档案服务的需求。今年我们利用室存档案分类整合数据和信息，建立了重要数据资源库，对建矿40多年来的各项经济技术指标，逐年登统、核准，全部录入微机，为公司领导参考和决策提供重要依据，充分发挥了历史数据的重要作用。同时，制作档案室简介卡，宣传档案室档案资料，让档案利用者与档案室实现网上通讯与信息交流，为利用者提供档案信息查询服务。二是主动参与和自觉服务有了新提升。在工作中，我们不仅研究利用者当前的需要，还注重研究利用者的潜在需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍。今年，我们除积极深入到基层上门服务，了解基层需求外，还积极参与公司的重大活动，重点工程，并主动提供服务。一年来，我们档案室为公司各项生产和经营等提供档案服务727人次，借阅档案2139卷。三是档案编研开发利用取得新成效。档案室收藏着从1968年至今的档案资料。虽然信息资源丰富，但是由于管理方式落后导致档案利用效率不够高。所以我们有重点、有计划的编辑档案资源。今年完成了《组织沿革》《大事记》《全宗介绍》《2012年档案利用效果汇编》，还与经营部等单位编写《2012年数据统计》等编研文件。特别是档案室还积极参与了公司生产、经营、技术改造等工作，提高了档案创效的能力和水平，今年，通过利用档案为公司直接创效益7千万元左右。其中：井运区原轨道道岔的开合控制一直采用的是闸坨拉杆形式，利用人力进行控制，这种方式的道岔控制首先需要人力，待机车运行至道岔位置时，需先停车，后电车司机或跟车工下车控制道岔的方向，员工劳动量较大，且影响机车运行效率。其次，因井下空间的原因，道岔处安设闸坨拉桿后，人员操作范围较窄，存在一定的安全隐患。为解决这一问题，井运区工程技术人员查阅了大量的技术资料，经科学技术研究决定，需要安装远程控制液动道岔即是在原闸坨拉杆处安装液压传动装置，控制开关安设在距道岔一定距离的巷道帮上。这样可以减少工人控制闸坨的劳动强度，对于我矿调度站处，可由调度员控制，从而可以减少1个定员。并且使用该装置之后可提高机车的运行效率，年创效1728万元。12月份是公司实现安全生产目标的关键时段，为充分发挥档案史实资料在促进安全生产目标实现中的助力作用，档案室工作人员将1968年建矿以来，各类安全生产事故案例，分析归纳，精心整理，编制了麻痹侥幸、违章操作、违章指挥、事故数字方面的资料，以网络方式传至基层各单位党总支支部、工会作为安全教育的一部史实教材。各单位利用班前班后会时间，在广大员工中深入开展档案安全史实教育，取得了良好效果。

（作者单位：开滦股份吕家坨矿业分公司）